軌道交通行業(yè)綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理探析

文/深圳市地鐵集團(tuán)有限公司 王艷慧

網(wǎng)絡(luò)化管理就是基于軌道交通行業(yè)局域網(wǎng)之上，借助通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)等信息化方式，把軌道交通行業(yè)如工程、行政等各類(lèi)檔案進(jìn)行電子加工整合與處理，并通過(guò)搜索引擎創(chuàng)建一個(gè)專(zhuān)門(mén)的檢索平臺(tái)，讓軌道交通行業(yè)的工作人員均能借助計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)各類(lèi)綜合檔案的相互交流與共享，進(jìn)而有效解決綜合檔案管理工作存在的問(wèn)題與不足，為軌道交通行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

一、軌道交通行業(yè)綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的問(wèn)題

（一）綜合檔案管理范圍不清，分級(jí)管理職責(zé)不明?，F(xiàn)目前，在軌道交通行業(yè)綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理中缺乏一個(gè)明確、清晰、完善的管理組織架構(gòu)，分級(jí)管理也比較模糊。各個(gè)檔案管理部門(mén)在管理方式、模式等方面都有差異，檔案管理職責(zé)也不夠明確，并未將檔案管理納入軌道交通行業(yè)綜合目標(biāo)管理考核的范疇，使得很多本應(yīng)在管理范圍的檔案仍然徘徊在管理范圍之外。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不夠完善，阻礙網(wǎng)絡(luò)管理實(shí)現(xiàn)?，F(xiàn)目前，軌道交通行業(yè)整體基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還不夠完善，尤其是在綜合檔案管理軟件開(kāi)發(fā)方面十分缺乏。隨著軌道交通行業(yè)檔案利用需求以及檔案數(shù)量的不斷增加，單板機(jī)計(jì)算機(jī)檔案管理已經(jīng)不能滿(mǎn)足需求了，不能連接到軌道交通行業(yè)的信息系統(tǒng)，可兼容能力和擴(kuò)張能力弱，需要盡快更新升級(jí)。

（三）人員整體素質(zhì)有待提升，埋下各類(lèi)管理問(wèn)題。當(dāng)前，軌道交通行業(yè)在實(shí)施綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理中，還缺乏信息資源的組織者、分析者、傳播者、提供者、管理者、保護(hù)者以及信息利用的導(dǎo)航者。檔案管理人員不是知識(shí)面窄、結(jié)構(gòu)單一，就是創(chuàng)造性和主動(dòng)性不夠，很難滿(mǎn)足信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求。

（四）安全管理措施未能落實(shí)，威脅電子檔案安全。一是電子文件時(shí)間與空間的制約性較差，不受載體傳輸約束，數(shù)字化信息的內(nèi)容與位置很容易改變，這種檔案信息的易丟失性及可變性對(duì)檔案的安全管理構(gòu)成了嚴(yán)重威脅。二是電子信息的運(yùn)用會(huì)受到黑客、病毒等的攻擊和侵襲，很容易直接損害主數(shù)據(jù)庫(kù)，導(dǎo)致主數(shù)據(jù)庫(kù)癱瘓無(wú)法工作，進(jìn)而對(duì)電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行造成影響。

二、軌道交通行業(yè)綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的措施

（一）完善檔案管理制度，明確檔案分級(jí)管理。軌道交通行業(yè)應(yīng)基于《軌道交通行業(yè)檔案管理暫行辦法》《檔案法》等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合綜合檔案管理具體情況制定配套的檔案管理制度，明確檔案管理相關(guān)責(zé)任人，并逐級(jí)逐人落到實(shí)處。同時(shí)，實(shí)施“三級(jí)管理”模式：一級(jí)為軌道交通行業(yè)綜合檔案室負(fù)責(zé)整個(gè)檔案管理工作；二級(jí)為計(jì)算機(jī)管理中心主要負(fù)責(zé)開(kāi)發(fā)一些管理軟件以及做好硬件管理工作，借助計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，基于局域網(wǎng)之上創(chuàng)建軌道交通行業(yè)檔案管理自動(dòng)化信息系統(tǒng)，全面落實(shí)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等有關(guān)工作；三級(jí)為軌道交通行業(yè)各個(gè)部門(mén)，落實(shí)各自檔案信息資源建設(shè)工作。這樣各級(jí)都有明確的管理責(zé)任，確保綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理工作有條有序開(kāi)展。

（二）強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提供堅(jiān)實(shí)設(shè)施保障。首先要強(qiáng)化資金投入力度，如購(gòu)進(jìn)高端電腦作為軌道交通行業(yè)綜合檔案管理系統(tǒng)的終端，確保電腦具備海量?jī)?nèi)存容量，能容納各類(lèi)檔案，同時(shí)還應(yīng)具備較高的分辨率和質(zhì)量，確保檔案內(nèi)容的清晰和管理工作的高效；購(gòu)進(jìn)高性能掃描儀與打印機(jī)，為電子檔案與紙質(zhì)檔案間的相互轉(zhuǎn)換提供保障，同時(shí)確保轉(zhuǎn)換的檔案仍然清晰、完整和正確。其次要強(qiáng)化信息網(wǎng)絡(luò)管理軟件的開(kāi)發(fā)和建設(shè)，如引進(jìn)專(zhuān)業(yè)化的綜合檔案信息管理系統(tǒng)軟件，基于管理終端之上，把信息資源發(fā)散傳輸?shù)礁鱾€(gè)部門(mén)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)里，實(shí)現(xiàn)行業(yè)里各個(gè)部門(mén)的聯(lián)網(wǎng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)軌道交通行業(yè)綜合檔案的開(kāi)發(fā)利用以及信息共享。

（三）強(qiáng)化人員培訓(xùn)教育，提供有效人力保障。首先對(duì)軌道交通行業(yè)檔案管理人員展開(kāi)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)培訓(xùn)，要求綜合檔案管理人員要掌握計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)操作知識(shí)和技能，如能借助通信與電子設(shè)備加工篩選、優(yōu)化處理以及轉(zhuǎn)化制作檔案資料；能借助網(wǎng)絡(luò)資源與手段收集各類(lèi)檔案；能歸納分類(lèi)、排序、上傳、編輯、更改各類(lèi)檔案資料。其次要注重軌道交通行業(yè)綜合檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)與提升，采取多樣化方式對(duì)檔案管理人員展開(kāi)職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)與培訓(xùn)，強(qiáng)化其責(zé)任意識(shí)、保密意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、危機(jī)意識(shí)等，促使他們自覺(jué)做到保密和負(fù)責(zé)，逐漸提升他們的綜合職業(yè)素質(zhì)以及工作能力。只有具備一支高素質(zhì)、高能力、高效率的復(fù)合型綜合檔案管理人才隊(duì)伍，才能為軌道交通行業(yè)綜合檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理建設(shè)提供有效保障。

（四）強(qiáng)化安全管理工作，確保檔案信息安全。首先，軌道交通行業(yè)可以在計(jì)算機(jī)上安裝安全衛(wèi)生、殺毒軟件等，并做好定期殺毒和清理工作，以防受到病毒侵襲，特別是綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)的終端，要尤為重視與防范，嚴(yán)格保障檔案信息安全。其次，對(duì)于軌道交通行業(yè)的機(jī)密檔案和重要檔案要做好特別加密工作，有效保障重要信息和數(shù)據(jù)的安全性。再次，對(duì)綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理涉及到的軟件系統(tǒng)以及硬件設(shè)備展開(kāi)全面、深入的安全管理，定期對(duì)各類(lèi)設(shè)備和系統(tǒng)展開(kāi)安全檢查、排查、清理以及維護(hù)工作，確保各類(lèi)硬件設(shè)備文件保存壽命以及存儲(chǔ)功能正常、穩(wěn)定，確保各類(lèi)軟件系統(tǒng)不會(huì)受到黑客攻擊或病毒入侵，進(jìn)而有效保障軌道交通行業(yè)綜合檔案信息和數(shù)據(jù)的安全性。

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[2]邱慧娟.網(wǎng)絡(luò)化安全檔案管理及資源共享[J].科技風(fēng)，2014（20）:21～21.