企業(yè)檔案的分類與利用

陳晶

摘 要：在檔案形成的過程中，檔案分類既是劃分文件與檔案的界限，也是檔案形成的開始標(biāo)志。而檔案分類的系統(tǒng)性、科學(xué)性和可操作性又直接影響著檔案的利用效果。據(jù)此，以石油銷售企業(yè)為例，對企業(yè)檔案分類及利用情況進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；檔案分類；檔案利用

中圖分類號：F27

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：16723198（2015）23009902

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動過程中形成的有保存價值的各種門類和載體的文件，是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。對企業(yè)檔案進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)的分門別類，不僅影響著檔案保管質(zhì)量，更影響著檔案的利用效果。

1 檔案分類

企業(yè)檔案的分類，一般指企業(yè)根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案對象的來源、時間、內(nèi)容和形式等多種屬性的異同點，有層次地進(jìn)行歸類，并最終形成具有內(nèi)在聯(lián)系的有機(jī)整體的過程。

1.1 職能分類

職能分類是企業(yè)檔案分類中最普遍的一種分類方式。根據(jù)1991年國家檔案局出臺的《工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則（試行）》要求，工業(yè)企業(yè)的檔案從職能上整體分為了黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類等10個一級類目和若干基本二級類目，并允許企業(yè)在此基礎(chǔ)上結(jié)合實際需要對類目進(jìn)行增減，這對企業(yè)檔案分類的規(guī)范性具有指導(dǎo)意義。作為綜合型能源公司的下游板塊，石油銷售企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍比較有限，主要集中在區(qū)域內(nèi)成品油的批發(fā)和零售，以及加油（氣）站和油庫的網(wǎng)絡(luò)開發(fā)建設(shè)，故相應(yīng)的檔案類別數(shù)目涉及也較少，主要包括行政管理類檔案（又稱文書檔案）、建設(shè)項目類檔案、會計類檔案、職工類檔案等四大類。

1.2 載體分類

隨著文件來源的多元化，檔案分類對象的載體形式也各不相同，可因此從檔案實體的管理和檔案目錄中情報信息兩方面進(jìn)行具體劃分。實體檔案，是傳統(tǒng)條件下存在的檔案形式，主要體現(xiàn)在紙質(zhì)類、實物類兩種。其中，紙質(zhì)類檔案是以紙質(zhì)的形式保管的各級各類檔案資料，而實物類檔案則主要包括榮譽(yù)、紀(jì)念品類、印信類等具有保存價值的檔案。而檔案目錄中情報信息的分類，通常指檔案管理系統(tǒng)中對檔案數(shù)據(jù)的分類存儲以及在電腦等電子存儲設(shè)備中自行錄入的檔案條目信息。以電子形式存在的檔案，是對傳統(tǒng)實體檔案的一種補(bǔ)充和完善。通過電子系統(tǒng)的搜索功能，利用者能夠方便、快捷地查詢到所需要的實體檔案資料。同時，以聲像形式存在的檔案資料也可以通過電子存儲系統(tǒng)進(jìn)行保管，有助于提高企業(yè)檔案資源的品質(zhì)。

1.3 來源分類

企業(yè)檔案記錄著企業(yè)在各種發(fā)展時期的全方位的歷史資料，以與經(jīng)營生產(chǎn)活動同時產(chǎn)生的原始檔案為主。隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企業(yè)檔案的內(nèi)容也隨之豐富，編研資料成為了既原始檔案之后，企業(yè)檔案的另一種來源途徑。相關(guān)業(yè)務(wù)部門或?qū)ｉT檔案部門通過對原始資料進(jìn)行收集、考證、加工、編排后所形成的編研資料，是對原始資料的精煉，可以使檔案利用更加科學(xué)、系統(tǒng)和方便。以石油銷售企業(yè)為例，常見的編研資料包括利用文書檔案撰寫的《組織史及沿革》、《企業(yè)年鑒》，《大事記》，以及業(yè)務(wù)部門年度專項工作的資料綜合等。

2 利用現(xiàn)狀

企業(yè)根據(jù)具體情況對本單位浩瀚的檔案進(jìn)行分類，不僅有利于檔案的科學(xué)管理，增強(qiáng)檔案資源的整合程度，更能有效提高檔案的利用效率。以石油銷售企業(yè)為例，檔案管理將所涉及的檔案進(jìn)行分類、有序地放架，并充分利用信息化的手段，在檔案的分類與利用過程中實現(xiàn)了檔案電子目錄與實體檔案的有機(jī)結(jié)合。利用者根據(jù)檔案的不同分類屬性進(jìn)行查、借閱，為企業(yè)的各項業(yè)務(wù)開展提供了可靠的歷史依據(jù)。但是，檔案的分類利用仍存在一些問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1 利用類別存在失衡

盡管企業(yè)檔案館（室）館藏檔案資料能夠根據(jù)實際進(jìn)行分類保管，但是不同類別的檔案在利用情況上卻不盡相同。以某廳局級石油銷售企業(yè)2011年-2014年檔案利用情況為例，從職能范圍看，行政管理類檔案查、借閱數(shù)量占查、借閱總數(shù)的約66%；從載體形式來看，查、借閱的檔案91%約為紙質(zhì)類檔案；從來源來看，所有利用的檔案中，原始檔案占到了94%，而對于編研材料的利用則只占約6%。由此可見，該企業(yè)在檔案利用類別上存在失衡，檔案的利用集中體現(xiàn)在對紙質(zhì)行政管理類原始文件的查、借閱。

利用類別的失衡，一方面反映出企業(yè)行政管理類原始檔案的重要性，但另一方面，也反映出企業(yè)檔案管理開發(fā)的不協(xié)調(diào)性。除了會計類檔案和職工類檔案需要單獨業(yè)務(wù)部門進(jìn)行專門歸檔外，在制度設(shè)置和實際操作上，電子公文系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)文件的歸檔分類也已形成了較為規(guī)范、固定的流程：各業(yè)務(wù)部門定期將本部門涉及的有價值的文件材料移交至檔案部門，檔案部門再根據(jù)文件形成的時間、歸檔部門分類存放于排架。而其他較為零散的文件，如業(yè)務(wù)部門的匯編材料、不定期召開的具有保存價值的會議材料、榮譽(yù)證書、聲像材料等，由于其事件發(fā)生涉及面廣，且具有非固定性和非規(guī)律性，檔案部門對其難以進(jìn)行統(tǒng)計，這些文件大多就需要依靠相關(guān)部門自覺進(jìn)行歸檔移交。一些領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門因為檔案管理意識不強(qiáng)，可能把本該需要歸檔的文件材料進(jìn)行自行銷毀或者自行保管，造成了企業(yè)檔案資料在進(jìn)行集中保管時內(nèi)容不夠完整的尷尬，降低了檔案的查全率、查準(zhǔn)率。

2.2 檔案分類不夠科學(xué)

盡管根據(jù)《工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則（試行）》和集團(tuán)公司2014年檔案管理手冊的相關(guān)要求，石油銷售企業(yè)對本單位的檔案進(jìn)行了較為系統(tǒng)的分類，但是在實際的分類操作中，仍然存在分類不夠科學(xué)的現(xiàn)象。

一些文件材料在進(jìn)行歸檔時，可能不只歸屬于一個類別而形成交叉檔案，在保管時造成分類重合。這種交叉檔案，可能是榮譽(yù)證書等實物類與紙質(zhì)類的載體形式的交叉，可能是文書檔案與人事檔案的交叉、會計檔案與文書檔案的交叉等職能屬性的交叉，也可能是會議材料與相關(guān)公文流轉(zhuǎn)文件中部分資料的交叉。這種檔案分類的交叉，實質(zhì)上是檔案在類別的設(shè)置、辨別、歸檔與檔案管理的系統(tǒng)、完整、齊全、內(nèi)在聯(lián)系等要求上的協(xié)調(diào)問題。為了防止檔案的遺漏，檔案部門往往寧可將交叉檔案進(jìn)行重復(fù)歸檔，增加了保管成本。

一些檔案在實物與電子檔案目錄中的分類不一致，也是檔案分類不夠科學(xué)的一種表現(xiàn)。由于歷史原因，早期的歷史檔案目錄多為人工記錄。人工記錄工作量大，且記錄帶有明顯的“主觀色彩”，在記錄過程中難免會存在偏差。而在近幾年進(jìn)行信息化補(bǔ)錄的過程中，現(xiàn)任檔案管理人員又對當(dāng)時檔案的管理不夠了解，造成了一些實物檔案可能在電子檔案目錄中沒有記錄，或者電子檔案中有記錄但實物檔案卻遺失的情況，給檔案的信息化建設(shè)帶來障礙。另外，檔案管理系統(tǒng)與實物檔案的分類管理要求不同，使得如廢棄印章等檔案沒有建立電子化的統(tǒng)一管理臺賬，利用者在利用時，只能對實物檔案進(jìn)行反復(fù)查找，大大降低了利用效率。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)良莠不齊

在石油銷售企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置中，檔案部門多以檔案室的形式存在，且隸屬于辦公室的管轄范圍。由于檔案管理在石油銷售企業(yè)中處于較為薄弱環(huán)節(jié)，檔案管理人員隊伍素質(zhì)也呈現(xiàn)出良莠不齊的狀態(tài)。以某廳局級石油銷售企業(yè)為例，機(jī)關(guān)及下屬的地市公司共有27個檔案部門，其中設(shè)置專門檔案崗位的有8個。從事檔案工作人員中，本科畢業(yè)占58.7%，?？飘厴I(yè)占37.3%，高中畢業(yè)占4%，平均年齡為38歲，平均從事檔案部門崗位6.1年。年齡結(jié)構(gòu)的老齡化、學(xué)歷層級的較低以及崗位的調(diào)動頻繁，使得檔案管理人員對檔案的相關(guān)經(jīng)驗較弱，對檔案分類等理論的掌握不夠透徹。不僅如此，在所調(diào)查的27名檔案管理人員中，盡管有8名為專職檔案人員，但是多數(shù)檔案人員在工作中身兼數(shù)職，無暇對檔案管理進(jìn)行深入研究。

除了檔案部門人員外，石油銷售企業(yè)業(yè)務(wù)部門的文書管理人員素質(zhì)也不盡如人意。按照檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)要求，石油銷售企業(yè)的各業(yè)務(wù)部門都設(shè)定了文書管理崗位，主要職責(zé)之一就是專門負(fù)責(zé)對流轉(zhuǎn)公文進(jìn)行歸檔。但是在文件流轉(zhuǎn)歸檔過程中，一些部門的歸檔文件不夠規(guī)范、完整，且移交手續(xù)不夠齊全。受業(yè)務(wù)管理地位、人員數(shù)量等原因限制，檔案部門無法對其進(jìn)行考核，使得移交歸檔的文件漏、缺的現(xiàn)象較為突出。

2.4 與現(xiàn)行業(yè)務(wù)相脫節(jié)

集團(tuán)公司檔案行政管理部門參照國家檔案管理的相關(guān)管理規(guī)章制度，對所屬企事業(yè)單位檔案管理工作實行宏觀調(diào)控，制定和完善企業(yè)檔案工作法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)，各單位檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對本單位的檔案進(jìn)行具體管理，并結(jié)合本單位特點進(jìn)行組織協(xié)調(diào)。這種管理體制指導(dǎo)下的檔案分類，更加注重對已歸檔文件的規(guī)范化、統(tǒng)一化管理，而忽視了與石油銷售企業(yè)經(jīng)營特點相聯(lián)系的分類特殊性，使得企業(yè)檔案重保存而輕利用。

隨著企業(yè)地不斷發(fā)展，企業(yè)的查考需要逐漸從對歷史檔案的分散查詢到對歷史、現(xiàn)行相關(guān)聯(lián)資料的綜合查詢。如果企業(yè)檔案沒有將現(xiàn)行文件納入分類對象，電子文件在形成時的背景信息就很有可能因為以不同格式散存于不同系統(tǒng)或員工個人電腦中而在短期消失，造成了歷史檔案的無法更新和補(bǔ)充。不完整的檔案將會喪失其保存完整歷史資料的基本功能，也就很難起到為企業(yè)發(fā)展提供決策參考的作用。

3 幾點建議

3.1 完善檔案分類管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案設(shè)置的分類不應(yīng)是不可更改的。在檔案分類利用管理中，檔案管理人員要根據(jù)企業(yè)檔案的發(fā)展情況，利用信息化的手段，對檔案的管理進(jìn)行不斷調(diào)整和完善。如對交叉檔案實現(xiàn)目錄互顯。檔案實體歸類并編制檔號裝盒之后，在另一方的目錄中顯示與之配套的檔案，利用時分別索取，這樣既節(jié)約存儲成本，也方便省事。而對實體與電子目錄不一致的檔案，則需建立動態(tài)的搜索臺賬，達(dá)到實物與電子目錄的相對應(yīng)關(guān)系，真正使檔案成為企業(yè)利用的“活的資產(chǎn)”。

3.2 定期對檔案進(jìn)行清理

《中華人民共和國檔案法》及《實施辦法》的相關(guān)規(guī)定中指出，銷毀的檔案主要是保管期滿或被鑒定為無續(xù)存利用價值的檔案實體。根據(jù)檔案的重要程度，石油銷售企業(yè)檔案的保管年限通常為10年，30年和永久保存三種。檔案部門應(yīng)定期組織相關(guān)人員對需清理的檔案進(jìn)行鑒定，對無繼續(xù)保存價值的文件和檔案進(jìn)行逐份造冊登記，履行審批銷毀程序后，按規(guī)定進(jìn)行銷毀，對涉密文件銷毀應(yīng)符合保密要求。定期清理室藏檔案，是檔案動態(tài)管理的重要途徑，在檔案資源的優(yōu)化、檔案資源的安全等方面發(fā)揮著積極的作用。

3.3 加強(qiáng)編研工作

對企業(yè)檔案館（室）館藏檔案不同類型、不同密級、不同載體的檔案建立有計劃、有目的地編研開發(fā)，不僅可以對檔案是否齊全完整進(jìn)行檢查，更能提高檔案資源組織化程度。如在石油銷售企業(yè)中，企業(yè)發(fā)展以經(jīng)營工作為主業(yè)，經(jīng)營數(shù)據(jù)可以反映企業(yè)的生存現(xiàn)狀。根據(jù)相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供的數(shù)據(jù)，將歷年企業(yè)管理經(jīng)營情況進(jìn)行統(tǒng)計，以數(shù)據(jù)的形式匯編成冊，能夠為公司決策制定提供有力的佐證。另外，對現(xiàn)行和廢棄印章進(jìn)行比對所形成的資料，可以從側(cè)面反映企業(yè)的發(fā)展變革；通過對室存實物檔案摸底，篩選出一些有代表性、有特色的實物檔案，或者將企業(yè)重大活動資料整合，而形成的企業(yè)宣傳畫冊、光盤等，能夠完整再現(xiàn)歷史真相，提升檔案知識的認(rèn)識價值。

3.4 強(qiáng)化檔案管理培訓(xùn)

目前，石油銷售企業(yè)的檔案利用者多為檔案管理人員，其他業(yè)務(wù)部門的文書管理人員則只負(fù)責(zé)對需歸檔的文件進(jìn)行歸檔移交。換言之，檔案的查詢利用則全部由檔案管理人員完成，這加大了檔案管理人員的工作量。不僅如此，受主客觀條件限制，檔案管理人員對所查詢檔案的指向性、精確性可能不及專門的業(yè)務(wù)部門，造成了檔案查漏率的可能性增加，影響了檔案的利用價值?！蛾P(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》中明確指出：要充分利用已有的信息傳輸網(wǎng)絡(luò)和平臺，積極推進(jìn)檔案的資源共享，開展遠(yuǎn)程利用。因此，要擴(kuò)大檔案的影響深度和廣度，就要加強(qiáng)對其他業(yè)務(wù)部門文書管理人員的培訓(xùn)指導(dǎo)力度，幫助其熟悉企業(yè)檔案的分類設(shè)置及檔案管理系統(tǒng)的查詢，從而形成階梯型的檔案利用層次。

除此之外，企業(yè)檔案部門可以對所屬二級公司開展多種形式的檔案管理培訓(xùn)，如建立實時通訊聯(lián)系方式，對所遇到的檔案管理問題進(jìn)行及時溝通和解答；制定輪崗培訓(xùn)機(jī)制，提高檔案管理的實踐操作水平；不定期開展檔案現(xiàn)場互評工作，交流檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗等，促進(jìn)企業(yè)各級部門檔案管理水平的整體提高。

3.5 重視利用效果反饋

企業(yè)檔案利用效果是評估企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)、人員業(yè)務(wù)水平和工作實效的重要依據(jù)。收集和研究的檔案的利用效果是企業(yè)檔案管理的真實反應(yīng)，對提高企業(yè)檔案管理水平至關(guān)重要。建立健全檔案借閱制度，對所查、借閱檔案及相關(guān)信息進(jìn)行詳細(xì)登記，是開展檔案利用效果反饋的基礎(chǔ)。要將所查、借閱檔案信息的利用情況進(jìn)行實時跟蹤，收集檔案在相關(guān)事務(wù)中所發(fā)揮的作用，檔案管理在哪些方面需要改進(jìn)等信息，并將其整理匯總后妥善保管。需要改進(jìn)的信息，要進(jìn)行深入研究，不斷完善管理模式，提高檔案管理水平。而從所收集的檔案利用案例中追蹤出比較典型的檔案利用事例，要將其利用過程詳細(xì)地記錄后，形成典型事例選編，宣傳檔案工作在企業(yè)各項管理工作中彰顯的重要作用，有助于提高企業(yè)對檔案工作的重視程度，讓檔案更好、更有效地為企業(yè)各項事業(yè)的發(fā)展服務(wù)。

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