淺談如何做好行政文秘工作

丁波　萬(wàn)晶晶

摘 要：行政文秘工作是綜合辦公工作運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞，負(fù)責(zé)辦公活動(dòng)各項(xiàng)日常事務(wù)的協(xié)調(diào)，行政文秘工作的效率、質(zhì)量和水平對(duì)單位工作的正常運(yùn)行起著舉足輕重的作用，要想做好行政文秘工作，除了具備文秘工作本身的職業(yè)素養(yǎng)要求之外，各單位根據(jù)自身的情況不同，要求的具體工作能力和素質(zhì)也有所差異。本文針對(duì)行政文秘的工作性質(zhì)，從加強(qiáng)行政文秘職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)和行政文秘業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)兩方面淺談如何做好行政文秘工作。

關(guān)鍵詞：行政文秘；職業(yè)素質(zhì)；業(yè)務(wù)能力

一、職業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)

（一）思想政治素質(zhì)

行政文秘所從事的行政管理工作，需要具有高度的思想政治覺(jué)悟，不僅堅(jiān)決的擁護(hù)中國(guó)共產(chǎn)黨的領(lǐng)導(dǎo)，在平時(shí)的言行和思想上都要與黨保持協(xié)調(diào)一致，對(duì)國(guó)家政策的時(shí)局和動(dòng)態(tài)隨時(shí)進(jìn)行領(lǐng)悟，對(duì)于自己的工作有高度的自律性、自覺(jué)性、和務(wù)實(shí)性，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)布置的工作要充分領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，腳踏實(shí)地努力去完成。

（二）職業(yè)道德

職業(yè)道德是每個(gè)行業(yè)每個(gè)崗位必須具備的良好品德，隨著我國(guó)改革開(kāi)放的深入進(jìn)行，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)在推動(dòng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的同時(shí)，也同時(shí)帶來(lái)了負(fù)面影響，使人們滋生了很嚴(yán)重的金錢主義人生觀，錢成為了一切違法活動(dòng)的根源，這種思想也嚴(yán)重影響了行政工作人員。我國(guó)的行政文秘工作沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的道德規(guī)范，更沒(méi)有建立起一個(gè)健全的制度體系，缺乏一定的監(jiān)管，缺乏一定的職業(yè)道德規(guī)范。因此對(duì)于我國(guó)的行政文秘工作人員，需要有道德標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行約束，這樣我國(guó)行政文秘工作人員的職業(yè)道德才能有所規(guī)范，有所提高。

1.忠于職守

干一行愛(ài)一行，這是職業(yè)準(zhǔn)則，行政文秘工作人員首先要熱愛(ài)自己的工作，這樣才能對(duì)工作有強(qiáng)烈的責(zé)任感，才能很好的完成領(lǐng)導(dǎo)分配的工作任務(wù)，對(duì)自己負(fù)責(zé)，對(duì)工作負(fù)責(zé)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，腳踏實(shí)地的去完成自己份內(nèi)的工作。

2.誠(chéng)實(shí)守信，遵規(guī)守紀(jì)

誠(chéng)實(shí)守信不僅是做人的基本原則，也是行政文秘工作的首要條件之一，行政文秘工作人員在工作中在做到守時(shí)、守信、守約，在工作中遵守企業(yè)的規(guī)章制度，遵守法律的相關(guān)規(guī)定，不違反工作條例，不做違法犯罪的事情，嚴(yán)格律已。

3.待客熱情，謙虛謹(jǐn)慎

行政文秘工作許多時(shí)候所代表的是領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)和意圖，所以在待人接物方面要熱情、謙虛謹(jǐn)慎。這是作為一名合格的文秘人員做人做事的基本原則，在工作中要處理好與同事之間的人際關(guān)系，形成良好的溝通能力，能夠調(diào)解矛盾，讓工作能夠順利進(jìn)行下去。

4.注重儀表，注意言行

身為一個(gè)行政文秘人員，應(yīng)該有良好的儀表，因?yàn)樾姓拿厝藛T代表不僅僅是個(gè)人更是企業(yè)的形象。不能身著奇裝異服，出口成“臟”，要時(shí)時(shí)刻刻注意自己的一言一行。

5.默默無(wú)聞，無(wú)私奉獻(xiàn)

身為領(lǐng)導(dǎo)身邊的工作人員，要時(shí)時(shí)刻刻為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，時(shí)刻與領(lǐng)導(dǎo)思路同步。人們只看到領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)光，而忽視了行政文秘背后的努力和辛勤。這是工作性質(zhì)所決定的，優(yōu)秀的行政文秘應(yīng)該甘愿退在領(lǐng)導(dǎo)光芒的背后，默默工作，無(wú)私奉獻(xiàn)，需要有博大的胸懷，能夠安分守己，安心本分地做好自己的工作。

（三）心理、身體素質(zhì)

做好行政文秘，就意味著除了要處理大量工作事物，還有協(xié)調(diào)工作人員人際關(guān)系，這就要求有堅(jiān)定的信念和毅力，有很好的抗壓能力，能夠領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，能夠順著領(lǐng)導(dǎo)的思路開(kāi)展事物，處理事情需要發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，有一定的創(chuàng)新能力。

二、工作能力的培養(yǎng)

（一）協(xié)調(diào)能力的提高

行政文秘是企業(yè)的調(diào)味劑，企業(yè)人際交往中的紐帶。行政人員需要協(xié)調(diào)各種人際關(guān)系，對(duì)內(nèi)，同事與同事之間的溝通協(xié)調(diào)，同事與領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通。對(duì)外，企業(yè)與服務(wù)對(duì)象之間的溝通，企業(yè)與相關(guān)職能部門的溝通等等，行政文秘就是要竭力協(xié)調(diào)這些關(guān)系，能夠平衡公司的人際的關(guān)系，為企業(yè)營(yíng)造一個(gè)良好的健康的工作氛圍。

（二）創(chuàng)新能力的培養(yǎng)

身為行政文秘，除了站在領(lǐng)導(dǎo)的角度，還要站在員工、客戶的角度上想問(wèn)題，做一件事要全面多角度考慮，能夠突破固定思維的禁錮，能夠提出新的觀點(diǎn)、新的問(wèn)題、新的解決方法，積極推動(dòng)工作進(jìn)程，更加完善工作。

（三）能夠隨即應(yīng)變

在實(shí)際工作中，行政文秘往往會(huì)碰到很多突發(fā)狀況，令人措手不及，在這種無(wú)章可循的緊急狀況下，行政文秘需有具隨機(jī)應(yīng)變的能力，保持冷靜沉著，判斷準(zhǔn)確迅速，處理果斷，穩(wěn)妥地解決問(wèn)題。

（四）良好的信息處理能力

行政文秘經(jīng)常全方面的收集各種資料，進(jìn)行信息管理和檔案管理，還有出行路程，酒店票務(wù)等的，這些都需要準(zhǔn)確及時(shí)的信息。行政文秘必須能夠運(yùn)用各種方法，來(lái)從繁雜的信息中提出自己所需要的。

（五）熟練運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)來(lái)處理事物

各種辦公軟件和辦公設(shè)備，已經(jīng)成為行政文秘最基本的技能，比如用 word纂寫文案、公文，用excel來(lái)制定工資表，來(lái)編寫各種表格，用PPT來(lái)制作會(huì)議演講的內(nèi)容，會(huì)一點(diǎn)PS技術(shù)，會(huì)用打印機(jī)打印掃描等等。文秘必須掌握這些最新的技術(shù)，必須在日新月異，科技迅猛發(fā)展的今天，積極學(xué)習(xí)。

（六）培養(yǎng)加強(qiáng)文書處理能力

行政文秘經(jīng)常要處理各種文案、公文等等，這就要求行政文秘的文筆較好，能夠熟知各種公文的格式，能夠理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，將指示轉(zhuǎn)化為文字。

（七）有一定的談判能力

行政文秘必須要能夠搜素收集有利于自己公司的消息，和對(duì)方的一切有用信息，參與制定談判的細(xì)節(jié)和戰(zhàn)略，布置出談判會(huì)場(chǎng)，營(yíng)造和諧氣氛，協(xié)助談判，緩解矛盾，輔助問(wèn)題的解決。

（八）有良好的口語(yǔ)表達(dá)能力

因?yàn)樾姓拿亟?jīng)常要協(xié)調(diào)人際關(guān)系，處理綜合事務(wù)等等，這些都需要行政文秘有良好的口頭表達(dá)能力，語(yǔ)言有說(shuō)服力。而由于現(xiàn)在中國(guó)與世界接軌，行政文秘需要有良好的英語(yǔ)口語(yǔ)能力。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的發(fā)展，公司對(duì)行政文秘的要求會(huì)越來(lái)越高，行政文秘人員必須在思想上、能力上都不斷地學(xué)習(xí)，加強(qiáng)、提升自己的能力，能夠適應(yīng)瞬息萬(wàn)變的社會(huì)不容易，但只要夠努力，夠認(rèn)真，夠堅(jiān)定，相信你一定能夠成為一個(gè)優(yōu)秀的行政文秘，在自己的崗位上做出一番事業(yè)。