談ERP系統(tǒng)及在圖書成本控制中的應用

繆 莉

(江蘇鳳凰少年兒童出版社，南京 210009)

談ERP系統(tǒng)及在圖書成本控制中的應用

繆 莉

(江蘇鳳凰少年兒童出版社，南京 210009)

隨著市場化和數(shù)字化的不斷深入，ERP系統(tǒng)的建設與實施已成為現(xiàn)代出版企業(yè)在當代生存與發(fā)展的基礎，成為圖書出版成本控制的重要手段。本文闡述了出版企業(yè)建設ERP系統(tǒng)的必要性，多維度地探討了ERP在圖書成本控制中的應用。期望有更多的出版企業(yè)從中獲益，更好地控制圖書成本，實現(xiàn)提升整體績效和可持續(xù)發(fā)展的目標。

出版企業(yè)；圖書成本；成本控制；ERP應用

近年來，我國出版企業(yè)面臨著市場化和數(shù)字化雙重壓力。在市場經(jīng)濟條件下，圖書成本是一個足以影響企業(yè)市場命運的關鍵因素。有效的成本控制在企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略中處于極為重要的地位。雖然我國出版企業(yè)在預算與成本控制管理方面積累了許多好的經(jīng)驗和做法，但許多出版企業(yè)由于缺乏先進的管理思想和技術手段，實務中過于粗放和簡化，嚴重地影響了企業(yè)的利潤獲取能力和市場的競爭力，不能適應現(xiàn)代出版企業(yè)發(fā)展的需要。

ERP系統(tǒng)是數(shù)字時代的產物，它能為數(shù)字出版搭建一個統(tǒng)一的基礎平臺，其強大、靈活、高效的軟件助推出版企業(yè)實現(xiàn)技術創(chuàng)新和升級，成為出版企業(yè)參與市場競爭的核心利器，成為圖書出版成本控制的重要手段。因此，研究ERP及其在圖書成本控制中的應用具有重要的現(xiàn)實意義。

1 出版企業(yè)建設ERP系統(tǒng)的必要性

ERP是EnterpriseResourcePlanning的縮寫，直譯為企業(yè)資源計劃，它由美國GartnerGroup咨詢公司首先提出，后被廣泛采用。經(jīng)過20年的推廣應用，逐漸走向成熟，現(xiàn)在大體具有以下三大特點：一是先進性。ERP系統(tǒng)是以信息技術為基礎，遵循系統(tǒng)化的管理思想，將先進的管理理念和數(shù)字信息技術融合于一體。二是自主性。ERP系統(tǒng)能按照企業(yè)“自主”的要求，靈活地提出符合企業(yè)特點和現(xiàn)狀的最佳發(fā)展模式和操作方法，可以為不同規(guī)模的企業(yè)提供全面的解決方案。三是高效性。ERP系統(tǒng)能將企業(yè)內、外部所有資源完整地集合于同一體系中，為企業(yè)各項業(yè)務的順暢運行提供管理平臺，帶來高效率和高效益，并為決策者提供信息支持。鑒于ERP系統(tǒng)的上述特性，使許多跨國公司紛紛投入巨資加以引進。在我國，ERP系統(tǒng)在出版業(yè)中的應用滯后于制造業(yè)，起步較晚，真正啟用全程ERP系統(tǒng)的出版企業(yè)還不太多，但它的推廣應用勢在必行。

1.1 建設ERP系統(tǒng)是出版企業(yè)轉型的需要

改革開放以后，我國出版單位開始推行以“事業(yè)單位企業(yè)化管理”為主線的轉換機制改革。到2010年底，全國所有經(jīng)營性出版社僅用三年的時間完成了轉企改制。此舉打破了實行長達半個多世紀的傳統(tǒng)僵化的事業(yè)體制，實行由國家事業(yè)單位一步到企業(yè)的跨越。目前，轉企后的出版企業(yè)正在深化改制，著力提升市場化經(jīng)營水平，努力實現(xiàn)向現(xiàn)代出版企業(yè)轉型的目標。在這種情況下，出版企業(yè)在謀劃、構建發(fā)展模式時，必然要選擇適合自身發(fā)展要求的科學、嚴謹、高效、完整的管理體系，以此幫助企業(yè)在最短的時間完成市場化轉型。ERP系統(tǒng)的存在，正好適應出版企業(yè)的需要。

1.2 建設ERP系統(tǒng)是出版企業(yè)適應數(shù)字化時代發(fā)展的需要

近年來，數(shù)字出版發(fā)展迅猛。它改變了出版產業(yè)鏈，動搖了傳統(tǒng)出版企業(yè)的內容優(yōu)勢地位；改變了出版經(jīng)營業(yè)務流程，對圖書“從搖籃到墳墓” 全部流程的各個環(huán)節(jié)都產生了重大影響，出現(xiàn)了“一次制作，多元發(fā)布” 全新的出版模式；在印刷上，直接制版技術和按需出版的出現(xiàn)；在發(fā)行上，全新的渠道——網(wǎng)上書店的風行；還有新型的數(shù)字出版新業(yè)態(tài)，如互聯(lián)網(wǎng)出版、手機書、便攜式電腦、電子書，特別是以kindle電子閱讀器和ipad平板電腦為代表的新型移動終端的迅速漫延。這些都對傳統(tǒng)出版構成了嚴重的威脅，對傳統(tǒng)出版企業(yè)形成了嚴峻的挑戰(zhàn)。ERP系統(tǒng)是數(shù)字時代的產物，它能為數(shù)字出版搭建一個基礎平臺，其強大、靈活、高效的軟件助推出版企業(yè)實現(xiàn)技術創(chuàng)新和升級，成為出版企業(yè)在信息時代生存發(fā)展的基礎。

1.3 建設ERP系統(tǒng)是出版企業(yè)提升經(jīng)營管理水平的需要

ERP是一套軟件系統(tǒng)，它包含著先進的管理思想，如系統(tǒng)化的管理思想、面向供應鏈管理等。建設ERP系統(tǒng)有助于出版企業(yè)引進現(xiàn)代企業(yè)管理思想和方法，改善企業(yè)的管理模式和員工的工作理念和工作方式，促進管理創(chuàng)新，實現(xiàn)由傳統(tǒng)管理、經(jīng)驗式管理、粗放式管理向制度化、規(guī)范化、科學化管理轉變。

ERP能針對出版企業(yè)的特點和現(xiàn)狀，著力于業(yè)務流程的優(yōu)化和集成，把出版企業(yè)的編輯、存貨和生產、銷售和市場、財務、財務報告、內容管理、知識管理、人力資源和公司網(wǎng)站等所有的子系統(tǒng)，進行無縫整合，為企業(yè)決策層及員工提供決策、運行手段的統(tǒng)一管理平臺。這個統(tǒng)一的信息管理平臺，能夠幫助出版企業(yè)對企業(yè)內部所有資源進行整體規(guī)劃和安排，并對計劃進行動態(tài)的管理和控制，消解出版企業(yè)在經(jīng)營管理中出現(xiàn)的難題，從而有效提升出版企業(yè)的經(jīng)營管理水平，提高企業(yè)整體績效。

2 ERP在圖書成本控制中的應用

成本是出版企業(yè)生產效率的綜合體現(xiàn)。在市場經(jīng)濟條件下，圖書成本是一個足以影響企業(yè)市場命運的關鍵因素。因為如果成本控制不好，勢必壓縮圖書定價空間和市場潛力，隨之帶來的是企業(yè)現(xiàn)金流動和資金周轉的困難，進而直接影響企業(yè)的利潤獲取能力和市場的競爭力。

因此，有效的成本控制己經(jīng)成為出版企業(yè)參與市場競爭的核心利器，在企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略中處于極為重要的地位[1]。國內外出版企業(yè)ERP先行者的實踐證明，ERP己經(jīng)成為圖書成本控制的主要手段，其降低成本的作用是傳統(tǒng)方法無法比擬的。

2.1 建立財務與業(yè)務一體化集成系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享

近幾年數(shù)字化浪潮洶涌，出版企業(yè)引進計算機軟件，在圖書出版流程的一些環(huán)節(jié)建立了大大小小的計算機系統(tǒng)，無論財務、出版或發(fā)行等管理系統(tǒng)，都是針對原始數(shù)據(jù)進行基礎管理，著重解決數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和日常單表的編制，提高了使用部門的工作效率和數(shù)據(jù)的可用性。但由于缺乏統(tǒng)一運籌，這些信息系統(tǒng)異源、異構，技術差別很大，系統(tǒng)之間存在信息區(qū)隔，無法溝通。導致這些相互獨立的信息系統(tǒng)猶如一個個信息“孤島”， 數(shù)據(jù)缺乏可比性、一致性，不能實現(xiàn)共享。從財務的角度上講，財務管理本是企業(yè)管控的核心，但由于缺乏與各部門相互溝通、高效的信息平臺，財務部門與編輯、出版和發(fā)行信息資源不能共享，財務系統(tǒng)對軟件的應用僅限于基本會計核算，缺乏能夠加強財務管理職能的預算、控制、分析、資金管理等系統(tǒng)設置，使得財務管理和成本控制職能受到很大局限。

出版ERP建立企業(yè)統(tǒng)一的信息管理平臺，實現(xiàn)業(yè)務模塊和財務模塊的一體化集成，使財務管理真正成為企業(yè)管控的核心。同時，出版ERP統(tǒng)一的信息管理平臺，要求各子系統(tǒng)的信息符合標準、規(guī)范，口徑保持一致，為數(shù)據(jù)共享及數(shù)據(jù)同步提供了可能[2]。從而為圖書成本控制提供了強大的技術支撐和先進的管理工具。

2.2 加強成本核算，實現(xiàn)圖書生產經(jīng)營全部費用的實時控制

一種圖書問世要經(jīng)過幾十道緊密銜接、互相聯(lián)系的工序，在出版企業(yè)的圖書生產經(jīng)營活動中，每一道工序都存在成本問題。從成本核算的目的出發(fā)，出版企業(yè)經(jīng)營活動的業(yè)務流程可劃分為編輯、出版、印刷和發(fā)行四個階段。具體點講主要包括策劃過程、編輯過程、采購過程、印刷（復制）過程和服務提供過程、發(fā)行過程、物流過程、售后服務過程、圖書廢棄處理過程、管理過程、后勤保障過程等。出版企業(yè)會計核算的對象應該是包括上述四個階段各個環(huán)節(jié)的全部生產經(jīng)營活動和資金運作。而目前我國出版企業(yè)對成本費用的核算，由于歷史的慣性，過多地局限于生產領域，對圖書開發(fā)、銷售和售后服務等過程發(fā)生的成本費用的核算有所忽視。這與當今圖書買方市場和數(shù)字化為特征的變革引發(fā)的圖書成本結構的變化，即生產性費用所占的比重下降，圖書策劃和流通性成本比重大幅上升，形成很大的反差。ERP通過數(shù)據(jù)共享，強化了財務部門與各業(yè)務部門之間信息溝通和協(xié)同，能輕松地把企業(yè)生產經(jīng)營數(shù)據(jù)及時轉化為財務信息，從而增強了財務部門對圖書生產經(jīng)營全部費用的核算和控制能力[3]。

另外，ERP可以破解出版企業(yè)財務核算中難以準確及時的難題。它不僅能使對外采購、委托外印制和版稅稿酬等做到及時結賬；而且能通過靈活定義成本類別、成本項目、成本分攤步驟和分攤方式，對相關會計科目進行核算。不僅能通過出版物成本系統(tǒng)進行預估成本計算；而且能夠在獲得真實的費用支出數(shù)據(jù)后，啟動“成本調整” 功能，即可將庫存成本和財務數(shù)據(jù)調為真實成本；還可以在需要時追溯資金的來龍去脈，追溯所發(fā)生的相關業(yè)務活動，改變資金信息滯后于物料信息的情況，從而提高成本核算的準確性和及時性。

2.3 加強圖書成本預測，實現(xiàn)全過程成本控制

圖書成本控制是指圖書出版企業(yè)內部及其關聯(lián)方發(fā)生的圖書全部成本的控制。從圖書生產流程看，它是貫穿于全部業(yè)務流程的全過程。在實施全過程成本控制中，事先計劃、事中控制、事后考核，一個環(huán)節(jié)也不能少。要做到如此全方位、全過程的成本控制實屬難度很大，成為出版企業(yè)發(fā)展的一大癥結。出版ERP是一種可以實現(xiàn)跨地區(qū)、跨部門，甚至跨公司整合實時信息的企業(yè)管理信息系統(tǒng)，構建了包括圖書生產計劃、原材料需求計劃、采購計劃、營銷計劃、利潤計劃、財務預算計劃和人力資源計劃等在內的計劃體系，而且把上述計劃功能與成本控制的功能完全集成于統(tǒng)一的管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)了圖書生產經(jīng)營考核與圖書成本預算編制的有機融合，可以對圖書成本全程跟蹤、評估、分析和智能化決策。有效地克服了出版企業(yè)難以做到“事前、事中控制”， 無法進行成本跟蹤，及時進行差異分析，適時采取調整措施的弊端，從而實現(xiàn)全過程成本控制。

2.4 推進出版企業(yè)管理方法創(chuàng)新，有效控制成本

2.4.1 推進全面預算管理

全面預算管理是一種現(xiàn)代企業(yè)的管理模式?？疾靽H超級出版公司如美國培生集團、麥格勞·希爾教育出版公司等的成功之路，我們可以發(fā)現(xiàn)其成功的重要因素之一，是以全面預算為核心的內部管理控制體系的成功運行，并做到預算前后銜接，互相融合。現(xiàn)在全面預算管理在發(fā)達國家已經(jīng)成為企業(yè)管理控制的核心方法。

在我國實行計劃經(jīng)濟體制的年代，基于市場經(jīng)濟條件下的全面預算管理不可能出現(xiàn)。直到2000年，《國有大中型企業(yè)建立現(xiàn)代企業(yè)制度和加強企業(yè)管理的基本規(guī)范》提出了推廣這種管理模式，要求國有大中型企業(yè)要在企業(yè)內部推行全面預算管理。此后，全面預算管理逐漸成為許多特大型、大型企業(yè)高層決策與管理的核心內容。

2007年國資委頒布《中央企業(yè)財務預算管理暫行辦法》，這一辦法的出臺，標志著財務預算制度化的開始，使全面預算管理在標準化、規(guī)范化上邁出了新的步伐。然而在實際操作中，許多出版企業(yè)對于預算管理認識尚不夠全面，對于預算執(zhí)行的跟蹤調查、預算調整、預算激勵作用以及在全過程權限的劃分和制衡未給予應有的重視，全面預算管理仍處在初級階段，即停留在編制年度生產計劃和財務預算的水平上，影響了預算的執(zhí)行和效果。

全面預算內容涉及業(yè)務、資金、財務、信息、人力資源、管理等眾多方面，要求預算管理全面地涵蓋資金管理、成本費用管理、采購管理、銷售管理、利潤分配管理及資產管理等各個業(yè)務環(huán)節(jié)。ERP集成了企業(yè)全部信息，能夠整合企業(yè)各方面的數(shù)據(jù)和業(yè)務流程，從預算編制到經(jīng)營活動，從會計核算到考核控制，都有機融合在統(tǒng)一的信息系統(tǒng)中，實現(xiàn)出版企業(yè)全過程的控制和管理，充分體現(xiàn)了全面預算的基本內涵，滿足全面預算管理的要求。特別應該指出，出版ERP能夠在差異分析的基礎上進行績效評估，對預算和實際完成的比較分析非常重要，這正是目前大部分國內出版企業(yè)的短板。實踐證明，充分利用ERP豐富的數(shù)據(jù)資源進行差異分析，能夠從歷史變化、客觀環(huán)境和主觀因素等多方面分析找出預算和實際差別的原因，及時反饋給預算執(zhí)行主體，以便及時采取措施，保證預算目標的順利實施，實現(xiàn)全面成本管理和控制。預算信息不僅是執(zhí)行過程中進行管理監(jiān)控的基準和參照，也是各級各部門績效考核的基礎和依據(jù)。總之，全面預算管理是將企業(yè)的決策目標及資源配置以預算的方式加以量化，并使之得以實現(xiàn)的企業(yè)內部管理活動，它的意義和作用十分重大。出版企業(yè)要進行有效的成本控制管理有賴于建立和實施ERP系統(tǒng)。

2.4.2 破解單本書核算難題

實現(xiàn)單本書核算一直是出版企業(yè)成本控制的核心和難點。從技術層面上講，難就難在出版企業(yè)的編輯、出版、發(fā)行等各業(yè)務系統(tǒng)一般還沒有形成完整的信息對接。出版ERP是當前出版企業(yè)財務管理信息化的重要手段。企業(yè)根據(jù)財務管理工作的實際，引進ERP構建統(tǒng)一的財務與業(yè)務信息一體化系統(tǒng)， 并賦予圖書單本書核算功能、預算管理功能、侖儲和發(fā)貨功能、回款結算功能等，就可以實現(xiàn)從選題策劃到發(fā)行回款整個過程的財務數(shù)據(jù)的真實、連貫和準確，及時反映出圖書在各出版環(huán)節(jié)中財務狀況的變化情況，有效監(jiān)控預算執(zhí)行情況，實現(xiàn)單品種圖書的動態(tài)分析，顯著提升財務管理的精細化水平。達到提高工作效率，降低成本，提高經(jīng)濟效益的目的。

目前，我國出版企業(yè)的預算與控制管理積累了許多好的經(jīng)驗和做法，但總的來看還是過于粗放和簡化，單本書核算也是如此。引進ERP系統(tǒng)可以使單本書核算精細化，把成本控制做細做好。根據(jù)筆者到美國研修的見聞，并看過他們的圖書出版損益表可以發(fā)現(xiàn)“美國出版社對于出版成本的核算方式、單本圖書成本費用核算，是非常細化的，預測因素也在相當程度上通過數(shù)據(jù)分析來保證其準確性。”在美國，每本圖書在出版前都有出版損益表，表中預算項目每一項都分得很細，包括退貨量都考慮在內[4]。在我國退貨一般在預算時是不作考慮的，待書退回來后才算進去。我國的圖書早已是買方市場，退書率又這么高，應值得我們在做預算時借鑒。

另外，借助ERP進行單本書核算還能為出版企業(yè)經(jīng)營管理提供有價值的數(shù)據(jù)信息。通過對這些數(shù)據(jù)和信息的分析，有利于控制成本支出，優(yōu)化成本結構；有利于確定適合本企業(yè)特點的出書方向，將資源更好配置在增長領域，為投資決策提供科學依據(jù)；并通過目標成本與實際完成的差異分析，為部門和個人的績效評估提供依據(jù)，以激勵全員參與成本控制，提升企業(yè)整體績效，達到企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

[1]王瑋，韓果．現(xiàn)代出版企業(yè)的成本分析與全員成本控制[J]．科技與出版，2008，（4）：26．

[2]李彬．出版社實施ERP任重道遠[J]. 科技與創(chuàng)業(yè)月刊，2010，（3）：86．

[3]張彬，丁坤善．新形勢下出版社加強財務管理的實踐與思考[J]．科技與出版，2012，（12）：27．

[4]馮友仁，余艷．美國出版社的財務核算[J]．出版經(jīng)濟，2005，（1）：68-69．

（責任編輯：龍 蓉）

On ERP System and Its Application in Book Cost Control

MIAO Li
（Jiangsu Phoenix children's Publishing House，Nanjing 210009）

With the deepening of marketization and digitization, the construction and implementation of ERP system has become the basis for survival and development of modern publishing companies. This paper illustrates the necessity of construction of ERP system and explores its application in book cost control from many dimensions, with hope of more publishing companies getting profit from it, better controlling its book cost and achieving the goal of improving the overall performance and sustainable development.

Publishing companies; Book cost; Cost control; ERP application

G231-F

A

10.3969/j.issn1003-8256.2015.02.013

繆莉（1975-），女，山東濟南人，江蘇鳳凰少年兒童出版社，研究方向：數(shù)字化出版。