當前公安機關基層檔案工作存在的問題與對策

文/李亞寧

當前公安機關基層檔案工作存在的問題與對策

文/李亞寧

公安機關基層檔案工作只有緊貼公安中心工作，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，建立有效機制，不斷提高檔案工作人員業(yè)務素質(zhì)和技能水平，充分挖掘檔案信息資源，才能有效發(fā)揮公安檔案獨特的服務實戰(zhàn)的功能，使之真正成為增強公安工作發(fā)展后勁的公安基礎業(yè)務工作

隨著現(xiàn)代社會的不斷發(fā)展，社會治安形勢日趨復雜，新的形勢下，公安機關檔案工作面臨著許多新情況和新問題。公安機關基層檔案工作只有緊貼公安中心工作，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，建立有效機制，不斷提高檔案工作人員業(yè)務素質(zhì)和技能水平，充分挖掘檔案信息資源，才能有效發(fā)揮公安檔案獨特的服務實戰(zhàn)的功能，使之真正成為增強公安工作發(fā)展后勁的公安基礎業(yè)務工作。

一、當前公安基層檔案工作存在的問題

（一）思想重視不夠，檔案意識淡薄。長期以來，基層公安工作的中心主要放在治安管理和打擊違法罪犯等業(yè)務工作上。對于檔案工作的重視一般都是落在“口頭上”和“會議上”，沒有真正落到實處。很多基層公安機關的領導和民警在思想上存在“檔案整理起來費時費力，又不能破案”、“工作任務重，哪有時間搞檔案”等錯誤認識，沒有認識到檔案的重要作用和利用價值，一些基層公安機關的檔案室只是一個“門面”，流于形式，應付檢查。由于在思想上對檔案工作重視程度不夠，因此在檔案工作機制建設、人員配備、精力投入、財物支持等方面都受到影響，一定程度上制約和影響了基層公安檔案工作的發(fā)展。

（二）忽視學習培訓，管理能力欠缺。受警力、精力的限制，目前公安機關基層檔案工作基本由內(nèi)勤民警兼管。由于內(nèi)勤人員承擔的工作任務不僅重而且雜，往往忽視對檔案知識的學習，對檔案整理、管理等業(yè)務知識一知半解，因此整理出來的檔案很難保證科學性、規(guī)范性。與此同時，由于檔案工作不斷推陳出新，而基層檔案管理人員業(yè)務水平還停留在過去，不能及時學習新的檔案業(yè)務知識與電腦業(yè)務技能，致使檔案管理人員思想觀念跟不上形勢發(fā)展的需要，缺乏積極進取、開拓創(chuàng)新精神，造成一些基層公安機關檔案人員不能適應檔案工作現(xiàn)代化管理的需要。加之基層公安機關長期不重視檔案干部的培養(yǎng)和使用，一些單位檔案干部（內(nèi)勤）更換和調(diào)動頻繁，檔案干部隊伍缺乏穩(wěn)定性，導致了檔案管理人員能力欠缺，與實際工作需要相“脫節(jié)”的現(xiàn)象。

（三）檔案設施簡陋，經(jīng)費投入不足。隨著社會治安形勢日趨復雜，公安工作自身的改革不斷深入，基層公安檔案工作出現(xiàn)了許多新情況、新特點，檔案形成的領域和范圍越來越廣，檔案的種類、數(shù)量和形式、內(nèi)容也越來越多，由此導致了現(xiàn)有庫房及設施負荷過重。很多檔案室辦公條件簡陋，庫房面積較小、潮濕，有的基層單位甚至沒有專門的檔案室，無法滿足檔案工作的基本需求，檔案工作信息化建設明顯滯后。由于基層領導不重視檔案工作，經(jīng)費投入不足，不少基層單位沒有為檔案工作專門配備打印機、復印機、掃描儀等信息化設備，基層公安檔案部門保管的業(yè)務檔案、戶籍檔案和其他各類檔案等主要以文字、圖表、照片等紙質(zhì)檔案形式為主，連錄音、錄像等載體形式的檔案都很少，數(shù)字檔案信息更是嚴重不足。基層檔案管理工作向信息化、數(shù)字化邁進的步伐受到嚴重制約。

二、公安機關基層檔案工作的幾點對策

要解決好上述問題，使公安機關基層檔案工作更好地為現(xiàn)實斗爭服務，公安機關領導務必在思想上引起高度重視，務必從加強公安基層基礎建設角度對檔案工作常抓不懈。

（一）更新觀念，加強領導。公安機關基層檔案工作是公安機關的一項重要的基礎工作，具有不可替代的重要地位和作用。由于檔案意識淡薄，檔案工作長期被邊緣化，從事檔案工作的干部成長進步慢，檔案工作人員在社會價值和個人價值實現(xiàn)上有著明顯的失落感。這種現(xiàn)狀不僅影響了檔案人員的積極性和創(chuàng)造性，而且也影響了整個基層檔案工作的發(fā)展。為此，公安機關的領導，特別是基層所隊的領導，要充分認識檔案工作的重要性和緊迫性，把檔案工作列入議事日程，切實加強領導，建立健全檔案管理機制。要建立完備的檔案工作責任制，主要領導要負總責親自抓，一級抓一級，層層抓落實，把基層檔案工作作為所隊基礎業(yè)務建設的重要內(nèi)容和建設群眾滿意所隊的重要條件來抓，做到認識到位，工作到位，保障到位。同時，要組織民警認真學習《檔案法》，認真貫徹落實檔案法律法規(guī)，多渠道、多層次、多形式地開展《檔案法》的宣傳教育活動，不斷增強民警的檔案意識，使每個民警自覺做到從每份資料抓起，從每卷案卷抓起，一步一個腳印地把檔案工作落到實處。

（二）創(chuàng)新管理，培養(yǎng)人才。隨著人類社會的進步和科學技術的高速發(fā)展，檔案種類不斷豐富，數(shù)量不斷增長，出現(xiàn)了電子文件管理、網(wǎng)絡安全利用、檔案法規(guī)建設等許多檔案管理中的新課題，這些都對檔案干部隊伍提出了更高的要求。為此，我們必須樹立人才資源是第一資源的思想，針對檔案工作人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性、鼓勵創(chuàng)新、增加信任與理解的良好環(huán)境，努力造就一支素質(zhì)強、業(yè)務精、作風正、工作實、紀律嚴的檔案干部隊伍。要完善檔案管理人員終身學習體系，不斷提高檔案培訓質(zhì)量，不但要加強基礎教育，更要強化繼續(xù)教育，不斷更新檔案人員的知識結(jié)構和技能，提升檔案人員的文化和專業(yè)水平，切實增強檔案干部運用專業(yè)理論解決實際問題的能力。要加大對優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，加強多層次復合型專業(yè)人才隊伍的建設，注重在實踐工作中鍛煉人才，著力培養(yǎng)一支“既懂檔案業(yè)務又懂信息技術”的復合型檔案干部隊伍。

（三）強化利用，優(yōu)化服務。開發(fā)利用是檔案工作的生命線，公安檔案工作的所有環(huán)節(jié)都是圍繞利用檔案而形成的，建立方便、高效、安全的檔案利用體系是檔案工作的重要目標。要本著“以人為本，服務至上”的理念，把滿足公安現(xiàn)實斗爭對檔案信息的需求作為檔案工作的中心環(huán)節(jié)和價值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強檔案管理，開辟檔案利用的新途徑。為此，一是要樹立主動服務意識。基層公安檔案部門、檔案人員要以超前的意識、寬闊的思路、敏銳的眼光，積極主動地學習和了解新形勢下公安工作的新觀念、新政策、新情況，掌握有關公安檔案開發(fā)利用工作的新理論和新知識，提高自身素質(zhì)，做到了解大局、融入大局、服務大局。二是要加強編研工作，提高服務水平。要緊緊圍繞各個時期公安中心工作，抓住公安工作的熱點、難點問題開展檔案基礎編研、專題編研和深度編研工作，充分挖掘和利用檔案信息資源。要在加快公安檔案的規(guī)范化、信息化建設的基礎上，積極探索檔案信息深度開發(fā)和服務利用的新途徑，變“死檔案”為“活信息”，更好地為現(xiàn)實斗爭服務，更好地適應新時期公安工作的需要。

（四）加大投入，完善設施。各級公安機關在開展基層基礎建設過程中，要適當加大對檔案工作的經(jīng)費投入，完善檔案管理的硬件設施。在建造辦公樓、改善辦公條件時，立足長遠地搞好檔案庫房的設計和建設工作，預先考慮庫房面積、結(jié)構和承重能力等要求，配備好檔案庫房專用設施。暫時無法新建庫房的所隊，對不符合規(guī)范管理要求的檔案庫房要及時進行維修、改造，為檔案實體的安全管理提供切實保障。與此同時，要積極應對新時期大量電子文件、電子檔案涌現(xiàn)對檔案工作產(chǎn)生的巨大影響，抓緊配備用于檔案管理的計算機等硬件設備，依托公安信息網(wǎng)絡，提高公安檔案利用效能，積極推進基層公安檔案數(shù)字化進程，實現(xiàn)公安信息網(wǎng)上形成的電子文件、電子檔案在線管理，提供數(shù)字檔案在線查詢利用服務，迅速提升檔案管理水平和服務效能。

（五）改革管理，完善考核。長期以來受計劃經(jīng)濟環(huán)境下的行政模式影響，基層公安機關檔案管理機制仍基于傳統(tǒng)的手工管理模式，這種檔案管理模式的弊病已越來越多地顯現(xiàn)出來。為此，需要對基層公安檔案管理模式進行改革，重點是用現(xiàn)代化管理手段替代傳統(tǒng)的手工管理，做好庫藏檔案條目錄入、全文數(shù)字化等工作，實現(xiàn)檔案檢索自動化，以提高工作效率和服務質(zhì)量。同時，要結(jié)合實際工作需要，建立健全檔案管理制度，包括日常管理制度和檔案管理目標責任制，使主管部門和專兼職民警責任明晰，有章可循。上級公安機關應當根據(jù)基層檔案管理工作的職能、特點，提出檔案工作總體規(guī)劃和階段性目標，并將大目標細化成小目標，從所隊檔案的收集、分類排列、立卷驗收、存檔貯藏和管理利用的各個環(huán)節(jié)，定出量化指標，進行量化考核，完善檔案管理評價體系，形成系統(tǒng)的工作考核制度，推出公安所隊檔案等級管理，并納入績效考核范圍，將平時抽查與定期檢查相結(jié)合，促使基層單位真正把檔案工作作為一項重要的基礎工作常抓不懈。

（作者單位：寶雞市公安局交通警察支隊）