檔案室檔案的安全保管措施和有效利用

徐世廣

摘 要：檔案室中的檔案資料多、分類復(fù)雜，管理不當則極易造成檔案的損壞和信息缺失。本文結(jié)合檔案工作中的實際情況，通過對介紹檔案保管工作中存在問題的探討，對保護檔案安全、維護檔案信息、以及檔案資料的有效利用給出建議。

關(guān)鍵詞：檔案；檔案安全；檔案利用

1 前言

近年來，自然災(zāi)害的頻繁發(fā)生，檔案安全管理工作面臨嚴峻考驗，尤其是在自然災(zāi)害面前，檔案管理措施不當，極易造成災(zāi)難性的損失。盡力做好檔案保管工作，提高管理工作人員的意識與操作技能是檔案管理培訓(xùn)的首要任務(wù)。在新形勢下，如何運用新的技術(shù)方法開發(fā)利用檔案資源、提高現(xiàn)代檔案室的服務(wù)水平也成為檔案管理工作者急于解決的問題。

2 檔案安全保管的措施

檔案安全保管是檔案工作中的重中之重，強化檔案安全保管意識，建立健全的檔案管理安全體制，做好災(zāi)難預(yù)防工作，是確保檔案安全的主要方式。對檔案安全管理主要包括檔案的實體安全、信息安全以及政治安全等方面，在做好對檔案工作的管理中，應(yīng)當主要做好以下幾個方面：

2.1 強化管理意識、明確責任

檔案維護工作的重點是保證檔案室資料的完整性與安全性。單位應(yīng)當加強對檔案安全維護工作重視，堅持“安全第一”的原則，實行主管領(lǐng)導(dǎo)負責制，明確責權(quán)，強化對日常的管理，做到措施到位，責任到人。檔案所屬部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強檔案安全工作的宣傳，建立檔案管理小組，完善安全管理系統(tǒng)，制定明確的檔案管理、登記、檢查等工作的流程，將各項檔案安全管理工作落到實處。

2.2 提高檔案管理人員的技術(shù)與意識

檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平直接影響到日常工作的效率，尤其是近幾年來，檔案室引進了新的管理技術(shù)和管理設(shè)備。這就需要檔案管理工作人員發(fā)揮主觀能動性，積極主動的學習檔案管理工作的業(yè)務(wù)知識、加強對檔案保管的管理操作能力。為了滿足當前形勢下的檔案管理工作的，必須加強對相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，按照崗位不同、分層次、多渠道的進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培養(yǎng)熟悉檔案管理工作知識、掌握新的管理技術(shù)的專業(yè)性人才進入到檔案管理崗位。

2.3 落實安全工作管理措施

在日常的檔案管理工作中，要將檔案管理、保密、查閱、銷毀等各制度落到實處。把檔案安全工作與檔案接收、檔案管理和利用工作結(jié)合起來，相互配合。檔案室內(nèi)必須要有定期的防火防盜、防塵、防蟲、防潮等各項安全檢查，做好安全保管設(shè)備的檢修與維護工作，定期更新消防器材，加強對排水系統(tǒng)的檢測與維護，對檔案室底層窗戶進行加固。將各項安全防護措施落到實處，才能保障檔案室的日常安全，能夠做到對各種突發(fā)裝狀況的緊急應(yīng)對。

2.4 加快檔案信息化進程，實行檔案的數(shù)字化管理

自然災(zāi)害的發(fā)生會導(dǎo)致地方檔案室資料的嚴重損害。汶川地震時期，丟失了很多很有價值的歷史檔案，這就引起了相關(guān)檔案管理部門的反思。對自然災(zāi)害的措不及防教育我們，檔案的安全管理必須依照“預(yù)防為主、防治結(jié)合”的原則，采用先進的技術(shù)，加快檔案數(shù)字化管理進度，有效的延長檔案的使用壽命，保證檔案的安全[1]。在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，紙張檔案的管理已經(jīng)逐漸凸顯出很大的問題。傳統(tǒng)的紙張檔案管理成本高、占用空間大、易受潮損壞，這些問題都對檔案的使用壽命構(gòu)成了威脅。更重要的是，在地震、火災(zāi)等大型自然災(zāi)害面前，傳統(tǒng)的檔案室會面臨毀滅性的破壞[2]。

在互聯(lián)網(wǎng)信息化時代，檔案管理技術(shù)有了新的發(fā)展。依托計算機、檔案室可以建立起一套系統(tǒng)的、自動化的檔案信息管理系統(tǒng)，將要進行長期保存的檔案進行數(shù)字化錄入，完成檔案的信息化，規(guī)?；４妗τ刑厥庖蟮馁Y料，在數(shù)字化保管的同時也要重視對紙質(zhì)資料的管理。需要注意的是，對電子檔案的管理也要及時進行有效的備份與加密處理，以保證信息的安全性和保密性，確保電子文件的安全。

3 檔案信息資源的開發(fā)利用

3.1 加強檔案資源建設(shè)，為檔案信息資源的開發(fā)利用打好基礎(chǔ)

檔案收集是檔案資源開發(fā)工作的基礎(chǔ)，沒有檔案資料就無法構(gòu)建資源信息網(wǎng)絡(luò)，沒有資源信息自然也就無法做到對資源的有效開發(fā)。這就要求檔案部門要做到準確、及時的信息錄入，豐富館藏資源，為資源信息的開發(fā)打下基礎(chǔ)。

3.2 加大檔案開放力度，滿足開發(fā)利用檔案信息資源的需求

檔案開放要在保護檔案所有權(quán)者利益的基礎(chǔ)之上，遵循遵循“開放檔案的范圍應(yīng)最大化，檔案保密的范圍應(yīng)該最小化”的首要原則，加快檔案開放進程[3]。加快對檔案的鑒定，制定科學的降解密制度。

3.3 運用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，提高檔案信息資源開發(fā)利用水平

通過資料錄入，計算機掃描等手段將不同的檔案轉(zhuǎn)化成為數(shù)字信息，達到利用計算機和互聯(lián)網(wǎng)來建立信息化網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)自動化管理和數(shù)據(jù)傳輸?shù)哪康?。開展計算機檢索、網(wǎng)絡(luò)信息傳遞、網(wǎng)絡(luò)信息咨詢等服務(wù)，公開發(fā)布檔案信息，以適應(yīng)社會發(fā)展與時代要求。

4 總結(jié)

信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用的今天，檔案資源的開發(fā)和利用也應(yīng)當滿足社會經(jīng)濟發(fā)展的需求。

檔案管理的最終目的是為了開發(fā)利用檔案資源，創(chuàng)造其應(yīng)有的經(jīng)濟效益和社會效益，為我國政治、經(jīng)濟、文化各項事業(yè)服務(wù)。

參考文獻

[1]宋麗.如何提高企業(yè)檔案安全防災(zāi)能力[J].辦公室業(yè)務(wù).2012，（19）：27.

[2]劉寧博，歐秀花.試論自然災(zāi)害情況下檔案安全保管的防護措施[J].才智.2011，（25）：13.

[3]羅瑩.用創(chuàng)新的思維開展檔案工作[J].云南檔案.2015，（7）：10-12.