立足四大職能發(fā)揮不斷提高辦公室工作水平

文／中國石油長慶油田分公司　武尚帥　張萍　賈博　李靜儀

立足四大職能發(fā)揮不斷提高辦公室工作水平

文／中國石油長慶油田分公司武尚帥張萍賈博李靜儀

衡量辦公室工作成績的主要標(biāo)志，大致可分為參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、督查督辦、服務(wù)保障四大職能。如何充分發(fā)揮好這四大職能，是新形勢下做好辦公室工作必須要認(rèn)真思考和不斷總結(jié)的中心內(nèi)容。

四大職能；辦公室工作；工作水平

辦公室是一個企業(yè)或單位的參謀中心、指揮中心、信息中心和服務(wù)中心，與之相對應(yīng)的參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、督查督辦、服務(wù)保障四大職能發(fā)揮的好壞，直接影響和制約著全局工作能否順利開展和各項工作任務(wù)能否按時保質(zhì)完成。

一、“參謀助手”應(yīng)做到站位要高、立意要深、眼光要準(zhǔn)

辦公室作為輔助決策機構(gòu)，必須要認(rèn)真研究出現(xiàn)的新情況、新問題，不斷提高輔助決策的能力和參謀助手的高度。

一是要加強研究，站在推動企業(yè)科學(xué)發(fā)展的高度和視野，不斷提高輔助決策的層次和能力。要認(rèn)真學(xué)習(xí)黨和國家方針政策，切實把握上級單位對油田發(fā)展提出的新要求、新部署，準(zhǔn)確站位在推動油田改革、發(fā)展、穩(wěn)定的高度和視野，充分領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的思路意圖，結(jié)合單位自身實際，提出具有前瞻性、創(chuàng)造性的合理化建議意見，力爭提供出詳細(xì)具體的方案供領(lǐng)導(dǎo)參考決策，不斷提高意見建議的采用率。

二是要超前謀劃，將推動工作落實作為出謀劃策的出發(fā)點和落腳點，增強考慮問題主動型和預(yù)見性。要超前思考，從淺層次的被動思考中向深層次的主動謀劃轉(zhuǎn)變。要圍繞領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的重點問題，強化“參謀”意識，做到領(lǐng)導(dǎo)未謀有所思；要圍繞工作中的難點問題，強化“助手”意識，做到領(lǐng)導(dǎo)未示有所行。要貼近領(lǐng)導(dǎo)思路，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，參領(lǐng)導(dǎo)之所需，謀領(lǐng)導(dǎo)之所求，做到謀在點子上，參在要害處，以滿足領(lǐng)導(dǎo)的工作需要。

三是要反饋及時，培養(yǎng)辯偽存真的能力和主動落實的意識，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實、詳盡、可靠的信息依據(jù)。要迅速準(zhǔn)確地向領(lǐng)導(dǎo)傳送上級有關(guān)文件、請示、報告，針對拿捏不準(zhǔn)的信息情況，要進(jìn)行分析辨別和主動落實。要經(jīng)常深入基層調(diào)查研究，把出現(xiàn)的新情況、新問題、新矛盾，特別是苗頭現(xiàn)象和員工群眾的建議意見如實地反映給領(lǐng)導(dǎo)。既要報喜又要報憂，總結(jié)成績不夸大，反映問題不縮小，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供具有實際價值的高層次信息。

二、“綜合協(xié)調(diào)”應(yīng)做到謀劃全局、統(tǒng)籌兼顧、保障有力

辦公室處在溝通上下、聯(lián)系各方的樞紐位置，肩負(fù)著保證機關(guān)正常運轉(zhuǎn)、保持上下左右聯(lián)系暢通的重任。要強化綜合協(xié)調(diào)工作，全面推進(jìn)各項工作，確保政令統(tǒng)一，形成工作合力。

一是協(xié)調(diào)要周密，必須做到謀劃全局。要心懷全局，考慮各方面因素，溝通各方面信息，理順各方面關(guān)系，化解各方面矛盾，處理好各方面問題，力求做到上下左右都滿意。在處理涉及多個方面和單位的工作時，要充分發(fā)揮辦公室的牽頭作用，主動協(xié)調(diào)機關(guān)科室和基層單位，統(tǒng)籌安排全體工作人員，努力形成“相互幫助、相互配合、精誠合作”的良好工作局面。

二是協(xié)調(diào)要順暢，必須做到統(tǒng)籌兼顧。要分清工作的主次、輕重、緩急，做到統(tǒng)籌兼顧。要敢于協(xié)調(diào)、善于協(xié)調(diào)、快速協(xié)調(diào)，當(dāng)好總調(diào)度、總調(diào)節(jié)，做到不讓領(lǐng)導(dǎo)布置的事情在這里拖延，不讓正在處理的文件在這里積壓，不讓各種差錯在這里發(fā)生，不讓企業(yè)形象在這里受到影響，盡最大努力滿足和適應(yīng)工作的需求。

三是協(xié)調(diào)要有力，必須做到保障有力。制度是保障協(xié)調(diào)工作最強有力的的手段，要建立健全形成科學(xué)規(guī)范的工作制度、工作程序和工作規(guī)則，使每項工作都有人負(fù)責(zé)、有章可循、有規(guī)可依，促進(jìn)工作效率的不斷提高，從而杜絕拖尾扯皮、延誤錯漏現(xiàn)象。

三、“督查督辦”應(yīng)做到落實到人、敢查敢辦、主動出擊

督查督辦是推動工作有效落實的有力抓手，要落得快、落得準(zhǔn)、落得實，應(yīng)注意抓住“三個關(guān)鍵點”。

一是要抓牢“著力點”，就是抓科室、抓人頭。要把工作任務(wù)分解落實到具體科室和人員上，全面詳細(xì)地掌握了工作完成情況，認(rèn)真督促糾正各個環(huán)節(jié)當(dāng)前存在的不足，加快工作進(jìn)程。

二要抓準(zhǔn)“阻礙點”，就是影響工作落實的薄弱環(huán)節(jié)和突出問題。要敢查、敢辦，善于在督辦中學(xué)會抓住那些對工作落實起阻礙、延緩、誤導(dǎo)作用的問題進(jìn)行專項督辦或跟蹤督辦，及時發(fā)現(xiàn)決策實施過程中的各種問題，認(rèn)真分析原因，有針對性地采取得力措施，確保督辦事項得到快速、準(zhǔn)確、全面地落實。

三要抓實“空白點”，就是抓領(lǐng)導(dǎo)未特別強調(diào)、未明確要求的工作點。要善于主動出擊，瞅準(zhǔn)全局工作的“死角、盲區(qū)”，緊抓重點工作的“難點、要點”，結(jié)合基層調(diào)研掌握情況，主動向領(lǐng)導(dǎo)請示進(jìn)行督辦立項，不斷拓寬督察領(lǐng)域，延伸督察“觸角”。

四、“服務(wù)保障”應(yīng)做到服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)機關(guān)、服務(wù)基層

服務(wù)保障工作質(zhì)量的高低直接關(guān)系到機關(guān)高效運轉(zhuǎn)與否。因此，做好服務(wù)保障的關(guān)鍵就在于立足自身業(yè)務(wù)，做好三個服務(wù)。

一是要為領(lǐng)導(dǎo)服好務(wù)。既要為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，還要為領(lǐng)導(dǎo)日常工作服務(wù)。如領(lǐng)導(dǎo)參加會議活動的時間、地點，所需的文件、材料等都要及時提醒，切實做到大事不誤，小事不漏。

二是為機關(guān)服好務(wù)。要強化辦公室綜合事務(wù)，進(jìn)一步做好會務(wù)組織、公文流轉(zhuǎn)、印信登記、保密管理和檔案查閱等服務(wù)，立足本職工作，為機關(guān)人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

三是為基層的單位和廣大員工群眾服好務(wù)。要加強對基層單位的幫助指導(dǎo)，協(xié)調(diào)好與外部單位、地方政府的關(guān)系。要熱情接待前來辦事的員工群眾，耐心解答的來訪、來電咨詢，做好法規(guī)政策的解釋說明工作，讓員工群眾心里明白有數(shù)。