文書檔案管理的特點與創(chuàng)新策略分析

田琨

摘要：企業(yè)集團在經(jīng)營發(fā)展階段，文書檔案管理屬于一項十分關(guān)鍵的工作，隨著社會的繁榮發(fā)展，這項工業(yè)也逐漸顯現(xiàn)出新的特征，是機遇與挑戰(zhàn)共存的。為此，文書檔案管理者必須深入探究該項工作的特征和創(chuàng)新對策，由此迎合新時代的發(fā)展，實現(xiàn)管理目標(biāo)。由此，文章對文化檔案工作的特征及創(chuàng)新對策進行了詳細(xì)探討。

關(guān)鍵詞：文書檔案;特征;問題;創(chuàng)新對策

文書檔案工作是企業(yè)、政府機關(guān)、社會團體及組織、事業(yè)機構(gòu)在行政管理過程形成的具備保存價值信息的總稱。這是企業(yè)檔案控制的重點，是一種科技性、服務(wù)性以及政治性很強的活動。文書檔案管理效果的好壞直接關(guān)系著企業(yè)綜合管理質(zhì)量，為此，新時期需要提高文書檔案管理能力，增強思想認(rèn)識，提升文書檔案管理者專業(yè)素質(zhì)，使之可以科學(xué)、規(guī)范的管控文書檔案，由此方可保證文書檔案工作的實效性。

1、文書檔案工作的基本特征

1.1整體性

一般情況，文書檔案均由內(nèi)部機構(gòu)進行統(tǒng)一管理的。從文書檔案種類方面入手，能夠?qū)⑵浼?xì)分為基礎(chǔ)檔案、設(shè)施資料、人事資料、黨務(wù)資料、科研資料等;由來源上說，也包括上級引發(fā)資料、單位編制文件等，這類文件自身都存在明顯的政策性、引導(dǎo)性、業(yè)務(wù)性和規(guī)章性等。為此，針對文化檔案這項工作來講，其整體性特征是十分顯著的。

1.2專業(yè)性

管理工作中，文化檔案的產(chǎn)生能夠直接體現(xiàn)出工作的具體狀況，因此，針對檔案內(nèi)容來講，其自身也具備專業(yè)性特征。例如，單位具體的發(fā)展方案、業(yè)務(wù)擴展戰(zhàn)略等，專業(yè)性特征都是比較強的。

1.3保密性

集團企業(yè)經(jīng)營中，文書檔案管理是十分關(guān)鍵的工作，其可以對各項業(yè)務(wù)的開展起到支持、引導(dǎo)作用，所以通常都是供公司內(nèi)部員工使用的，保密性很強。

1.4階段性

除上述三點特征以外，針對文化檔案這項管理工作來講，其自身也具有明顯的階段性。當(dāng)前，在大多數(shù)事業(yè)單位內(nèi)，行政管理部門都是比較多的，而且在文書檔案上較為松散，為保證文件具備連續(xù)性與完整性，會選擇以1年或6個月為期限展開管理，充滿階段性特征。

2、文化檔案管控的現(xiàn)狀

（1）文化檔案管控機制不標(biāo)準(zhǔn)。據(jù)調(diào)查表明，目前很多單位內(nèi)文書檔案管理均不合理。例如，檔案目錄編制不合理，檔案編碼不正確等。部分單位甚至沿用落后、老舊的管理方式，沒有按照時代發(fā)展要求及時創(chuàng)新，造成檔案管理體制非?；靵y，缺乏嚴(yán)密性。文書檔案的功能很難發(fā)揮。（2）檢索效率不高。目前，國內(nèi)文化檔案檢索重點包含電腦檢索和人工檢索兩種形式。且調(diào)查顯示，很多單位仍然以人工檢索為主，人工檢索效率非常低，需要浪費很多時間。如今，文書檔案的要點和數(shù)量逐漸豐富，因此，需要及時創(chuàng)新檢索方式，提高檢索效率，方可滿足社會需求。如此就需要文書檔案管理者在實際工作中科學(xué)利用電腦檢索，提升檢索內(nèi)容的真實性，并縮短檢索時間。而且還能夠采用二維碼、條形碼等方式檢索和錄入資料，這樣能夠有效提高資料的應(yīng)用性，從而提高文書檔案管控效率。（3）文書檔案工作者素養(yǎng)尚待提高。當(dāng)前有些單位為縮減開支，在文化檔案工作中采取兼職手段，使缺少專業(yè)素養(yǎng)的人員負(fù)責(zé)文書檔案工作。例如，由秘書管理文書資料，秘書職位的工作內(nèi)容復(fù)雜，難以專注于文書資料管理，這樣就嚴(yán)重降低了文書檔案控制效果。為此，單位需要聘請具有專業(yè)素質(zhì)的專職員工來管理文書檔案資料。

3、文書檔案管控的創(chuàng)新對策

3.1創(chuàng)新管理思想，提供科學(xué)指導(dǎo)

文化檔案管理階段，管理者自身的素養(yǎng)、能力會直接影響到最后的管理效果。為此，當(dāng)前若要創(chuàng)新這項工作，首先就必須制定出健全的管理體制，扭轉(zhuǎn)管理者的管理思想，使之可以深刻認(rèn)識到這項工作的意義，為管理工作的順利進行提供科學(xué)的指導(dǎo)。

比如，新時代背景下，信息技術(shù)及數(shù)據(jù)已成為影響企業(yè)經(jīng)營和管理的一項關(guān)鍵因素，而針對文書檔案來講，其所具有的信息作用，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中所起到的作用也日益明顯。為此，針對這項工作來說，管理者必須更新自己的管理理念，積極參與專業(yè)培訓(xùn)，以提高自己的管理能力，為管理活動的開展提供科學(xué)的思想導(dǎo)向，令這項工作實現(xiàn)全面創(chuàng)新。

3.2改進管理方式，提升管理效果

除創(chuàng)新管理者的理念之外，檔案組卷辦法的革新也是目前檔案管理中十分關(guān)鍵的問題之一，改進管理方式能夠改善檔案信息比較重復(fù)、分散以及混雜模糊的現(xiàn)象，是促進工作創(chuàng)新的重要路徑。為此，新時期在進行文書檔案管理時，需要重視管理方式的改進，進一步提高管理效果。

首先，文書檔案管理部門要在此方面起到一定效用，發(fā)揮出帶頭作用，把分散于各部門的信息實現(xiàn)綜合性、整體性的采集，并根據(jù)文書檔案的內(nèi)容、種類來合并、劃分，為管理活動的正常開展打好基礎(chǔ);其次，基于上述內(nèi)容，能夠?qū)@些信息進行詳細(xì)甄別，能根據(jù)價值參考、時間序列、事件大小、效果評估等展開細(xì)分立卷，該過程管理者要發(fā)揮出自己的價值，針對一些無用的資料，必須在甄別時及時清除，防止在后續(xù)產(chǎn)生文件重復(fù)、雜亂等現(xiàn)象[1]。在該種創(chuàng)新方法的引導(dǎo)下，能夠盡量保證檔案方便查找、主題明顯、整潔、清楚等，為后期電子文件平臺的建立起到良好的基礎(chǔ)功效，促使管理工作充滿創(chuàng)新性、系統(tǒng)性以及實效性等。

此外，還能夠利用各種辦公軟件，把檔案與文件細(xì)分組成系統(tǒng)，以集中編號來變成，得到在使用時的迅速檢索等，促使文書檔案本身的使用價值獲得明顯的提高。

3.3制定管理體系

制定科學(xué)的文書檔案管控體系，能保障文書檔案管控效果。新時代，文書檔案管控體系要與時俱進，促進文書檔案管控模式的現(xiàn)代化，這樣方可保證文書檔案控制的實效性。第一，企業(yè)要基于傳統(tǒng)的文書檔案控制機制，根據(jù)國家各項法律法規(guī)條文以及自身實際狀況，建立現(xiàn)代化文書檔案控制體系，保證現(xiàn)代化文書檔案控制的實用性、應(yīng)用新、靈活性、合理性[2]。制定現(xiàn)代化文書檔案控制體系，可以更好改善傳統(tǒng)文書檔案工作中的不足情況，優(yōu)化文書檔案管控機制，處理文書管理的瓶頸。在制定現(xiàn)代化文書檔案控制體系時，要結(jié)合文書檔案管理基本情況，有針對性的修編、查找文書檔案，提高文書檔案控制體系的實用性。

3.4提高文書檔案管理者素質(zhì)

文書檔案管理效果時評定一個單位檔案管理能力的核心因素，其中，文書檔案管理效果和管理者的專業(yè)素質(zhì)有直接關(guān)聯(lián)。新時代，企業(yè)要提高文書檔案管理者素質(zhì)，提高其專業(yè)理論內(nèi)容和技能，并且還需要提高他們的信息價值，使之可以科學(xué)采用現(xiàn)代化高新科技開展工作，促進文書檔案工作的自動化[3]。開展文書檔案工作時，企業(yè)要采取培訓(xùn)手段，提高文書檔案管理者的整體素質(zhì)，使之了解文書檔案管理體系、要求，認(rèn)識到文書檔案工作對企業(yè)經(jīng)營的關(guān)鍵性，而且具備現(xiàn)代化檔案控制技能，逐漸文化檔案專業(yè)服務(wù)團隊，提高文書檔案管理者的管理水平，從而保證文書檔案工作的科學(xué)性。

4、結(jié)束語

總之，文書檔案工作是企業(yè)檔案保管的重點，是一種科技性、服務(wù)性和政治性很強的工作。新時代，要提高文書檔案控制的認(rèn)識度，提高文書檔案管控效果，確保文書檔案管控的有效性、科學(xué)性、規(guī)范性，從而實現(xiàn)文書資料管理的高效性。

參考文獻：

[1]王靜.文書檔案管理的特點與創(chuàng)新策略的相關(guān)研究[J].傳播力研究，2018（36）：205.

[2]劉萍.文書檔案管理的特點與創(chuàng)新策略的相關(guān)研究[J].科技風(fēng)，2018（35）：263.

[3]秦鳳萍.信息化時代文書檔案管理創(chuàng)新策略研究[J].城建檔案，2018（01）：81-82.