淺談道路旅客運(yùn)輸企業(yè)文書(shū)檔案的運(yùn)用

文/海南海汽運(yùn)輸集團(tuán)股份有限公司三亞分公司 陳儒勇

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淺談道路旅客運(yùn)輸企業(yè)文書(shū)檔案的運(yùn)用

文/海南海汽運(yùn)輸集團(tuán)股份有限公司三亞分公司 陳儒勇

【摘要】企業(yè)行政事務(wù)領(lǐng)域的文書(shū)檔案工作，在維護(hù)企業(yè)正常生產(chǎn)中的運(yùn)用，因企業(yè)的發(fā)展情況和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的重視等各種因素的影響而存在差別。尤其是在道路旅客運(yùn)輸企業(yè)中，企業(yè)文書(shū)檔案運(yùn)用在一定程度上依然處在比較滯后的狀態(tài)。

【關(guān)鍵詞】文書(shū)檔案；道路旅客運(yùn)輸；運(yùn)用

對(duì)普通企業(yè)而言，由于企業(yè)的生命力長(zhǎng)短不一，使得企業(yè)行政事務(wù)領(lǐng)域的文書(shū)檔案工作，在維護(hù)企業(yè)正常生產(chǎn)中的運(yùn)用，因企業(yè)的發(fā)展情況和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的重視等各種因素的影響而存在差別。尤其是在道路旅客運(yùn)輸企業(yè)中，企業(yè)文書(shū)檔案運(yùn)用在一定程度上依然處在比較滯后的狀態(tài)。這也許跟道路旅客運(yùn)輸行業(yè)依賴(lài)駕駛員的駕駛技術(shù)，以汽車(chē)為主要原始運(yùn)輸工具進(jìn)行輸送旅客為主業(yè)，溝通省市、區(qū)際，不必?fù)碛懈呒舛说目萍己康忍攸c(diǎn)有關(guān)。如何在企業(yè)內(nèi)部OA辦公軟件平臺(tái)運(yùn)用日趨成熟的信息化背景下，提高道路旅客運(yùn)輸行業(yè)文書(shū)檔案的企業(yè)信息化水平，是當(dāng)前道路運(yùn)輸企業(yè)亟待解決的問(wèn)題之一。下面筆者就道路旅客運(yùn)輸企業(yè)文書(shū)檔案的運(yùn)用談幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

一、文書(shū)檔案在道路旅客運(yùn)輸企業(yè)中運(yùn)用的法律依據(jù)

目前，針對(duì)企業(yè)文書(shū)檔案歸檔工作運(yùn)用廣泛的部門(mén)檔案規(guī)章是2012年12月17日公布，2013年2月1日起實(shí)施的《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局10號(hào)令）。該規(guī)定具體適用在道路旅客運(yùn)輸企業(yè)，作為企業(yè)文件收集、整理、歸檔工作的重要依據(jù)。企業(yè)的文書(shū)檔案管理人有必要認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)這個(gè)規(guī)定，并且運(yùn)用好規(guī)定，準(zhǔn)確掌握其中的文件歸檔范圍、年限，使之在集中要求歸檔的時(shí)間段內(nèi)完成對(duì)各種文件材料的歸檔工作。

二、文書(shū)檔案在道路旅客運(yùn)輸企業(yè)中運(yùn)用的現(xiàn)實(shí)意義

各市縣檔案局（館）、部門(mén)專(zhuān)業(yè)檔案館和省直各單位一般作為省一級(jí)檔案局要求做好檔案工作的單位，非以上單位不作為檔案工作的執(zhí)行和落實(shí)范圍。某些較大的道路旅客運(yùn)輸企業(yè)，在進(jìn)行企業(yè)股份制改革前后，集團(tuán)總部的文書(shū)檔案需移交省檔案館，而對(duì)企業(yè)下設(shè)的分公司、子公司是不作要求的。然而，這些分公司、子公司在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件，應(yīng)如何處置？不能移交檔案館，造成企業(yè)各年份留存下來(lái)的文書(shū)檔案越積越多，是把它們丟棄還是保存？有沒(méi)有運(yùn)用的價(jià)值？筆者認(rèn)為：其一，這些文書(shū)檔案反映本企業(yè)的研發(fā)、生產(chǎn)服務(wù)、經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)和基本歷史面貌，依然對(duì)本企業(yè)各種活動(dòng)的歷史研究具有利用價(jià)值，需要保存。其二，在企業(yè)活動(dòng)中形成許多對(duì)維護(hù)企業(yè)、職工權(quán)益具有憑證價(jià)值的文件材料，需要保存。其三，本企業(yè)在設(shè)立、合并、分立、改制、上市、解散、破產(chǎn)過(guò)程中形成的文件材料和企業(yè)資產(chǎn)、投資、憑證、產(chǎn)權(quán)登記、融資文件材料，更需要保存。其四、各種請(qǐng)示、批復(fù)、審計(jì)、公正、裁定、合同協(xié)議等需要保存。

上述可知，企業(yè)文書(shū)檔案不管是省直單位，還是非省直單位，如集團(tuán)總部下設(shè)分公司或子公司，其作用都非常重要。道路旅客運(yùn)輸企業(yè)一般都有幾十年的發(fā)展歷史，更需要加以管理和利用，不能輕視，更不能擯棄。

三、文書(shū)檔案在道路旅客運(yùn)輸企業(yè)中的運(yùn)用現(xiàn)狀

隨著自動(dòng)化、智能化被廣泛運(yùn)用在社會(huì)生產(chǎn)、生活的各個(gè)方面，使得一種自動(dòng)化、智能化產(chǎn)物的文件形式出現(xiàn)，即電子文件。這種變化，將讓電子文件逐步取代紙質(zhì)文件。其產(chǎn)生，有它必然性、優(yōu)越性和先進(jìn)性。如某省檔案局2013年3月就下發(fā)通知推廣使用“電子公文歸檔管理系統(tǒng)”，采取了分階段推進(jìn)的方式實(shí)現(xiàn)對(duì)電子公文的搜集、歸檔、管理和利用。這是時(shí)代進(jìn)步的要求，對(duì)文書(shū)檔案歸檔工作提出更高的要求。為了更好地與時(shí)代同步，道路旅客運(yùn)輸企業(yè)的文書(shū)檔案工作，要在使用原有OA辦公軟件平臺(tái)的基礎(chǔ)上，研發(fā)或升級(jí)符合道路旅客運(yùn)輸企業(yè)文書(shū)檔案管理特點(diǎn)的OA辦公平臺(tái)，將文件處理和檔案管理結(jié)合在一起，使日常工作取得較好的效果。道路旅客運(yùn)輸企業(yè)文書(shū)檔案工作中存在的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：其一，設(shè)定崗位上。道路旅客運(yùn)輸企業(yè)的文書(shū)檔案工作，主要交由企業(yè)中設(shè)立的檔案崗位人員落實(shí)，往往一人擔(dān)任。甚至有些集團(tuán)公司下屬的分公司或設(shè)立的子公司沒(méi)有專(zhuān)職的檔案管理員，通常是由企業(yè)中其他崗位的人員兼職，從而使得檔案管理人員存在不穩(wěn)定性。同時(shí)，檔案管理人員的自身素質(zhì)也存在高低之別。出現(xiàn)兼職現(xiàn)象和無(wú)證上崗現(xiàn)象，使檔案管理工作不適應(yīng)企業(yè)長(zhǎng)期管理工作需要。其二，采用方法上。道路旅客運(yùn)輸企業(yè)的文書(shū)檔案工作，主要采用紙質(zhì)文件材料。這種傳統(tǒng)的歸檔方式，將與歸入歸檔范圍的無(wú)相應(yīng)紙質(zhì)或確實(shí)無(wú)法輸出成紙質(zhì)的電子文件歸檔方式共同存在。道路旅客運(yùn)輸企業(yè)行政工作中，較多的是運(yùn)用OA辦公軟件平臺(tái)相互傳輸文件和尋呼。因現(xiàn)有企業(yè)管理層知識(shí)結(jié)構(gòu)的不同，對(duì)操作OA辦公軟件平臺(tái)的水平各有不同，造成平臺(tái)互傳文件和尋呼掌握在熟練操作的人員手上。同時(shí)檔案管理人員為使文件得到落實(shí)并保存，不出現(xiàn)管理部門(mén)或工作人員之間相互推諉和扯皮現(xiàn)象，不得不將電子文件打印成紙質(zhì)以方便領(lǐng)導(dǎo)批字、傳閱，甚至再?gòu)?fù)印分發(fā)各部門(mén)，大大降低辦公效率。其三，內(nèi)部位階上。一些道路旅客運(yùn)輸企業(yè)的文書(shū)檔案存在集團(tuán)總部，充分運(yùn)用現(xiàn)代科技手段如先進(jìn)的電子公文歸檔管理系統(tǒng)或檔案局

研發(fā)的檔案系統(tǒng)，確保與上級(jí)接軌或同步，而對(duì)其下屬的分公司或設(shè)立的子公司并無(wú)過(guò)高的要求，對(duì)這些下屬單位的文書(shū)檔案只要符合一定的歸檔要求即可，不能充分運(yùn)用這些科技創(chuàng)新手段。其四，保存環(huán)境上。道路旅客運(yùn)輸企業(yè)中，大多數(shù)集團(tuán)下屬的分公司或設(shè)立的子公司都沒(méi)有獨(dú)立、專(zhuān)用的檔案庫(kù)房，檔案柜直接放置辦公室，不具備防盜、防火、防塵、防有害生物的必要設(shè)備，目前現(xiàn)有的文書(shū)檔案保存環(huán)境與檔案工作要求的硬件條件差距太大。其五，領(lǐng)導(dǎo)重視上。很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)為檔案工作主要是應(yīng)付上級(jí)檢查，使得文書(shū)檔案工作只是那些管理檔案人員的事情。同時(shí)，認(rèn)為企業(yè)文書(shū)檔案對(duì)提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益起不到什么作用，也是領(lǐng)導(dǎo)采取這種態(tài)度的原因之一。如某些企業(yè)辦公室存放著從1995年至今20年的文書(shū)檔案上萬(wàn)件，這些年來(lái)極少有職工前來(lái)查詢(xún)、使用，只是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人需要查找其任職情況時(shí)查找一下，投入大量人力物力，但是利用率太低。

四、增強(qiáng)道路旅客運(yùn)輸企業(yè)文書(shū)檔案運(yùn)用的幾點(diǎn)建議

（一）企業(yè)內(nèi)部溝通上下一體。道路旅客運(yùn)輸企業(yè)內(nèi)部上至集團(tuán)總部，下至分公司、子公司均充分依靠互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在關(guān)鍵部位建立和運(yùn)用內(nèi)外網(wǎng)，連接各部位辦公平臺(tái)，形成信息良好的交流和溝通體系，從而使公司內(nèi)部上下一體，企業(yè)內(nèi)部人員均能進(jìn)入這個(gè)平臺(tái)中了解、查詢(xún)已歸檔的文書(shū)檔案，使文書(shū)檔案在平臺(tái)中較好地運(yùn)用起來(lái)。

（二）提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員要繼續(xù)學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，積極參加當(dāng)?shù)鼗蚴n案局組織的各種檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，更新原有的知識(shí)儲(chǔ)備。通過(guò)學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解文書(shū)檔案工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀和發(fā)展動(dòng)態(tài)，掌握處理電子文件、電子檔案的技術(shù)并具備這樣的能力，更好地服務(wù)企業(yè)。

（三）提高運(yùn)用計(jì)算機(jī)的管理水平。檔案管理人員要積極參加全國(guó)計(jì)算機(jī)等級(jí)考試，提高計(jì)算機(jī)的運(yùn)用水平。根據(jù)科技的發(fā)展可以預(yù)計(jì)，未來(lái)文書(shū)檔案的操作將使用計(jì)算機(jī)來(lái)完成，除了提升檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)的操作水平，也應(yīng)當(dāng)同步提升企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層運(yùn)用計(jì)算機(jī)的能力，這樣才能打造一個(gè)適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)信息萬(wàn)變的企業(yè)管理隊(duì)伍。而單靠一個(gè)企業(yè)檔案管理人員一人之力做好所在企業(yè)的文書(shū)檔案工作，這種工作方式是不足取的。

（四）探索符合道路旅客運(yùn)輸企業(yè)特點(diǎn)的文書(shū)檔案管理和利用方式，并將電子檔案與紙質(zhì)檔案有機(jī)結(jié)合。在國(guó)家檔案局10號(hào)令中，針對(duì)電子文件的歸檔要求只有一個(gè)條款即第13條提及，可見(jiàn)紙質(zhì)檔案在目前企業(yè)文書(shū)檔案中的重要地位。但是電子文件不應(yīng)當(dāng)僅限于歸入歸檔范圍的無(wú)相應(yīng)紙質(zhì)或確實(shí)無(wú)法輸出成紙質(zhì)的電子文件。筆者認(rèn)為，在文書(shū)檔案的歸檔工作中應(yīng)當(dāng)充分體現(xiàn)紙質(zhì)文件利用電子技術(shù)實(shí)現(xiàn)文件歸檔工作，實(shí)現(xiàn)節(jié)省工作量、高效存儲(chǔ)、方便查詢(xún)、提高工作效率等積極性。只有揚(yáng)電子檔案和文書(shū)檔案的長(zhǎng)，避電子檔案和文書(shū)檔案的短，立足道路旅客運(yùn)輸企業(yè)特點(diǎn)，并將兩者有機(jī)結(jié)合，將檔案工作做好。

綜上，道路旅客運(yùn)輸企業(yè)在當(dāng)今的運(yùn)輸行業(yè)發(fā)展中，出現(xiàn)了自身?yè)碛衅?chē)與航空企業(yè)的飛機(jī)和鐵路部門(mén)的高鐵三種旅客運(yùn)輸工具相互競(jìng)爭(zhēng)又并存的局面，有很多運(yùn)輸企業(yè)通過(guò)股改上市走資本運(yùn)營(yíng)之路，將國(guó)有資本推向市場(chǎng)，確保國(guó)有資產(chǎn)的保值增值。運(yùn)輸行業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展，促使道路旅客運(yùn)輸企業(yè)必須提高內(nèi)部管理，企業(yè)文書(shū)檔案工作也需要進(jìn)一步發(fā)展。道路旅客運(yùn)輸企業(yè)的繼續(xù)存在和在發(fā)展過(guò)程中對(duì)文書(shū)檔案工作的重視，積極做好文書(shū)檔案工作，就是對(duì)自身走過(guò)的光輝歷程和未來(lái)發(fā)展進(jìn)行決策的重視，并將指引運(yùn)輸企業(yè)走上健康、可持續(xù)發(fā)展之路。

參考文獻(xiàn)：

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