探討檔案管理科學(xué)化

林雙靜

摘 要：我國的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的不斷發(fā)展，國內(nèi)的檔案管理工作也得到一定發(fā)展。在新的社會環(huán)境下，提高檔案管理科學(xué)化水平，對目前國內(nèi)檔案管理具有重要意義。

關(guān)鍵詞：探討；管理；科學(xué)；檔案

進入二十一世紀以來，我國的社會主義政治、經(jīng)濟、文化都獲得了一定的發(fā)展。在這樣一種社會背景下，提高單位檔案管理水平是大勢所趨，是提高我國企業(yè)單位管理水平的重中之重。當(dāng)前，國內(nèi)許多企業(yè)單位的檔案管理工作都存在諸多問題，并面臨著一系列嚴峻的挑戰(zhàn)。檔案管理部門必須緊跟時代發(fā)展的潮流，不斷調(diào)整自身的管理方式，提高檔案管理的科學(xué)化水平，以適應(yīng)時代發(fā)展的需要。只有這樣，才能為構(gòu)建和諧的社會主義添磚加瓦。

1 提高檔案管理水平的重大意義

首先，檔案的科學(xué)化管理是我國文化實力的重要體現(xiàn)之一，提高檔案的管理水平，就是提高我國的文化管理水平。在各類檔案中，不僅有政治、經(jīng)濟的相關(guān)資料，還包括文化類的各種資料。這些資料對我國的政治、經(jīng)濟、文化的發(fā)展都具有極其重要的意義。它們反映了我國在不同歷史時期發(fā)展的不同狀況，是對歷史的一種收藏和保存，能對未來的發(fā)展作出一定指導(dǎo)。故而，要不斷提高我國檔案管理的科學(xué)化水平，做好國內(nèi)的檔案管理工作，從而促進社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的不斷發(fā)展。

再者，過去相當(dāng)長的一個時期，我國的檔案管理都是采用傳統(tǒng)的人工手動方式進行工作的。這種方式非但不利于資料的存儲和使用，而且耗費了工作人員大量的時間和精力。更甚者，不少單位忽視了檔案管理工作的重要性，如此一來，致使許多檔案資料一直處于混亂狀態(tài)?，F(xiàn)如今，我國的信息技術(shù)獲得了長足的發(fā)展，并且在許多領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用。因此，將信息技術(shù)的相關(guān)管理方法引入檔案管理中，既可以提高檔案的管理水平，也能夠節(jié)省工作人員的時間，節(jié)省單位的管理成本。

2 實現(xiàn)檔案科學(xué)化管理的措施

（一）建立現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)。目前，國內(nèi)檔案管理水平還比較薄弱，最主要的原因之一是對檔案管理工作的認識不夠深刻。因此，相關(guān)部門務(wù)必要建立一套科學(xué)合理的現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，改變檔案管理工作者對檔案工作輕視的觀念[1]。首先，應(yīng)當(dāng)建立一套嚴密的檔案管理機制。管理機制的建立，要與單位的實際發(fā)展?fàn)顩r相符合。其次，要改革舊有的檔案管理觀念，讓檔案管理者認識到檔案管理的重要性。同時，加大對其管理工作的監(jiān)測力度，如發(fā)現(xiàn)有工作潦草馬虎者，給以一定的批評懲罰。再者，依據(jù)管理工作的不同性質(zhì)，實行定崗定責(zé)的管理模式。在檔案管理的系統(tǒng)中，要成立一支工作效率較高的檔案管理隊伍。這支隊伍的帶頭人要由單位的主要管理者擔(dān)任，其他管理者要經(jīng)過精挑細選最終遴選出來。只有這樣，才能健全檔案的管理機制，提高檔案管理的質(zhì)量。

（二）培養(yǎng)檔案管理員的綜合素質(zhì)。因為檔案管理是一份較為繁瑣復(fù)雜的工作，所以，它對管理者的要求是比較多的。這份工作不僅需要管理者有一定的耐心，在工作中能做到一絲不茍，還要求管理者有較高的檔案管理方面的理論知識。因此，在挑選檔案管理員的時候，需要認真細致地考察應(yīng)聘者各方面的素質(zhì)。另外，對于不同單位、不同部門的檔案管理工作，還需要工作人員具有一定量的專業(yè)知識。在信息技術(shù)加速發(fā)展的今天，檔案管理者還要對檔案管理工作涉及到的信息技術(shù)有一定了解，要能夠熟練使用相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案進行收藏和管理。除此之外，由于檔案管理者的素質(zhì)高低不齊，為了提高檔案管理的科學(xué)化水平，相關(guān)單位應(yīng)該定時組織管理人員的培訓(xùn)活動。通過這種素質(zhì)培訓(xùn)活動，能夠提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)[2]。同時，應(yīng)該設(shè)立一定的獎懲制度，對表現(xiàn)優(yōu)異的管理員給予一定的獎勵，這樣有利于激發(fā)其他管理者的工作熱情和工作積極性。

（三）推進檔案管理走向信息化。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，推動檔案管理工作走向信息化的發(fā)展道路，已是勢在必行的。檔案管理的信息化包括的內(nèi)容較多，不僅要求管理者要有先進的管理理念，還要求管理員要有較高的綜合素質(zhì)。除此以外，相關(guān)單位還應(yīng)當(dāng)引進相當(dāng)?shù)挠布?、軟件設(shè)備。只有具備了一定水準的硬、軟件設(shè)備，檔案管理員才能在檔案管理中，利用相關(guān)的信息技術(shù)對檔案進行收藏和管理。為了推進檔案管理工作走向信息化，相關(guān)單位應(yīng)該成立專門的檔案管理工作室，最好能購置高效的檔案管理軟件[3]。利用計算機的相關(guān)知識，加快檔案管理的電子化、自動化進程。簡言之，只有利用現(xiàn)代通訊技術(shù)，才能真正實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化。

（四）不斷完善檔案管理，促進管理科學(xué)化。因為檔案信息是會變動、更改的，所以，在日常的檔案管理中，工作人員應(yīng)該定期地對檔案信息進行檢查，對變動的信息及時進行修改。對于管理人員的工作，要進行嚴格的監(jiān)督、檢查，保證他們在工作中做到細致、準確、全面。加大對管理人員的考核力度，確保檔案管理工作有條理、有秩序地進行[4]。同時，做好檔案管理工作還要具備一定的鉆研、探討精神，努力挖掘出檔案信息的潛力，并加大它的利用程度。另外，要推進檔案管理的科學(xué)化，就要引進高新技術(shù)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。當(dāng)然，在適應(yīng)新形勢需要的同時，也要借鑒傳統(tǒng)的檔案管理方式，將二者有機結(jié)合，不斷對檔案工作進行創(chuàng)新、完善，把檔案的利用程度提升到更高的一個層次。

3 結(jié)語

綜上可得，檔案管理工作不僅與現(xiàn)代人的生活聯(lián)系得越來越緊密了，還對企事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生了不小影響。因此，著力提高檔案管理工作的科學(xué)化水平是當(dāng)務(wù)之急。要想真正使檔案管理工作走向科學(xué)化，首先要建立現(xiàn)代化的管理體系，在此基礎(chǔ)上，要著力培養(yǎng)檔案管理者的綜合素質(zhì)，并引進高新技術(shù)手段，從而推進檔案管理走向信息化。除此之外，還應(yīng)當(dāng)不斷完善、創(chuàng)新檔案的管理工作，使得檔案的利用程度再上一個新臺階。