檔案大事記編撰工作的實踐與思考

高立偉

【摘要】檔案大事記由時間、紀實兩部分組成，以時為經(jīng)，以事為緯，屬于志書體例中的“豎寫”范疇。為了便于檔案閱讀者更有效地利用檔案，經(jīng)過編撰者們“摘精取要”，讓一條條檔案信息變身為系統(tǒng)、條理、便于檢索查詢的大事要事。檔案大事記短則幾十個字，長則二百余字，能夠鐫刻不同歷史時期光影斑駁的發(fā)展歷程，還能讓檔案閱讀者宏觀把握發(fā)展脈絡與發(fā)展規(guī)律，并為后續(xù)的檔案編研、志鑒編修、宣傳教育提供基礎性、條理化的素材。

【關鍵詞】大事記;編撰;實踐;思考

大事記主要記錄大事、要事，必須提綱挈領，使人一開卷而古今之事了如指掌，每條記錄主線清晰、數(shù)據(jù)準確、表述完整。筆者從事檔案管理工作近20年，參與并完成了《聊城自來水公司大事記》（1958—2002）編撰，并負責組織開展了企業(yè)改制后（2002年至今）的聊城水務集團大事記續(xù)編工作。在此過程中結(jié)合大事記編寫規(guī)范要求，對國有企業(yè)檔案大事記編撰工作進行了思考和總結(jié)。

一、檔案大事記信息

檔案大事記的主要信息來源于檔案館（室）收藏的檔案。在實際編寫過程中，編撰者要從每一卷案卷中提煉出時間、主體、事件、進展、結(jié)果等關鍵信息，常常會遇到以下三種問題：

（一）庫存信息不一致。例如年度供水總量數(shù)據(jù)，在生產(chǎn)負責人年度工作總結(jié)中顯示的數(shù)據(jù)，與企業(yè)年度生產(chǎn)統(tǒng)計數(shù)據(jù)不一樣，這時就需要編撰人員從兩份數(shù)據(jù)的產(chǎn)生時間、報告主體、特殊情況說明等處入手進行分析，因為生產(chǎn)數(shù)據(jù)的報送時間、報送口徑都可能造成數(shù)據(jù)的浮動。若最終仍無法合理解釋說明，那么就要以企業(yè)最終上報至主管部門的財務數(shù)據(jù)為準。

（二）庫存檔案信息不足。這時要通過走訪老職工、向各級檔案館（室）查詢、向社會征集信息等方式，進行信息的補充。但要注意，除了在檔案館室查詢到的信息外，其他通過走訪、社會征集得到的信息有時也會出現(xiàn)不一致、不準確的情況，必須經(jīng)過多方驗證后才能作為大事記的信息來源，對于分歧信息要本著實事求是、寧缺毋濫的原則酌情使用。

（三）同一事件表述不同。比如20世紀80年代的一項企業(yè)活動，在企業(yè)精神文明工作匯報和企業(yè)年度工作總結(jié)中，對活動背景描述一致，但是活動名稱不同，舉辦活動的意義表述也不同，這就非?？简灳幾藛T的編輯能力和工作耐心。后期，編撰人員通過向老領導驗證、照片檔案比對、文字表述精簡等方式，編寫了一條初稿并順利通過審核。

二、檔案大事記周期

從檔案大事記的編撰周期，要區(qū)別檔案全宗的主體來設定。經(jīng)濟社會發(fā)展綜合成績?yōu)橹鞯拇笫掠?，編撰周期要契合國家大的發(fā)展方向和時間節(jié)點，例如改革開放以來的成就綜述、十三五期間成就及經(jīng)驗綜述等。從行業(yè)類發(fā)展歷程及成就為主的大事記，要明確編撰的范圍和主體，把國家對行業(yè)的發(fā)展要求，省、市對行業(yè)工作的方針部署等大背景融入其中，再詳細記錄行業(yè)整體發(fā)展趨勢，編撰主體歷年來的大事要事等。一般情況下，檔案綜合大事記應以“年”“月”為單位整理檔案、收集編纂大事記。周期越短，越容易把發(fā)生不久的大事全面系統(tǒng)地整理好，從中選擇最重要的資料列入大事記。如果大事記整理周期過長，就可能因一些檔案信息收集不全、保管方式不當，造成編撰收錄內(nèi)容不全。一旦重要資料有重大遺失，大事記中就會缺少重要內(nèi)容及重要細節(jié)，致使大事記編纂不夠嚴謹，還可能出現(xiàn)史實性錯誤。

三、檔案大事記編撰

（一）記述。尊重歷史、尊重史實，不評論、不溢美，簡明扼要，這是檔案大事記的主要記述原則。在編撰過程中，一是要注意保持文風質(zhì)樸、語言流暢、立場鮮明，觀點正確。二是要注意選材真實，取舍得當，做到大事不漏，小事不記。三是要一事一記，層次清楚，記述完整，用詞精要。

（二）體例。一般大事記編撰體例包括四種：第一種是較為傳統(tǒng)的編年體大事記，以時間為序編排，按月按日逐項記載，以時間開頭立條目，這是比較常用的體例。第二種是紀事本末體，以事件為中心立目，然后按時間順序完整記述事件，一般取名為“大事紀略”“大事紀要”“大事述略”等等。第三種是把大事記分為兩部分：一部分是比較傳統(tǒng)的編年體，另一部分是紀事本末體，總體是一種綜合性的二分法大事記。第四種是分類編年體大事記，先按性質(zhì)分類，再按時間順序編排記述，即“橫排豎寫”。

（三）文字。大事記編撰，都有明確具體的文字整理規(guī)則。要注意：全文使用第三人稱編撰，職務在姓名前，姓名均直書其名，姓名后不加“同志”“先生”等。文中的機構名稱，或使用全稱或規(guī)范簡稱，全文應保持一致。公歷年月日一律用阿拉伯數(shù)字完整表示，不能混用漢字，不用“當前”“過去”等模糊時間詞語，應用確切時間。要使用法定規(guī)范的計量單位和化學符號，數(shù)字的小數(shù)點后一般保留兩位，文字中計量單位表述應保持延續(xù)統(tǒng)一，例如供水能力單位確定為m?/日，就不能再用立方米/日，供水服務面積一旦確定使用“平方千米”就不能混用“平方公里”。獲得的榮譽必須有頒發(fā)機構、時間、獎項內(nèi)容。同時，還要注意民族宗教類用語和檔案敏感詞語的使用，慎重使用私密信息、反面信息、個人不良信息等。

（四）審核。編纂完稿后，必須進行逐級審核，嚴格執(zhí)行大事記文字整理規(guī)則，把好大事要事關、文字標準關、涉密信息審批關，然后交由主要負責人審定。建議審定后，聯(lián)系檔案館業(yè)務主管部門或市委文史部門，請專業(yè)人員預審并提出修改建議，根據(jù)實際情況修改后再定稿，不能僅在編纂人員草草寫完后就編印成冊或送交檔案館。 ? ? ? ? ? ? ?

四、檔案大事記利用

檔案大事記的編撰，主要目的是給各方人員提供利用的材料。編撰定稿后，可以出版為書冊，也可以直接以電子信息定稿，都能夠作為簡史提供給各方人員查詢使用，但在查閱效率、利用效果等方面有四個不同：

（一）展示效應不同。書冊版的檔案大事記，是檔案編研工作的亮點和成績，可以向上級申報編研成果，也可以作為獨具特色的企業(yè)禮物對外饋贈，進行行業(yè)間的學習交流，獨具意義。電子版檔案大事記較之書冊版檔案大事記，雖然一字不差，也可以用打印機隨時打印出來，但在檔案編研成果的展示效應上略為遜色。

（二）查閱精度不同。書冊版的檔案大事記，多數(shù)是以

“年”“月”為時間單位進行編撰，當需要查詢信息的時間節(jié)點模糊時，查閱者必須在書冊中“大海撈針”，對于在不同時間節(jié)點反復出現(xiàn)的同一事項，書冊版大事記易出現(xiàn)遺漏。電子版檔案大事記能夠利用計算機檢索功能快速查找，只需輸入關鍵文字即可連續(xù)定位，方便以時間為線精準查找信息。

（三）利用效果不同。書冊版的檔案大事記，便于編撰人員直觀、宏觀了解檔案核心內(nèi)容、高效利用檔案，對于深層編研、志鑒編修等具有重要參考價值。而電子版檔案大事記便于專題信息的提取和復制，可以快速組建各種主題的信息和圖片，例如聊城水務集團建設的供水事業(yè)發(fā)展歷程展廳，一些文字信息就是從《聊城自來水公司大事記》電子版中提取制作而成。

（四）續(xù)編效應不同。對于一個正處于發(fā)展中的編撰主體，從一個不完整的時間區(qū)間內(nèi)來看，書冊版大事記還不是一個閉合的、完整的檔案記錄。受印制書冊成本的限制，書冊版大事記無法實現(xiàn)文字內(nèi)容的連續(xù)編撰、及時更新。電子版大事記卻可以不斷地補充新的檔案信息，進而實現(xiàn)檔案大事記的連續(xù)編研。

五、結(jié)語

總之，書冊版、電子版檔案大事記各有所長，大事記編纂工作意義非凡。只要編撰工作者們抓住基本要領，雙管齊下、揚長避短，用認真、細致、耐心的態(tài)度去完成這項系統(tǒng)性強、內(nèi)容多、難度大的工作，就能將大事記編撰成為規(guī)范的“大事、要事”記錄，充分發(fā)揮其在經(jīng)濟社會發(fā)展中的獨特作用，為書寫精品簡史打下堅實的基礎。

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