關(guān)于在企業(yè)推動(dòng)檔案信息化管理的探討

文/鐵道第三勘察設(shè)計(jì)院集團(tuán)有限公司　褚仲珠

關(guān)于在企業(yè)推動(dòng)檔案信息化管理的探討

文/鐵道第三勘察設(shè)計(jì)院集團(tuán)有限公司褚仲珠

【摘要】隨著信息化社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作也逐漸開(kāi)始向信息方向發(fā)展。在檔案信息化管理中，由于各單位的業(yè)務(wù)不斷發(fā)展，就會(huì)產(chǎn)生大量的電子檔案，對(duì)檔案信息化的管理來(lái)說(shuō)屬于一項(xiàng)新的挑戰(zhàn)。本文就針對(duì)企業(yè)推動(dòng)檔案信息化管理進(jìn)行分析。

【關(guān)鍵詞】檔案；信息化管理；企業(yè)發(fā)展

一、引言

進(jìn)入二十一世紀(jì)后，全球檔案信息化建設(shè)的步伐逐漸加快，有效的推動(dòng)了檔案信息化建設(shè)的步伐，因此檔案工作應(yīng)當(dāng)適應(yīng)新的形式，與時(shí)俱進(jìn)，共同促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)事業(yè)單位在日常工作中形成的管理制度以及業(yè)務(wù)流程等，都需要形成檔案，這也是檔案管理的重要方面。檔案是企業(yè)發(fā)展過(guò)程中較為關(guān)鍵的資源，只有對(duì)檔案進(jìn)行管理，才能夠推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。

二、檔案信息化管理的原則

檔案信息化管理就是運(yùn)用信息技術(shù)等，對(duì)于企業(yè)事業(yè)單位的檔案信息進(jìn)行整合，使信息獲取與處理都能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化，有效的提升檔案信息的利用率，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理。檔案信息化管理是從傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)移到以數(shù)字化信息為載體的結(jié)果，主要內(nèi)涵包括運(yùn)用信息管理系統(tǒng)對(duì)于檔案信息進(jìn)行分類檢查，便于使用。此外，檔案信息化還能夠?qū)τ跈n案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，運(yùn)用信息流來(lái)調(diào)控物流，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

（一）效益性。檔案信息化建設(shè)屬于較為系統(tǒng)的工程，需要投入大量的人力與財(cái)力，因此也需要重視效益，提高信息化工作的效益。企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照自身的能力以及用戶的需求等安排館藏檔案，選擇的檔案內(nèi)容要經(jīng)典，與社會(huì)主題相結(jié)合，將一些重要的且利用率較高的檔案數(shù)字化，如此便能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)效益。對(duì)于一些利用率不高的檔案來(lái)說(shuō)，就無(wú)需進(jìn)行數(shù)字化，這也能夠?yàn)槠髽I(yè)節(jié)省大量的人力與財(cái)力。

（二）規(guī)范性。制定與實(shí)施檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的基本需求，同時(shí)也是提高工作質(zhì)量的關(guān)鍵。通過(guò)檔案數(shù)字化接受的電子文件應(yīng)當(dāng)具備規(guī)范性原則，制定規(guī)范與制度，如此才能夠更好的管理檔案，有效的實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的傳遞與利用等。

（三）安全性。隨著信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的潛在危險(xiǎn)因素越來(lái)越多，因此企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究，采用安全有效的措施來(lái)保護(hù)企業(yè)的檔案信息。

三、企業(yè)推動(dòng)檔案信息化管理的措施

（一）構(gòu)建管理制度。企業(yè)開(kāi)展檔案信息化建設(shè)不僅需要協(xié)調(diào)各部門的工作，還需要協(xié)調(diào)不同的系統(tǒng)。因此企業(yè)必須從全局出發(fā)，制定適合自身的管理制度，明確工作思路，以用戶的需求為主。建立起科學(xué)的文件歸檔以及管理系統(tǒng)，正確的處理檔案信息。檔案信息化建設(shè)必須建立在科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫壬?，且這些制度應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)出企業(yè)的發(fā)展方向與科學(xué)程序，如此便能夠保證檔案信息化工作的效率，在實(shí)踐中進(jìn)行自我完善。在建設(shè)檔案信息化時(shí)，應(yīng)當(dāng)明確建設(shè)的目的與可行性等，在確定目標(biāo)的基礎(chǔ)上調(diào)查與分析檔案信息，確定檔案信息化的原則與管理制度，為檔案信息化建設(shè)提供有利條件。

（二）投入資金。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，企業(yè)投入的資金必須為管理與信息化進(jìn)程服務(wù)，檔案信息化是檔案管理工作的一部分，同時(shí)也是提高管理效率，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，因此企業(yè)應(yīng)當(dāng)投入資金，處理好各個(gè)部門間的關(guān)系，認(rèn)真規(guī)劃企業(yè)的未來(lái)，有步驟的推動(dòng)檔案信息化的進(jìn)程，保證管理效率。

（三）建立評(píng)價(jià)系統(tǒng)。建立完善的評(píng)價(jià)系統(tǒng)，不僅能夠規(guī)范檔案信息化的行為，還能夠結(jié)合企業(yè)的發(fā)展來(lái)實(shí)施檔案信息化建設(shè)。只有建立科學(xué)的信息化管理系統(tǒng)，才能夠正確的評(píng)價(jià)管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果。企業(yè)首先應(yīng)當(dāng)對(duì)管理軟件進(jìn)行評(píng)價(jià)。軟件應(yīng)當(dāng)具備可擴(kuò)展性以及通用性等特征，且還需要為用戶提供個(gè)性化的服務(wù)。其次評(píng)價(jià)實(shí)踐效果。信息化管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備較強(qiáng)的操作性。最后是風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)主要是針對(duì)文檔數(shù)據(jù)以及效益等進(jìn)行評(píng)價(jià)，還需對(duì)于軟件的安全進(jìn)行評(píng)價(jià)。在評(píng)價(jià)軟件時(shí)應(yīng)當(dāng)注意，任意一款軟件都不會(huì)一直安全，因?yàn)榘踩潜粍?dòng)的，保證軟件安全的核心則是人。對(duì)于文檔數(shù)據(jù)進(jìn)行評(píng)價(jià)主要是對(duì)文件的安全級(jí)別進(jìn)行識(shí)別。效益評(píng)價(jià)則是對(duì)于企業(yè)的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益等進(jìn)行評(píng)價(jià)。

（四）人才建設(shè)。檔案信息化管理人員的素質(zhì)會(huì)直接影響檔案信息化建設(shè)的開(kāi)展，因此企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視人才的培養(yǎng)，引進(jìn)先進(jìn)的培養(yǎng)形式。企業(yè)可引進(jìn)專業(yè)管理檔案的人才，或者針對(duì)本企業(yè)內(nèi)部的工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使工作人員能夠充分的掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，為企業(yè)開(kāi)展的檔案信息化建設(shè)做出一定的貢獻(xiàn)。此外，檔案人員還需要了解企業(yè)的需求與發(fā)展，有針對(duì)性的整合檔案信息，如此才能夠有效的提升檔案的利用率，提高檔案的價(jià)值。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的發(fā)展，信息化已經(jīng)成為必不可少的技術(shù)手段。檔案信息化建設(shè)能夠提高檔案的服務(wù)能力，且還能夠創(chuàng)新工作模式，提高企業(yè)效益。檔案信息化工作不是短期就能夠完成的，需要各部門的緊密配合，因此管理檔案的人員必須具備過(guò)硬的素質(zhì)，提高管理效率，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

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