OA系統(tǒng)在我院的應(yīng)用

摘要：目的 通過(guò)OA系統(tǒng)在我院的應(yīng)用，加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部各科室、各崗位之間的溝通協(xié)作，提高工作效率，降低辦公成本及實(shí)現(xiàn)有效嚴(yán)格的管控機(jī)制。方法 介紹了我院OA系統(tǒng)需求分析、平臺(tái)架構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)安全、平臺(tái)各功能模塊以及未來(lái)的發(fā)展。結(jié)果 我院OA系統(tǒng)上線以來(lái)基本實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化辦公。結(jié)論 OA系統(tǒng)提升了我院的信息效率、協(xié)作效率、辦公效率和管理效率。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng)；辦公自動(dòng)化；網(wǎng)絡(luò)安全

Application of OA System in Hospital

GAN Pei-shan，WANG Xiao-tian

（Department of Information，Affiliated Hospital of Guilin Medical College，Guilin 541001，Guangxi，China）

Abstract：Objective Through the application of OA system in our hospital， strengthen the communication and collaboration between the hospital each department and each post， improve work efficiency， reduce office costs and achieve effective and strict control mechanism. Methods Introduces our hospital OA system of requirement analysis， platform architecture， network security， function modules and the development of the future. Results Since the operation of our hospital OA system basically achieved automation office. Conclusion The OA system improves the Information efficiency， the collaboration efficiency， the work efficiency and the management efficiency of our hospital information.

Key words：OA system；Office automation；Network security

隨著我院多年的信息化建設(shè)，遺留了很多相互獨(dú)立的軟件系統(tǒng)，由于軟件技術(shù)和業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，導(dǎo)致了系統(tǒng)間信息不能全面共享，更加難實(shí)現(xiàn)全面的無(wú)紙化辦公審批。我院目前實(shí)現(xiàn)的OA系統(tǒng)能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)資源共享、高效協(xié)同的事務(wù)處理機(jī)制，建立一個(gè)即時(shí)有效的信息交流管道，建立高質(zhì)量、高效率的信息網(wǎng)絡(luò)，為領(lǐng)導(dǎo)提供一個(gè)方便有效的事件跟蹤和監(jiān)督手段，實(shí)現(xiàn)辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和人性化管理。

1我院OA系統(tǒng)上線前的準(zhǔn)備工作

1.1需求分析 我院科室多，員工多，工作流程復(fù)雜，收發(fā)文件多，同時(shí)與其他科室有大量的文件傳遞和相互協(xié)作，從而使單位內(nèi)部監(jiān)督管理和溝通難度大，也影響辦事效率。為加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督管理和內(nèi)部溝通，提高工作效率，要求建設(shè)一套先進(jìn)完善的辦公平臺(tái)。

因此總體需求目標(biāo)是：通過(guò)辦公平臺(tái)的建設(shè)來(lái)提高我院的運(yùn)作效率，同時(shí)為未來(lái)連通各業(yè)務(wù)系統(tǒng)做好充分的鋪墊，提高對(duì)各種事務(wù)的反應(yīng)能力。加強(qiáng)我院內(nèi)部各科室、各崗位之間的溝通協(xié)作，提高工作效率，降低辦公成本及實(shí)現(xiàn)有效嚴(yán)格的管控機(jī)制。

1.2平臺(tái)架構(gòu) 我院OA系統(tǒng)基于業(yè)務(wù)應(yīng)用模型驅(qū)動(dòng)開(kāi)發(fā)技術(shù)與工作流的協(xié)作技術(shù)、采用了面向業(yè)務(wù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)應(yīng)用開(kāi)發(fā)、運(yùn)行、管理、維護(hù)的信息管理平臺(tái)。這是應(yīng)用軟件層次上一個(gè)新的層次。一方面承接底層的J2EE技術(shù)，一方面以成熟可用能直接運(yùn)行的業(yè)務(wù)部件的形式面向最終用戶(hù)，同時(shí)給客戶(hù)提供個(gè)性化需求的拓展能力[1]。

1.3系統(tǒng)安全建設(shè) 該系統(tǒng)是基于互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全的整體環(huán)境非常復(fù)雜，必須認(rèn)真規(guī)劃，細(xì)致設(shè)計(jì)。本項(xiàng)目的安全環(huán)境設(shè)計(jì)，突出網(wǎng)絡(luò)安全的統(tǒng)一性和管理要求，以提高信息系統(tǒng)安全的綜合能力為安全目標(biāo)[2]。

1.3.1網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)計(jì)

1.3.1.1通訊加密 服務(wù)器和客戶(hù)端之間的通訊加密，使用基于SSL的128位通訊加密或，防止攔載或竄改，保證傳輸?shù)臄?shù)據(jù)更安全。

1.3.1.2網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的安全 將公開(kāi)服務(wù)器和外網(wǎng)及內(nèi)部其它業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行必要的隔離，避免網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)信息外泄。并使用硬件防火墻對(duì)外網(wǎng)的服務(wù)請(qǐng)求加以過(guò)濾，只允許正常通信的數(shù)據(jù)包到達(dá)相應(yīng)主機(jī)。

1.3.2服務(wù)器安全設(shè)計(jì) Windows Server是較常用的服務(wù)器系統(tǒng)之一，也是較多安全隱患的服務(wù)器系統(tǒng)之一，系統(tǒng)安裝后使用Microsoft 提供的 MBSA工具分析計(jì)算機(jī)的安全配置，并標(biāo)識(shí)缺少的修補(bǔ)程序和更新。并設(shè)置好網(wǎng)絡(luò)服務(wù)安全管理。

1.3.3數(shù)據(jù)庫(kù)安全 要求刪除訪問(wèn)注冊(cè)表的存儲(chǔ)過(guò)程，并更改數(shù)據(jù)庫(kù)默認(rèn)的端口。

2我院OA系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)

我院OA系統(tǒng)功能模塊主要分為：事項(xiàng)管理、公文管理、睿審批、睿協(xié)同、個(gè)人辦公和睿協(xié)作六大功能分類(lèi)。

2.1事項(xiàng)管理

2.1.1待辦事項(xiàng) 待辦事項(xiàng)提供緊急程度與流程分類(lèi)高度區(qū)分、方便處理。待辦事項(xiàng)使所有辦文的流轉(zhuǎn)過(guò)程電子化、信息化，即可依據(jù)審批流程的分類(lèi)，也可根據(jù)緊急情況的等級(jí)，分類(lèi)辦理需要處理的事項(xiàng)，見(jiàn)圖1。

2.1.2已辦事項(xiàng) 已辦事項(xiàng)提供多樣化的查看方式和特殊處理。已辦事項(xiàng)把所有曾經(jīng)處理過(guò)的事項(xiàng)，形成一個(gè)特有的個(gè)人電子文件柜，即可依據(jù)審批流程的分類(lèi)，也可根據(jù)事項(xiàng)的標(biāo)題、送辦人、開(kāi)始時(shí)間等具體信息進(jìn)行搜索和查閱，見(jiàn)圖2。

2.1.3跟蹤事項(xiàng) 用戶(hù)發(fā)送事項(xiàng)或者處理事項(xiàng)時(shí)，希望對(duì)此事項(xiàng)進(jìn)行繼續(xù)跟蹤查看，發(fā)送時(shí)，勾選是否跟蹤項(xiàng)，則此事項(xiàng)出現(xiàn)在跟蹤事項(xiàng)中，見(jiàn)圖3。

2.1.4事項(xiàng)監(jiān)控 對(duì)所有收發(fā)文、審批流程及協(xié)同進(jìn)行監(jiān)督和跟蹤。事項(xiàng)監(jiān)控可以對(duì)正在辦理流程事項(xiàng)中的文件進(jìn)行顯示、撤銷(xiāo)、更新、終止等操作，在文件的辦理過(guò)程中及時(shí)有效地對(duì)文件進(jìn)行各種跟蹤及處理， 可進(jìn)行文件的轉(zhuǎn)辦、催辦、終止、督辦等功能，見(jiàn)圖4。

2.1.5事項(xiàng)統(tǒng)計(jì) 可按具體人員、機(jī)構(gòu)、崗位在一定時(shí)間段內(nèi)的流程、事項(xiàng)辦理情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；可通過(guò)統(tǒng)計(jì)出的數(shù)據(jù)貫穿查看對(duì)應(yīng)的辦文情況詳細(xì)數(shù)據(jù)，見(jiàn)圖5。

2.2公文管理 公文管理以公文辦理過(guò)程為依據(jù)，從辦理、流轉(zhuǎn)、管理三個(gè)層次上實(shí)現(xiàn)辦文全過(guò)程的計(jì)算機(jī)管理[3]。

2.2.1公文處理 公文處理有以下幾個(gè)步驟：創(chuàng)建一個(gè)公文；將公文送交給別人處理；識(shí)別自己應(yīng)該處理的工作；處理自己應(yīng)該處理的工作。

2.2.2發(fā)文管理 發(fā)文管理主要用來(lái)替代單位原來(lái)發(fā)文紙質(zhì)流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)單位發(fā)文無(wú)紙化、領(lǐng)導(dǎo)審批電子化?？梢栽诰€擬稿、審核、簽發(fā)、校對(duì)、用印、分發(fā)、傳遞、歸檔，用戶(hù)在線即可了解單位重要的政策、決策。系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)的發(fā)文類(lèi)型包括：日常發(fā)文、征求意見(jiàn)稿、會(huì)議紀(jì)要等。

2.2.3收文管理 收文管理主要包括公文的登記錄入、擬辦、批示、分發(fā)、傳閱、承辦和協(xié)辦、催辦和督辦、歸檔、查詢(xún)、監(jiān)控、統(tǒng)計(jì)等程序。

2.2.4呈批管理 提供呈批格式文件的擬辦、批示、辦理等過(guò)程的處理，支持紙張化的文件處理效果。

2.2.5公文檢索 支持審批表格內(nèi)容的模糊查詢(xún)，可根據(jù)標(biāo)題、主題詞、主送、抄送、主辦、擬稿、文號(hào)等內(nèi)容中任何一項(xiàng)的模糊關(guān)鍵性?xún)?nèi)容進(jìn)行查找。也可以通過(guò)公文的多種查詢(xún)條件進(jìn)行組合查詢(xún)。且可以通過(guò)專(zhuān)項(xiàng)功能查詢(xún)本人經(jīng)手文件、本人登記的文件、本部門(mén)登記的文件審批文件的情況。

2.2.6公文設(shè)置 為了支撐公文系統(tǒng)的運(yùn)行，系統(tǒng)涉及的設(shè)置包括流程設(shè)置、表單設(shè)置、文號(hào)設(shè)置、套紅模板設(shè)置、轉(zhuǎn)文功能權(quán)限等保證收文、發(fā)文、簽報(bào)、呈批公文運(yùn)行的初始化設(shè)置。

2.3睿審批 將醫(yī)院原有復(fù)雜業(yè)務(wù)通過(guò)細(xì)化分解，拆分成流程化運(yùn)轉(zhuǎn)模式，大大提高系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理能力和適應(yīng)性，使系統(tǒng)真正被用戶(hù)駕馭，不編碼即實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程再造成為可能，將業(yè)務(wù)細(xì)化分解，幫助用戶(hù)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程提高經(jīng)營(yíng)效率等，見(jiàn)圖6。

圖6 睿審批模塊

2.4睿協(xié)同 協(xié)同，自定制流程，自由控制處理人操作權(quán)限。和公文或者常用審批不同，協(xié)同沒(méi)有固定的文字格式，也沒(méi)有固定的流程，以\"人\"為中心，以人為根本的元素和出發(fā)點(diǎn)來(lái)設(shè)計(jì)和構(gòu)造應(yīng)用，他的控制權(quán)是由發(fā)起人來(lái)決定，這種工作方式是非常靈活，可以給單位文化帶來(lái)一定的自由度，見(jiàn)圖7。

圖7 睿協(xié)同模塊

2.5個(gè)人辦公

2.5.1個(gè)人日程 可實(shí)時(shí)安排自己的工作日程；可設(shè)定按天、周、月的周期任務(wù)，以便改任務(wù)日程自動(dòng)生成；可按照日歷清晰地查看本人的日程安排，日歷格式可設(shè)定為日視圖、周視圖或月視圖。

2.5.2個(gè)人辦公計(jì)劃 工作管理分為我的計(jì)劃和計(jì)劃管理。

2.5.3個(gè)人名片夾 可設(shè)置卡片，支持拼音、卡片等多維度精確搜索，支持通訊錄信息提交與管理，構(gòu)建個(gè)人通訊錄基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.5.4提醒設(shè)置：可以設(shè)置個(gè)人用來(lái)接收來(lái)自該系統(tǒng)的各種信息，達(dá)到快速處理響應(yīng)的效果。

2.6睿協(xié)作

2.6.1員工通訊錄 通過(guò)員工通訊錄建立單位所有人員的通訊信息，并提供進(jìn)行快速的瀏覽，方便員工間及時(shí)的聯(lián)系，用戶(hù)可以訪問(wèn)其它部門(mén)人員的通訊信息。

2.6.2工作郵箱 主要包括發(fā)件箱、發(fā)件箱、草稿箱、郵件導(dǎo)入等功能，外部郵箱支持POP3、SMTP和MAP協(xié)議，實(shí)現(xiàn)辦公事務(wù)的郵件提醒功能。

3我院使用OA系統(tǒng)的體驗(yàn)

3.1形成傳播、發(fā)展醫(yī)院習(xí)慣的好工具 加強(qiáng)戰(zhàn)略及策略執(zhí)行的過(guò)程控制，形成了高效、規(guī)范、程序化的管理機(jī)制，這是一種醫(yī)院習(xí)慣，支持組織完整執(zhí)行戰(zhàn)略步驟，實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。

3.2讓管理工作變得輕輕松松 信息流通快，以前2～3d處理一個(gè)報(bào)告的事，在平臺(tái)上可以壓縮在1h以?xún)?nèi)；文件和工作都被自動(dòng)、有序的流轉(zhuǎn)。

3.3協(xié)作性、靈活性顯著提高 部門(mén)和部門(mén)、環(huán)節(jié)和環(huán)節(jié)之間協(xié)作效率高低，就成為組織提升整體競(jìng)爭(zhēng)能力新的驅(qū)動(dòng)因素。幫助醫(yī)院建設(shè)無(wú)邊界組織，消除信息死角，同時(shí)提高部門(mén)間的協(xié)作能力。

3.4管理效率提高 通過(guò)該系統(tǒng)，可以了解到每項(xiàng)業(yè)務(wù)、每個(gè)人的進(jìn)度和狀態(tài)，分析具體環(huán)節(jié)的辦事時(shí)間和結(jié)果，并借此提高組織的工作效率和管理效率。

3.5規(guī)范性增強(qiáng) 在該系統(tǒng)上，人的意志無(wú)法改變程序運(yùn)行，一切都得按照既定規(guī)則、公司制度行使。同時(shí)，相應(yīng)的責(zé)任對(duì)應(yīng)相應(yīng)的權(quán)利，杜絕越權(quán)操作，增加了監(jiān)督性[4]。

4我院OA系統(tǒng)未來(lái)的發(fā)展方向

我院OA系統(tǒng)正處于初級(jí)階段，只是達(dá)到目前的基本要求，未來(lái)的發(fā)展方向主要針對(duì)功能模塊的健全，智能手機(jī)上的應(yīng)用以及安全性能的提高方面進(jìn)行考慮[5]。

4.1功能模塊的健全

4.1.1知識(shí)管理模塊 知識(shí)管理能夠使各種知識(shí)文檔實(shí)現(xiàn)電子化，通過(guò)電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔的保管，從而建立不同的目錄存放文檔。還可以設(shè)定目錄性質(zhì)，包括：私有、共享等，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。

4.1.2行政辦公模塊

4.1.2.1會(huì)議管理 會(huì)議發(fā)起人能夠查詢(xún)到別的會(huì)議室的安排情況，以便發(fā)起會(huì)議。由管理員對(duì)會(huì)議室進(jìn)行管理，員工使用會(huì)議室時(shí)進(jìn)行預(yù)約，由管理員統(tǒng)一安排。并且提供對(duì)會(huì)議通知發(fā)布和會(huì)議記錄提交功能。

4.1.2.2人事管理 建立統(tǒng)一規(guī)范的人事基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中心，全面提高基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)信息處理的時(shí)效性和準(zhǔn)確率；通過(guò)動(dòng)態(tài)的統(tǒng)計(jì)分析，提高人力資源管理的決策質(zhì)量；有效改善人力資源部門(mén)的服務(wù)，推進(jìn)全面人力資源管理。

4.1.3業(yè)務(wù)建模 業(yè)務(wù)建模包括數(shù)據(jù)建模工具，業(yè)務(wù)流構(gòu)建工具，工作流構(gòu)建工具，表單設(shè)計(jì)工具等。

4.2智能手機(jī)上的應(yīng)用 所有的待處理公文、請(qǐng)示、報(bào)告、事項(xiàng)審批、協(xié)同等所有事項(xiàng)都集中在\"待辦事項(xiàng)\"中，用戶(hù)可以對(duì)事項(xiàng)提出自己的意見(jiàn)和建議，同時(shí)也可以查看他人意見(jiàn)。對(duì)事項(xiàng)進(jìn)行意見(jiàn)處理時(shí)，可快捷地選擇日常用語(yǔ)進(jìn)行操作。用戶(hù)處理的及發(fā)出的事件可在\"已辦事項(xiàng)\"和\"已發(fā)事項(xiàng)\"中隨時(shí)進(jìn)行查閱，與PC機(jī)操作習(xí)慣相同。附件打開(kāi)后可根據(jù)需要放大、縮小、移動(dòng)，或是轉(zhuǎn)化成文字版本進(jìn)行查閱[6]。

4.3安全性能的提高

4.3.1電子公章 我院OA系統(tǒng)未來(lái)需要提供印章認(rèn)證密鑰蓋章、簽字的安全機(jī)制?；赨-KEY印章認(rèn)證鎖的身份認(rèn)證方式是一種方便、安全、經(jīng)濟(jì)的身份認(rèn)證技術(shù)，采用軟硬件相結(jié)合的雙重認(rèn)證模式，很好地解決了安全性與易用性之間的矛盾。

4.3.2 CA加密 為了滿(mǎn)足辦公系統(tǒng)的安全管理和應(yīng)用要求，本系統(tǒng)提供身份認(rèn)證密鑰登錄的安全機(jī)制。基于U-KEY身份認(rèn)證鎖的身份認(rèn)證方式是專(zhuān)門(mén)用于管理U-KEY身份認(rèn)證鎖。辦公系統(tǒng)的所有用戶(hù)均須使用已授權(quán)的U-KEY身份認(rèn)證鎖和系統(tǒng)用戶(hù)名、用戶(hù)密碼方可在計(jì)算機(jī)上登錄本系統(tǒng)。

5結(jié)論

醫(yī)院信息化建設(shè)，勢(shì)必需要OA系統(tǒng)進(jìn)行辦公自動(dòng)化，本文分析了我院對(duì)OA系統(tǒng)的需求目標(biāo)和架構(gòu)環(huán)境，并對(duì)該系統(tǒng)設(shè)計(jì)了全方位的信息安全方案，包括網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)計(jì)、服務(wù)器與數(shù)據(jù)庫(kù)的安全設(shè)置等。還介紹了針對(duì)我院中層領(lǐng)導(dǎo)干部使用的功能模塊和用戶(hù)體驗(yàn)進(jìn)，討論了OA系統(tǒng)在我院未來(lái)的道路上會(huì)在功能模塊、智能手機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)安全方面進(jìn)行不斷完善。

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