北京大學(xué)醫(yī)學(xué)出版社ERP項(xiàng)目實(shí)施與運(yùn)用

張其鵬

摘要：歷經(jīng)一年多的努力，北京大學(xué)醫(yī)學(xué)出版社ERP項(xiàng)目系統(tǒng)成功上線并運(yùn)用于日常生產(chǎn)活動(dòng)中。本文就ERP項(xiàng)目的論證、規(guī)劃、實(shí)施、應(yīng)用等方面進(jìn)行論述，總結(jié)得失，旨在為兄弟出版社進(jìn)行ERP項(xiàng)目實(shí)施提供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：出版企業(yè)；企業(yè)信息化；企業(yè)資源計(jì)劃

一、ERP項(xiàng)目實(shí)施的背景

企業(yè)資源計(jì)劃（Enterprise Resource Planning，ERP），是由美國(guó)Gartner Group公司于1990年將其作為制造資源計(jì)劃的后續(xù)愿景而提出的概念。它作為MRPⅡ的下一代，繼承了MRPⅡ的全部?jī)?yōu)勢(shì)，它的核心功能是計(jì)劃與控制。它能有效地將企業(yè)資源，包括人力、物資、資金，按照產(chǎn)品生產(chǎn)流程的時(shí)間軸進(jìn)行有效配置，標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)流程，實(shí)時(shí)采集生產(chǎn)流程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)并進(jìn)行匯總與分析，為企業(yè)對(duì)生產(chǎn)、成本的計(jì)劃與控制提供數(shù)據(jù)支持，從而提高企業(yè)精細(xì)化管理，提高企業(yè)生產(chǎn)效率和管理水平。

從20世紀(jì)80年代后期開始，國(guó)際出版企業(yè)逐漸認(rèn)識(shí)到優(yōu)化供應(yīng)鏈和利用信息化手段提高管理效率和水平已成為企業(yè)成功的重要助力。國(guó)際出版企業(yè)中，例如威科（Wolters Kluwer）、愛思唯爾（Elsevier）、施普林格（Springer）等出版集團(tuán)都已經(jīng)采納并實(shí)施了ERP。他們采用的ERP涵蓋了編務(wù)、印務(wù)、發(fā)行、出版、庫存、人力資源、財(cái)務(wù)等出版流程中的主要環(huán)節(jié)，并實(shí)現(xiàn)了各個(gè)環(huán)節(jié)一體化集成管理的信息系統(tǒng)，基本實(shí)現(xiàn)了圖書出版生產(chǎn)流程中數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的“無紙化”。而在國(guó)內(nèi)，大多數(shù)出版社至今只對(duì)部分工作流程或環(huán)節(jié)進(jìn)行了信息化管理，還沒有形成這種涵蓋圖書出版主要流程各環(huán)節(jié)的一體化綜合管理和信息化。

北京大學(xué)醫(yī)學(xué)出版社（下簡(jiǎn)稱“北醫(yī)社”）在該項(xiàng)目實(shí)施前，并未形成一個(gè)各生產(chǎn)環(huán)節(jié)一體化集成管理的信息系統(tǒng)。首先，由于編務(wù)和印務(wù)沒有采用信息管理系統(tǒng)，導(dǎo)致編務(wù)與印務(wù)工作產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，大多以紙質(zhì)單據(jù)進(jìn)行管理，這些數(shù)據(jù)的管理和使用效率十分低下，無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的重用和共享。其次，由于信息管理系統(tǒng)沒有覆蓋出版業(yè)務(wù)的全流程，造成了信息孤島的出現(xiàn)，導(dǎo)致了業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)間的數(shù)據(jù)交換十分困難。編務(wù)與印務(wù)業(yè)務(wù)沒有與財(cái)務(wù)、發(fā)行業(yè)務(wù)統(tǒng)一管理，導(dǎo)致相同的數(shù)據(jù)要維護(hù)多次，而且每次維護(hù)都只能進(jìn)行人工錄入，數(shù)據(jù)無法隨生產(chǎn)流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)。最后，由于沒有一個(gè)涵蓋整個(gè)出版流程的一體化管理信息系統(tǒng)，決策層無法有效及時(shí)獲取業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，導(dǎo)致出版社無法對(duì)生產(chǎn)進(jìn)行高水平的精細(xì)化管理，如無法進(jìn)行單書成本核算；無法對(duì)生產(chǎn)資料進(jìn)行精確的、理性的、非經(jīng)驗(yàn)性的計(jì)劃、配置和管理；無法通過數(shù)據(jù)挖掘?qū)︿N售市場(chǎng)進(jìn)行預(yù)估等。

以上這些問題都成為北醫(yī)社管理經(jīng)營(yíng)水平提高的障礙，阻礙了出版社的健康發(fā)展。北醫(yī)社于2013年初批準(zhǔn)立項(xiàng)開展北醫(yī)社ERP項(xiàng)目的建設(shè)工作。經(jīng)過一年多的努力，北醫(yī)社ERP項(xiàng)目順利完成并投入使用，為出版社進(jìn)一步健康發(fā)展提供了有力保障。

二、ERP系統(tǒng)上線的準(zhǔn)備與實(shí)施

1.解決方案的選定

目前國(guó)內(nèi)出版社采用的覆蓋全生產(chǎn)流程的ERP系統(tǒng)大部分是購買用友、金蝶、云因等幾家公司的產(chǎn)品，有少數(shù)出版社自主研發(fā)了自己的ERP系統(tǒng)。北醫(yī)社根據(jù)實(shí)際情況，成立招標(biāo)專家組，向社會(huì)公開招標(biāo)，從產(chǎn)品的實(shí)用性、與出版社流程的符合度、可擴(kuò)展性、易維護(hù)性、維護(hù)成本等方面進(jìn)行綜合考量，最終選定了用友公司的NC系統(tǒng)（UFIDA NewCentury）作為解決方案。

2.人員配備

ERP項(xiàng)目的實(shí)施是一項(xiàng)關(guān)乎出版社各生產(chǎn)環(huán)節(jié)的系統(tǒng)工程，很多問題根植于生產(chǎn)活動(dòng)中的具體細(xì)節(jié)，如果處理不好，不僅會(huì)影響項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)度，而且還會(huì)妨礙日常生產(chǎn)的正常進(jìn)行。因此，需要構(gòu)建一個(gè)分工明確、責(zé)任明晰的實(shí)施管理團(tuán)隊(duì)，并確立暢通的信息溝通和反饋通道。

為了保證項(xiàng)目開展，北醫(yī)社成立了ERP項(xiàng)目執(zhí)行小組，由社長(zhǎng)任組長(zhǎng)，總編輯任副組長(zhǎng)，項(xiàng)目總監(jiān)由出版社信息技術(shù)總監(jiān)出任；然后從總編室、各編輯事業(yè)部、財(cái)務(wù)部、出版部、發(fā)行部、庫房各選派1-2名業(yè)務(wù)骨干作為組員，充當(dāng)系統(tǒng)實(shí)施中的典型用戶。同時(shí)，出版社制定了例會(huì)制度，每周開一次例會(huì)，并根據(jù)實(shí)際情況增開會(huì)議。

項(xiàng)目總監(jiān)全程配合實(shí)施方工作，負(fù)責(zé)雙方的溝通協(xié)調(diào)，負(fù)責(zé)組織人員進(jìn)行數(shù)據(jù)的整理和轉(zhuǎn)換，系統(tǒng)上線后將出任系統(tǒng)管理員，負(fù)責(zé)系統(tǒng)的日常維護(hù)和問題處理。

典型用戶負(fù)責(zé)配合實(shí)施方進(jìn)行需求分析，在項(xiàng)目總監(jiān)指導(dǎo)下進(jìn)行本部門的數(shù)據(jù)整理，系統(tǒng)進(jìn)入測(cè)試階段時(shí)負(fù)責(zé)進(jìn)行測(cè)試工作。

3.流程梳理及系統(tǒng)配置

用友NC系統(tǒng)實(shí)施的指導(dǎo)思想是為用戶提供一套標(biāo)準(zhǔn)的模塊化產(chǎn)品，用戶根據(jù)自己的需求進(jìn)行配置，最后形成一個(gè)符合自己生產(chǎn)流程的ERP系統(tǒng)。整合過程類似于“搭積木”，用友NC系統(tǒng)提供“積木”，出版社“指揮”實(shí)施團(tuán)隊(duì)進(jìn)行搭建，“指揮”過程基于標(biāo)準(zhǔn)化的術(shù)語和各種表單進(jìn)行。整個(gè)過程就是一個(gè)梳理流程、再根據(jù)梳理結(jié)果進(jìn)行配置的過程。

北醫(yī)社同其他出版社一樣，在日常生產(chǎn)活動(dòng)中形成了一套有著自身特色的生產(chǎn)業(yè)務(wù)流程?！笆崂怼惫ぷ骶褪且獙⑦@個(gè)現(xiàn)實(shí)中的流程抽象化、標(biāo)準(zhǔn)化后，通過NC系統(tǒng)中提供的表單、工作流、審批流等組件，將其在系統(tǒng)中表示出來。

北醫(yī)社根據(jù)實(shí)際情況在圖書編印模塊配置了本版書（配盤）出版流程、外版書（配盤）出版流程、重印書（配盤）流程等業(yè)務(wù)流程，配置了選題申報(bào)、重印申報(bào)、選題信息變更申請(qǐng)等審批流程，配置了選題申報(bào)表、重印申報(bào)表、項(xiàng)目信息登記表、出版合同審批單、三審單、發(fā)稿單、封面設(shè)計(jì)單、編校流轉(zhuǎn)單、質(zhì)量檢測(cè)單、樣書信息登記單、印數(shù)定價(jià)審批單、印訂施工單等流轉(zhuǎn)單據(jù)。

在財(cái)務(wù)與供應(yīng)鏈模塊配置了紙張采購流程、圖書銷售流程、稿費(fèi)支付流程、編錄加工費(fèi)用支付流程、生產(chǎn)費(fèi)用付款流程等。

應(yīng)注意的是，系統(tǒng)配置的時(shí)候應(yīng)該按照先配置基本檔案，再配置單據(jù)，最后配置工作流程和審批流的順序進(jìn)行。

4.數(shù)據(jù)載入

系統(tǒng)配置完成只相當(dāng)于蓋好了“房子”，需要配好“家具”和“人員”入住以后才能真正使整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)起來。靜態(tài)數(shù)據(jù)就相當(dāng)于“家具”，包括：圖書檔案、作者信息、人員檔案、出書門類、存貨分類、開本類型等；“中間態(tài)”的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)就好比“人員”，它們會(huì)隨著業(yè)務(wù)的進(jìn)行發(fā)生變化，例如未達(dá)賬款、未結(jié)算的訂單、未印制完成的圖書以及印制完成未入庫的圖書等信息。這些數(shù)據(jù)在采用NC系統(tǒng)前，分散于各個(gè)部門。數(shù)據(jù)載人就是將這些分散的數(shù)據(jù)按照標(biāo)準(zhǔn)的格式整理成一份份數(shù)據(jù)表單，最后利用數(shù)據(jù)傳輸平臺(tái)將數(shù)據(jù)載入系統(tǒng)。

北醫(yī)社根據(jù)自身情況制定了客商信息、作者信息表、項(xiàng)目信息登記表、存貨期初表、成本卡明細(xì)表、在途訂單表等電子表單，以excel形式下發(fā)各業(yè)務(wù)部門，由典型用戶在項(xiàng)目總監(jiān)指導(dǎo)下填報(bào)。填報(bào)的表單匯總到項(xiàng)目總監(jiān)處，經(jīng)處理后導(dǎo)入測(cè)試系統(tǒng)。在測(cè)試系統(tǒng)中進(jìn)行幾筆典型業(yè)務(wù)模擬，通過對(duì)庫存、財(cái)務(wù)總賬、存貨核算、成本計(jì)算等模塊對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)證。如發(fā)現(xiàn)問題則及時(shí)回溯，查找原因予以糾正。經(jīng)過多次反復(fù)后，使得測(cè)試系統(tǒng)配置的流程、表單、審批流以及數(shù)據(jù)和現(xiàn)實(shí)中的業(yè)務(wù)契合。

5.試運(yùn)行與并行階段

數(shù)據(jù)載入完畢后，需要求典型用戶在測(cè)試系統(tǒng)中對(duì)照現(xiàn)實(shí)流程進(jìn)行模擬操作。試運(yùn)行階段應(yīng)該有足夠的時(shí)間跨度，業(yè)務(wù)流程模擬也必須有代表性。經(jīng)過試運(yùn)行階段后，在正式啟用系統(tǒng)前，需對(duì)出版社人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，經(jīng)過培訓(xùn)后，開始使用正式系統(tǒng)?？紤]到有可能出現(xiàn)的問題，原來的信息系統(tǒng)需要與正式系統(tǒng)并行一段時(shí)間。在并行期間，正式系統(tǒng)要做好定期數(shù)據(jù)備份工作。但是，并行階段新、老兩套系統(tǒng)同時(shí)運(yùn)行，會(huì)增加操作員的工作量，所以并行階段不宜選在業(yè)務(wù)過于集中發(fā)生的時(shí)間段，而且并行時(shí)間不宜太長(zhǎng)。

6.驗(yàn)收上線

經(jīng)過試運(yùn)行與并行階段，出版社人員對(duì)系統(tǒng)已經(jīng)較為熟悉，工作習(xí)慣已經(jīng)逐步養(yǎng)成，系統(tǒng)逐漸進(jìn)入正式運(yùn)行狀態(tài)。通過庫存、財(cái)務(wù)總賬、存貨核算、成本計(jì)算等模塊對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)證，組織專家對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行驗(yàn)收后，系統(tǒng)方可正式上線運(yùn)行。

三、ERP系統(tǒng)的上線及應(yīng)用

1.實(shí)現(xiàn)了編、印、發(fā)、財(cái)完整的信息流管理

北醫(yī)社在正式采用NC系統(tǒng)后，選題申報(bào)、選題審批、出版合同、三審、發(fā)稿、CIP及書號(hào)申請(qǐng)、封面設(shè)計(jì)、校對(duì)、排版、印制、產(chǎn)品入庫、圖書銷售、銷售回款、庫房管理等環(huán)節(jié)均被按照先后依賴關(guān)系整合于生產(chǎn)時(shí)間軸上。管理者可以實(shí)時(shí)監(jiān)控選題的運(yùn)作情況、物料和人力的調(diào)配情況、產(chǎn)品銷售情況等，從而作出決策，控制生產(chǎn)流程有序、高效地進(jìn)行。

2.實(shí)現(xiàn)了圖書成本單本核算

選題通過審核立項(xiàng)后，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)選題申報(bào)信息生成對(duì)應(yīng)的存貨信息和成本卡。隨著生產(chǎn)流程的進(jìn)行，此選題發(fā)生的費(fèi)用將會(huì)及時(shí)地歸集到對(duì)應(yīng)的成本卡下。歸集的費(fèi)用總和除以總?cè)霂鞌?shù)即獲得單位成本，在圖書銷售時(shí)，此單位成本即可用于計(jì)算銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)，從而實(shí)現(xiàn)單本成本利潤(rùn)核算?？紤]到圖書銷售時(shí)成本不齊導(dǎo)致單位成本低于現(xiàn)實(shí)的情況，系統(tǒng)提供了預(yù)估機(jī)制。例如在圖書印制時(shí)，出版部只用確定紙張類型、數(shù)量，系統(tǒng)便會(huì)根據(jù)紙張采購入庫時(shí)的單價(jià)預(yù)估該印制所需的材料費(fèi)并以預(yù)估標(biāo)志記入成本卡。等出版部正式與印刷廠結(jié)算時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)抵消預(yù)估材料費(fèi)，并將實(shí)際材料費(fèi)記入成本卡。如在實(shí)際成本記入前該圖書發(fā)生了銷售，銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)就是以預(yù)估費(fèi)用計(jì)算的單位成本，在實(shí)際成本錄入成本卡時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算實(shí)際單位成本，并對(duì)已經(jīng)發(fā)生的銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)生成調(diào)整單，從而保證圖書成本單本核算的準(zhǔn)確性、及時(shí)性。

3.定制的報(bào)表系統(tǒng)極大提高了生產(chǎn)管理效率

北醫(yī)社充分利用了NC系統(tǒng)提供的二次開發(fā)工具，根據(jù)自身需求定制了大量查詢報(bào)表，極大地拓展了ERP系統(tǒng)功能，方便了用戶的使用，并為管理者提供了決策的數(shù)據(jù)支持。例如，定制了選題申報(bào)匯總表，編務(wù)可以方便地匯總打印某一時(shí)間段中的選題申報(bào)信息，以便提供給選題審批會(huì)各委員參考；定制了書號(hào)申報(bào)信息匯總表，方便編務(wù)批量導(dǎo)出需要申報(bào)書號(hào)的選題信息，并直接通過申報(bào)系統(tǒng)提交，從而減少了編務(wù)的工作量和發(fā)生人為錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)；定制了新書主發(fā)信息匯總表，方便發(fā)行員匯總對(duì)應(yīng)客商未發(fā)新書的情況，并及時(shí)對(duì)其進(jìn)行新書主發(fā)；定制了圖書信息匯總表，該表包括了圖書基本信息、圖書成本信息、圖書銷售信息，方便責(zé)編能及時(shí)了解自己選題的生產(chǎn)、銷售情況，該表還可以應(yīng)用于數(shù)據(jù)挖掘，從而為把握?qǐng)D書市場(chǎng)動(dòng)向提供數(shù)據(jù)支持。