保放結(jié)合做好檔案利用中的保密工作

摘 要：檔案信息涉及國(guó)家利益和安全，在檔案利用中，既要貫徹《檔案法》要求，發(fā)揮其作用，又要遵守《保密法》規(guī)定，保放結(jié)合，做好檔案利用中的保密工作，真正維護(hù)好國(guó)家利益。

關(guān)鍵詞：檔案；利用；保密

檔案信息涉及國(guó)家利益和安全、社會(huì)秩序、個(gè)人穩(wěn)私等內(nèi)容，檔案保密工作也就顯得尤為重要。然而在當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的信息時(shí)代，如何既能充分發(fā)揮各類檔案的效能，使其為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，又確保不發(fā)生失泄密問(wèn)題，是一個(gè)值得思考的課題。

1 保放結(jié)合，正確處理好檔案利用與保密的關(guān)系

檔案保密是為了更好的使用，但在傳統(tǒng)保密觀念影響下，檔案工作中普遍存在重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。人們?cè)诓殚喩婷軝n案時(shí)通常會(huì)有這樣的顧慮“這些材料是涉密的，我能引用嗎，會(huì)不會(huì)出什么問(wèn)題呢，保險(xiǎn)起見(jiàn)，我還是不用了吧”，甚至有些管理者也認(rèn)為，不用信息是最好的防止泄密的方法。長(zhǎng)期下來(lái)，大量甚至是很有價(jià)值的檔案被束之高閣，得不到充分利用，變成一文不值的廢紙，這對(duì)于檔案資源來(lái)說(shuō)是一種浪費(fèi)，檔案管理人員的價(jià)值也無(wú)法在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來(lái)。事實(shí)上，涉密檔案當(dāng)然應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。因此，在理清檔案保密與使用的關(guān)系的基礎(chǔ)上，要改變傳統(tǒng)的保密觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，做到檔案的科學(xué)使用，切實(shí)完善工作職能。對(duì)檔案工作者來(lái)說(shuō)，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

2 做好檔案利用中的監(jiān)督工作

在檔案的利用過(guò)程中，做好監(jiān)督工作是做好保密工作的一個(gè)重要措施。加強(qiáng)監(jiān)督力度，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案利用時(shí)的不正當(dāng)行為，做好檔案的保密工作。加強(qiáng)監(jiān)督力度，提高檔案的利用率，保證檔案的完整和安全。

（一）做好檔案利用制度建設(shè)。嚴(yán)格的制度是做好檔案管理，確保涉密檔案管理有法可依、有章可循，減少杜絕泄密漏洞的重要保障。檔案和保密部門要依據(jù)《檔案法》和《保密法》及保密相關(guān)規(guī)定，在收集、整理、保管、使用、銷毀等各環(huán)節(jié)建立完善、操作性強(qiáng)的管理制度，使其管理制度化、科學(xué)化、規(guī)范化。

要建立涉密人員、涉密檔案管理制度，檔案利用規(guī)章制度，如閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在檔案利用中，確保不失密、不泄密。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。對(duì)于當(dāng)前檔案信息化、數(shù)字化的實(shí)際情況，要建立完善的涉密電子檔案及涉密信息管理系統(tǒng)管理制度，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等設(shè)備的管理和使用。

要建立對(duì)重點(diǎn)涉密人員的責(zé)任追究制度，簽訂保密責(zé)任書，從領(lǐng)導(dǎo)到涉密檔案管理人員，做到層層負(fù)責(zé)，用制度管人和約束人。

（二）做好檔案利用監(jiān)督工作。在利用中，要根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。一是要嚴(yán)格審批。嚴(yán)格執(zhí)行提供利用審批制度。不得擅自擴(kuò)大知悉范圍，嚴(yán)禁亂復(fù)制、亂摘抄、亂對(duì)外提供。二是對(duì)復(fù)制國(guó)家秘密載體要嚴(yán)格控制。對(duì)某些為獲取憑證而來(lái)查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對(duì)一些平時(shí)養(yǎng)成看書劃線等習(xí)慣的利用者，要及時(shí)提醒。做好利用監(jiān)督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動(dòng)機(jī)；二是眼勤，勤觀察動(dòng)態(tài)，置每個(gè)利用者于視覺(jué)之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過(guò)的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查處，挽回?fù)p失。

3 做好檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

檔案人員承擔(dān)著檔案的管理利用工作，是檔案管理制度的直接執(zhí)行者，對(duì)檔案的安全保密負(fù)有直接責(zé)任，必須具備良好的素質(zhì)。

一是政治信念。有高度的責(zé)任心和敬業(yè)精神，過(guò)硬的政治素質(zhì)，恪盡職守，對(duì)黨忠誠(chéng)，能自覺(jué)抵制各種誘惑；

二是業(yè)務(wù)能力。熟練掌握檔案管理和保密技能，有較強(qiáng)的檔案法制意識(shí)，熟悉檔案法律法規(guī)內(nèi)容；

三是文化素質(zhì)。有較強(qiáng)的工作能力和敏銳的觀察力，善于學(xué)習(xí)、總結(jié)、分析，掌握檔案工作規(guī)律。主動(dòng)學(xué)習(xí)新技術(shù)、新科技、熟練掌握涉密載體（檔案管理專用計(jì)算機(jī)、移動(dòng)硬盤、軟盤）的操作技能；

四是紀(jì)律素質(zhì)。嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國(guó)家保密法規(guī)，遵守保密紀(jì)律。明確保密職責(zé)，定期簽訂保密承諾責(zé)任書，嚴(yán)格履行保守國(guó)家秘密和工作秘密的義務(wù)。維護(hù)檔案的完整和安全，按章辦事，防止失、泄密事故發(fā)生，做到不該說(shuō)的國(guó)家秘密不說(shuō)，不該看的國(guó)家秘密不看，不該記錄的國(guó)家秘密不記錄。

4 做好檔案開(kāi)放利用中的保密工作

檔案在向社會(huì)開(kāi)放利用的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)首先做好相應(yīng)的保密工作。

（一）建立檔案管理新制度。建立劃定密期制度，調(diào)密通知單制度，涉密檔案接收標(biāo)準(zhǔn)制度。

（二）做好檔案的審查工作。是檔案開(kāi)放利用前一個(gè)重要環(huán)節(jié)，科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開(kāi)放與控制使用范圍。對(duì)開(kāi)放期限內(nèi)的檔案逐件進(jìn)行審查，權(quán)衡利弊，進(jìn)行綜合分析、審查，最終決定與批準(zhǔn)檔案的開(kāi)放與否。

（三）做好檔案的解密工作。向社會(huì)各界開(kāi)放的檔案，必須是到了一定時(shí)限的檔案，要開(kāi)放，必須先進(jìn)行劃密解密。要遵循保密法的解密規(guī)定。

（四）做好檔案開(kāi)放前的基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作。

1、提高開(kāi)放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。檔案的質(zhì)量是各項(xiàng)工作的重中之重，檔案的齊全率、準(zhǔn)確度、規(guī)范性直接關(guān)系到檔案的利用效果。因此要充分利用原有基礎(chǔ)，進(jìn)行系統(tǒng)整理，達(dá)到收集齊全、分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列有序、管理規(guī)范的要求。

2、合理編制檢索工具。一是基礎(chǔ)性檢索工具。使開(kāi)放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎(chǔ)性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補(bǔ)充的檢索工具體系，實(shí)現(xiàn)檢索途徑的多元化。

3、事先準(zhǔn)備好副本。對(duì)珍貴、重要的檔案，應(yīng)采取抄錄、復(fù)印、照相、掃描等形式進(jìn)行復(fù)制，搞好檔案副本。

新形勢(shì)下，只有做到保放結(jié)合，在檔案開(kāi)放利用的同時(shí)，更要做好保密工作，正確處理檔案保密與公開(kāi)的關(guān)系，才能使檔案資料得到充分利用，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，才能將檔案與保密工作都認(rèn)真落實(shí)到位，真正維護(hù)好國(guó)家和集體的利益。

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作者簡(jiǎn)介

王硯秋（1972-），女，遼寧省海城市，本科，檔案副研究館員，研究方向：檔案管理和檔案法制。