信息化背景下企業(yè)檔案資源整合探索分析

殷悅

摘 要：本文主要以企業(yè)信息化為研究背景，以企業(yè)檔案發(fā)展為研究主體，重點(diǎn)對企業(yè)檔案資源整合進(jìn)行初步探索，并充分結(jié)合筆者所在企業(yè)的檔案發(fā)展實(shí)際，對檔案資源整合實(shí)施可行性、現(xiàn)實(shí)實(shí)施條件、資源整合原則、實(shí)現(xiàn)模式等系列內(nèi)容進(jìn)行簡要闡述，進(jìn)而在信息化背景下，促進(jìn)企業(yè)檔案資源整合的發(fā)展策略：培養(yǎng)多層次信息化檔案人才；實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)、檔案管理實(shí)踐有機(jī)結(jié)合構(gòu)建“企業(yè)主導(dǎo)+部門協(xié)同”多級管理機(jī)制，以此達(dá)到明確研究主題、理論聯(lián)系實(shí)際，促進(jìn)企業(yè)檔案資源整合逐步發(fā)展的研究目的。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；資源整合；企業(yè)信息化

如今，受到企業(yè)信息化、競爭激烈化的廣泛影響，企業(yè)檔案整體發(fā)展不斷受到企業(yè)經(jīng)營者重視，然而，檔案“信息孤島”頻現(xiàn)，檔案實(shí)際作用有限，各類檔案缺乏必要溝通，已經(jīng)成為制約企業(yè)檔案發(fā)展的重要因素。由此，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源整合，形成必要整合策略，具有較為重要的現(xiàn)實(shí)實(shí)施意義。

本文結(jié)合筆者所在企業(yè)檔案管理實(shí)際，從實(shí)際聯(lián)系理論的發(fā)展角度出發(fā)，在理順“相關(guān)概念——實(shí)施可行性、現(xiàn)實(shí)條件分析——整合原則、實(shí)現(xiàn)模式”等系列內(nèi)容的研究脈絡(luò)的過程中，不斷實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展實(shí)際與研究脈絡(luò)的實(shí)際結(jié)合，形成能夠指導(dǎo)、引導(dǎo)企業(yè)檔案資源整合的策略與建議。

1 信息化背景下企業(yè)檔案資源整合基礎(chǔ)闡述

1.1 相關(guān)概念界定

1.企業(yè)信息化涵義

企業(yè)信息化，顧名思義，就是將企業(yè)一系列諸如：生產(chǎn)過程、原料募集、客戶管理、財(cái)務(wù)管理、現(xiàn)金收支等生產(chǎn)、管理活動(dòng)，都納入信息化、數(shù)字化過程之中，進(jìn)而依托各類信息系統(tǒng)的再管理、再加工，形成較為新穎的信息化企業(yè)資源，促使企業(yè)各類資源不斷實(shí)現(xiàn)有效配置的過程。

企業(yè)信息化的廣泛、有效運(yùn)用，可以不斷加強(qiáng)企業(yè)本身的整體競爭力，促使各類企業(yè)能夠更加適應(yīng)日漸激烈的企業(yè)市場環(huán)境，為取得經(jīng)濟(jì)效益最大化提供相關(guān)保障。

2.企業(yè)檔案的資源整合涵義

對企業(yè)檔案的資源整合進(jìn)行明確闡述，就必須首先明確企業(yè)檔案的涵義，明確企業(yè)檔案的各類表現(xiàn)形式，企業(yè)檔案，顧名思義，就是一家企業(yè)在從事產(chǎn)品生產(chǎn)、企業(yè)經(jīng)營、活動(dòng)管理等一系列企業(yè)事務(wù)時(shí)，形成的企業(yè)各類活動(dòng)（事物）的原始記錄性總和。企業(yè)檔案的表現(xiàn)形式較為廣泛，既有傳統(tǒng)檔案形式，即：紙質(zhì)檔案形式，也有形式眾多的新型檔案形式，即：視頻型檔案、照片型檔案、光盤類檔案、錄音類檔案等等。

企業(yè)檔案的資源整合既是對各類檔案形式的資源整合，也是對眾多檔案形式依托下的企業(yè)不同活動(dòng)的資源整合。資源整合的具體實(shí)施，是形成“企業(yè)各類經(jīng)營、管理信息收集——信息轉(zhuǎn)化為資源——資源整合形成合力——為企業(yè)整體發(fā)展提供資源保障”的具體過程，其資源整合實(shí)質(zhì)則在于，實(shí)現(xiàn)信息收集、資源轉(zhuǎn)化的過程中，依據(jù)一定企業(yè)的具體發(fā)展要求，不斷實(shí)現(xiàn)整合合力。

本文主要基于筆者所在企業(yè)逐漸起步的企業(yè)檔案發(fā)展現(xiàn)狀，對該企業(yè)不斷形成的紙質(zhì)檔案、視頻型檔案、照片型檔案、光盤類檔案進(jìn)行有效整合，形成必要的研究效果。

1.2 檔案資源整合實(shí)施可行性及現(xiàn)實(shí)條件闡述

1.檔案資源整合實(shí)施可行性

企業(yè)檔案資源整合的具體實(shí)施，具有較大程度地實(shí)施可行性，在此，結(jié)合筆者所在企業(yè)的實(shí)際情況，進(jìn)行簡要闡述，其一，具有發(fā)展認(rèn)知實(shí)施可行性。筆者所在企業(yè)的檔案管理工作雖然起步較晚，但企業(yè)管理者已經(jīng)逐步意識到企業(yè)檔案管理，檔案資源整合的實(shí)施重要性，并且給予了這一工作較多的關(guān)注與工作傾斜，這些因素的客觀存在，為相關(guān)工作的開展提供了發(fā)展認(rèn)知的實(shí)施可行性。

其二，具有技術(shù)、設(shè)備實(shí)施可行性。企業(yè)不斷引入的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并結(jié)合這些技術(shù)的引入形成的運(yùn)用機(jī)制，為資源整合形成技術(shù)可行性，另外，已經(jīng)逐步配備到位的電子計(jì)算機(jī)設(shè)備，以及逐步走上配備正規(guī)的各類信息管理系統(tǒng)，也為資源整合的發(fā)展提供了一定程度的設(shè)備可行性保障。

2.檔案資源整合現(xiàn)實(shí)條件闡述

對于筆者所在的企業(yè)而言，檔案資源整合工作的開展，具有一定程度的現(xiàn)實(shí)實(shí)施條件。其一，不斷發(fā)展的信息化技術(shù)使其不斷具備技術(shù)層面的現(xiàn)實(shí)實(shí)施條件，筆者所在企業(yè)的企業(yè)檔案工作起步雖晚，但受到企業(yè)本身不斷發(fā)展的數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的良性影響，不斷拓展檔案表現(xiàn)形式，尤其在新型檔案形式上，不斷呈現(xiàn)形式多樣化發(fā)展趨勢，這些不斷發(fā)展的企業(yè)信息化態(tài)勢，無疑為企業(yè)檔案資源整合工作帶來了較為扎實(shí)的技術(shù)現(xiàn)實(shí)條件。

其二，相關(guān)政府的電子政務(wù)構(gòu)建也為資源整合形成政策層面現(xiàn)實(shí)實(shí)施條件。電子政務(wù)構(gòu)建的具體實(shí)施，不僅為相關(guān)政府的政治行為提供了較為穩(wěn)定的信息化氛圍，而且作為掌握企業(yè)信息資源的主管部門，由于自身重視信息化的發(fā)展，也使得相關(guān)政府對于企業(yè)信息化給予較多的關(guān)注，而在針對企業(yè)檔案的整體工作開展上也能給予一定程度的政策傾斜，使之形成了穩(wěn)定的政策現(xiàn)實(shí)實(shí)施條件。

2 信息化背景下企業(yè)檔案資源整合原則與實(shí)現(xiàn)模式闡述

2.1 企業(yè)檔案資源整合實(shí)施原則

1.整體協(xié)調(diào)原則

針對囊括視頻型檔案、照片型檔案、光盤類檔案、錄音類檔案、紙質(zhì)檔案等眾多形式在內(nèi)的企業(yè)檔案進(jìn)行整合，必須要遵循整體協(xié)調(diào)原則，任何經(jīng)過整合而形成的檔案信息整體形式，都不能違背未整合前各類檔案形式，應(yīng)具備的原始記錄功能，這是檔案整合工作實(shí)施的首要原則。

2.整合延伸原則

對原有的檔案形式，按照一定程度的整合目標(biāo)，采取相應(yīng)的整合策略，形成的整合效果不僅要遵循整體協(xié)調(diào)原則，也應(yīng)該積極匹配整合延伸原則，仍然以筆者所在企業(yè)的照片類檔案為例，針對企業(yè)管理者活動(dòng)、企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)、企業(yè)文化活動(dòng)等各項(xiàng)活動(dòng)都形成了大量的原始照片，這些照片可以通過一張張電子照片、傳統(tǒng)照片，彰顯企業(yè)不同時(shí)期的不同風(fēng)采，在未整合相關(guān)檔案之前，這些照片散見于不同的企業(yè)科室之內(nèi)，互不相通，而一旦經(jīng)過整合，則可以集中保管，而且還具有較為明顯的整合延伸效果，可以為之后的企業(yè)發(fā)展史回顧等相關(guān)活動(dòng)的開展提供必要的延伸性幫助。

3.資源共享原則

在沒有實(shí)施檔案資源整合的時(shí)候，對于筆者所在企業(yè)而言，很多新興檔案形式僅僅局限于不同的企業(yè)科室之中，互不連通，也起不到原始記錄保存的目的，形成了一個(gè)個(gè)的“信息孤島”，進(jìn)行資源整合之后，則可以通過專有機(jī)構(gòu)，專有人員，專有設(shè)備的專門管理，實(shí)現(xiàn)相應(yīng)檔案的資源共享，為任何需要相關(guān)企業(yè)檔案的人員提供及時(shí)、完整、有效的檔案服務(wù)。

2.2 企業(yè)檔案資源整合實(shí)現(xiàn)模式

1.整體架構(gòu)模式

整體架構(gòu)模式的實(shí)施，主要是指，相關(guān)企業(yè)將企業(yè)所屬的各類形式的檔案進(jìn)行全部集中，全部置于統(tǒng)一的檔案管理部門，運(yùn)行統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，對所有企業(yè)檔案進(jìn)行整體架構(gòu)，這一實(shí)施模式優(yōu)勢較為明顯，可以節(jié)省較多的企業(yè)人力、物力、財(cái)力，也便于相關(guān)專業(yè)檔案管理人才進(jìn)行信息交流，然而，如果企業(yè)規(guī)模較大，而企業(yè)檔案種類、數(shù)量過多，則有可能因?yàn)楣芾碚闲问降倪^于集中，使得這一模式存在管理壓力大、管理人員專業(yè)要求太高的相關(guān)弊端。

2.分散構(gòu)建模式

與整體架構(gòu)模式不同，分散構(gòu)建模式則是將原有的各類檔案，按照不同內(nèi)容進(jìn)行分類，并分散于不同的部門之中，各部門對相關(guān)的檔案進(jìn)行分散管理，同時(shí)，在企業(yè)內(nèi)部建立檔案管理協(xié)調(diào)部門，對各大部門進(jìn)行管理式協(xié)調(diào)，構(gòu)建“分——總”類檔案整合機(jī)制。這一類模式主要用于規(guī)模較大，檔案數(shù)量較多，且檔案管理日臻成熟的企業(yè)。

3.重點(diǎn)整合模式

重點(diǎn)整合模式則主要是相關(guān)企業(yè)以分散構(gòu)建檔案管理、整合部門為前提，選擇潛力大、發(fā)展優(yōu)勢明顯的部門重點(diǎn)構(gòu)建，其余整合部門為輔的“金字塔”式發(fā)展模式。由于這一模式構(gòu)建、發(fā)展的相對復(fù)雜性，由此，選擇這一模式的企業(yè)大多為實(shí)力雄厚的集團(tuán)公司。

以筆者所在企業(yè)的實(shí)際情況來看，由于起步較晚，還沒有明確采取以上哪一類型的檔案整合模式，而是現(xiàn)階段以探索發(fā)展為主，整合已有專門人才、形成相關(guān)關(guān)鍵技術(shù)以及實(shí)現(xiàn)有效管理為主要發(fā)展策略，為之后何種模式的構(gòu)建與實(shí)施奠定相應(yīng)基礎(chǔ)。

3 在信息化背景下，促進(jìn)企業(yè)檔案資源整合的發(fā)展策略

3.1 人才策略：培養(yǎng)多層次信息化檔案人才

培養(yǎng)多層次信息化檔案人才，是任何企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理、檔案整合工作的關(guān)鍵人才舉措。對于筆者所在企業(yè)而言，尤其需要重視這一人才舉措的實(shí)施重要性，現(xiàn)有的檔案管理人員大多在傳統(tǒng)檔案管理上擁有較多的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，卻沒有在企業(yè)信息化背景下，形成必要的信息化管理經(jīng)驗(yàn)，這就使得在開展檔案整合工作的過程中，會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)的問題。

由此，多措并舉，培養(yǎng)相關(guān)人才，勢在必行。其一，“老帶新”機(jī)制不斷推廣。以具有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的老員工與新員工一一配對，在實(shí)踐中傳承檔案管理與整合的經(jīng)驗(yàn)。

其二，積極提倡互為老師，共同進(jìn)步發(fā)展舉措。新員工不斷將自己掌握的企業(yè)信息化管理知識與技能傳遞給老員工，形成信息化管理手段與檔案整合技能的互相學(xué)習(xí)，共同促成企業(yè)檔案專業(yè)人才的綜合進(jìn)步。

3.2 技術(shù)策略：實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)、檔案管理實(shí)踐有機(jī)結(jié)合

技術(shù)保障性策略同樣是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案整合不斷進(jìn)步的重要舉措。對于筆者所在企業(yè)來說，現(xiàn)有的檔案管理實(shí)踐正在逐步形成，而信息化技術(shù)則相對缺乏，由此，必須實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)、檔案管理實(shí)踐有機(jī)結(jié)合，從而為企業(yè)檔案整合提供較為系統(tǒng)的技術(shù)支撐。

首先，加大信息管理系統(tǒng)的引進(jìn)、技術(shù)實(shí)踐力度。引進(jìn)實(shí)用的檔案信息管理系統(tǒng)，組織相關(guān)專業(yè)團(tuán)隊(duì)，消化、運(yùn)用這些管理系統(tǒng)，夯實(shí)相應(yīng)的信息化基礎(chǔ)。

其次，促使檔案管理整體技能的實(shí)踐化，該企業(yè)更多的檔案人才還停留在檔案初步收集、管理的層面之上，對于資源整合的技能培養(yǎng)迫在眉睫，采取“集中培訓(xùn)+學(xué)習(xí)交流+注重實(shí)踐溝通”等方式，確保檔案資源整合技能的不斷穩(wěn)步提升，與逐步形成的信息化管理技術(shù)相結(jié)合，共同為企業(yè)檔案整合工作的具體開展提供堅(jiān)實(shí)技術(shù)基礎(chǔ)。

3.3 管理策略：構(gòu)建“企業(yè)主導(dǎo)+部門協(xié)同”多級管理機(jī)制

構(gòu)建“企業(yè)主導(dǎo)+部門協(xié)同”多級管理機(jī)制是應(yīng)對現(xiàn)階段企業(yè)檔案整合發(fā)展的關(guān)鍵舉措。對于筆者所在企業(yè)來說，還沒有明確形成檔案實(shí)現(xiàn)形式，在此之前，夯實(shí)管理基礎(chǔ)，形成有效的企業(yè)檔案整體管理機(jī)制，具有較為重要的意義。

其一，形成企業(yè)管理者為主導(dǎo)的管理主導(dǎo)策略。任何檔案整合模式的實(shí)現(xiàn)，都必須以企業(yè)管理者為主導(dǎo)，由此，明確企業(yè)管理者對檔案整合工作的主導(dǎo)權(quán)，是無可厚非的重要依托。

其二，形成部門協(xié)同為補(bǔ)充的管理主導(dǎo)策略。部門協(xié)同的檔案整合形式，是在未形成統(tǒng)一的整合模式之前，筆者所在企業(yè)可以通過各大部門、科室重視整合工作開展，協(xié)同專有檔案管理部門，共同開展檔案信息收集、檔案類型甄別、檔案有效管理等工作，形成必要的管理機(jī)制。

4 結(jié)語

針對企業(yè)檔案資源整合這一研究主題進(jìn)行詳細(xì)分析，本身具有較為實(shí)際的研究價(jià)值，本文從信息化背景出發(fā)，結(jié)合筆者所在企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展實(shí)際，理論聯(lián)系實(shí)踐，既梳理了相關(guān)的研究脈絡(luò)結(jié)構(gòu)，也為筆者所在企業(yè)的檔案整合具體發(fā)展提出了一些建議與策略。

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