PPT制作中存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

◆張 丹

(武漢市婦女兒童活動(dòng)中心)

PPT制作中存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

◆張 丹

(武漢市婦女兒童活動(dòng)中心)

PPT(幻燈片)是現(xiàn)代辦公人員常用并青睞的辦公軟件，在現(xiàn)實(shí)運(yùn)用中存在著將PPT等同講稿、認(rèn)為PPT中的效果越多越好、越花越好等幾種常見(jiàn)誤區(qū)，能抓住觀眾的PPT應(yīng)遵循邏輯清晰、風(fēng)格統(tǒng)一、簡(jiǎn)潔明了、清楚醒目等特點(diǎn)，制作PPT的具體方法由主題思想、構(gòu)思理念、內(nèi)容、形式、受眾和制作者的審美情趣等綜合因素所決定。

PPT制作 誤區(qū) 對(duì)策

一、常見(jiàn)的幾種誤區(qū)

(一)等同講稿

在培訓(xùn)、講座、演示等運(yùn)用PPT(幻燈片)進(jìn)行展示活動(dòng)中，有的匯報(bào)者常常為了方便、省時(shí)，直接將word材料復(fù)制到PPT上，有的則是希望將解說(shuō)內(nèi)容能更多的呈現(xiàn)給觀眾，最后將PPT變成了以文本為主的的講稿，只不過(guò)是將文檔換了PPT的形式。

(二)越多越好

PPT軟件中有圖片、文字、聲音、動(dòng)畫(huà)、視頻等媒體形式。有的制作者喜歡在一個(gè)PPT中過(guò)多地使用多種形式來(lái)達(dá)到變換聽(tīng)眾口味，激起并保持聽(tīng)眾興趣的目的。

(三)越花越好

有的PPT制作者在幻燈片甚至是單頁(yè)中，將背景圖、文字、要點(diǎn)、活動(dòng)插圖等選用各種不同的色彩和樣式，認(rèn)為色彩越豐富畫(huà)面越美觀，越能吸引觀眾。但是，并不是色彩多的就美，色彩過(guò)多的PPT在視覺(jué)上不但沒(méi)有和諧的美感，還容易使聽(tīng)眾造成眼花繚亂的煩躁感，影響聽(tīng)眾的情緒和注意力。

二、應(yīng)遵循的原則與方法

(一)邏輯清晰

1.整個(gè)PPT大邏輯清晰。整個(gè)PPT要具備很清晰的閱讀順序，整個(gè)PPT不僅要包含封面頁(yè)、結(jié)束頁(yè)和內(nèi)容頁(yè)，還必須有緊跟封面頁(yè)的目錄頁(yè)來(lái)展示整個(gè)PPT的內(nèi)容結(jié)構(gòu)。必須有轉(zhuǎn)場(chǎng)頁(yè)，也就是把不同階段的內(nèi)容劃分開(kāi)的各章節(jié)的封面，章節(jié)頁(yè)呼應(yīng)目錄，保障整體連貫。結(jié)束頁(yè)之前，還要有總結(jié)頁(yè)，引領(lǐng)受眾回顧要點(diǎn)，切實(shí)留下深刻印象學(xué)會(huì)從結(jié)論說(shuō)起。

2.每個(gè)板塊的小邏輯清晰。每個(gè)板塊同樣需要清晰邏輯順序。它們的結(jié)構(gòu)層次不宜太多，關(guān)系要么并列，要么遞進(jìn)?？梢韵仍诩埳袭?huà)出結(jié)構(gòu)框架，分析每個(gè)框架里可以獲得的素材，如果思路不清晰可以先記下想到的那部分，然后整出文檔。

(二)風(fēng)格統(tǒng)一

1.背景圖的統(tǒng)一。PPT的風(fēng)格統(tǒng)一與否主要在于色彩、布局。而決定色彩的最重要的內(nèi)容是PPT的基本結(jié)構(gòu)中內(nèi)容的背景圖，也就是底板。背景圖因?yàn)閿?shù)量相對(duì)多而形成了PPT大的基調(diào)。正是這個(gè)大的基調(diào)直接影響著聽(tīng)眾對(duì)PPT的綜合感受。如是深色還是淺色，是暖調(diào)還是冷調(diào)，是藍(lán)色色系還是綠色色系，是清新型還是活潑型，是傳統(tǒng)型還是商務(wù)型等。風(fēng)格無(wú)所謂好壞，僅僅是一種藝術(shù)形式。但無(wú)論是哪種風(fēng)格，有幾點(diǎn)值得注意：一是根據(jù)聽(tīng)眾和主題內(nèi)容選擇背景圖。

2.文字的統(tǒng)一。PPT中的文字包括大標(biāo)題、小標(biāo)題和正文。文字風(fēng)格統(tǒng)一指相同層次的文字在字體大小、色彩、處理效果上的基本一致。

3.圖片的統(tǒng)一。PPT中的圖片包括照片以及與內(nèi)容深度聯(lián)系的插圖(自制、下載)。插圖的統(tǒng)一主要體現(xiàn)在類(lèi)型、處理效果和自定義動(dòng)畫(huà)方面的基本一致。

4.布局的統(tǒng)一。布局就是排版，是將PPT上的諸元素的相對(duì)位置的排放。布局的統(tǒng)一主要包括標(biāo)志的位子是否一致；版式中四周留白是否一致；文字和圖片離邊距的空間是否一致等。

(三)簡(jiǎn)潔明了

1.用簡(jiǎn)單完整語(yǔ)句組織文字。PPT中能用圖就不用表，能用表就不用字，圖形直觀更容易讓人理解，同時(shí)也容易形成深刻印象。

2.用簡(jiǎn)潔的圖片美化主題。一是指背景圖盡量相對(duì)簡(jiǎn)單、干凈，即無(wú)太多圖案、花紋，因?yàn)閳D案多的背景圖既影響圖上文字的識(shí)別，又干擾聽(tīng)眾的注意力。二是只用與內(nèi)容深度聯(lián)系的插圖。三是用構(gòu)圖、明暗、尺寸等效果好的圖。

3.用合適的形式增加效果。在幻燈片上適當(dāng)加入一些聲音、動(dòng)畫(huà)等當(dāng)然不錯(cuò)，但也應(yīng)根據(jù)講稿的實(shí)際需要決定是否需要。但選用過(guò)多或不當(dāng)，會(huì)適得其反。

4.用留白保持簡(jiǎn)潔。要使PPT簡(jiǎn)潔明了，還需要在排版時(shí)留空白。留白的做法就是去除不必要、不重要的元素，只保留必要元素，增加幻燈片的視覺(jué)清晰度。

(四)清楚醒目

1.主體突出。突出主體就是主體不能過(guò)小，但突出并不是要將四周占滿(mǎn)，過(guò)滿(mǎn)過(guò)大會(huì)造成視覺(jué)上的壓迫感。

2.圖文清晰。文字要清晰，要注意字體、大小，在選字體時(shí)，最好不要傾斜，傾斜會(huì)降低可讀性。為了能保證后排的觀眾能看清文字，一般標(biāo)題字體大小用36～44，正文字體大小用22～36。

3.用好色彩。一是選用明暗程度上或深或淺的背景圖；二是選擇好文字的色彩；三是母版配色的時(shí)候不要超過(guò)3種，色彩多了會(huì)造成視覺(jué)上的混亂。