淺析醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)

摘 要：加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案的管理和利用，對(duì)于提高醫(yī)院檔案管理水平，及醫(yī)院的發(fā)展具有重要意義。文章結(jié)合目前?？齐娮訖n案的管理工作，分析了工作中存在的問(wèn)題，并提出了一些針對(duì)性的解決措施。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；數(shù)字化；醫(yī)院

隨著數(shù)字信息化的快速發(fā)展，越來(lái)越多人意識(shí)到檔案的數(shù)字化建設(shè)在檔案的管理中所發(fā)揮的重要作用。計(jì)算機(jī)技術(shù)與通信技術(shù)相結(jié)合產(chǎn)生了新的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)，過(guò)去用油墨、照片、公文以及圖書、影像、文獻(xiàn)資料、醫(yī)療信息等，都通過(guò)電子計(jì)算機(jī)對(duì)其進(jìn)行管理，由此而產(chǎn)生了電子文件。對(duì)檔案數(shù)字化并及時(shí)的收集、歸檔，使之得到長(zhǎng)期保存，便形成了電子檔案。因此，電子檔案的管理給醫(yī)院檔案管理工作提出了更高的要求，成為目前醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的重要內(nèi)容。本文通過(guò)5年來(lái)在烏魯木齊市口腔醫(yī)院從事電子檔案工作的經(jīng)驗(yàn)與體會(huì)，淺析醫(yī)院電子檔案管理的現(xiàn)狀、問(wèn)題，對(duì)做好檔案管理的提出對(duì)策。

1 ?？漆t(yī)院電子檔案的管理現(xiàn)狀

隨著電子信息技術(shù)在醫(yī)院的普及和醫(yī)院辦公自動(dòng)化日趨完善，電子文件在醫(yī)院日常工作 中占據(jù)越來(lái)越大的比重，醫(yī)院電子檔案應(yīng)運(yùn)而生，給醫(yī)院檔案工作帶來(lái)新的生機(jī)與活力。我院是一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研于一體的綜合性三級(jí)?？漆t(yī)院，自2006年以來(lái)，我院逐步推行HIS系統(tǒng)、電子病歷病案系統(tǒng)和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等電子信息系統(tǒng)，這極大地方便了醫(yī)院工作的開展，在此過(guò)程中醫(yī)院檔案工作者也摸索和建立起一套較為完善的電子檔案管理經(jīng)驗(yàn)。

1.1 電子檔案不能取代紙質(zhì)檔案

在醫(yī)院的日常工作中，文件都是通過(guò)電子文件的形式記錄，并在各個(gè)部門之間傳遞，這樣使得醫(yī)院的工作效率大大提高了。但是通常在電子文件流轉(zhuǎn)完畢時(shí)，都還需要紙質(zhì)版就行分類并保存。這種情況，就出現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文檔同時(shí)被保存，浪費(fèi)了醫(yī)院的資源，妨礙了檔案數(shù)字化建設(shè)。因此，電子檔案只是紙質(zhì)檔案生成、運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中產(chǎn)生的一個(gè)附屬品，沒(méi)有完全獨(dú)立存在的能力和價(jià)值，尚不能取代紙質(zhì)檔案的存在。

1.2 電子檔案缺乏安全性

電子檔案室通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)文件就行收集、篩選、分類并進(jìn)行存儲(chǔ)，都是以電子文件形式收集，然后將其存儲(chǔ)于硬盤或計(jì)算機(jī)上。這種存儲(chǔ)形式雖然方便了人們獲取檔案信息，同時(shí)也存在巨大的安全隱患，例如：檔案信息被篡改或者竊取、檔案資料出現(xiàn)丟失、計(jì)算機(jī)設(shè)備出現(xiàn)故障等。

1.3 電子檔案不鑒定，真?zhèn)坞y辨別

由于電子檔案歸檔極為方便，在日常工作中就容易疏忽了鑒定工作，所有的電子文檔被存檔，一些可以不保存的文檔也被保存下來(lái)，這樣使得單子文檔價(jià)值和重要性良莠不齊。給電子檔案歸檔的管理帶來(lái)了諸多不便。

1.4 領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠、基礎(chǔ)設(shè)施不齊全

目前醫(yī)院的管理模式，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)僅注重與醫(yī)院發(fā)展相關(guān)的醫(yī)療質(zhì)量與技術(shù)的發(fā)展、醫(yī)療技術(shù)人才的培養(yǎng)與學(xué)科建設(shè)的發(fā)展，從而忽視了檔案管理在醫(yī)院管理工作中作用和為未來(lái)規(guī)劃。絕大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)都認(rèn)為只要有紙質(zhì)的文件即可，而無(wú)需做成電子的檔案予以管理。對(duì)待醫(yī)院檔案管理工作抱著完成上級(jí)部門檢查就行的心態(tài)，因此，不僅無(wú)法激起檔案管理人員的工作積極性。在嚴(yán)重落后于其他行業(yè)，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理工作也無(wú)法有所提高。同時(shí)醫(yī)院檔案電子化的基礎(chǔ)設(shè)施也不夠完備，缺少電子檔案建設(shè)中所需要的檔案管理軟件、刻錄機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、存儲(chǔ)等先進(jìn)設(shè)備，不利于電子檔案的長(zhǎng)期保存。

1.5 醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)制度不完善

檔案數(shù)字化建設(shè)是隨著信息化的不斷發(fā)發(fā)展而產(chǎn)生的新事物，對(duì)其可能出現(xiàn)的新問(wèn)題還不能準(zhǔn)確定位，這種情況下，電子檔案管理制度的制度出現(xiàn)了很多問(wèn)題，許多醫(yī)院還是紙質(zhì)檔案的管理制度。許多醫(yī)院沒(méi)有制訂電子檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定和銷毀相配套的管理制度，更沒(méi)有把電子檔案的各工作環(huán)節(jié)納入到職能科室和檔案部門管理程序中來(lái)，致使職能部門與檔案室之間缺乏必要的協(xié)調(diào)，各自獨(dú)立地進(jìn)行著電子文件的管理工作，很大程度上制約了醫(yī)院電子檔案的發(fā)展和醫(yī)院信息管理整體水平的提高。

1.6 電子檔案管理人員綜合素質(zhì)較低，電子檔案管理工作質(zhì)量差

在紙質(zhì)檔案時(shí)代，醫(yī)院檔案工作者除了要具備檔案專業(yè)知識(shí)外，熟識(shí)醫(yī)院科學(xué)研究是其基本素質(zhì)之一。而進(jìn)入電子檔案時(shí)代后，要求醫(yī)院電子檔案工作者除了具備傳統(tǒng)檔案管理所要求的外，還必須熟練掌握運(yùn)用計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，否則將無(wú)法介入電子文件的形成與保管，也不可能維護(hù)電子檔案的完整與安全，對(duì)危害電子檔案的諸多因素進(jìn)行有效防范。

2 推進(jìn)?？漆t(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)的策略

為應(yīng)對(duì)醫(yī)院檔案管理存在的不足，更好適應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)需要，根據(jù)存在的問(wèn)題，結(jié)合實(shí)際工作需要，今后應(yīng)該采取以下改進(jìn)和完善對(duì)策。

2.1 提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度，大力建設(shè)電子檔案

提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度，以及上級(jí)主管部門對(duì)電子檔案的重視。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人的管理重點(diǎn)和方向直接決定了檔案管理工作。要讓領(lǐng)導(dǎo)重視醫(yī)院檔案工作，尤其是檔案數(shù)字化建設(shè)工作，就需要將電子檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)的日常管理工作。

2.2 完善電子檔案的規(guī)章制度，建立質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)

為有效規(guī)范醫(yī)學(xué)檔案管理各項(xiàng)工作，結(jié)合檔案工作的具體需求，需制定健全完善的規(guī)章制度，推動(dòng)電子檔案管理的制度化和規(guī)范化是十分有必要的。要結(jié)合醫(yī)學(xué)檔案管理工作，具體制度制定時(shí)，參照檔案法、醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理?xiàng)l例，結(jié)合本醫(yī)院實(shí)際情況，健全各項(xiàng)制度，有效規(guī)范醫(yī)學(xué)檔案管理整個(gè)工作流程。同時(shí)，隨著新問(wèn)題的出現(xiàn)，要根據(jù)情況調(diào)整完善管理規(guī)章制度，從而更好適應(yīng)實(shí)際情況的變化。建立嚴(yán)格的管理責(zé)任制，明確相關(guān)工作人員職責(zé)，促進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案管理工作水平提高。

建立質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合醫(yī)院具體情況將電子文件的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作納入相關(guān)人員的崗位責(zé)任制中。電子文件歸檔范圍可以參照有關(guān)紙質(zhì)文件的歸檔范圍，劃定保管期限，明確電子文件類型，讓形成電子文件的部門和相關(guān)人員了解文件類型和歸檔范圍，形成的電子文件及時(shí)備份，避免電子文件被隨意刪除。電子文件的真實(shí)性是指文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過(guò)傳輸、遷移后依然保持不變，與形成時(shí)的原始狀態(tài)一致。定稿后的電子文件實(shí)行會(huì)簽，將簽發(fā)人、撰稿人、打印人的名字輸入在每份文件的最后一行，確保文件的真實(shí)性。電子文件的完整性是電子文件價(jià)值的重要保障。電子文件的完整性是指每一份文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒(méi)有缺失。在電子文件收集和積累過(guò)程中應(yīng)當(dāng)將重要文件的主要修改過(guò)程與電子文件一并保留。形成部門應(yīng)對(duì)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔實(shí)行全過(guò)程管理，保證管理工作的連續(xù)性和電子檔案的質(zhì)量，確保其信息的真實(shí)性和完整性，電子文件一旦形成，立即交檔案部門歸檔。

2.3 加強(qiáng)人才培訓(xùn)，提高管理隊(duì)伍素質(zhì)

加強(qiáng)醫(yī)學(xué)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)，是醫(yī)學(xué)檔案管理工作順利開展基礎(chǔ)。加強(qiáng)人員的管理專業(yè)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的培訓(xùn)，或者引進(jìn)相關(guān)專業(yè)人才，充實(shí)檔案管理工作的人才隊(duì)伍。加強(qiáng)管理規(guī)章制度、檔案查詢和利用流程、數(shù)字化管理、計(jì)算機(jī)技術(shù)操作等方面培訓(xùn)，促進(jìn)相關(guān)人員業(yè)務(wù)技能提升，從而使其能夠提供更好的服務(wù)。激發(fā)檔案管理工作人員的工作積極性，努力做好自己的每項(xiàng)工作。提高責(zé)任心，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)和服務(wù)水平，更好適應(yīng)醫(yī)學(xué)檔案管理需要。

2.4 確保數(shù)字檔案的安全

加大數(shù)字檔案的基礎(chǔ)性建設(shè)，確保數(shù)字檔案的安全。首先提高思想認(rèn)識(shí)，重視醫(yī)學(xué)數(shù)字檔案安全管理工作。其次建立健全的管理規(guī)章制度，對(duì)電子檔案制作歸檔、保管、查詢、利用等各流程都要制定切實(shí)可行的規(guī)章制度，確保電子檔案安全。提高殺毒技術(shù)、防火墻技術(shù)應(yīng)用，避免病毒及黑客侵襲攻擊，保障檔案信息完整安全。為更好保護(hù)電子檔案，還要采用數(shù)字簽名、密鑰、數(shù)字認(rèn)證等措施，對(duì)訪問(wèn)電子檔案的人員加強(qiáng)管理，避免數(shù)據(jù)資料被篡改和丟失，從而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)電子檔案信息安全的有效保護(hù)。做好電子檔案?jìng)浞莨ぷ?，定期進(jìn)行檢測(cè)和維護(hù)，避免數(shù)據(jù)丟失，確保檔案信息資料的安全可靠。

2.5 加強(qiáng)電子檔案的保存管理

電子檔案應(yīng)存放注意防磁保護(hù)，以保證磁盤、光盤的穩(wěn)定性。由于電子檔案載體與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體不同，要求存放在有控溫、調(diào)濕、防水、防塵、防光、防盜、防鼠、防早、防雷電、防磨損、防強(qiáng)震、防病毒設(shè)施的環(huán)境下。還要特別注意對(duì)電子檔案進(jìn)行定期檢測(cè)和備份。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案都是在文件辦結(jié)后在一年內(nèi)歸檔。電子文件則是全程管理和集成化管理的原則，以功能完善的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)和國(guó)家相關(guān)的電子文件管理的規(guī)范為依托，對(duì)各種類型的電子文件從產(chǎn)生開始就實(shí)行檔案化管理，將電子文件從產(chǎn)生、辦理、歸檔、保管利用，到鑒定銷毀整個(gè)運(yùn)動(dòng)周期實(shí)行文檔一體化管理模式。確保電子文件的真實(shí)性、完整性及長(zhǎng)久保存和有效利用。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案的數(shù)字化建設(shè)對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式，既是一種機(jī)遇又是一種挑戰(zhàn)。醫(yī)院需要結(jié)合社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)及醫(yī)院自身的實(shí)際情況和特點(diǎn)，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行改革創(chuàng)新，引進(jìn)先進(jìn)檔案管理技術(shù)和全方位服務(wù)意識(shí)，來(lái)促進(jìn)醫(yī)院檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。作為醫(yī)院檔案工作人員，在醫(yī)學(xué)檔案日常管理工作中，應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到存在的不足與問(wèn)題，并結(jié)合具體工作需要，從制度、人員等方面采取完善針對(duì)措施，從而提高醫(yī)學(xué)檔案管理水平，為醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展提供有力支持。

參考文獻(xiàn)

[1]劉艷，韓瑩，張琦.新時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理工作重點(diǎn)研究[J].中國(guó)藥物經(jīng)濟(jì)學(xué)， 2014（09）.

[2]孫曉娟.淺談檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)[J].科技信息，2010.

[3]李冰，周國(guó)華，趙國(guó)堂淺析醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)[J].才智，2014（07）.

[4]周麗霞.檔案管理信息化建設(shè)所面臨的問(wèn)題與對(duì)策[J].黑龍江交通科技，2010（1）.

[5]楊麗萍.試論醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新[J].鄭州牧業(yè)工程高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2012（03）.

[6]張勇，張羽，淺談醫(yī)院評(píng)審對(duì)醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的促進(jìn)作用[J].醫(yī)學(xué)理論與實(shí)踐，2012（17）.

[7]丁紅.新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問(wèn)題及相應(yīng)對(duì)策[J].中國(guó)現(xiàn)代醫(yī)生，2014（02）.

作者簡(jiǎn)介

許珊珊（1984-），女，新疆烏魯木齊市，漢族，初級(jí)，本科，研究方向：檔案。