學(xué)校人事檔案管理現(xiàn)狀及對策分析探討

摘 要：隨著我國教育事業(yè)的不斷發(fā)展，新教育體制的改進(jìn)也促使著學(xué)校積極推進(jìn)改革。就學(xué)校而言，做好人事檔案管理無疑是順應(yīng)新時(shí)期發(fā)展形勢并尋求改革創(chuàng)新的重要嘗試。有效的人事檔案管理可以在政治經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)型的大背景下更好地發(fā)揮學(xué)校人才培養(yǎng)優(yōu)勢。

關(guān)鍵詞：學(xué)校人事檔案；問題分析；對策；改革創(chuàng)新

人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來，以備考察的文件材料。學(xué)校教學(xué)科研、職稱評定、人才選拔考核等都需要學(xué)校人事檔案管理來提供切實(shí)依據(jù)，同時(shí)也是學(xué)校內(nèi)部各項(xiàng)人事管理活動(dòng)開展的重要依據(jù)，有助于提升高校人事管理工作的水平與質(zhì)量，為學(xué)校教學(xué)科研工作的順利進(jìn)行提供切實(shí)保障。因此，應(yīng)深入分析當(dāng)前學(xué)校人事檔案管理工作中存在的問題，探索解決對策，有利于管理工作走上規(guī)范化、科學(xué)化軌道，更好地為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。

1 改進(jìn)學(xué)校人事檔案管理的必要性

對于學(xué)校人事檔案管理來說，加強(qiáng)改革和創(chuàng)新是必然選擇，以順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的潮流。學(xué)校人事檔案管理改革跟上時(shí)代潮流的發(fā)展，是基于社會(huì)發(fā)展背景、社會(huì)發(fā)展的需求的必然選擇，同時(shí)也促進(jìn)了學(xué)校管理的積極轉(zhuǎn)型，開放和共享的必要性[1]。當(dāng)前學(xué)校要想改革創(chuàng)新其必然之舉就是加強(qiáng)學(xué)校人事檔案管理，人事檔案承擔(dān)著學(xué)校人事信息的保存、資源的開發(fā)和利用等諸多職責(zé)，是學(xué)校教學(xué)科研管理的極為重要資源，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，不斷改進(jìn)創(chuàng)新，消除以往的管理缺陷，同時(shí)也有利于提高學(xué)校整體管理工作水平與質(zhì)量。就人事檔案本身而言，加強(qiáng)管理改革是基于檔案管理自身內(nèi)在展規(guī)律所做出的必然選擇，加強(qiáng)對人事檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理，可為學(xué)校教學(xué)科研管理工作提供諸多益處，有利于管理創(chuàng)新與學(xué)術(shù)創(chuàng)新。

2 人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

1.檔案管理水平有待提高。

學(xué)校人事檔案管理工作，但由于工作任務(wù)重、人手又少，檔案管理工作人員大部分為兼職人員。大部分檔案管理者疏于應(yīng)對，應(yīng)付了事，對流動(dòng)人員人事檔案的管理還只限于將材料裝好袋子，鎖好柜子等簡單操作流程，建立流動(dòng)人員人事檔案管理的信息化程度不高[2]。在建立學(xué)校人事檔案管理庫，提高信息資源使用效率，用現(xiàn)代化手段管理學(xué)校人事檔案等方面缺少探索與嘗試的意愿。同時(shí)也缺少有效的宣傳方式。

2.學(xué)校人事檔案管理交接手續(xù)不夠嚴(yán)密

2.1檔案管理人員大多不是專業(yè)任職，事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業(yè)人員管理。受專業(yè)和時(shí)間限制，檔案管理人員也不能及時(shí)地掌握檔案管理工作的新知識(shí)、新技術(shù)。移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明、界限不清。甚至有很多管理員認(rèn)為，檔案交接只是一串鑰匙的問題，使得人事檔案交接工作前后脫節(jié)。由于學(xué)校的工作重點(diǎn)是教學(xué)，學(xué)校管理的重點(diǎn)是如何提高教學(xué)水平，改善教學(xué)條件，為學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)的教學(xué)服務(wù)，而對人事檔案管理不夠重視，存在人事檔案管理硬件設(shè)施不完善、檔案管理人員培訓(xùn)不到位等問題。

2.2檔案管理人員對人事檔案補(bǔ)充、收集、更新緩慢。歸檔材料未能及時(shí)、準(zhǔn)確地得到補(bǔ)充。另外，某些科研、教學(xué)、職稱考評、繼續(xù)教育、業(yè)績考核等方面的材料不歸檔，使存檔的材料不能真實(shí)地反映他人的現(xiàn)實(shí)情況，導(dǎo)致人事檔案的不完整。

3.員工對人事檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足

在很多人看來，檔案管理是無關(guān)緊要的工作。很多就連自己的人事檔案在哪里都不了解；還有的人認(rèn)為自己的檔案不應(yīng)在本人所屬的單位，而應(yīng)由本人保管；有些應(yīng)該歸檔的材料不能及時(shí)交檔案管理人員存檔。這些思想、觀念必然導(dǎo)致人事檔案材料不全或缺失。

4. 學(xué)校人事檔案管理手段落后

人事檔案管理基本上是由人事科工作人員管理，因此，工作中存在的問題較多。在檔案管理手段上，沒有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲(chǔ)依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能較理想的應(yīng)用。

目前大多學(xué)校人事檔案管理中信息化程度偏低是普遍問題，多數(shù)學(xué)校在檔案數(shù)字資源建設(shè)方面重視程度不足，以致難以推進(jìn)工作，影響了檔案開發(fā)與利用、資源保存。信息化程度偏低直接導(dǎo)致了管理成本的增加，加重了管理負(fù)擔(dān)，影響工作效率和檔案服務(wù)，不利于學(xué)校人事檔案信息的及時(shí)更新、歸納總結(jié)與利用，嚴(yán)重制約了學(xué)校管理工作的進(jìn)步與人事制度的改革發(fā)展。

3 對策及思考

人事檔案是對品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、個(gè)人經(jīng)歷、政治思想，工作實(shí)際等內(nèi)容的真實(shí)記載和反映，所以，加強(qiáng)人事檔案的管理，充分發(fā)揮其利用價(jià)值，才能更好地為黨組織、人事部門工作，為職工本人服務(wù)[4]。針對以上存在的問題，就人事檔案管理工作提出以下幾點(diǎn)對策。

1.樹立全新的管理價(jià)值觀

針對學(xué)校人事檔案管理工作中存在的一系列問題，首先要從思想理念入手創(chuàng)新管理理念，改變管理人員的工作理念，引導(dǎo)人事檔案管理人員樹立全新的管理方式，檔案管理價(jià)值觀念，摒棄以往種種弊端，從思想上改變學(xué)校人事檔案管理的方式方法。

2.程序交接的嚴(yán)格處理方式

人事檔案交接是一項(xiàng)手續(xù)嚴(yán)密、認(rèn)真細(xì)致、責(zé)任重大的工作，應(yīng)按程序辦理。檔案交接手續(xù)：一是對所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬物相符；二是對借出的檔案要及時(shí)催還，并整理好借據(jù)，且在借據(jù)上注明原因及催還情況；三是對未整理的零散材料要分類存放、清理排序后及時(shí)存檔；四是按檔案移交要求進(jìn)行移交，并在交接手續(xù)上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名、職務(wù)及移交清冊、頁數(shù)等，還應(yīng)在移交文件上簽字、蓋章，要做到對交接工作負(fù)責(zé)。

3. 強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格檔案管理程序

3.1增強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者的檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。應(yīng)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高其工作主動(dòng)性，從根本上確保人事檔案材料準(zhǔn)確完備、及時(shí)歸檔。此外，建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全、完整，內(nèi)容真實(shí)、可靠。

3.2 建立規(guī)章制度，積極主動(dòng)做好檔案收集管理工作

將制度明文規(guī)定，讓檔案管理人員做到有章可循，有度可依。建立人事檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，人員借閱檔案登記簿，職工檔案材料移交表等。把那些由于歷史原因造成的，確實(shí)收集不到的檔案材料，要查明原因，登記說明，為以后查找提供材料。因此，我們在收集檔案資料時(shí)要做到勤快、耐心、眼力以及時(shí)追補(bǔ)新的資料，真正達(dá)到人事檔案的依據(jù)作用。

4.努力加強(qiáng)宣傳工作，增加檔案管理工作者的責(zé)任感

人事檔案管理工作者應(yīng)努力做好宣傳工作，積極應(yīng)對檔案處理，力圖把可靠真實(shí)的材料歸入人事檔案，努力做好質(zhì)量關(guān)。在檔案鑒別過程中，檔案管理人員要細(xì)心負(fù)責(zé)，確保檔案完整、真實(shí)性，充分認(rèn)識(shí)到職工人事檔案管理工作在人力資源開發(fā)中的重要性，不斷改進(jìn)工作方法類型以及工作方式，對工作模式不斷創(chuàng)新，以提高工作效率，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)能力。在鑒別過程中，能明辨是非，應(yīng)該堅(jiān)決把那些虛假的資料拒之門外，不背其他事物所干擾，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、完整性、可靠性。

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作者簡介

孫勇（1974-）男，濟(jì)寧學(xué)院附屬中學(xué)組織人事處，助理館員。