新媒體環(huán)境對高校檔案管理的影響與應(yīng)對策略

譚偉貞，邱圣暉，曾智華

(1.湖南人文科技學(xué)院 檔案館，湖南 婁底 417000；2.湖南人文科技學(xué)院 圖書館，湖南 婁底 417000；3.湖南人文科技學(xué)院 外國語學(xué)院，湖南 婁底 417000)

?

新媒體環(huán)境對高校檔案管理的影響與應(yīng)對策略

譚偉貞1，邱圣暉2，曾智華3

(1.湖南人文科技學(xué)院 檔案館，湖南 婁底 417000；2.湖南人文科技學(xué)院 圖書館，湖南 婁底 417000；3.湖南人文科技學(xué)院 外國語學(xué)院，湖南 婁底 417000)

[摘要]新媒體豐富了高校檔案的載體和傳播形式，拓寬了高校檔案的空間，給高校檔案注入了新的活力，為檔案館提供了展示自我的大舞臺。同時(shí)，新媒體也給高校檔案管理帶來了挑戰(zhàn)，如，檔案的文化引領(lǐng)和教育功能被削弱，檔案管理的方式和手段、服務(wù)模式和檔案隊(duì)伍都面臨著新的挑戰(zhàn)。在新媒體環(huán)境下，高校檔案工作應(yīng)從以下幾方面著力：轉(zhuǎn)變觀念，樹立新媒體檔案觀；建立數(shù)字檔案館，加強(qiáng)檔案的現(xiàn)代化管理；重視與用戶的交流與互動，積極探索新媒體環(huán)境下檔案傳播的新途徑；打造一支綜合素質(zhì)高的檔案隊(duì)伍，提高駕馭新媒體的能力；注重檔案的編研工作，開發(fā)適合新媒體環(huán)境下的檔案產(chǎn)品；提高品牌意識，重視檔案的個(gè)性與特色發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]新媒體環(huán)境；高校檔案管理；影響；挑戰(zhàn)；應(yīng)對策略

新媒體環(huán)境是與傳統(tǒng)媒體環(huán)境相比較而言的，是一種新型的大眾傳播環(huán)境，具有強(qiáng)大的渲染力和獨(dú)特的傳播優(yōu)勢。它立足于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)，借助電腦、手機(jī)、互動電視等載體傳播互動式信息，具有資源豐富性和共享性、時(shí)空虛擬性和無限性、交往互動性與便捷性、傳播開放性和時(shí)效性等特點(diǎn)[1]。

以手機(jī)、電腦為代表的新媒體被人們廣泛接受和使用，有的人甚至離不開這些電子產(chǎn)品，它以強(qiáng)大的力量滲透和輻射到無數(shù)人的生活娛樂中，影響人們的行為習(xí)慣和道德信念。新媒體深植于人們生活的各個(gè)角落，具有巨大的傳播魅力，已成為現(xiàn)代人生存的重要媒介環(huán)境。高校作為新觀念、新技術(shù)、新思想、新潮流的發(fā)源地和輻射區(qū)，更容易被傳播。新媒體以其強(qiáng)勁之勢席卷整個(gè)校園，各種千奇百怪的電子產(chǎn)品成了師生員工最重要的“玩具”和“餐具”，高校師生成了新媒體的重要使用者。

一新媒體給高校檔案管理帶來的機(jī)遇

新媒體通過數(shù)字技術(shù)對信息進(jìn)行加工、壓縮，然后進(jìn)行存儲、搜索和傳播。檔案管理也應(yīng)利用數(shù)字技術(shù)，借助新媒體在全球范圍內(nèi)進(jìn)行傳遞和交流，豐富人們的日常生活，拓寬人們的視界。要把新媒體引進(jìn)檔案領(lǐng)域，通過多媒體的形式整合、傳播檔案信息，服務(wù)于高校檔案管理的現(xiàn)代化，推動高校檔案管理的個(gè)性化發(fā)展，提升高校檔案的利用效率。

(一)新媒體豐富了檔案的載體和傳播形式

長期以來，檔案管理主要依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，以收集內(nèi)容和坐等上門的服務(wù)方式呈現(xiàn)在人們面前，內(nèi)容單一，服務(wù)手段落后，靈活性極差。而新媒體環(huán)境以其獨(dú)特的優(yōu)勢，日漸成為高校檔案管理的新環(huán)境，顯示出傳統(tǒng)管理所不及的優(yōu)勢。首先，新媒體依托通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)構(gòu)建了一個(gè)形式多樣、資源豐富、覆蓋面廣、傳播速度快的多元化系統(tǒng)，以自己獨(dú)特的優(yōu)勢多方位、全天侯、多角度地接收和傳播社會的最新信息。新媒體環(huán)境利用其廣闊的虛擬空間，將各種科研信息、教育信息、娛樂信息、政治信息、社會信息等存儲其中，為高校檔案提供了巨大的信息量。其次，新媒體的包容性可以使不同國家、不同地域之間高校的檔案管理實(shí)現(xiàn)資源共享，大大地豐富了高校的檔案內(nèi)容。同時(shí)檔案集文字、圖片、影音于一體，大大增加了其吸引力。可以說新媒體為高校檔案不僅給足了內(nèi)容，還提供了形式多樣的載體。

(二)新媒體拓寬了檔案的空間

在進(jìn)入新媒體時(shí)代前，高校檔案不管是館藏內(nèi)容還是服務(wù)對象，相對來說都是孤立的，自成系統(tǒng)的。高校檔案既是獨(dú)立的，也是局限的，由于時(shí)空的界限，高校的“圍墻”往往成了檔案管理的邊界。到了新媒體時(shí)代，新媒體的時(shí)空性打破了傳統(tǒng)媒體的時(shí)空界限。一方面，高校檔案館可以把傳統(tǒng)的館藏檔案以及有關(guān)檔案館的建設(shè)與發(fā)展輸進(jìn)網(wǎng)站，使檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化；另一方面，可設(shè)立校友聊天室、主題教育、信息反饋等欄目，向全校師生和校友乃至社會各界人士提供交流思想、傳播信息和反饋信息的通道。這樣，檔案管理人員即使身處“圍墻”內(nèi)，也可十分便捷地了解外界的動態(tài)，與利用者進(jìn)行溝通與碰撞。更重要的是，在新媒體環(huán)境下，檔案人員的“禁錮”思想被削弱了，檔案的價(jià)值選擇被多元化了，檔案人員的思想空間得到了拓展。

(三)新媒體給檔案注入了新的活力

新媒體在為高校檔案豐富內(nèi)容、注入新鮮血液的同時(shí)，也為培養(yǎng)師生員工的檔案意識和檔案管理人員的服務(wù)觀念提供了幫助。新媒體打破了真實(shí)檔案館與虛擬檔案館的界限，隨著檔案利用人數(shù)的劇增，對信息的要求也越來越高，從而促進(jìn)了檔案管理人員的主體意識和主體地位的形成，大大地調(diào)動了他們的積極性和主動性。新媒體覆蓋了廣泛的信息網(wǎng)絡(luò)，檔案管理人員可從中汲取精華，激發(fā)創(chuàng)新動力。在檔案網(wǎng)站中設(shè)聊天室和交流欄目，為檔案管理提供了新方式，為各界人士的參與提供了新平臺，增添了人氣，活躍了氣氛；同時(shí)，喚醒了廣大師生的檔案意識，激起了檔案管理人員的工作熱情。檔案網(wǎng)站增添了新的內(nèi)容和新的氣息，提升了檔案管理的技術(shù)含量與管理水平。

(四)新媒體為檔案館提供了展示自我的大舞臺

傳統(tǒng)的高校檔案管理相對來說是封閉的，各高校之間的檔案管理互不干涉，各自為政。進(jìn)入新媒體時(shí)代，信息的不斷開放和館際之間交流的日趨頻繁，大大地加快了高校檔案的信息化建設(shè)。一方面，新媒體成為師生了解社會的重要通道，館際之間的資源共享越來越豐富；另一方面，高校檔案館可借助新媒體傳播館內(nèi)的動態(tài)和成果，以擴(kuò)大知名度和影響力。因此，新媒體不僅是高校檔案館連接社會的通道，更是其展示自我的大舞臺。

二新媒體給高校檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)

新媒體是一把雙刃劍，在給高校檔案管理帶來前所未有的機(jī)遇的同時(shí)，也給高校檔案管理帶來了挑戰(zhàn)。

(一)檔案的文化引領(lǐng)和教育功能被削弱

高校檔案作為一門重要的文化“潛課程”，是一種無形的力量，時(shí)刻引領(lǐng)師生的行為，塑造師生的心靈，在一定程度上可引導(dǎo)大學(xué)生的發(fā)展方向，正是這一點(diǎn)才體現(xiàn)出高校檔案的重要性。而高校檔案的這種文化功能的發(fā)揮有賴于高校檔案的權(quán)威性，在新媒體環(huán)境下，檔案的文化功能面臨巨大的沖擊。文化主體多元化削弱了檔案文化的權(quán)威性，簡單的名人、知名校友的榜樣塑造，難以對大學(xué)生產(chǎn)生深層的影響[2]。進(jìn)入新媒體時(shí)代，各種信息內(nèi)容靈活多樣，傳播速度快且不易被控制，尤其是各種腐蝕思想的注入，使師生的價(jià)值觀和道德觀遭到了前所未有的挑戰(zhàn)，他們在新媒體環(huán)境中自由言行，忘記自己的年齡、性別、身份、地位，極易造成道德意識的喪失。泛濫成災(zāi)的信息和道德失范的行為嚴(yán)重地污染了網(wǎng)絡(luò)的生態(tài)環(huán)境[3]。許多“垃圾”信息占據(jù)了大學(xué)生的思想空間，腐蝕了他們的心靈?？梢哉f新媒體已經(jīng)成為高校校園的統(tǒng)率力量，并在逐步解構(gòu)檔案這種傳統(tǒng)文化的諸多核心要素，檔案文化所起的引領(lǐng)和塑造功能遭到侵襲。

(二)檔案的管理方式和手段面臨挑戰(zhàn)

在新媒體時(shí)代，檔案管理的服務(wù)對象、方式、手段、內(nèi)容等都發(fā)生了巨大的變化，高校檔案管理也變得更加多元化。在檔案管理主體多元化、服務(wù)對象更加廣泛、檔案內(nèi)容更加豐富的情況下，檔案管理方式和手段面臨新的挑戰(zhàn)[4]。如果高校檔案館不及時(shí)改革，將可能喪失主動權(quán)。高校師生是新鮮事物的先行者，這一特點(diǎn)決定了師生員工在很短的時(shí)間內(nèi)就能掌握并熟練運(yùn)用新媒體技術(shù)。檔案傳統(tǒng)的管理方式和手段與高校師生新媒體技術(shù)的掌握和運(yùn)用相差很遠(yuǎn)。主要存在的問題是對新媒體缺乏敏銳性、重視程度不夠以及技術(shù)水平較差，難以及時(shí)掌握相關(guān)信息，占領(lǐng)檔案信息資源的制高點(diǎn)，無法與師生進(jìn)行溝通與互動，無法滿足他們的需求，從而導(dǎo)致工作的被動。從一定程度上講，新媒體對檔案管理的挑戰(zhàn)不僅是技術(shù)層面上的，更重要的是思想觀念上的挑戰(zhàn)。新媒體的即時(shí)性、開放性決定了檔案工作人員必須轉(zhuǎn)變觀念，重新給自己定位，及時(shí)調(diào)整管理思路和策略。只有這樣，檔案館才能抓住主動權(quán)。

(三)檔案的服務(wù)模式面臨挑戰(zhàn)

高校檔案過去那種“重管理、輕利用、坐等上門”的被動服務(wù)模式，讓檔案館這個(gè)精神財(cái)富的集結(jié)中心，無法向社會開放，也無法與新領(lǐng)域的主管部門合作，生產(chǎn)、科研、教學(xué)、管理等原始信息成了真正的“死”檔案，檔案工作人員成了名副其實(shí)的“保管員”，高校檔案“神秘的面紗”無法被人掀開。進(jìn)入新媒體時(shí)代，高校檔案的這種服務(wù)模式將面臨極大的挑戰(zhàn)，人們獲取信息的途徑發(fā)生了劃時(shí)代的改變，對獲取信息的內(nèi)容也提出了更高的要求，“重管理、輕利用、坐等上門”的傳統(tǒng)服務(wù)模式不僅與新媒體的開放性不符，更是與新媒體的即時(shí)性背道而馳。

(四)檔案隊(duì)伍面臨挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)模式下的高校檔案隊(duì)伍，或多或少地存在“四多四少”(年紀(jì)大的多、年紀(jì)輕的少，女同志多、男同志少，學(xué)歷低的多、學(xué)歷高的少，要照顧的多、能工作的少)、因人設(shè)崗等現(xiàn)象。進(jìn)入新媒體時(shí)代，新媒體的互動性與傳統(tǒng)模式下的高校檔案隊(duì)伍產(chǎn)生了巨大的碰撞。新媒體附載了海量的信息，這些信息的內(nèi)容參差不齊，對師生的思想和意識產(chǎn)生了不同程度的影響。新媒體環(huán)境下的檔案隊(duì)伍如果沒有扎實(shí)而全面的理論基礎(chǔ)，很難在互動欄目回答各種不同的問題，也難以滿足用戶各方面的需要。

三新媒體環(huán)境下的高校檔案管理應(yīng)采取的對策

新媒體時(shí)代，高校檔案管理的改革不僅是檔案管理在技術(shù)上的改革，更重要的是觀念上的轉(zhuǎn)變。檔案工作置身于新媒體環(huán)境下，管理者必須加強(qiáng)檔案工作的自覺性，抓住新媒體賦予的機(jī)遇，同時(shí)，還應(yīng)積極應(yīng)對新媒體給檔案工作所帶來的挑戰(zhàn)，努力把高校檔案館變成與新媒體相適應(yīng)的現(xiàn)代化檔案館。

(一)轉(zhuǎn)變觀念，確立新媒體檔案觀

加強(qiáng)高校檔案管理，應(yīng)對新媒體的挑戰(zhàn)，高校檔案館應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，確立新媒體檔案觀。結(jié)合新媒體環(huán)境的特點(diǎn)，對新媒體環(huán)境下的高校檔案館，應(yīng)做如下調(diào)整：在空間上不要把檔案館禁錮在高校的“圍墻”內(nèi)，要面向社會，開闊視野；在時(shí)間上要放眼未來，更加迅捷，更加長遠(yuǎn)；在內(nèi)容上要把握時(shí)代動態(tài)，豐富館藏；在管理方法和手段上要注重互動性和信息反饋；在服務(wù)上要使高校檔案服務(wù)更加多元化，把握主動權(quán)。也就是說，新媒體下的高校檔案管理應(yīng)當(dāng)編研各種綜合檔案信息，注重檔案信息的開放性和互動性，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。

(二)加強(qiáng)檔案數(shù)字化加工，推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程

高校是新技術(shù)的重要發(fā)源地和輻射區(qū)，新媒體已融入師生生活的每一個(gè)角落，高校檔案館應(yīng)清醒地認(rèn)識到只有加強(qiáng)信息化建設(shè)，加大檔案館基礎(chǔ)設(shè)施的投入，加強(qiáng)信息的開發(fā)和利用，才能避免成為信息時(shí)代的孤島。在新媒體環(huán)境下，高校人人都是檔案信息的利用者、傳播者和形成者，高校檔案館要充分發(fā)揮這一優(yōu)勢，運(yùn)用數(shù)據(jù)軟件采集工具，搭建職能收集平臺，實(shí)現(xiàn)全校檔案資源全面、系統(tǒng)的在線歸檔；運(yùn)用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，搭建特色知識專題庫和一站式平臺，實(shí)現(xiàn)全校師生檔案資源可追溯利用和一站式查詢、打??；運(yùn)用數(shù)據(jù)共享和交換技術(shù)，實(shí)現(xiàn)資源共享。

(三)重視與用戶的交流與互動，探索檔案傳播的新途徑

新媒體環(huán)境下，為了加強(qiáng)與用戶的交流與互動，發(fā)揮檔案館的文化功能，檔案館要建立用戶體驗(yàn)服務(wù)平臺，即通過互動欄目和教育欄目發(fā)揮檔案的特色作用，高校檔案的特色主要是本校的文化特色和檔案的個(gè)性發(fā)展。教育欄目可利用檔案資源重塑新媒體環(huán)境下的大學(xué)理想，培養(yǎng)大學(xué)精神；可設(shè)計(jì)不同的文化環(huán)境，營造校園文化氣氛；也可利用檔案資源開展各種不同的展覽，引領(lǐng)大學(xué)生的發(fā)展方向。注重互動欄目的反饋?zhàn)饔?，及時(shí)了解和掌握用戶的需求，把握時(shí)代動態(tài)，提高檔案的利用率。

(四)打造綜合素質(zhì)高的檔案隊(duì)伍，提高駕馭新媒體的能力

傳統(tǒng)的“四多四少”的檔案隊(duì)伍明顯不適應(yīng)新媒體環(huán)境下的檔案管理。新媒體對檔案隊(duì)伍的要求越來越高，不僅要有檔案的專業(yè)基礎(chǔ)知識，而且還要有其它各學(xué)科的綜合知識；不僅要有一定的科研能力，還要有一定的溝通能力；不僅要有管理方面的專業(yè)人才，而且還要有專業(yè)技術(shù)方面的人才。新媒體環(huán)境下的檔案隊(duì)伍雖然不要求人人都是計(jì)算機(jī)高手，但絕對要人人懂得計(jì)算機(jī)的基本操作，這樣才能把虛擬檔案與傳統(tǒng)檔案有機(jī)地結(jié)合起來。為此，高校檔案館必須通過各種有效方式把現(xiàn)有的檔案隊(duì)伍打造成為一支綜合素質(zhì)高的現(xiàn)代化檔案隊(duì)伍，唯有如此，才能適應(yīng)新媒體環(huán)境，才能在新媒體環(huán)境下提高服務(wù)質(zhì)量。

(五)重視檔案的編研，開發(fā)檔案新媒體產(chǎn)品

新媒體時(shí)代人們利用檔案信息的要求越來越高，單一的檔案信息已不能滿足用戶的需求。因此，檔案館必須掌握時(shí)代的發(fā)展動態(tài)和用戶的需要，全方位搜索檔案信息，及時(shí)編研檔案資料。檔案的編研是檔案部門將檔案信息最大化地挖掘出來，以起到擴(kuò)大社會化生產(chǎn)的目的。檔案編研是較高形式、較高效能的利用手段，也是開發(fā)檔案信息的有效途徑。新媒體時(shí)代高校檔案部門要與時(shí)俱進(jìn)，不斷探索新方法、新途徑，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策、學(xué)校發(fā)展、廣大師生的科研等提供全方位、多層次的檔案編研信息，把握服務(wù)主動權(quán)，開發(fā)適合新媒體環(huán)境下的檔案產(chǎn)品。這樣，默默無聞的檔案管理人員的勞動成果就會最大化地轉(zhuǎn)化成經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，使高校檔案的文化功能得到充分的展示和釋放[5]。

(六)提高品牌意識，重視檔案的個(gè)性與特色發(fā)展

新媒體給高校檔案創(chuàng)造了一個(gè)自由、創(chuàng)新的環(huán)境，為高校檔案的個(gè)性發(fā)展提供了便捷，也為高校檔案的獨(dú)特發(fā)展提供了可能。新媒體加速了各高校以及高校與社會之間的交流，促進(jìn)了高校品牌檔案的傳播，推動了檔案管理的不斷創(chuàng)新，為高校檔案的特色化發(fā)展提供了方便。高校檔案是檔案的一個(gè)重要組成部分，是一個(gè)活的檔案細(xì)胞，必然具有鮮明的檔案屬性，同時(shí)，高校檔案記載了高校成長和發(fā)展的歷史軌跡，是高校不可分割的重要支流，具有鮮明的高校特色。因此，高校檔案管理既要遵循檔案的規(guī)律，又要結(jié)合本校的實(shí)際情況，在多元化檔案管理的激蕩交融和大范圍的激烈競爭中創(chuàng)建出鮮明的個(gè)性和時(shí)代的特色。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳義紅.新媒體環(huán)境下，大學(xué)校園文化建設(shè)的創(chuàng)新性研究[D].武漢：華中師范大學(xué)政法學(xué)院，2014.

[2]張朱博.新媒體環(huán)境下大學(xué)生校園文化建設(shè)面臨的機(jī)遇、挑戰(zhàn)與對策[J].北京師范大學(xué)學(xué)報(bào)：社會科學(xué)版，2013(1)：127.

[3]駱玉安.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下大學(xué)校園文化建設(shè)芻議[J].鄭州大學(xué)學(xué)報(bào)：哲學(xué)社會科學(xué)版，2002(6)：64-67.

[4]劉超良.論地方本科院校教學(xué)管理制度的缺陷與變革[J].湖南人文科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2015(2)：99-100.

[5]劉麗瓊.新時(shí)期如何做好檔案的編研工作[J/OL].(2012-10-09)[2016-01-08].http://jda.cq.gov.cn/jyky/wzjj/35975.htm.

(責(zé)任編校：彭芬輝)

[收稿日期]2016-03-14.

[作者簡介]譚偉貞(1970—)，女，湖南漣源人，湖南人文科技學(xué)院檔案館副研究館員，碩士，研究方向：檔案管理。

[中圖分類號]G271

[文獻(xiàn)標(biāo)志碼]A

[文章編號]1673-0712(2016)03-0122-04

Influence of New Media Environment on Colleges and Universities and its Coping Strategies

TANWei-zhen1,QIUSheng-hui2,ZENGZhi-hua3

(1.Archives of Hunan University of Humanities, Science and Technology, Loudi 417000, China;2. Library of Hunan University of Humanities, Science and Technology, Loudi 417000, China;3. School of Foreign Languages, Hunan University of Humanities, Science and Technology, Loudi 417000, China)

Abstract:With the appearance of new media, more carriers and more ways of communication become available to archives of colleges and universities. The new media means to archives management more space, new energy, and a bigger stage for the archives to display themselves. Meanwhile, the new media presents challenges. The functions of archives to guide the development of culture and education begin to be weakened. And the method and means of archives management, pattern of service, and team construction management are also facing challenges. To adapt college and university archives management to the new media, we need to put efforts into 1) establishing the concept of new media archives, 2) building digital archives to modernize the management, 3) increasing communication with users to better disseminate archive information, 4) creating a team of excellence to manage the new media, 5) developing new media-oriented archives products through more investment in archives compiling and studying, 6) enhancing brand awareness so that the archives have more distinguishing personality and characteristics.

Key words：new media; archives of colleges and universities; influence; challenge; strategy