一種不可忽視的電子文件類型

歸吉官

摘 要：從文件的定義著手，介紹了不同文件類型的特征及其變化過(guò)程，通過(guò)文件組成三要素重點(diǎn)闡述了數(shù)據(jù)庫(kù)文件的內(nèi)容、背景及結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，以便對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)文件形成比較系統(tǒng)、科學(xué)的認(rèn)識(shí)，并闡明了數(shù)據(jù)庫(kù)文件管理在元數(shù)據(jù)管理、系統(tǒng)依賴性、“雙套制”管理上遇到的難題，最后強(qiáng)調(diào)電子文件管理研究需要給予數(shù)據(jù)庫(kù)文件更多的關(guān)注。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)庫(kù)文件；電子文件；文件；元數(shù)據(jù)

Abstract： Proceed from the definition file describes the characteristics and changes in the course of different file types， focusing on the three elements of the content of the database files， background and structural characteristics through files in order to form a more systematic， scientific understanding of the database file， and to clarify the puzzle database file management on metadata management， system dependencies， double sets of system management experience， and finally to emphasize electronic document management studies need to be given more attention to the database file.

Keywords： Data； Electronic Records； Records； Metadata

眾所周知，電子文件是有別于紙質(zhì)文件的新型文件。從形式上看，有文本文件、圖形文件、音頻文件、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等多種類型。然而，在以往的電子文件管理研究中，卻忽視了一種重要的電子文件類型——數(shù)據(jù)庫(kù)文件。長(zhǎng)期以來(lái)，數(shù)據(jù)庫(kù)文件在電子文件管理中未能得到應(yīng)有的重視。作為國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》起草者之一的邱曉威先生也曾坦言：“《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中所指的電子文件主要是公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件，即公文類電子文件?！盵1]很顯然，在各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中生成的數(shù)據(jù)庫(kù)文件不包括在內(nèi)，管理上存在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的缺失。在一些基層檔案部門(mén)甚至沒(méi)有將數(shù)據(jù)庫(kù)文件納入電子文件管理范疇，更多的是將其視為一種電子數(shù)據(jù)，任其放任自流。為此，十分有必要進(jìn)一步深化對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)文件的認(rèn)識(shí)。

1 文件、電子文件與數(shù)據(jù)庫(kù)文件

國(guó)際檔案理事會(huì)1984年出版的《檔案術(shù)語(yǔ)詞典》這樣定義文件：一是由機(jī)關(guān)、團(tuán)體、組織或個(gè)人，在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中所形成、收到并保存的記錄下的信息（文獻(xiàn)），其形式和載體不論。二是指自動(dòng)數(shù)據(jù)處理中，構(gòu)成文件基本單元的數(shù)據(jù)單位，它本身又由若干相關(guān)數(shù)據(jù)字段所組成。[2]國(guó)內(nèi)的文件定義與國(guó)外相比，在本質(zhì)上是基本一致的。如陳兆祦教授在為《中國(guó)大百科全書(shū)》條目撰寫(xiě)的釋文稿就將其定義為：“文件（record， document）組織或個(gè)人為處理事務(wù)而制作的記錄有信息的材料，是人類記錄、固定、傳遞和儲(chǔ)存信息的一種工具?！盵3]上述定義并未對(duì)文件的形式和載體作出限制，實(shí)質(zhì)上也不應(yīng)該限制，也就是不論是何種形式、何種載體均可視為文件。不過(guò)，這一時(shí)期主要是以紙質(zhì)文件為主體，電子文件并未普及。

1997年國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)在《電子文件管理指南》中關(guān)于文件定義的表述是：文件是由機(jī)構(gòu)或個(gè)人在其活動(dòng)的開(kāi)始、進(jìn)行和結(jié)束過(guò)程中所產(chǎn)生或接收的記錄信息，該記錄信息由足以為其活動(dòng)提供憑證的內(nèi)容、背景信息和結(jié)構(gòu)所構(gòu)成，而不管其形式或載體如何。[4]此后，國(guó)內(nèi)廣泛認(rèn)同文件是由內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)三要素組成之說(shuō)，也就是所謂的文件組成“三要素說(shuō)”。[5]當(dāng)然，這里所說(shuō)的文件主要是指電子文件。由于電子文件不再具有紙質(zhì)文件般的實(shí)體形態(tài)，所以人們逐漸改變以往認(rèn)識(shí)紙張等有形物質(zhì)載體文件的慣性思維，轉(zhuǎn)向從文件的組成要素揭示這一新型文件的屬性。

數(shù)據(jù)庫(kù)文件也可稱為數(shù)據(jù)文件或數(shù)據(jù)庫(kù)電子文件，“是指在事務(wù)處理系統(tǒng)中單獨(dú)承擔(dān)文件職責(zé)，或者作為文件的重要組成部分出現(xiàn)的數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)對(duì)象，也可以說(shuō)是以數(shù)據(jù)庫(kù)形式存在的具有文件屬性的記錄”。[6]隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子文件及其結(jié)構(gòu)隨之也發(fā)生了很大變化，數(shù)據(jù)庫(kù)文件的產(chǎn)生正是這種變化的結(jié)果。早期在計(jì)算機(jī)環(huán)境下生成的文件是線性的文本組織模式，傳統(tǒng)意義上的“份”、“件”概念依然可以沿用，比如在辦公系統(tǒng)中形成的公文類電子文件。然而，隨著超文本等文件形式的出現(xiàn)，非線性的文本組織模式大大改變了我們?cè)缫研纬烧J(rèn)識(shí)習(xí)慣的文件結(jié)構(gòu)。例如，數(shù)據(jù)庫(kù)文件，一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)由若干記錄組成，一個(gè)記錄由若干字段（數(shù)據(jù)項(xiàng)）組成；既有單個(gè)關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)的信息，又有來(lái)自多個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)的有關(guān)數(shù)據(jù)。在薪資管理系統(tǒng)的工資報(bào)表、證券交易所的股市行情表等文件都屬于該類型。這種復(fù)合型文件可能隨來(lái)源數(shù)據(jù)的變化而不斷變化，已經(jīng)失去了傳統(tǒng)意義上文件實(shí)體的概念，而只是一系列動(dòng)態(tài)信息集合。[7]認(rèn)識(shí)這種相對(duì)復(fù)雜的文件，已經(jīng)不能沿用傳統(tǒng)的思維和方法。

假如說(shuō)，從版式固定的公文類電子文件上還可以找到傳統(tǒng)文件的身影（或者說(shuō)形式），那么到數(shù)據(jù)庫(kù)文件已經(jīng)很難發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)文件的痕跡了。從紙質(zhì)文件到一般的電子文件再到數(shù)據(jù)庫(kù)文件，其形式和載體已經(jīng)發(fā)生了很大變化，很難再?gòu)男问胶洼d體來(lái)判定或者認(rèn)識(shí)一種新的文件類型。從文件類型的發(fā)展歷程來(lái)看，變的是其外在形式，不變的是其內(nèi)在本質(zhì)。雖然數(shù)據(jù)庫(kù)文件的定義比較抽象，而且文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，多少令人產(chǎn)生一種難以認(rèn)知的感覺(jué)，不過(guò)，我們可以通過(guò)文件組成三要素來(lái)進(jìn)一步揭示其屬性。

2 數(shù)據(jù)庫(kù)文件的組成三要素

一般認(rèn)為，文件是由內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)三個(gè)要素構(gòu)成，這可以從國(guó)際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)給文件下的定義看出。也有學(xué)者將元數(shù)據(jù)納入文件的組成要素，我認(rèn)為電子文件與元數(shù)據(jù)之間不是整體與部分的關(guān)系，而是一種映射關(guān)系。元數(shù)據(jù)只是對(duì)電子文件的一種描述，所以沒(méi)有將其歸入文件的組成要素。

2.1 內(nèi)容信息。內(nèi)容信息是文件之所以成為文件的必要條件。文件的形成必定承載和傳遞著特定的內(nèi)容信息，否則它將失去存在的價(jià)值。伍振華教授將單份普通公文等（包括簡(jiǎn)單的電子文件和非電子文件，但不是數(shù)據(jù)庫(kù)形態(tài)的文件）文件的內(nèi)容分為：外延最窄的內(nèi)容（正文所表達(dá)的信息）、外延最寬的內(nèi)容（文件原文信息）和外延居中的內(nèi)容（文件定稿所表達(dá)的信息）三種類型。[8]一份完整的行政機(jī)關(guān)公文文件一般都會(huì)包含有發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文正文、成文日期、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)等18項(xiàng)要素。普通公文中反映正文內(nèi)容的核心信息和其他輔助性信息一目了然，很好辨別。而數(shù)據(jù)庫(kù)文件不同于普通公文，首先，傳統(tǒng)意義上“份”和“件”的概念已經(jīng)被淡化，甚至不復(fù)存在；其次，其內(nèi)容的呈現(xiàn)形式已大不同于版式固定、格式統(tǒng)一的公文類電子文件。數(shù)據(jù)庫(kù)文件是一個(gè)動(dòng)態(tài)信息集合，其內(nèi)容信息的表現(xiàn)方式也相對(duì)靈活。所以，我們很難再區(qū)分什么是正文信息，什么是定稿信息。實(shí)質(zhì)上，數(shù)據(jù)庫(kù)文件中能夠完整呈現(xiàn)的所有的動(dòng)態(tài)信息集合體都應(yīng)該是其內(nèi)容信息，這也是構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)管理數(shù)據(jù)、文件的應(yīng)有之義。

2.2 背景信息。背景信息也是電子文件不可或缺的重要組成部分，是維護(hù)電子文件真實(shí)性、完整性和有效性的重要保障。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/ T18894-2002《電子文件歸檔與管理規(guī)范》這樣定義背景信息：“描述生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過(guò)程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息?！睂?duì)于內(nèi)容和載體固化為一體的紙質(zhì)文件而言，其本身就已經(jīng)包含著背景信息。例如，通過(guò)紙張等載體信息就很容易判定文件材料形成時(shí)間、所反映的文化背景、是否被修改等背景信息。而包括數(shù)據(jù)庫(kù)文件在內(nèi)的電子文件的背景信息，其外延比較繁雜，主要有責(zé)任者、形成時(shí)間、形成地點(diǎn)、接收者、抄送者、傳遞日期、接收日期、形成的軟硬件條件、系統(tǒng)數(shù)據(jù)，等等。[9]為了保證背景信息的完整性及其功能的正常發(fā)揮，需要特意從文件的制作形成、接收、存儲(chǔ)到使用的整個(gè)文件生命周期中采集并保存。采集公文類電子文件的背景信息，對(duì)功能完善的電子文件管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)是可以實(shí)現(xiàn)的。但是，如果處理的對(duì)象是結(jié)構(gòu)相對(duì)復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫(kù)文件，對(duì)其背景信息的采集是有一定難度的。除了要解決異構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)之間的銜接問(wèn)題之外，還得理順檔案部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)之間的協(xié)作關(guān)系，畢竟絕大多數(shù)的數(shù)據(jù)庫(kù)文件來(lái)自業(yè)務(wù)部門(mén)的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，其系統(tǒng)獨(dú)立性較強(qiáng)。如何更科學(xué)地確定電子文件背景信息的內(nèi)容要素，如何根據(jù)不同電子文件的類型劃定更具針對(duì)性的背景信息，如何將電子文件的背景信息推向標(biāo)準(zhǔn)化，這些都是今后亟待解決的問(wèn)題。

2.3 結(jié)構(gòu)信息?！敖Y(jié)構(gòu)信息是指文件內(nèi)容信息的組成表達(dá)方式”，[10]包括物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)兩種結(jié)構(gòu)形式。物理結(jié)構(gòu)的具體表現(xiàn)形式：一是指電子文件線性文本信息在物理存儲(chǔ)介質(zhì)中的組織方式，二是指電子文件非線性文本的各個(gè)信息組成部分的不同物理位置。[11]前者主要是一般性的、簡(jiǎn)單的電子文件的物理結(jié)構(gòu)，如普通公文類電子文件；后者主要是指結(jié)構(gòu)相對(duì)比較復(fù)雜的電子文件的物理結(jié)構(gòu)，如數(shù)據(jù)庫(kù)文件等。通常情況下，我們不會(huì)太關(guān)注電子文件的物理存儲(chǔ)位置，尤其是各個(gè)信息組成部分分散存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)庫(kù)文件，其物理排列方式、存儲(chǔ)位置對(duì)用戶來(lái)說(shuō)是不透明的，其實(shí)也沒(méi)必要知道。相較于物理結(jié)構(gòu)，我們更關(guān)注的是邏輯結(jié)構(gòu)。邏輯結(jié)構(gòu)即用戶能夠直接看到的文件信息的自身結(jié)構(gòu)，這是最直觀的。數(shù)據(jù)庫(kù)文件的形成過(guò)程實(shí)際上是一種將分散的文件要素進(jìn)行邏輯組合的過(guò)程，數(shù)據(jù)庫(kù)文件的內(nèi)容即數(shù)據(jù)，以數(shù)據(jù)文件的形式生成、保存，而數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的出生地和存儲(chǔ)地點(diǎn)是數(shù)據(jù)字典，文件屬性中的常規(guī)信息（如文件的創(chuàng)建時(shí)間、修改時(shí)間和存取時(shí)間）均由操作系統(tǒng)負(fù)責(zé)記錄、生成和維護(hù)。[12]可見(jiàn)，數(shù)據(jù)庫(kù)文件背后需要一個(gè)龐大的邏輯結(jié)構(gòu)作支撐，才能完整地呈現(xiàn)其所表達(dá)的內(nèi)容信息，否則所有的數(shù)據(jù)都處于無(wú)序狀態(tài)。

3 數(shù)據(jù)庫(kù)文件的管理難題

由于數(shù)據(jù)庫(kù)文件自身的特殊性，相對(duì)于普通公文類電子文件來(lái)說(shuō)，數(shù)據(jù)庫(kù)文件更難以管理，常常游離于檔案部門(mén)的管控之外。數(shù)據(jù)庫(kù)文件管理除了遇到一般電子文件的管理難題外，還存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題。

3.1 元數(shù)據(jù)管理研究比較滯后。元數(shù)據(jù)是保證電子文件真實(shí)性、完整性、有效性和維系文件間有機(jī)聯(lián)系性的重要工具。人們可以借助元數(shù)據(jù)來(lái)幫助記錄電子文件形成時(shí)的背景信息和相關(guān)的軟硬件系統(tǒng)參數(shù)，記錄文件管理業(yè)務(wù)活動(dòng)的有關(guān)信息（如文件的起草、修改、定稿、分發(fā)）以及相對(duì)應(yīng)的日期時(shí)間，等等。然而，面對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫(kù)文件，卻很難進(jìn)行有效的元數(shù)據(jù)采集和存儲(chǔ)。雖然，有關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件管理元數(shù)據(jù)劃定了一個(gè)總體結(jié)構(gòu)，規(guī)定了文件管理實(shí)體類元數(shù)據(jù)的類型和文件管理實(shí)體類元數(shù)據(jù)間的關(guān)系，但是，這畢竟是一個(gè)頂層的總體結(jié)構(gòu)，無(wú)法直接用于數(shù)據(jù)庫(kù)文件元數(shù)據(jù)管理。而且，現(xiàn)有的文件管理元數(shù)據(jù)研究成果大多是針對(duì)普通公文類電子文件，數(shù)據(jù)庫(kù)文件元數(shù)據(jù)管理研究是相對(duì)滯后的。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《文件管理元數(shù)據(jù)原則》將文件管理元數(shù)據(jù)定義為結(jié)構(gòu)化信息與半結(jié)構(gòu)化信息，其意義實(shí)際上就是為了更好地處理文件管理元數(shù)據(jù)在原則性與靈活性、普遍性與特殊性、通用性與專業(yè)性上的辯證關(guān)系。[13]然而在實(shí)際當(dāng)中，我們并沒(méi)有處理好這種關(guān)系。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)給了一個(gè)總體的固定結(jié)構(gòu)——元數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化信息，是所有文件類型都需要遵循的；但我們忽視了非結(jié)構(gòu)化信息建設(shè)，無(wú)法滿足不同電子文件類型進(jìn)行各自具體描述的個(gè)性化需求。今后需要加大對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)文件等不同電子文件類型元數(shù)據(jù)的管理研究，以實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化。

3.2 對(duì)系統(tǒng)的依賴性更高。電子文件從生成、運(yùn)轉(zhuǎn)、處理、儲(chǔ)存、檢索到傳輸和利用的各個(gè)環(huán)節(jié)都必須依賴于計(jì)算機(jī)的軟硬件系統(tǒng)。正是電子文件對(duì)系統(tǒng)的依賴性，加大了對(duì)其的管理難度。文件對(duì)系統(tǒng)的依賴性越高，其管理難度也越大。數(shù)據(jù)庫(kù)文件的內(nèi)容信息具有高集成性的特點(diǎn)，其多元信息的集成性使得文件的各個(gè)部分可以取自并存放在不同的數(shù)據(jù)庫(kù)里、多次調(diào)用、反復(fù)組合，每一次新的集成都是不同的結(jié)果、生成不同的邏輯組合產(chǎn)品。[14]數(shù)據(jù)庫(kù)文件之所以能夠?qū)崿F(xiàn)內(nèi)容信息的高集成性，是因?yàn)楸澈笥幸粋€(gè)強(qiáng)大的系統(tǒng)在支撐，這也使得它對(duì)系統(tǒng)的依賴性更高，必須依附于專業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)才能完整地實(shí)現(xiàn)其功能。對(duì)普通公文類電子文件的管理，一般在系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初就預(yù)先嵌入檔案管理的功能模塊，以便在電子文件管理系統(tǒng)中更好地實(shí)現(xiàn)前端控制和全程管理。而對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)文件管理來(lái)說(shuō)，目前還是個(gè)難題。其中一個(gè)很重要的原因就是，數(shù)據(jù)庫(kù)文件對(duì)專業(yè)系統(tǒng)的依賴性很高，無(wú)法在通用系統(tǒng)中自由流通。也正因?yàn)槿绱?，在?duì)數(shù)據(jù)庫(kù)文件進(jìn)行物理歸檔、脫機(jī)保存時(shí)，需要將專用軟件系統(tǒng)一并收集歸檔。

3.3 難以進(jìn)行“雙套制”管理。對(duì)電子文件進(jìn)行“雙套制”管理，將計(jì)算機(jī)生成的文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件，更多是反映了人們對(duì)電子文件生存環(huán)境的一種擔(dān)憂，也是一種無(wú)奈的最佳選擇。不然，在追求效率的文件管理領(lǐng)域，人們沒(méi)有必要多此一舉，采取“雙套制”。需要強(qiáng)調(diào)的是，實(shí)行“雙套制”的主要對(duì)象是普通公文類電子文件或者一些結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單的電子文件，其他專業(yè)、專用電子文件一般不適用于“雙套制”，也無(wú)法進(jìn)行“雙套制”。假如說(shuō)“雙套制”能使普通公文類電子文件很好地避開(kāi)自身在技術(shù)上所遇到的諸如無(wú)法長(zhǎng)久有效保持檔案屬性等一系列難題，那么當(dāng)面對(duì)結(jié)構(gòu)復(fù)雜、系統(tǒng)依賴性高的數(shù)據(jù)庫(kù)文件時(shí)，卻很難將其完整地轉(zhuǎn)換成另一套——紙質(zhì)文件。上文也提及過(guò)，組成數(shù)據(jù)庫(kù)文件內(nèi)容信息的各個(gè)部分是分散儲(chǔ)存的，它通過(guò)系統(tǒng)強(qiáng)大的邏輯組合功能，可以多次調(diào)用、反復(fù)組合文件各部分要素，然后集成輸出，而且每一次新的集成都可以輸出不同的內(nèi)容。顯然，想要將數(shù)據(jù)庫(kù)文件中的所有內(nèi)容信息完整地輸出到紙張上并與其數(shù)字顯示一致是不太現(xiàn)實(shí)的。由此可見(jiàn)，“雙套制”并不是一把萬(wàn)能鑰匙，當(dāng)遇到復(fù)雜的數(shù)據(jù)庫(kù)文件時(shí)就顯得無(wú)能為力。

盡管業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)能夠處理與其業(yè)務(wù)相關(guān)的信息，但其主要功能并不是對(duì)這些信息進(jìn)行管控。許多業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)的目的僅是為了支持和滿足當(dāng)前業(yè)務(wù)活動(dòng)對(duì)于信息的需求，其功能有限，并不具備對(duì)文件進(jìn)行有效管理的能力，至多能夠保存與它們所執(zhí)行業(yè)務(wù)交流活動(dòng)有關(guān)的當(dāng)前文件。[15]再加上這些數(shù)據(jù)庫(kù)文件大多來(lái)自專業(yè)性較強(qiáng)的行業(yè)或部門(mén)，涉及的內(nèi)容廣泛而專業(yè)，且相對(duì)比較重要。因此，必須加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)文件的管控，這是檔案部門(mén)的職責(zé)所在。其實(shí)，公文類電子文件與數(shù)據(jù)庫(kù)文件之間的關(guān)系，恰如傳統(tǒng)的文書(shū)檔案與專門(mén)檔案的關(guān)系一般，不可偏廢一方。

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（作者單位：南京大學(xué)信息管理學(xué)院 來(lái)稿日期：2015-10-17）