地質(zhì)資料檔案信息化管理探析

文／廣東省地質(zhì)調(diào)查院 田莉莉

一、地質(zhì)資料檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

作為社會基礎(chǔ)工作之一，地質(zhì)工作開展的順利與否會對我國經(jīng)濟的發(fā)展產(chǎn)生十分重要的影響。合理、科學(xué)的地質(zhì)工作能夠為我國的經(jīng)濟發(fā)展提供全方位的服務(wù)，奠定更加堅實的基礎(chǔ)。當今時代信息化水平不斷提高，各種信息化技術(shù)在我國社會發(fā)展過程中得到了廣泛的應(yīng)用。

地質(zhì)檔案資料是我國地質(zhì)工作者工作過程最真實的記錄，是我國未來的地質(zhì)勘探工作開展的重要“參考書”。因此，做好地質(zhì)檔案資料的管理工作對未來我國地質(zhì)工作的開展、社會主義現(xiàn)代化建設(shè)都具有十分重要的意義。為了進一步提高工作效率，獲得或者保留更加完整的檔案資料，我國地質(zhì)檔案工作者開始加強地質(zhì)資料檔案管理的信息化建設(shè)。到目前為止，該項工作已經(jīng)取得了很大的進展。

所謂地質(zhì)資料檔案信息化管理，就是指相關(guān)工作人員利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段來加強地質(zhì)檔案資料的管理，這對于提高我國地質(zhì)檔案資料的管理水平，保證檔案資料的完整性，為我國經(jīng)濟發(fā)展保留重要的史料等都方面都具有積極的意義。

二、地質(zhì)資料檔案信息化管理的必要性

加強地質(zhì)資料檔案信息化管理是當今信息化高速發(fā)展的社會環(huán)境下地質(zhì)工作發(fā)展的必然趨勢。

首先，加強地質(zhì)資料檔案信息化管理是社會發(fā)展的必然要求。當今社會是一個信息技術(shù)迅速發(fā)展的社會，在社會生活的方方面面都能發(fā)現(xiàn)信息技術(shù)的使用蹤跡。實踐證明，信息化技術(shù)的不斷發(fā)展及廣泛應(yīng)用，對于我國經(jīng)濟的迅速發(fā)展、綜合國力的提高等都有著十分重要的意義。作為我國地質(zhì)工作的重要內(nèi)容，地質(zhì)資料的檔案管理工作也必須順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，運用現(xiàn)代化技術(shù)和手段進一步提高其信息化管理水平。

其次，當前的地質(zhì)資料檔案管理工作中仍然存在著很多問題，亟需解決。縱觀目前我國的檔案管理工作，筆者發(fā)現(xiàn)并總結(jié)出以下問題：第一，地質(zhì)資料檔案管理體系不完善。這導(dǎo)致很多地質(zhì)資料在長時間的流轉(zhuǎn)過程中被丟失或者遺忘，大量的珍貴資料遺失，對我國地質(zhì)工作甚至國家建設(shè)來說都是一項巨大的損失。第二，我國很多地質(zhì)檔案資料都是分散存在的，大量的資料混雜在一起，使用時耗時耗力，同時這也使很多珍貴資料得不到很好的保存。第三，大部分的地質(zhì)檔案資料都是以紙質(zhì)版的形式存在的，在長時間的翻閱過程中，這些資料難免會受到損害。例如，紙質(zhì)會不斷老化并且褪色，部分文字或者圖片都會變得模糊，很多珍貴的信息無法辨認，使得地質(zhì)資料的價值降低。

最后，我國部分地質(zhì)檔案資料管理工作者并沒有充分認識到自己工作的內(nèi)容及意義，他們不重視檔案管理工作，對工作不積極、不負責；同時，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低，知識技能掌握不熟練，與社會發(fā)展水平不相適應(yīng)等問題的存在，都極大地限制了地質(zhì)資料檔案信息化管理實現(xiàn)的步伐。

三、提高地質(zhì)資料檔案信息化管理水平的措施

針對以上存在的問題，筆者結(jié)合自己多年的行業(yè)經(jīng)驗，提出了幾個提高我國地質(zhì)資料檔案信息化管理水平的措施。

（一）完善地質(zhì)資料檔案管理與服務(wù)體系。當前我國檔案管理工作之所以會存在如此多的問題，其最主要的原因就是我國的地質(zhì)資料檔案管理與服務(wù)體系并不完善。因此，相關(guān)工作人員必須采取各種積極的措施改變這種不利現(xiàn)狀。首先，國家相關(guān)部門及其他單位必須加強地質(zhì)資料檔案館建設(shè)，加大資金投入，為我國珍貴的地質(zhì)檔案資料提供良好的“居住環(huán)境”。其次，地質(zhì)資料檔案館必須加強館內(nèi)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備各種檔案管理的硬件設(shè)備。最后，地質(zhì)資料檔案館必須聘請專門的工作人員來做好本檔案館的資料管理工作，這是做好地質(zhì)資料檔案工作的重要前提。只有這樣，我國的地質(zhì)資料檔案管理與服務(wù)體系才能不斷發(fā)展并進一步完善，才能使我國寶貴的地質(zhì)資料檔案等得到更好的保存。

（二）建立本地檔案管理數(shù)據(jù)庫。為了提高本地檔案資料的查閱效率，順利開展地質(zhì)研究工作，地質(zhì)檔案管理部門要加快本地檔案資料數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。相關(guān)工作人員要根據(jù)檔案管理規(guī)定和細則，結(jié)合本地地質(zhì)檔案館內(nèi)的館藏資料，對館內(nèi)所有的地質(zhì)資料信息進行分類，并形成完善的目錄體系。根據(jù)此目錄體系，相關(guān)工作人員要建立合適的目錄數(shù)據(jù)庫，形成本地檔案資料的目錄檢索系統(tǒng)。此后，檔案資料的使用者在查閱資料時就不需要一本本地去翻閱查找，只需要輸入某個關(guān)鍵詞就能順利找到自己想要的材料。這樣不僅極大地節(jié)省了查閱時間，為檔案使用者提供了較大的便利，也有利于我國檔案體系的信息化建設(shè)與完善。

（三）紙質(zhì)檔案數(shù)字化。在現(xiàn)代化的管理條件下，為了進一步提高地質(zhì)檔案資料的利用率、擴大檔案資料的使用范圍、轉(zhuǎn)變目前地質(zhì)檔案使用的方式，相關(guān)工作人員就必須努力實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。所謂紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，就是利用當代先進的信息化技術(shù)手段將地質(zhì)檔案館內(nèi)的各種紙質(zhì)文獻包括各種照片以及一些膠片等傳統(tǒng)的檔案保留方式轉(zhuǎn)換成能被計算機識別的電子信息，使文獻資料保持地更加完整。通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，這些電子信息能夠被廣泛地“散播”，被更多人所共享和使用。地質(zhì)檔案是由很多文獻資料構(gòu)成的，內(nèi)容繁復(fù)、類型多樣，因此要想實現(xiàn)全部紙質(zhì)檔案的數(shù)字化是一個長期的過程，需要多方面的努力與配合。首先，相關(guān)工作人員可以努力實現(xiàn)地質(zhì)檔案資料目錄的數(shù)字化。其次，檔案管理工作人員必須對本館內(nèi)文獻資料的使用情況進行調(diào)查和分析，再次，根據(jù)檔案的實際使用情況對所有的文獻資料逐步實現(xiàn)電子化。對于那些紙質(zhì)較差、文字內(nèi)容已經(jīng)較為模糊的資料，工作人員應(yīng)該進行電子掃描，必要時進行人工文字錄入，最后，再將這些資料刻錄成光盤，使其得到更好地保存。

（四）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。作為檔案管理過程中最活躍的因素，檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)的高低將會對檔案管理工作產(chǎn)生十分重要的影響。首先，在聘用檔案管理工作人員時，相關(guān)人員必須對其專業(yè)知識和素質(zhì)的高低進行全面考察，盡量選用那些業(yè)務(wù)熟練、檔案管理工作經(jīng)驗豐富的應(yīng)聘者進入地質(zhì)檔案館工作。其次，地質(zhì)檔案館相關(guān)部門要加強對館內(nèi)管理人員的定期或者不定期的教育培訓(xùn)，及時更新其檔案管理的觀念，進一步深化對地質(zhì)檔案管理工作重要性的認識，以便能更好地開展工作。同事，檔案館管理部門要加強檔案管理工作人員的技能培訓(xùn)，讓他們了解并掌握更多的地質(zhì)檔案信息化管理技術(shù)并能熟練應(yīng)用，提高自己的工作效率。最后，每個檔案管理人員都要意識到自身工作責任所在，充分認識自己工作的重要性，不斷學(xué)習新的管理理念及管理技術(shù)，為促進檔案管理信息化建設(shè)貢獻自己的力量。

四、結(jié)語

進入新世紀以來，我國的信息化技術(shù)不斷發(fā)展，其廣泛應(yīng)用對于我國社會生活方方面面的進步起到了巨大的推動作用。新形勢下，運用各種先進的信息化手段實現(xiàn)地質(zhì)資料檔案管理的信息化已經(jīng)成為當前社會發(fā)展的必然趨勢。作為地質(zhì)資料檔案管理人員，應(yīng)當在工作中不斷提升自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)，為資料檔案管理信息化建設(shè)做出相應(yīng)的努力。相信未來，我國的地質(zhì)資料管理工作能夠取得更大的成績，我國的地質(zhì)研究工作也能獲得更大的突破。

[1]劉鈞.淺談地勘單位地質(zhì)資料檔案信息化建設(shè)[J].陜西煤炭,2012(3).

[2]潘麗莉,孫燕鳴.淺析地質(zhì)資料檔案管理信息化建設(shè)[J].資源與人居環(huán)境，2011(2).

[3]曲陽.地質(zhì)檔案資料信息化建設(shè)與社會服務(wù)保障的探討[J].中小企業(yè)管理與科技旬刊,2011(22).