淺談如何加強(qiáng)新時(shí)期辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)

文／華能酒泉風(fēng)電有限責(zé)任公司　閆文禮

淺談如何加強(qiáng)新時(shí)期辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)

文／華能酒泉風(fēng)電有限責(zé)任公司閆文禮

隨著改革開放大潮的推進(jìn)，我國開放式發(fā)展在加入世界經(jīng)濟(jì)貿(mào)易組織以后隆重的拉開了新的序幕，在市場經(jīng)濟(jì)不斷迅猛發(fā)展的今天，各種企業(yè)，無論規(guī)模大小正如雨后的春筍迅速崛起，對于國家發(fā)改委提出的加強(qiáng)新時(shí)期辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)已經(jīng)得到了全面的響應(yīng)以及迅速的落實(shí)。辦公室內(nèi)部工作結(jié)構(gòu)，職能體系的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)發(fā)展是加強(qiáng)新時(shí)期辦公室建設(shè)的首要基礎(chǔ)。辦公室的工作效率直接影響到企業(yè)的發(fā)展前景和發(fā)展走向，本文就對于加強(qiáng)新時(shí)期辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)這一論點(diǎn)進(jìn)行分析討論。

加強(qiáng)管理；新時(shí)期；辦公室；業(yè)務(wù)建設(shè)

一、前言

辦公室作為一個(gè)對外交流與內(nèi)部協(xié)調(diào)的的綜合性服務(wù)機(jī)構(gòu)，存在于各個(gè)國營單位與私營單位的每個(gè)分支里，作為單位管理工作的核心部門，辦公室有著不可或缺的作用。作為職能部門的辦公室對內(nèi)執(zhí)行上級命令，負(fù)責(zé)上下級信息的傳遞轉(zhuǎn)換，是進(jìn)行監(jiān)督管理的中轉(zhuǎn)機(jī)構(gòu)；對外進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，負(fù)責(zé)接待外來人員的問詢，解決外來人員與本單位存在的問題，做好來訪紀(jì)錄，以及相應(yīng)事件的梳理。辦公室作為一個(gè)單位，企業(yè)的基本組成部分，在企業(yè)單位進(jìn)行決策時(shí)發(fā)揮著積極的作用，各個(gè)辦公室分擔(dān)著不同的角色，分管不同的項(xiàng)目，相互間的統(tǒng)籌兼顧，協(xié)調(diào)溝通，最終達(dá)成一致，推行出最好的決策。新形勢下市場經(jīng)濟(jì)的公平競爭，帶來了前所未有的經(jīng)濟(jì)發(fā)展競爭，只有把企業(yè)單位核心組成部分辦公室的工作效率發(fā)揮到極致，才能為企業(yè)單位的健康蓬勃發(fā)展做好后勤保障作用。

二、新時(shí)期辦公室建設(shè)存在的實(shí)際問題

（一）辦公室建設(shè)存在信息傳遞時(shí)人為遲緩。有很多人員組成，但是人員不能合理明確分工，存在惰性心理，對于行管責(zé)任相互推諉，存在“混日子”的行為，8小時(shí)工作制，存在上班盼午飯，下午盼下班的惡劣行為，內(nèi)部核心無人真正涉及，所有決策流于形式，傳遞信息遲緩，并且不能充分認(rèn)識(shí)自己的位置，無法保證辦公室在企業(yè)單位的基本效能。辦公室作為企業(yè)單位綜合性辦事的核心組成部分，在進(jìn)行調(diào)研的時(shí)候必須對信息有著明確的把握，這樣才能使信息更加及時(shí)準(zhǔn)確，才能更好地保障企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，遲緩的信息傳遞不僅僅耽誤了企業(yè)人員對新信息的認(rèn)知錄入，更是阻礙了企業(yè)正常向前發(fā)展需要。

（二）辦公室人員對于外來人員的信息采集錄入不能完全掌握。任何一個(gè)企業(yè)單位都不可避免與外來企業(yè)人員的溝通，經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，為了把自身的成本降到最低，把利潤提升到最大化，不可避免各個(gè)企業(yè)間的通力合作，揚(yáng)長避短進(jìn)行合作共贏。對于外來人員的來訪，辦公室人員不能夠及時(shí)錄入信息，并且對于外來人員來本企業(yè)學(xué)習(xí)交流時(shí)不能盡到地主之誼，辦公室人員的綜合素質(zhì)亟待加強(qiáng)，工作熱情亟待提高。

（三）辦公室人員惰性心理嚴(yán)重。在新浪潮社會(huì)發(fā)展中，辦公室人員的創(chuàng)新意識(shí)較差，對待新問題不能及時(shí)提出新的解決辦法，而是紙上談兵的流于形式，在解決方案最終敲定時(shí)，不能從企業(yè)單位健康發(fā)展，利益最大化的角度出發(fā)。平日里，不善于學(xué)習(xí)新思路，新方法，在工作中開小差，利用辦公室自動(dòng)化的便利條件，玩網(wǎng)絡(luò)游戲，網(wǎng)絡(luò)購物，刷新博客等，松散的心理狀態(tài)不利于企業(yè)的發(fā)展，不能充分發(fā)揮主人翁意識(shí)。

（四）辦公室人員明爭暗斗，心胸不夠?qū)拸V。日常工作中的氛圍不夠和諧，相互間合作意識(shí)不夠，遇到需要承擔(dān)責(zé)任時(shí)相互推諉扯皮，工作態(tài)度不夠端正，在工作時(shí)間辦理私人問題，長時(shí)間的接打電話，并且個(gè)別部門存在灰色收入，存在背后搞小動(dòng)作，挑撥離間，不能履行一名辦公室人員的職能，對于辦公室里的相關(guān)規(guī)章制度不能全部遵守，存在遲到早退現(xiàn)象，辦事效率低下，思想意識(shí)落后，對待新文件，新精神不能全部領(lǐng)悟。

三、針對辦公室存在的問題，提出的解決方案

（一）對于外來人員態(tài)度端正，熱情接待。二十一世紀(jì)提出的新理念就是合作共贏，自中國加入世界經(jīng)濟(jì)貿(mào)易組織以來，對外合作逐漸密切，市場經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境下，發(fā)揮市場的自身調(diào)節(jié)作用，克服市場的自發(fā)性、投機(jī)性尤為重要，對于外來人員的來訪與相互間交流學(xué)習(xí)，本企業(yè)單位，辦公室人員必須樹立好正確熱情的接待態(tài)度，維護(hù)好本企業(yè)單位的對外形象，辦公室內(nèi)營造良好的接待氛圍。對于交流好的調(diào)研要及時(shí)進(jìn)行跟蹤回訪，及時(shí)進(jìn)行消息的錄入。

（二）對于上級下發(fā)的指示命令，立刻執(zhí)行。在對辦公室人員業(yè)務(wù)建設(shè)方面要有一個(gè)明確的指示規(guī)定，對上級下發(fā)的指示命令要立刻執(zhí)行；對于同一級別間的信息傳遞，在保證快速的同時(shí)確保信息的準(zhǔn)確性，在對新信息進(jìn)行相關(guān)調(diào)研時(shí)要按照上級指令進(jìn)行內(nèi)部溝通，將利益達(dá)到最大化，統(tǒng)籌兼顧，相互溝通。辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)方面遵循以下四個(gè)基本點(diǎn)：1.隨時(shí)聽令；2.迅即出動(dòng)；3.全程保通；4.信息致勝。

（三）克服辦公室人員的惰性心理，加強(qiáng)辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)。好的氛圍直接影響到企業(yè)單位是否可以健康蓬勃發(fā)展，要想提高辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)的程度，必須克服辦公室人員的惰性心理，調(diào)動(dòng)廣大辦公室工作人員的積極性，對于上級下達(dá)的新問題必須立刻執(zhí)行，嚴(yán)禁在工作中辦理私人問題，長時(shí)間的接打電話，明確相關(guān)規(guī)章制度，俗話說“沒有規(guī)矩不成方圓”，嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)的獎(jiǎng)懲制度。

（四）營造和諧健康的辦公室工作氛圍?，F(xiàn)在辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)方面存在的問題不僅僅表現(xiàn)在對外的溝通交流方面，辦公室內(nèi)部氛圍也非常重要，8小時(shí)的工作制，每天三分之二的時(shí)間都在辦公室里，每一名辦公室人員的心情直接影響到每個(gè)人分管項(xiàng)目的工作效率。同事間勤于溝通，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)意識(shí)，樹立創(chuàng)新精神，對待新問題進(jìn)行分組研討，確保企業(yè)單位利益最大化，為企業(yè)健康發(fā)展充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性。

四、結(jié)束語

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的高速發(fā)展，企業(yè)擁有巨大經(jīng)營機(jī)遇的同時(shí)，也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，辦公室作為企業(yè)綜合性的職能部分，涉及范圍尤為廣泛，所處地位尤為重要，所以加強(qiáng)新時(shí)期辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)尤為重要，只有辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)健康和諧，才能確保企業(yè)利益的最大化，不斷地向前發(fā)展，立于不敗之地。