關(guān)于做好館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的幾點建議

武愛華

摘 要：伴隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，我國已經(jīng)進入互聯(lián)網(wǎng)信息時代，實現(xiàn)檔案管理的信息化、智能化管理已經(jīng)成為時代發(fā)展的大趨勢。館藏檔案的數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，而紙質(zhì)檔案數(shù)字化是館藏檔案數(shù)字化的主要部分。本文以聊城市城市建設(shè)檔案館館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工為例，針對館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工容易產(chǎn)生的問題，對如何做好館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工提出對策和建議，以期對檔案同行有所幫助。

關(guān)鍵詞：聊城市城市建設(shè)檔案館;紙質(zhì)檔案;數(shù)字化加工;對策建議

為適應大數(shù)據(jù)時代的要求，我國檔案信息化建設(shè)全面提速，隨著云計算、大數(shù)據(jù)和移動網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案資源作為國家基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源地位日益凸顯，存量數(shù)字化不僅成為國家層面上檔案工作的信息化戰(zhàn)略，更是我們面對大數(shù)據(jù)時代的挑戰(zhàn)與機遇，也是全面推進檔案數(shù)字化建設(shè)的必由之路。

一、館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化的定義和內(nèi)容

檔案是人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，也是直接形成的歷史記錄，傳統(tǒng)的檔案載體主要以紙質(zhì)為主。隨著經(jīng)濟發(fā)展和社會進步，檔案的種類不斷增多，它的載體形式也日益多樣化，紙質(zhì)檔案仍然是最常見、最傳統(tǒng)、數(shù)量最多的檔案形式，也是城建檔案館中館藏量占比最大的載體形式。在《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）中，對紙質(zhì)檔案數(shù)字化這樣定義，采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。而館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化包含對館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理、檔案的掃描、圖像的處理、數(shù)據(jù)的掛接、成果的驗收和移交等內(nèi)容。數(shù)字化加工項目一般包括項目前期準備、項目實施和成果利用三個階段，每個階段包含不同的工作內(nèi)容。

二、館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化的意義和重要性

館藏檔案紙質(zhì)檔案的數(shù)字化是城建檔案信息化的基礎(chǔ)，也是城建檔案館建設(shè)數(shù)字檔案館和檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。比如，在國家檔案局印發(fā)的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》中關(guān)于數(shù)字檔案館建設(shè)目標中提到，要推動館藏檔案資源數(shù)字化、增量檔案電子化，逐步實現(xiàn)對數(shù)字檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化管理以及分層次多渠道提供檔案信息資源利用和社會共享服務。在國家檔案局印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中關(guān)于檔案事業(yè)的發(fā)展目標和實施任務中也提到，全面推進檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化;實施國家數(shù)字檔案資源融合共享服務工程，建立開放檔案信息資源社會化共享服務平臺。山東省住建廳印發(fā)的《2019年全省城建檔案工作要點》中關(guān)于全面推進城建檔案信息化建設(shè)中要求，按照“存量數(shù)字化、增量電子化”要求，加快推進館藏檔案數(shù)字化建設(shè)，2020年底，各設(shè)區(qū)市城建檔案館完成現(xiàn)有館藏檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。

館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化對檔案事業(yè)的發(fā)展有著非常重要的作用。一是館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化，有利于實體檔案的安全保管。將紙質(zhì)檔案數(shù)字化以后，可以在查閱利用的時候用數(shù)字化副本替代原件使用，大大降低了原件的利用率，有效防止由于翻閱等對原件帶來的損害;另外，紙質(zhì)檔案數(shù)字化后的數(shù)據(jù)不僅可以在館內(nèi)保存，還可以進行異地備份，對檔案安全又加了一層防護。二是館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化，有利于提高工作效率。在當今轉(zhuǎn)變政府職能，“最多跑一次”“一次辦好”等政策要求下，通過館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立檔案數(shù)據(jù)庫，利用互聯(lián)網(wǎng)等平臺，能有效達到讓辦事人員少跑腿，讓檔案數(shù)據(jù)多跑路，使檔案利用更加高效便捷，更好的為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步服務。

三、館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化容易出現(xiàn)的問題

1.組織不到位、資金不到位，導致數(shù)字化加工項目不能實施

在館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工項目前期準備階段，需要對館藏紙質(zhì)檔案的整體情況進行一個詳細的掌握，包括檔案的數(shù)量、分類、組卷整理、案卷質(zhì)量等。還需要到先進的地市去學習取經(jīng)，以便能夠制定切實可行的檔案數(shù)字化加工方案來組織實施，否則組織不到位，數(shù)字化加工項目必然不能順利開展。館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工，就是將館藏的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化文檔，有著龐大的工作量，必然會耗費大量的人力、物力和財力，甚至需要專業(yè)的檔案數(shù)字化加工外包公司來進行，沒有一定的資金作保障，數(shù)字化加工項目就不能順利實施。

2.管理不到位、措施不到位，導致數(shù)字化加工質(zhì)量出現(xiàn)問題

在館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工項目實施過程階段，需要建立科學、規(guī)范、完善的管理制度對檔案實體、人員、場地、設(shè)備、數(shù)據(jù)進行嚴格的管理和有效控制，如果管理不到位、措施不到位，必然會導致數(shù)字化加工質(zhì)量出現(xiàn)問題，數(shù)字化加工的預期目標也就不能實現(xiàn)，這也是雖然紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工有國家統(tǒng)一的標準和規(guī)范，但是加工成果質(zhì)量卻參差不齊的最主要的原因。

3.人員不到位、技術(shù)不到位，導致數(shù)字化加工成果利用困難

在館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工項目成果利用階段，需要先進的檔案管理系統(tǒng)和硬件設(shè)備以及擁有先進技術(shù)的檔案專業(yè)高科技人才，而許多檔案館缺乏檔案專業(yè)高科技人才和先進的軟硬件設(shè)備，雖然建立了檔案數(shù)據(jù)庫，但是對檔案信息資源不能進行深度開發(fā)，導致數(shù)字化成果不能得到有效利用。

四、解決館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化問題的對策和建議

1.爭取領(lǐng)導重視，獲取財政資金支持

近年來，檔案在經(jīng)濟發(fā)展和社會進步中的作用越來越大，人們也逐漸意識到檔案的重要性，檔案地位也在逐漸提升。比如，在國務院辦公廳《關(guān)于全面開展工程建設(shè)項目審批制度改革的實施意見》（國辦發(fā)〔2019〕11號）中關(guān)于實行聯(lián)合審圖和聯(lián)合驗收就要求，實行規(guī)劃、土地、消防、人防、檔案等事項限時聯(lián)合驗收，統(tǒng)一竣工驗收圖紙和驗收標準，統(tǒng)一出具驗收意見。但是在許多地方，檔案還處在說起來重要、忙起來不要的現(xiàn)實，作為檔案工作者，要多向領(lǐng)導匯報，爭取領(lǐng)導重視，以獲取政策支持和資金支持，不斷優(yōu)化檔案事業(yè)發(fā)展環(huán)境。在實際工作中，聊城市城市建設(shè)檔案館為爭取領(lǐng)導重視，獲取資金支持，一是經(jīng)常向領(lǐng)導匯報城建檔案工作并邀請領(lǐng)導到館內(nèi)進行實地檢查和調(diào)研;二是通過將城建檔案工作經(jīng)費納入年度預算，加大城建檔案財政投入，用于城建檔案館（庫）等軟硬件設(shè)施的改善以及重大重點項目建設(shè)。得益于領(lǐng)導的重視和資金的支持，聊城市城市建設(shè)檔案館先后完成了館藏紙質(zhì)建設(shè)工程竣工檔案數(shù)字化加工項目和館藏紙質(zhì)工作檔案數(shù)字化加工項目兩期項目，館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化程度達到80%以上。

2.館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化要分階段實施、分批次完成

檔案數(shù)字化本身就是一項系統(tǒng)工程，涉及到檔案的整理、保管、鑒定、利用等許多環(huán)節(jié)，聊城市城市建設(shè)檔案館紙質(zhì)檔案館藏量大、類別多、檔案產(chǎn)生年代跨度大、不同時期整理標準不統(tǒng)一，數(shù)字化加工起來難度大，根據(jù)館藏紙質(zhì)檔案這種實際情況，再加上分批進行資金申請相對容易一些，我們決定統(tǒng)籌規(guī)劃、分階段實施、分批次完成數(shù)字化加工。一期數(shù)字化加工項目先從類別相對單一、標準相對統(tǒng)一的建設(shè)工程竣工檔案開始，以便于館內(nèi)管理人員積累經(jīng)驗，來應對可能出現(xiàn)的更加復雜的問題。二期再進行類別較多、較復雜的工作檔案的數(shù)字化加工，這樣從易到難、從簡單到復雜，有效地保證了項目的順利開展。

3.采用有經(jīng)驗、有實力的數(shù)字化加工外包公司提供服務

由于館內(nèi)人員、技術(shù)、設(shè)備等條件限制，聊城市城市建設(shè)檔案館在爭取到項目資金后，根據(jù)相關(guān)規(guī)定和要求，采用了通過政府采購的形式選擇外包公司提供數(shù)字化加工服務的方式。在數(shù)字化項目招標之前，聊城市城市建設(shè)檔案館先后到先進地市去學習考察和調(diào)研取經(jīng)，制定了切實可行的檔案數(shù)字化實施方案，并通過委托代理公司進行政府采購公開招標，最終確定了具有豐富經(jīng)驗和實力的檔案數(shù)字化加工公司承擔該項目。

4.加強數(shù)字化項目實施過程中的安全管理和質(zhì)量控制

檔案數(shù)字化加工項目的工期，短則一兩個月，長則一兩年，在項目實施過程中需要對其進行安全管理和有效控制。在館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工過程中，聊城市城市建設(shè)檔案館制定了完善的管理制度，包括：崗位管理制度、人員管理制度、場地管理制度、數(shù)據(jù)管理制度、檔案實體管理制度，同時對檔案加工場地安裝了監(jiān)控設(shè)備、消防設(shè)施以確保安全。另外，還制定了合理的數(shù)字化加工工作流程，對各個環(huán)節(jié)的操作規(guī)范進行統(tǒng)一，形成了每周五上午的周例會和每月最后一個周五的月例會制度，以便及時解決數(shù)字化加工中產(chǎn)生的問題，對數(shù)字化加工全過程能夠進行有效的控制，確保加工質(zhì)量。正是得益于加強數(shù)字化項目實施過程中的安全管理和質(zhì)量控制，使得數(shù)字化加工項目保質(zhì)保量如期完成，并順利通過驗收組驗收，達到了預期目標。

5.提高館內(nèi)管理人員和數(shù)字化加工人員的專業(yè)素養(yǎng)

人員是館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的關(guān)鍵因素，館內(nèi)管理人員和數(shù)字化加工人員的專業(yè)素養(yǎng)，直接決定著數(shù)字化加工項目的成敗。聊城市城市建設(shè)檔案館首先派館內(nèi)管理人員到先進地市學習典型經(jīng)驗，派業(yè)務骨干參加國家、省、市組織的檔案業(yè)務培訓，有針對性對館內(nèi)工作人員進行檔案專業(yè)、數(shù)字化和信息化培訓，館內(nèi)也形成了每月一次的業(yè)務交流授課。另外，對數(shù)字化加工人員要求外包公司對其進行定期的業(yè)務培訓。

五、結(jié)語

綜上所述，檔案信息化是檔案事業(yè)的發(fā)展方向，檔案工作需要時刻跟隨時代發(fā)展趨勢，檔案工作者要求真務實、腳踏實地推動館藏檔案數(shù)字化，積極應對數(shù)字化加工過程中產(chǎn)生的問題，采取有效措施做好檔案數(shù)字化，提高檔案利用效率和工作水平，更好地為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步服務。

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