事業(yè)單位檔案管 工作的優(yōu)化路徑

◎李翔 金晶

事業(yè)單位檔案管 工作的優(yōu)化路徑

◎李翔1金晶2

檔案管理工作對(duì)于一個(gè)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)是非常重要的，檔案不僅能夠反映該單位的發(fā)展歷程，還能夠幫助單位在作出某項(xiàng)決策時(shí)起到參考的作用。所以現(xiàn)在的事業(yè)單位非常重視檔案管理工作，因此，通過(guò)檔案管理工作優(yōu)化路徑的探索，對(duì)檔案管理的發(fā)展有著非常積極的作用。本文主要對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位工作出現(xiàn)的一些問(wèn)題進(jìn)行分析，探索出優(yōu)化檔案管理工作的路徑。

檔案管理工作主要是對(duì)單位的一些實(shí)體檔案和虛體檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，實(shí)體檔案主要包括，事業(yè)單位發(fā)展歷程、人事簡(jiǎn)歷、職員信息、財(cái)政收支等實(shí)體文件，虛體檔案主要包括一系列的電子文件，各類(lèi)型的人事表格、最新策劃書(shū)、事業(yè)單位部門(mén)管理方案等。因此事業(yè)單位檔案文件管理工作需要檔案部門(mén)的工作人員對(duì)檔案進(jìn)行整理、編號(hào)、保存管理，之后還要方便隨時(shí)查看；對(duì)于電子文件還需要進(jìn)行分類(lèi)整理。由于面對(duì)如此復(fù)雜的檔案管理工作，事業(yè)單位檔案管理工作存在著多方面的問(wèn)題。

事業(yè)單位檔案管理工作中出現(xiàn)的一些問(wèn)題

無(wú)論是實(shí)體檔案還是虛體檔案管理，其主要內(nèi)容都包括將檔案整體、歸類(lèi)、保存、查閱。因此，若無(wú)法對(duì)事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)行有效的管理，就有可能導(dǎo)致該單位對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的預(yù)判失誤，從而對(duì)事業(yè)單位造成很大的影響。

檔案管理力度不夠。由于一些單位的本身制度混亂，對(duì)檔案管理方面的約束不怎么強(qiáng)，甚至是有些單位完全不重視檔案管理工作，只追求當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)效益和以后的預(yù)期效益，忽視檔案管理工作的重要性。對(duì)于一些與檔案有關(guān)的法律法規(guī)，如：《檔案管理方法》等不聞不問(wèn)，沒(méi)有建立符合事業(yè)單位自身的檔案管理制度，對(duì)于一些“做好檔案管理工作”的話(huà)語(yǔ)只流于形式，卻沒(méi)有真正的執(zhí)行，導(dǎo)致該事業(yè)單位的檔案雜論無(wú)章。實(shí)體檔案中，人員簡(jiǎn)歷與單位發(fā)展歷程放在一起，單位職員信息檔案缺乏等。檔案管理制度不完善，整體執(zhí)行力度不強(qiáng)，在日常工作中混亂，毫無(wú)章法。

檔案信息化程度不高。隨著當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展，各種高新的技術(shù)融入到生活、工作中，各種信息產(chǎn)品為人們的生活和工作帶來(lái)了很大便利。隨著各種信息產(chǎn)品的發(fā)展，提高了單位的工作效率的同時(shí)使檔案管理工作變得更加便捷。但是有些單位中對(duì)信息化的運(yùn)用不怎么高，尤其是在檔案管理動(dòng)作上面，習(xí)慣了傳統(tǒng)的實(shí)體檔案，現(xiàn)在要將所有的檔案錄入計(jì)算機(jī)里面顯得非常麻煩。并且在為職員建立檔案時(shí)，認(rèn)為有了實(shí)體檔案就可以了不需要在建立虛體檔案，長(zhǎng)期以來(lái)虛體檔案只是少數(shù)一部分，并且都是雜亂無(wú)章的。導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，并且缺乏對(duì)現(xiàn)有單位的電子文件監(jiān)督、防盜手段，無(wú)法使信息檔案技術(shù)融入到事業(yè)單位檔案管理工作中。

缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員。由于大多數(shù)的單位都忽視了檔案部門(mén)工作的重要性，對(duì)檔案管理人員的要求也很低。因此很多檔案部門(mén)工作人員都是非專(zhuān)業(yè)的，不具備相應(yīng)的檔案知識(shí)和管理技能，更有部分的檔案部門(mén)工作人員之前并沒(méi)有在檔案部門(mén)工作的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案管理的一些要求，如：收集、整理、裝訂歸類(lèi)等認(rèn)識(shí)不夠，還有的檔案管理工作人員同時(shí)兼多種職位，造成檔案管理人員不穩(wěn)定，直接導(dǎo)致整個(gè)檔案管理系統(tǒng)運(yùn)作出現(xiàn)很大的問(wèn)題。由于檔案部門(mén)人員素質(zhì)普遍偏低，所以會(huì)存在檔案部門(mén)工作人員與單位的其他職員產(chǎn)生矛盾、人事糾紛，這都是檔案部門(mén)沒(méi)有健全管理人員的主要表現(xiàn)。

事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

檔案文件管理在單位中所扮演的角色是非常重要的，那么如何對(duì)單位的檔案進(jìn)行正確的管理，找出檔案管理工作的優(yōu)化路徑就顯得非常重要。

加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)。單位的檔案部門(mén)工作人員的綜合素質(zhì)直接決定檔案部門(mén)工作的工作效率，因此需要檔案部門(mén)員工具有很強(qiáng)的工作能力。在檔案部門(mén)工作人員認(rèn)識(shí)到檔案文件管理的重要性的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案部門(mén)人員進(jìn)行基礎(chǔ)技能培訓(xùn)，提高檔案部門(mén)人員的綜合素質(zhì)，完善事業(yè)單位的檔案管理工作很重要。

規(guī)范事業(yè)單位的檔案管理制度。單位有單位的運(yùn)行制度，事業(yè)單位的任何一個(gè)部門(mén)為了提高該部門(mén)的執(zhí)行力，也有著相應(yīng)的規(guī)章制度。所以檔案部門(mén)的工作也是一樣，完善單位的檔案部門(mén)工作，首先必須要完善關(guān)于檔案的一些制度，建立科學(xué)系統(tǒng)的管理體系。隨著單位管理工作的發(fā)展，就需要不斷的提高檔案部門(mén)的工作水平，不斷的吸取檔案部門(mén)在工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，從而進(jìn)一步的完善管理制度，保證檔案部門(mén)的管理工作進(jìn)行順利。

加強(qiáng)虛體檔案和實(shí)體檔案共同管理。隨著信息化的時(shí)代到來(lái)，對(duì)檔案也有了新的管理方式，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理已成為當(dāng)前管理檔案的一種趨勢(shì)，將實(shí)體檔案電子化可以有效的提高檔案管理的工作效率減少檔案管理的工作時(shí)間，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案以數(shù)據(jù)的形似儲(chǔ)存在電腦硬盤(pán)里，不僅節(jié)省了很多的檔案儲(chǔ)存空間，并且可以防止一些重要檔案因?yàn)橐馔馐鹿嗜纾侯l繁搬動(dòng)、火災(zāi)使檔案丟失，這對(duì)單位的影響是非常大的。對(duì)于計(jì)算機(jī)里的虛體檔案也要注意分類(lèi)，將同一類(lèi)型的檔案放在一個(gè)文件夾里面，方面查閱。

加強(qiáng)檔案管理工作的執(zhí)行力。在檔案部門(mén)的工作中，事業(yè)單位的檔案部門(mén)管理制度的制定可以有效的推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)程，所以單位不能只制定檔案部門(mén)管理制度，而忽略了檔案部門(mén)管理制度的執(zhí)行力。因此單位的領(lǐng)導(dǎo)人必須加強(qiáng)對(duì)單位管理制度的執(zhí)行力。

總的來(lái)說(shuō)，隨著我國(guó)社會(huì)不斷的發(fā)展，我國(guó)的檔案管理工作應(yīng)初步成型，但是實(shí)際在檔案管理制度上還存在一些問(wèn)題。因此檔案部門(mén)應(yīng)加大對(duì)檔案部門(mén)工作人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)墓芾砼嘤?xùn)，使檔案部門(mén)工作人員的綜合素質(zhì)整體提高，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行及時(shí)的更新，以積極的態(tài)度面對(duì)單位檔案部門(mén)的發(fā)展。

（工作單位：1. 湖北省地質(zhì)實(shí)驗(yàn)測(cè)試中心；2.湖北省地質(zhì)職工醫(yī)院）