淺淡建設(shè)工程檔案管理的意義及對策

佟　娜

（東營市建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站，山東東營 257091）

淺淡建設(shè)工程檔案管理的意義及對策

佟娜

（東營市建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站，山東東營 257091）

建設(shè)工程檔案在整個建設(shè)工程中發(fā)揮著不可替代的作用，不僅為工程施工提供重要的參考，而且是促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量的重要手段。同時(shí)建設(shè)工程檔案也是檢驗(yàn)工程質(zhì)量問題的法律依據(jù)。因此，在建設(shè)工程規(guī)模不斷擴(kuò)大的新形勢下，提高對建設(shè)工程檔案管理的認(rèn)識，規(guī)范管理，加強(qiáng)指導(dǎo)監(jiān)督，提高檔案管理者的素質(zhì)，充分發(fā)揮建設(shè)工程檔案管理的綜合優(yōu)勢，實(shí)際其利用效果，意義重大。

建設(shè)工程 檔案管理 對策

隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，市場經(jīng)濟(jì)不斷推進(jìn)，人民生活的普遍提高使得建筑業(yè)及各項(xiàng)工程項(xiàng)目發(fā)展極為迅速，建設(shè)工程的規(guī)模不斷擴(kuò)大，日趨繁榮的建設(shè)工程對促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展、加快城市建設(shè)、改善人民生活等方面，發(fā)揮著十分重要的作用。建設(shè)工程檔案是在工程建設(shè)活動中直接形成的有著歸檔保存價(jià)值的歷史記錄，包括文字、聲像、圖紙、圖表等各種載體的文件材料。建設(shè)工程檔案是整個建設(shè)項(xiàng)目過程中最原始、真實(shí)的記錄，是極為寶貴的信息資源和豐富的知識寶庫，直接影響著工程管理的效率，在整個建設(shè)工程中發(fā)揮著不可替代的作用，因此加強(qiáng)對建設(shè)工程檔案的管理，提高其實(shí)際利用效果，為建設(shè)工作質(zhì)量的評定提供科學(xué)、真實(shí)的依據(jù)，是提高建設(shè)工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵。

1　建設(shè)工程檔案管理的重要意義

1.1為工程施工提供重要參考

建設(shè)工程檔案在工程施工之前就已經(jīng)產(chǎn)生并逐步積累，詳細(xì)記錄并真實(shí)反映了工程施工活動的全過程，包括建設(shè)工程施工項(xiàng)目前期的建設(shè)工程立項(xiàng)文件、概要設(shè)計(jì)、材料配送、項(xiàng)目預(yù)算、招投標(biāo)文件材料等，這些檔案資料不但是項(xiàng)目立項(xiàng)的重要依據(jù)，亦是工程項(xiàng)目勘探設(shè)計(jì)的重要參考。在建設(shè)工程施工的過程中，工程檔案與具體的施工進(jìn)度如影隨形，各項(xiàng)施工材料的檢驗(yàn)文件檔案、施工圖紙、技術(shù)檔案等，均是工程施工得以順利開展的重要保證。例如，在工程建設(shè)過程中的許多工序內(nèi)容常常被下一道工序掩蓋，形成所謂的隱蔽工程，工程竣工之后對于隱蔽工程是難以運(yùn)用實(shí)物加以檢測的，在這個時(shí)候，可以將工序被掩蓋前的圖紙、照片、影像、各種現(xiàn)場記錄等工程檔案資料作為評價(jià)這部分隱蔽工程的重要依據(jù)和參考。建設(shè)工程竣工驗(yàn)收及維護(hù)檢修的各項(xiàng)資料、圖紙、技術(shù)檔案及往來文件，均具有極為重要的利用價(jià)值，可作為歷史記憶長久保存下來。建設(shè)工程檔案管理人員加強(qiáng)建設(shè)工程各個階段的檔案管理工作，及時(shí)收集建設(shè)工程中的各項(xiàng)檔案資料，予以整理并歸檔，可以為評定工程質(zhì)量、管理及維護(hù)工程施工、準(zhǔn)備新建工程等提供重要參考，保證工程項(xiàng)目各項(xiàng)指標(biāo)的順利完成。

1.2是促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量的重要手段

建設(shè)工程檔案管理是建設(shè)工程項(xiàng)目管理的重要組成部分，作為一項(xiàng)強(qiáng)制性的行政工作，工程檔案管理與建設(shè)行政職能的高度融合使其取得了提高建設(shè)工程質(zhì)量的效果。建設(shè)工程項(xiàng)目管理中的質(zhì)量控制主要包括施工組織質(zhì)量控制和施工現(xiàn)場質(zhì)量控制，而影響質(zhì)量控制的五大因素有人、材料、機(jī)械、方法和環(huán)境，而這五大因素的資料都屬于建設(shè)工程檔案的收集編制范疇，例如，在“人”這一因素中的建設(shè)工程資料員在建設(shè)工程中起著重要的作用，“材料”這一因素中，建設(shè)工程材料的出廠合格證、檢測報(bào)告、使用說明等檔案資料是保證建設(shè)工程材料質(zhì)量的依據(jù)，建設(shè)工程機(jī)械控制中的機(jī)械設(shè)備使用情況、現(xiàn)場調(diào)度情況，建設(shè)工程施工方法中詳盡的施工日志，建設(shè)工程施工環(huán)境中反映場地環(huán)境變化的各類影像材料等方面的有效控制均離不開工程檔案管理。

2　建設(shè)工程檔案管理存在的問題分析

首先，建設(shè)工程檔案管理體系不夠完善，相關(guān)法規(guī)及管理制度不健全。建設(shè)工程檔案在我國的起步晚于其他行業(yè)的檔案管理，與之相關(guān)的管理體系仍需完善，管理制度及法律法規(guī)跟不上建設(shè)工程項(xiàng)目的需要，尚未形成行之有效的管理與監(jiān)督機(jī)制，建設(shè)工程檔案管理難以實(shí)現(xiàn)制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。其次，對建設(shè)工程檔案管理重視不夠，建設(shè)工程項(xiàng)目點(diǎn)多線長的特點(diǎn)使得參與項(xiàng)目施工的隊(duì)伍多且雜，一些領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作認(rèn)識不足，將搞好工程作為工作的重點(diǎn)，而選擇性地忽略了檔案管理，有的單位甚至沒有設(shè)置專職的檔案工作人員，造成職責(zé)不清，檔案管理工作不到位的狀況。再次，建設(shè)工程檔案管理的水平有待提高，規(guī)范化程度不高。由于建設(shè)工程項(xiàng)目管理涉及面較廣，項(xiàng)目點(diǎn)多且較為分散，需要多部門協(xié)調(diào)合作，但目前的建設(shè)工程檔案管理沒有形成科學(xué)的編號、分類及系統(tǒng)性地整理，科學(xué)化管理程度不高，普遍存在多頭管理的現(xiàn)象，致使建設(shè)工程的檔案資料分布散亂，歸檔不全，甚至有的檔案資料沒有得到及時(shí)地歸檔，建設(shè)工程檔案質(zhì)量不高，存在查詢、調(diào)閱困難、利用率低下等現(xiàn)象，無形中加大了建設(shè)工程項(xiàng)目建設(shè)、檢驗(yàn)及審核的難度。第四，前期投入不足，專業(yè)化檔案管理程度不高。一般情況下，建設(shè)工程檔案管理應(yīng)是在工程施工之前便開始產(chǎn)生，逐步積累起來，然而在實(shí)際工作中，由于建設(shè)工程檔案管理在前期的投入工作及管理不足，往往是在工程建設(shè)的后期才著手進(jìn)行相關(guān)檔案資料的收集、整理、歸檔工作，加之其專業(yè)化檔案管理程度不高，存儲檔案的軟件、硬件條件較差，配置不足，致使建設(shè)工程檔案原件不足，各種載體檔案不齊全，復(fù)印件較多，檔案質(zhì)量不高，建設(shè)工程檔案管理的規(guī)范化、信息化程度不高。此外，建設(shè)工程檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。許多建設(shè)工程單位沒有配備專職的檔案人員，而是兼職或臨時(shí)抽人整理歸檔，工作人員的檔案專業(yè)知識不足，對檔案管理相關(guān)法律制度不甚了解，造成檔案資料管理分散、歸檔不全、案卷質(zhì)量差、檔案質(zhì)量低等諸多問題，有的單位配備了專門的檔案管理人員，有一定的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，但對建設(shè)工程管理業(yè)務(wù)知之甚少，也會出現(xiàn)檔案管理質(zhì)量不高，盲目性、被動性的現(xiàn)象。

3　建設(shè)工程檔案管理對策

3.1提高認(rèn)識，規(guī)范管理

建設(shè)工程項(xiàng)目單位在抓工程質(zhì)量、進(jìn)度的基礎(chǔ)上，應(yīng)樹立全體建設(shè)工程工作人員的檔案意識，提高全員對檔案管理的思想認(rèn)識，將建設(shè)工程檔案管理工作列入重要的議事日程，會同建設(shè)工程管理、設(shè)計(jì)、監(jiān)理及施工人員一起進(jìn)行檔案資料的收集工作，根據(jù)項(xiàng)目的規(guī)模、特點(diǎn)和需要，合理配備專職的檔案管理人員，落實(shí)檔案管理的崗位責(zé)任制度，層層分解建設(shè)工程檔案資料的收集、整理、歸檔、驗(yàn)收任務(wù)，將工作具體落實(shí)到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及人員，納入個人的職責(zé)范圍之內(nèi)。結(jié)合建設(shè)工程具體項(xiàng)目的特點(diǎn)，根據(jù)檔案內(nèi)容、來源等相關(guān)因素，遵循相應(yīng)的技術(shù)規(guī)則，統(tǒng)一建設(shè)工程檔案的目錄、編碼及卷宗編錄，合理劃定不同存儲介質(zhì)及內(nèi)容的檔案資料保存期限、保管形式。明確存檔原則，實(shí)行檔案資料的專人、專室、專柜管理，嚴(yán)格依照工作程序做好收集信息及整理資料的工作，及時(shí)將交來的資料歸檔，避免資料積壓流失，認(rèn)真核查歸檔文件，發(fā)現(xiàn)手續(xù)不齊全的文件材料需及時(shí)督促完善整改，保證檔案資料的完整性。基于建設(shè)工程項(xiàng)目的復(fù)雜性，實(shí)施檔案資料分類歸檔，將每個分項(xiàng)工程的檔案資料分類、分區(qū)、分柜存放，設(shè)置相應(yīng)的文件包清單目錄，并建立對應(yīng)3.2加強(qiáng)指導(dǎo)，有效監(jiān)督

的電子檔案及目錄，便于隨時(shí)查閱使用。

在工程建設(shè)的過程中，檔案管理工作人員應(yīng)定期深入施工現(xiàn)場，宣傳檔案法規(guī)法律，檢查并指導(dǎo)檔案資料管理工作，強(qiáng)調(diào)檔案驗(yàn)收的嚴(yán)肅性及重要性，了解建設(shè)工程的進(jìn)度及現(xiàn)場施工文件的形成狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)建設(shè)工程中的檔案管理問題，采取有效措施加以解決，掌握建設(shè)工程動態(tài)及檔案資料的流向，保證檔案資料的準(zhǔn)確、完整、齊全。與此同時(shí)，建設(shè)工程檔案管理部門應(yīng)主動介入項(xiàng)目工程的行政程序，強(qiáng)化監(jiān)督，依照相關(guān)法律法規(guī)、文件的要求，做好竣工檔案的監(jiān)督、審查及驗(yàn)收工作，確保審查驗(yàn)收合格后方可竣工，工程竣工后定期歸檔，保證建設(shè)工程檔案的完整性與準(zhǔn)確性，務(wù)必在確保建設(shè)工程質(zhì)量的基礎(chǔ)上，保證建設(shè)工程檔案的質(zhì)量。

3.3加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素質(zhì)

建設(shè)工程檔案具有較強(qiáng)的科學(xué)性、技術(shù)性、服務(wù)性，其檔案管理工作是一項(xiàng)細(xì)致繁雜的工作，對檔案管理人員的素質(zhì)有較高的要求，因而需要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高建設(shè)工程檔案管理人員的綜合素質(zhì)，保證檔案管理的質(zhì)量。應(yīng)加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，采取進(jìn)修、委培、實(shí)地講解、研討等諸多方式，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識、計(jì)算機(jī)檔案管理技能、外語知識等，優(yōu)化其知識結(jié)構(gòu)，拓寬其知識面?；诮ㄔO(shè)工程檔案具有較強(qiáng)技術(shù)性的特點(diǎn)，應(yīng)在提升檔案管理人員理論知識、專業(yè)技能、檔案業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)其對建設(shè)工程項(xiàng)目管理、技術(shù)等方面知識的培養(yǎng)，使建設(shè)工程檔案管理人員掌握一定的建設(shè)工程管理業(yè)務(wù)知識，熟悉工程相關(guān)專業(yè)知識，實(shí)現(xiàn)檔案管理與建設(shè)工程的同步開展，確保建設(shè)工程檔案資料的完整性，提升工程項(xiàng)目檔案的報(bào)送質(zhì)量。

［1］蒲曉英.科學(xué)管理建設(shè)工程檔案的重要價(jià)值［N］.格爾木日報(bào)，2011年.

［2］程梅玉.淺談檔案管理［J］.現(xiàn)代閱讀（教育版），2011年05期.

［3］郭貴來.工程檔案管理對建設(shè)工程質(zhì)量的促進(jìn)作用分析［J］.現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2014.

［4］黃麗華.淺談工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料管理［J］.科技資訊，2008.