信息化背景下高校檔案服務(wù)策略研究

康海君

摘 要：在新的時代背景下，檔案是社會發(fā)展中的重要組成部分，并且其管理方式會隨著時代的變化而不斷發(fā)生變化，所以這就需要根據(jù)實際的情況對其做出適當?shù)母母?。與此同時由于我國現(xiàn)在的社會經(jīng)濟在快速的發(fā)展，這樣很多高校在進行檔案管理信息化的時候存在著一些新的挑戰(zhàn)，針對這樣的現(xiàn)狀，就需要采取有效的服務(wù)策略對檔案進行管理。本文主要對信息化背景下高效檔案服務(wù)策略進行了詳細的分析，希望對有關(guān)人士有所幫助。

關(guān)鍵詞：信息化；高校檔案；服務(wù)策略

1 概述

當代社會，我國的科學(xué)技術(shù)有了突飛猛進的進步，這樣就促使現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)全面滲透到了各個領(lǐng)域和方面，其中高校是一個重要的組成部分，所以一定要不斷的創(chuàng)新高校檔案服務(wù)。

2 高校檔案服務(wù)存在的問題

近些年來，我國的教育事業(yè)在不斷的改革，但是由于我國運用科學(xué)的技術(shù)對檔案管理的時間比較短，這樣在使得其存在很多方面的問題，從而就促使其不能夠發(fā)揮其應(yīng)有的價值。

2.1 管理人員重視程度不夠 由于檔案管理的工作人員對其工作重要性的認識程度不夠，在平時的工作過程中就會息事寧人，只要不出大的事情就好，而往往并沒有將一些雖然細小但是比較重要的工作落實到實處，從而造成了高校檔案信息化服務(wù)較差的情況。

2.2 標準不統(tǒng)一、發(fā)展不平衡 現(xiàn)階段，對于一些開發(fā)出來的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，每一個高校所使用的計算機都是不同的，并且它們采用的軟件也有很大的差異。與此同時盡管絕大多數(shù)系統(tǒng)所使用的功能都是相近的，但是由于其通用性能比較差、兼容性比較差，以及數(shù)據(jù)之間很難以交換，這樣就不能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享，也促使高校檔案管理的統(tǒng)一性和標準性比較差。同時還有一部分的高校進行檔案管理的時候，主要是對檔案的目錄進行管理，這樣在對檔案文件進行考查的時候，往往就需要再通過查閱全文來進行了解，從而在很大程度上給高校檔案管理的順利進行帶來了不小的麻煩。

2.3 數(shù)字化程度不夠 隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在進行檔案管理的時候，充分利用數(shù)字化的管理形式已經(jīng)成為了一種不可阻擋的發(fā)展方向，對于高校檔案管理也是一樣。然而，在對高校檔案進行現(xiàn)代化管理的時候，雖然也對計算機網(wǎng)絡(luò)進行了一定的應(yīng)用，但是主要只是利用了計算機的統(tǒng)計和記錄功能，計算機還有非常多的功能并沒有被利用到。這都是由于在進行高校檔案管理的時候，對進行檔案管理的相關(guān)計算機軟件開發(fā)沒有引起足夠的重視，使得進行高校檔案管理的數(shù)字化程度相對較低。

3 信息化背景下高校檔案服務(wù)策略

3.1 提高檔案信息化認識力度 隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進步，在對高校檔案進行管理的時候，也需要與時俱進。利用以前的一些傳統(tǒng)管理方法進行檔案管理已經(jīng)不能滿足學(xué)校發(fā)展的需求了，這就需要高校的管理人員首先對學(xué)校檔案管理的重要性引起足夠的重視，才能使得學(xué)校加大對檔案管理工作的資金和技術(shù)設(shè)備投入。只有工作人員學(xué)好了信息化管理這些方面的經(jīng)驗和技術(shù)，才能確保將高效檔案管理的信息化工作做得更好。

3.2 強化高校檔案管理組織建設(shè) 要想對高校檔案更好地進行現(xiàn)代化的管理，那么必須要做好相應(yīng)的管理組織建設(shè)?，F(xiàn)代化的高校檔案管理還需要對管理系統(tǒng)進行更好地控制，一旦有問題出現(xiàn)能夠及時地進行發(fā)現(xiàn)和解決，這都需要有一個更加規(guī)劃、合理的檔案管理組織作為基礎(chǔ)和前提。

3.3 充分應(yīng)用高新技術(shù)手段 為了更好地對高校檔案進行現(xiàn)代化的管理，那么就必須要適應(yīng)現(xiàn)代的發(fā)展潮流，盡可能的將高新管理技術(shù)手段運用到檔案管理之中。對于高校檔案管理來說，將電子計算機技術(shù)運用其中，是其進行現(xiàn)代化管理的標志。這是因為以前在對檔案進行管理的時候，主要的管理方式是通過紙質(zhì)記錄來進行的，這種傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)跟不上時代的發(fā)展步伐了，越來越龐大的數(shù)據(jù)必須要利用電子計算機技術(shù)才能更好地進行記錄和管理。利用電子計算機技術(shù)，無論是多么龐大的數(shù)據(jù)和資料都能更好地進行存儲，并且還可以根據(jù)相應(yīng)的標準來建立檔案管理數(shù)據(jù)庫。這樣不僅能夠?qū)n案進行更好地記錄和存儲，在以后的管理過程中還能更加方便地進行查找和運用，從而不斷提高高校檔案管理的效率。因此，對于高新技術(shù)要盡可能的進行使用，并且在使用的過程中要對應(yīng)用程序不斷地進行更新，從而更好地保證現(xiàn)代化高校檔案管理的實現(xiàn)。

3.4 不斷完善和創(chuàng)新檔案管理制度 對于高校來說，要想學(xué)校的檔案管理工作更加信息化，能夠更好地為學(xué)校和學(xué)生們提供服務(wù)，那么還需要對檔案管理的制度進行不斷的完善和創(chuàng)新。這樣才能使得檔案管理工作盡可能的少出現(xiàn)錯誤，同時還能保證檔案管理工作能夠與時俱進，不會跟不上時代發(fā)展的步伐。另外，在進行檔案管理的過程中，需要對一些有關(guān)聯(lián)的檔案進行集中處理，從而不斷提高檔案管理工的效率。最后，作為檔案管理的工作人員，還需要不斷提高自己的信息安全保護意識，使得檔案上面的信息不會因為自己的疏忽而發(fā)生泄漏，從而保護學(xué)生和教師們的個人信息安全。

3.5 提供雙向服務(wù) 高校檔案服務(wù)管理的根本是促進高校自身的發(fā)展，高校檔案部門的主要職責是為高校后勤保障、學(xué)校教學(xué)、科研以及學(xué)生管理等相關(guān)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在高校教學(xué)管理過程中，高校檔案服務(wù)管理的內(nèi)容應(yīng)包括以下幾個方面：①為高校營造一種良好的學(xué)術(shù)研究氛圍，適當增加創(chuàng)新研究工作。②為教學(xué)評估提供基礎(chǔ)性的參考數(shù)據(jù)，同時應(yīng)提供跨學(xué)科研究成果，還應(yīng)該提供反映社會需求的相關(guān)材料。③在學(xué)生管理和培訓(xùn)過程中，應(yīng)提高學(xué)生的基礎(chǔ)教育素質(zhì)以及專業(yè)素質(zhì)，提高學(xué)生的社會適應(yīng)力，創(chuàng)新研究的有關(guān)工作，創(chuàng)造良好的學(xué)術(shù)研究氣氛。

3.6 培養(yǎng)專業(yè)的人才 現(xiàn)代化的高校檔案管理離不開技術(shù)人才的支持，沒有相應(yīng)的技術(shù)人才來開展工作，那么高校檔案現(xiàn)代化管理工作將會很難開展。這樣就需要相關(guān)的部門加強對相關(guān)技術(shù)人員的培養(yǎng)，并不斷加強他們現(xiàn)代化的管理觀念。在進行管理的過程中，相應(yīng)的管理人員要不斷提高自己的計算機技術(shù)水平，同時還要不斷地去吸取新知識和新方法，從而將高校檔案的現(xiàn)代化管理工作做得更好。

4 結(jié)束語

綜上所述，隨著時代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的高校檔案管理方法不能與時代的發(fā)展相適應(yīng)，所以必須要不斷優(yōu)化管理的方式，并且還要采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，與此同時還要不斷地提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。

參考文獻：

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