業(yè)務管理信息系統(tǒng)使用及電子文件管理情況調(diào)查

孔曉

摘 要：調(diào)查發(fā)現(xiàn)，業(yè)務管理信息系統(tǒng)的普遍使用，業(yè)務管理信息系統(tǒng)多樣化與檔案人熟悉系統(tǒng)數(shù)量有限形成的反差，非文本電子文件種類與數(shù)量的激增和電子文件多頭管理短期內(nèi)難有改變，均增加了電子統(tǒng)一管理的難度，對檔案人的信息化素養(yǎng)提出了更高要求。因此，應當開展調(diào)查或建立年報制度；進行必要的通用業(yè)務信息系統(tǒng)培訓；推行形成部門保存電子文件，業(yè)務信息系統(tǒng)信息檔案化管理；嘗試在信息中心等業(yè)務信息系統(tǒng)集中管理與維護機構建立電子文件管理中心的對策。

關鍵詞：業(yè)務信息系統(tǒng)；業(yè)務管理系統(tǒng)；業(yè)務管理信息系統(tǒng)；配備；使用；調(diào)查

為了解市直機關各單位業(yè)務信息系統(tǒng)的使用和電子文件形成、備份、歸檔情況，進行了一次問卷調(diào)查。調(diào)查收回問卷48份。

1 基本情況

1.1 業(yè)務信息系統(tǒng)已在大多數(shù)單位普遍使用。在問及您所在的單位是否配備使用有業(yè)務信息系統(tǒng)時， 回答“有”42人，占 87.5%； 回答“沒有”2人，占 4.17%； 回答“不清楚”4人，占 8.33%。

1.2 半數(shù)單位使用業(yè)務信息系統(tǒng)數(shù)量不超過6種。在問及所在單位配備使用的業(yè)務信息系統(tǒng)的數(shù)量時，回答“1種～3種”11人，占 22.92%；回答“4種～6種”14人，占 29.17%；回答“7種～9種”8人，占 16.67%；回答“10種～12種”7人，占 14.58%；回答“13種～15種”4人，占 8.33%；回答“16種～18種”3人，占 6.25%；回答“>19種”1人，占 2.08%。

1.3 不同層級統(tǒng)一使用的系統(tǒng)中，市級占比最高。在問及所在單位使用的業(yè)務信息系統(tǒng)中各層級所占數(shù)量時，回答“全國統(tǒng)一使用”29人，占 60.42%；回答“全省統(tǒng)一使用”33人，占 68.75%；回答“全市統(tǒng)一使用”40人，占 83.33%；回答“單位統(tǒng)一使用”35人，占 72.92%；回答“部門單獨使用”27人，占 56.25%；回答“其他”8人，占 16.67%。

1.4 公文管理系統(tǒng)占比最高，賬務管理次之，人事管理第三。在問及所在單位使用的業(yè)務信息系統(tǒng)涉及的具體業(yè)務類型時，回答“公文管理”46人，占 95.83%；回答“檔案管理”26人，占 54.17%；回答“賬務管理”40人，占 83.33%；回答“人事管理”36人，占 75%；回答“資產(chǎn)管理”31人，占 64.58%；回答“車輛管理”18人，占 37.5%；回答“招投標管理”22人，占 45.83%；回答“其他一” 9人，占 18.75%；回答“其他二”8人，占 16.67%；回答“其他三” 7人，占 14.58%。

1.5 多數(shù)單位設有專門負責管理與維護全部業(yè)務信息系統(tǒng)的部門。在問及所在單位是否有專門負責管理與維護全部業(yè)務信息系統(tǒng)的部門（如信息中心）時，回答“有”34人，占 70.83%；回答“沒有”10人，占 20.83%；回答“不清楚”4人，占 8.33%。

1.6 數(shù)據(jù)庫文件和電子表格文件已超過文本文件，成為電子文件的主要類型。在問及所在單位使用的業(yè)務信息系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件格式時，回答“文本文件”39人，占 81.25%；回答“電子表格”45人，占 93.75%；回答“電子郵件”11人，占 22.92%；回答“數(shù)據(jù)庫文件”48人，占 100%；回答“視頻文件”10人，占 20.83%；回答“音頻文件”12人，占 25%；回答“圖像文件”18人，占 37.5%；回答“圖形文件”19人，占 39.58%；回答“網(wǎng)頁文件”5人，占 10.42%；回答“其他”32人，占 66.67%。

1.7 對電子文件進行備份已經(jīng)成為共識。在問及所在單位使用的業(yè)務信息系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件是否進行了備份時，回答“是”44人，占 91.67%；回答“否”0人，占 0%；回答“不清楚”4人，占 8.33%。

1.8 電子文件多頭管理，仍然沒有得到根本改變。在問及所在單位使用的業(yè)務信息系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件由哪個部門管理時，回答“產(chǎn)生部門自行管理”44人，占 91.67%；回答“系統(tǒng)專門管理機構（如信息中心）”30人，占 62.5%；回答“檔案室”12人，占 25%；回答“辦公室”22人，占 45.83%；回答“其他”3人，占 6.25%。

1.9 只有半數(shù)人會使用本單位的業(yè)務信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。在問及對單位使用的業(yè)務信息系統(tǒng)采用的數(shù)據(jù)庫是否了解或會使用時，回答“會使用”25人，占 52.08%；回答“了解但不會使用”16人，占 33.33%；回答“不了解也不會使用”7人，占 14.58%。

2 反映出的問題

綜上，反映出如下四個方面的問題：一是電子文件的形成、產(chǎn)生，涉及不同層次的多個系統(tǒng)已是普遍情況，統(tǒng)一管理難度大增。二是業(yè)務信息系統(tǒng)的多樣化與使用人員熟悉系統(tǒng)數(shù)量有限形成反差，將影響到電子文件的收集、歸檔與保管。三是專門負責管理與維護業(yè)務信息系統(tǒng)部門的設立，有助于從源頭上對電子文件實施管理。但非文本電子文件種類與數(shù)量的激增，對檔案管理人員的信息化素養(yǎng)提出了更高的要求。四是雖然電子文件備份已成為絕大多數(shù)人的共識，但電子文件多頭管理的情況短期內(nèi)難有根本性改變。

3 對策與措施

3.1 開展調(diào)查或建立年報制度，掌握轄區(qū)內(nèi)業(yè)務信息系統(tǒng)的變化情況。增量電子文件多數(shù)來自各種業(yè)務信息系統(tǒng)，但檔案行政管理機構對各單位使用的業(yè)務信息系統(tǒng)的數(shù)量、層級、類別了解較少。心中無數(shù)，家底不清，監(jiān)管自然費勁。因此，應當通過定期調(diào)查，或者建立業(yè)務信息系統(tǒng)作用情況年報，來掌握行政轄區(qū)內(nèi)各單位，特別是行政及公共事業(yè)單位、國有企業(yè)使用業(yè)務信息系統(tǒng)的情況。

3.2 有針對性地對檔案工作者進行必要的通用業(yè)務信息系統(tǒng)培訓，提高檔案工作者的信息化素養(yǎng)與運用信息技術的能力。業(yè)務信息系統(tǒng)種類繁多，要求檔案管理人員全部熟悉是不現(xiàn)實的。通過調(diào)查和年報，我們可以梳理出某一區(qū)域內(nèi)使用頻率最高的若干種通用或公共業(yè)務信息系統(tǒng)，請相關機構與部門的專業(yè)人士對檔案管理人員進行培訓，從而使檔案管理人員對本單位的主要業(yè)務信息系統(tǒng)有所了解、掌握和熟悉。通過培訓提高檔案管理人員的信息化素養(yǎng)和運用信息技術的能力。

3.3 推行形成部門保存電子文件，業(yè)務信息系統(tǒng)信息檔案化管理，并使之制度化。在信息技術環(huán)境下，電子文件形成后及時保存是電子文件管理最有效、最便捷、最安全的方法。但各業(yè)務信息系統(tǒng)對電子文件，或者稱之為數(shù)據(jù)的保管有自己的一套程序與方法，與檔案管理部門所要求的電子文件管理方式方法不完全相同。在這種情況下，實行業(yè)務信息系統(tǒng)信息（數(shù)據(jù)）檔案化管理，是較為可靠的解決方案。要實施這一方案，需要檔案行政管理機構與單位檔案管理人員密切配合，一個業(yè)務信息系統(tǒng)、一個業(yè)務信息系統(tǒng)地摸清該系統(tǒng)的特點，重點是信息數(shù)據(jù)的格式、結構、類型，再根據(jù)電子文件歸檔管理的原則，制定出較為科學，重點是方便有效的業(yè)務信息系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)檔案化管理的方法。

3.4 嘗試在信息中心等業(yè)務信息系統(tǒng)集中管理與維護機構建立電子文件管理中心，使之成為與檔案室并列的電子文件與電子檔案保管地。從理論上和習慣上，檔案室都應當是集中管理檔案的地方。電子文件歸檔后成為電子檔案，也應當由檔案室集中管理。現(xiàn)實是檔案室基本上不接觸單位的業(yè)務信息系統(tǒng)，檔案工作者對業(yè)務信息系統(tǒng)知之不多，有些甚至根本不了解。部分單位設立的專門集中管理與維護本單位業(yè)務信息系統(tǒng)的機構，為我們提供了一個全新的集中管理電子文件的思路。這就是在這種專門集中管理與維護本單位業(yè)務信息系統(tǒng)的機構建立單位電子文件管理中心。這種思路如果能夠得以實施，檔案室工作人員就可以從與多個業(yè)務信息系統(tǒng)的使用者打交道，變?yōu)橹慌c這專門機構打交道；從多點控制，變?yōu)橐稽c控制。溝通的成本將明顯下降，管理的難度將明顯降低。

（作者單位：河南省新鄉(xiāng)市委黨校 來稿日期：2015-08-16）