檔案本質(zhì)屬性研究簡評

閆科楠

摘 要：檔案的屬性有一般屬性與本質(zhì)屬性之分。我國檔案界的傳統(tǒng)認識是將原始記錄性作為檔案的本質(zhì)屬性。我們?nèi)绾卫斫庠加涗浶?，逼著在這里簡單闡述自己的觀點，僅供參考。

關(guān)鍵詞：屬性；分析；研究

眾所周知，檔案的屬性有一般屬性與本質(zhì)屬性之分。我國檔案界的傳統(tǒng)認識是將原始記錄性作為檔案的本質(zhì)屬性。近年來，檔案界又有人提出了幾種全新的觀點。筆者擬綜合這方面的研究情況作一簡要述評。

1 原始記錄性

吳寶康教授主編的《檔案學(xué)概論》明確指出，“檔案是歷史的原始記錄，或說原始的歷史記錄。這是檔案的本質(zhì)屬性”，“檔案在與其他事物相比較而存在的過程中所顯示的獨有的特性，就是原始記錄性”①。

應(yīng)該說，這一認識是正確的。然而查啟森同志卻對這一傳統(tǒng)認識提出了質(zhì)疑：其一，如果原始性是檔案的本質(zhì)屬性，那么“原始記錄就是原件，具體地說就是原稿。如果這樣的話，那么檔案就是原稿，一切非原稿以外的記錄，因為不是原始記錄，就不能算是檔案了。而事實上在為數(shù)眾多的檔案中，不一定都是原稿，還包括根據(jù)原稿而形成的打印件”。其二，“原始記錄，當(dāng)包括文物和圖書手稿，即文物和圖書手稿，它們也具有原始記錄性”，因而“原始記錄性是三者的共性，而不是檔案所特有的本質(zhì)屬性?！雹?/p>

筆者認為，上述質(zhì)疑是值得探討的。其一，我們不能機械地理解原始記錄性。對形成文件的機關(guān)來說，文件的原稿的確是原始記錄，但文件的打印件也是原始記錄。原稿是印制打印件的依據(jù)，打印件是機關(guān)處理事務(wù)的依據(jù)，兩者是一個完整的有機整體。因此，打印件也屬于原始記錄則是無疑的。其二，不可否認，圖書手稿是檔案，有的文物也是檔案，但我們不能因此而否定原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。雖然圖書手稿也是印刷圖書的依據(jù)，但圖書產(chǎn)生的主要原因和直接目的是為了供眾多的人去閱讀。而檔案則不然，“檔案是人們處理事務(wù)過程中遺留下來的副產(chǎn)品，它是人們進行社會實踐活動附帶的產(chǎn)物，或者說它是自然形成的，而不是純粹人為的結(jié)果?！雹郛?dāng)然，有的原始記錄既是文物也是檔案，“凡具有原始記錄作用且含義明確的實物即可作為實物檔案看待?！雹堋稒n案法》第十二條規(guī)定，“博物館、圖書館、紀(jì)念館等單位保存的文物圖書資料同時是檔案的，可以按照法律和行政法規(guī)的規(guī)定，由上述單位自行管理”?？梢?，同樣是原始記錄，并不影響我們對檔案與圖書、文物進行區(qū)分與管理。

也許有人會說，既然原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，那么文件與檔案的本質(zhì)屬性豈不完全相同？的確，由于“文件與檔案記錄的內(nèi)容相同”、“文件與檔案的物質(zhì)形態(tài)相同”，因而“文件與檔案的本質(zhì)屬性相同。原始性和記錄性的有機統(tǒng)一。是文件和檔案的共同本質(zhì)屬性。”⑤所以，文件與檔案從本質(zhì)上來說則屬于同一事物。但是，有人據(jù)此認為，既然文件與檔案本質(zhì)屬性相同，那么“文件與檔案屬于同一概念”⑥。其實，這是對文件與檔案關(guān)系所作的錯誤理解。文件與檔案之所以屬于同一事物，是由于兩者的載體與內(nèi)容完全相同，這就決定了兩者的本質(zhì)屬性相同。但同一事物在根本性質(zhì)不變的情況下，次要性質(zhì)可以發(fā)生變 而恰恰是這種變化使得同一事物的發(fā)展呈現(xiàn)出階段性。所以說，文件與檔案是同一事物，但并不是同一概念。我們通常所說的文件與檔案是同一事物在不同階段的兩個名稱，也就說明了這一點。

2 客觀記錄的歸檔保存性

查啟森同志對原始記錄性提出質(zhì)疑，并進而認為“檔案的本質(zhì)屬性是客觀記錄的歸檔保存性”，“構(gòu)成檔案的根本條件，是歸檔保存。歸檔保存是文件向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵。沒有這一程序，也就沒有檔案?！雹哌@一認識似乎是正確的，因為檔案保管機構(gòu)保存下來的檔案一般是經(jīng)過歸檔這一程序的。但問題在于，歸檔并不是檔案保管機構(gòu)獲此檔案的唯一途徑。文書部門和業(yè)務(wù)部門的歸檔，相對于檔案保管機構(gòu)來說就是檔案的接收。檔案保管機構(gòu)除了正常的接收之外，還有向社會征集和搜集檔案這一補充手段。如果把客觀記錄的歸檔保存界定為檔案的本質(zhì)屬性，那么未經(jīng)歸檔保存的客觀記錄就不是檔案。這無異于否定了檔案保管機構(gòu)的征集與搜集工作。若此，檔案的收集工作豈不僅僅成了檔案的接收工作？對此，張輯哲同志指出，“是否集中保存不能作為檔案的必要屬性看待。實際情況是，無論是否集中保存，檔案就是檔案，非檔案就是非檔案?！雹嘁蚨鴮⒖陀^記錄的歸檔保存性作為檔案的本制裁屬性顯然是欠妥的。

3 信息性

隨著信息這一概念被社會所接受，檔案是一種信息的認識也被檔案界所認同，于是劉建平同志便認為“檔案的本質(zhì)是信息”⑨。

當(dāng)然，從信息角度看，檔案所記錄的內(nèi)容無疑是信息。但是，圖書、情報所記錄的內(nèi)容也是信息?？梢?，信息性是檔案、圖書、情報的共同屬性，因而信息性只能是檔案的一般屬性。因為“檔案學(xué)界一般都認為，檔案是其原始內(nèi)容和原始載體的統(tǒng)一體；檔案信息僅指檔案內(nèi)容而不包含載體，也不強調(diào)內(nèi)容的原始性，……根據(jù)信息論的描述，信息不是物質(zhì)，只是信息的存貯、傳遞必須借助于物質(zhì)載體，而且這種載體純粹是為了信息的存貯、傳遞服務(wù)，沒有其他特定的要求，比如‘原始性的要求”。⑩張輯哲同志也指出，“由于信息這一概念外延極大，因此僅僅認為檔案具有信息性或說檔案本質(zhì)上（主要指其內(nèi)容）是信息是遠遠不夠的。對檔案信息的認識僅僅停止于這一水平是極為膚淺的，甚至可以說是毫無意義的?！雹?/p>

應(yīng)該說，檔案雖然是一種信息，但檔案這一種信息除了具有信息的一般屬性如何擴充性、可壓縮性、可替代性、可傳輸性、可擴散性、可分享性外，還具有自己的特點：它是一種未經(jīng)加工處理的原生性靜態(tài)信息。因為信息可分為社會信息和自然信息，從記錄方式來看，社會信息又有記錄性信息和非記錄性信息之分，而記錄性社會信息還有原生信息和派生信息之別，檔案、文件則原生的社會信息，而圖書、情報則屬于派生的社會信息。因此，泛泛地稱檔案的本質(zhì)是信息是不確切的。

4 非現(xiàn)行性

傅榮校同志認為，“檔案的本質(zhì)屬性——非現(xiàn)行性，不是由于檔案的歷史（原始）記錄性等屬性決定的，而且文件由于其功能——作為實踐活動的工具發(fā)揮作用的必然結(jié)果?！雹?/p>

很顯然，這一認識是依據(jù)文件生命周期理論而得出的。文件生命周期理論根據(jù)文件所起作用的不同，將文件劃分為現(xiàn)行文件、半現(xiàn)行文悠揚和非現(xiàn)行文件三種。由于我國不存在半現(xiàn)行文件這一概念，于是該觀點持有者便將文件劃分為現(xiàn)行文件和非現(xiàn)行文件兩種，且認為“非現(xiàn)行性是檔案區(qū)別于現(xiàn)行文件的唯一本質(zhì)屬性。”⒀

筆者認為，檔案的本質(zhì)屬性是非現(xiàn)行性這一認識是不符合我國的實際的。因為國外的現(xiàn)行文件是指“一個機關(guān)、團體或組織處理現(xiàn)行業(yè)務(wù)時經(jīng)常需要用到，因而繼續(xù)存放在其形成地點的文件。”⒁非現(xiàn)行文件是指“處理現(xiàn)行事務(wù)已不再需要的文件。”⒂而我國一般認為文件具有現(xiàn)行的效用，檔案是辦理完畢的文件?？梢?，我國的檔案概念并不是依據(jù)文件所起的作用去加以認識的。在我國，文件只要從手續(xù)上或程序上辦理完畢，就可以看作檔案，一般應(yīng)在第二年上半年向機關(guān)單位的檔案保管機構(gòu)移交。我國的檔案概念是具有我國自己的特色的。宗培嶺等同志明確指出，“我國與西方國家對檔案概念的理解是有差異的，用西方檔案學(xué)理論體系中的文件生命周期理論來解釋我國的檔案概念顯然是不妥的?！雹怨P者認為，由此而認定檔案的本質(zhì)屬性是非現(xiàn)行性也是不妥善的。

綜上所述，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，其他幾種對檔案本質(zhì)屬性的認識，或有失偏頗，或有所欠缺，都存在著不足。