企業(yè)檔案數(shù)字化管 的應(yīng)用

◎?qū)m紅彩

企業(yè)檔案數(shù)字化管 的應(yīng)用

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我國(guó)各類企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展，使得企業(yè)檔案資料逐漸增多。而隨著日益增加的企業(yè)檔案資料，以及獲取信息的范圍逐漸擴(kuò)大，以往的人工檔案管理模式難以滿足新時(shí)代的檔案服務(wù)要求。這就為檔案的數(shù)字化管理的推廣應(yīng)用提供了條件。為此，筆者從研究簡(jiǎn)述企業(yè)檔案的數(shù)字化管理特征入手；分析加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的重要意義，重點(diǎn)闡述了其具體應(yīng)用問(wèn)題。

信息時(shí)代的來(lái)臨，使得數(shù)字化管理模式，逐漸被應(yīng)用到企業(yè)檔案管理中。而這種新型管理模式，對(duì)于企業(yè)生產(chǎn)以及經(jīng)營(yíng)起到促進(jìn)作用。檔案數(shù)字化管理和普通檔案管理相比，有著無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)特征，是企業(yè)加強(qiáng)檔案管理的主要手段。此外，企業(yè)檔案的數(shù)字化管理已經(jīng)成為了必然的發(fā)展趨勢(shì)之一，筆者認(rèn)為在今后的工作中，企業(yè)應(yīng)高度重視檔案數(shù)字化管理工作。

檔案數(shù)字化管理的主要特征

更加便利的信息資源。對(duì)企業(yè)檔案采取數(shù)字化管理后，其首要特征在于更加便利的信息資源。企業(yè)檔案的數(shù)字化管理要求利用計(jì)算機(jī)、多媒體技術(shù)以及網(wǎng)路設(shè)備等，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供了更多的信息資源。對(duì)于這些信息資源的利用比較簡(jiǎn)單。

數(shù)字化程度的提高。和其他檔案管理方式相比，企業(yè)檔案的數(shù)字化管理，具備了標(biāo)準(zhǔn)化程度高的特征。因?yàn)闄n案的數(shù)字化管理，要求該電子檔案要符合有關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)還需要符合我國(guó)檔案管理的相關(guān)規(guī)范等。這使得檔案的數(shù)字化管理逐漸朝著規(guī)范化方向發(fā)展，檔案管理更加正規(guī)。

大型網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用。企業(yè)檔案的數(shù)字化管理，聯(lián)合利用各個(gè)網(wǎng)絡(luò)，為提取企業(yè)信息提供更有效、便捷的環(huán)境。大型網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用，勢(shì)必會(huì)成為檔案數(shù)字化管理的主要特征。在企業(yè)檔案的數(shù)字化管理過(guò)程中，唯有改善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，擴(kuò)大網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用范圍，才能夠?yàn)槠髽I(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供更有效的信息來(lái)源，才能夠確保所提取的數(shù)據(jù)資料的完整性與有效性。

加強(qiáng)企業(yè)檔案的數(shù)字化管理的重要意義

對(duì)企業(yè)檔案加強(qiáng)數(shù)字化管理，能夠提高本企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。社會(huì)的逐漸進(jìn)步以及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，使得龐大的企業(yè)檔案資料與傳統(tǒng)的辦公模式之間的矛盾更加激烈。以往企業(yè)采取的是粗放型檔案管理模式，通過(guò)增加辦公人員以及辦公費(fèi)用等措施來(lái)解決問(wèn)題。這樣直接導(dǎo)致企業(yè)管理成本的增加。而企業(yè)在管理檔案的過(guò)程中采取數(shù)字化管理模式，能夠節(jié)約更多的人力資源與物理資源，節(jié)省保管費(fèi)用，降低管理成本。

能夠?qū)崿F(xiàn)檔案辦公效率的提高。企業(yè)在檔案管理過(guò)程中，采取傳統(tǒng)的管理模式，只能調(diào)閱紙質(zhì)檔案資料后才能夠閱覽到檔案資料。在閱覽檔案時(shí)，可能會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的磨損或遺失等，并不利于紙質(zhì)檔案的保管。而采取檔案數(shù)字化管理后，利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)了檔案的無(wú)紙化保管，同時(shí)還能夠提高檔案的閱覽效率。

企業(yè)檔案的數(shù)字化管理是企業(yè)管理的必然趨勢(shì)。信息時(shí)代的來(lái)領(lǐng)，使得企業(yè)在管理檔案的過(guò)程中，遵循與時(shí)俱進(jìn)的管理原則，促進(jìn)檔案資料的數(shù)字化管理，提高檔案的保管質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案資源的實(shí)際利用效率。這成為了企業(yè)管理的一個(gè)必然發(fā)展趨勢(shì)。企業(yè)檔案的數(shù)字化管理，利用計(jì)算機(jī)、多媒體、網(wǎng)絡(luò)通訊以及數(shù)字化技術(shù)等，促進(jìn)檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

企業(yè)檔案數(shù)字化管理的具體應(yīng)用

做好檔案資料匯集工作。我國(guó)各類企業(yè)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的過(guò)程中，首先需要做好檔案資料匯集工作，將更多的資料信息收集起來(lái)，以此應(yīng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的各種突發(fā)性事件，避免電子檔案系統(tǒng)發(fā)生問(wèn)題后，企業(yè)信息來(lái)源的中斷，使得各種工作難以順利開展。企業(yè)進(jìn)行檔案資料匯集的工作中，應(yīng)靈活運(yùn)用各種措施，大范圍收集更多的有關(guān)資料信息，并對(duì)所收集到的資料信息采取有效措施進(jìn)行保管和存放。唯有這樣才能夠?yàn)槠髽I(yè)提供及時(shí)的信息幫助，推動(dòng)企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)階層的決策提供信息支持。這是我國(guó)企業(yè)加強(qiáng)檔案的數(shù)字化管理的重要內(nèi)容。

企業(yè)應(yīng)制定全新的檔案管理方案與管理原則。企業(yè)在對(duì)檔案加強(qiáng)數(shù)字化管理的過(guò)程中，應(yīng)充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)，制定全新的檔案管理方案、檔案管理原則，提高檔案工作效率以及現(xiàn)代化管理水平；搭建全新的檔案服務(wù)結(jié)構(gòu)以及檔案管理模式，充分開發(fā)企業(yè)各種信息資源；加強(qiáng)對(duì)檔案資料原件的保護(hù)和管理。

全面提高檔案管理員的工作意識(shí)。企業(yè)在對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的過(guò)程中，應(yīng)全面提高檔案管理員的數(shù)字化管理意識(shí)，提高工作效率。首先企業(yè)應(yīng)大力宣傳檔案的數(shù)字化管理模式，從而讓檔案管理員樹立數(shù)字化管理觀念。此外，檔案管理員則應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理能力，掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、多媒體技術(shù)的應(yīng)用，使得他們能夠利用上述技術(shù)對(duì)檔案加強(qiáng)數(shù)字化管理，從而為企業(yè)額各個(gè)部門提供更優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。

企業(yè)應(yīng)處理好傳統(tǒng)檔案管理和現(xiàn)代化檔案管理之間的關(guān)系，處理好檔案資源共享和檔案資源權(quán)屬之間的關(guān)系。在對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化管理的過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)處理好檔案資料保密和開放、檔案信息檢索與錄入等問(wèn)題，處理好紙質(zhì)檔案與電子檔案這兩者的關(guān)系，保證檔案資料的真實(shí)性、完整性和安全性。此外，電子檔案資料采取光電信號(hào)形式，載入到磁盤或光盤中，如果直接從磁盤或光盤中讀取資料信息，將會(huì)導(dǎo)致磁盤或光盤上的檔案資料被誤刪或丟失等，從而影響檔案資料的原始性。所以筆者建議不可直接從直接從磁盤或光盤中讀取資料信息。

現(xiàn)階段，社會(huì)經(jīng)濟(jì)正在迅猛發(fā)展中，企業(yè)檔案的數(shù)字化管理已經(jīng)成為了必然的發(fā)展趨勢(shì)。所以企業(yè)應(yīng)做好檔案資料匯集工作；正確處理好檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理與現(xiàn)代化管理之間的關(guān)系，保證檔案資料的完整性；制定新的檔案管理方案以及管理原則；對(duì)檔案管理員加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，指導(dǎo)他們樹立正確的檔案管理意識(shí)，提高他們的檔案數(shù)字化管理能力，以此實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)檔案資料的數(shù)字化管理。

（作者單位：中原油田分公司檔案管理中心）