淺談企業(yè)產(chǎn)品檔案電子化管理問(wèn)題及發(fā)展方向

文/中航工業(yè)空空導(dǎo)彈研究院三所　陳爽

淺談企業(yè)產(chǎn)品檔案電子化管理問(wèn)題及發(fā)展方向

文/中航工業(yè)空空導(dǎo)彈研究院三所陳爽

【摘要】隨著企業(yè)檔案信息化建設(shè)的不斷深入，電子檔案管理的思路和模式也在不斷更新、優(yōu)化和完善，本文就本單位某項(xiàng)目產(chǎn)品檔案電子化管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了梳理，并對(duì)其管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行探討和反思，認(rèn)為企業(yè)檔案管理最終歸宿是以信息資源開發(fā)利用為導(dǎo)向的數(shù)中心的有效管理。

【關(guān)鍵詞】電子化管理；PDM系統(tǒng)；檔案管理系統(tǒng)

一、引言

企業(yè)信息化建設(shè)使得檔案管理模式發(fā)生巨大轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已逐漸被電子檔案所代替，但隨著企業(yè)檔案信息化建設(shè)的不斷深入，電子檔案管理也出現(xiàn)了許多新問(wèn)題，其中基于PDM系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的產(chǎn)品檔案電子化管理問(wèn)題最為顯著，無(wú)論從電子文件歸檔、業(yè)務(wù)系統(tǒng)功能設(shè)置、管理職能及利用方面都存在困境。這種局勢(shì)下，要求檔案部門及檔案管理人員不斷轉(zhuǎn)換思路，及時(shí)更新、優(yōu)化和完善電子檔案管理思路和模式，才能更好地開展信息化環(huán)境下的檔案管理工作，更好地為企業(yè)科研生產(chǎn)提供有效服務(wù)，對(duì)企業(yè)在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中長(zhǎng)久、有活力的發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、某項(xiàng)目產(chǎn)品檔案電子化管理現(xiàn)狀

目前，本單位某項(xiàng)目產(chǎn)品檔案電子化管理主要是現(xiàn)行文件的電子化管理和紙質(zhì)檔案的電子化管理。

（一）現(xiàn)行文件的電子化管理。現(xiàn)行文件的電子化管理主要是基于PDM及檔案管理系統(tǒng)的產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)的管理。從PDM系統(tǒng)中將現(xiàn)行有效的產(chǎn)品數(shù)據(jù)接收到檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行數(shù)據(jù)的整理、歸檔。資料如需下發(fā)供生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)使用，在檔案系統(tǒng)中挑選需要發(fā)放的歸檔電子數(shù)據(jù)，此數(shù)據(jù)以條目帶全文的形式在系統(tǒng)中展示，并設(shè)定出電子數(shù)據(jù)的下發(fā)路線，資料接收單位進(jìn)入檔案系統(tǒng)進(jìn)行電子數(shù)據(jù)的接收。目前由于本單位生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)還需參照紙質(zhì)資料進(jìn)行工藝編寫和生產(chǎn)加工，在接收電子數(shù)據(jù)的同時(shí)還需打印出相應(yīng)的紙質(zhì)資料發(fā)放給資料接收單位方便其使用。此外，如資料有更改，檔案人員依據(jù)檔案系統(tǒng)中發(fā)放歷史記錄進(jìn)行更改單更改資料的追蹤下發(fā)，及時(shí)將新的圖紙、文件更換到位，舊的圖紙、文件及時(shí)收回，確保生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)使用的圖紙、文件現(xiàn)行有效，從而實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)的受控。

（二）紙質(zhì)檔案的電子化管理。需要?dú)w檔的紙質(zhì)文件，經(jīng)檔案部門審核接收后，立即掃描成TIFF格式作為原件進(jìn)行保存?zhèn)浞?，并同時(shí)轉(zhuǎn)換成PDF格式作為利用稿供網(wǎng)上全文瀏覽。紙質(zhì)文件掃描后，進(jìn)行整理、分類、裝訂，入庫(kù)，作為檔案原件進(jìn)行保存。發(fā)放同樣采用檔案系統(tǒng)進(jìn)行電子數(shù)據(jù)發(fā)放，但同時(shí)也需提供紙質(zhì)復(fù)印件發(fā)放到生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)，也可提供以光盤為載體的電子文件到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行工藝編寫及生產(chǎn)加工。

三、產(chǎn)品檔案電子化管理取得的成效

自本單位某型號(hào)項(xiàng)目檔案管理基于PDM系統(tǒng)進(jìn)行圖紙發(fā)放和更改控制以來(lái)，現(xiàn)已下發(fā)圖紙約6萬(wàn)多份，更改單更改資料追蹤下發(fā)7萬(wàn)多份，大大提高了生產(chǎn)效率，推進(jìn)了工作進(jìn)度，確保了技術(shù)狀態(tài)的有效性、準(zhǔn)確性和完整性，使產(chǎn)品質(zhì)量得到有力保障。主要體現(xiàn)在以下幾方面：

（一）歸檔流程簡(jiǎn)化。實(shí)時(shí)歸檔插旗，設(shè)計(jì)人員完成設(shè)計(jì)任務(wù)后，經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，即刻向檔案部門移交，只要工作時(shí)間允許，檔案人員可隨時(shí)將圖紙、文件歸入產(chǎn)品管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)中，即由原先大量紙張的搬動(dòng)、清點(diǎn)、裝訂、入庫(kù)保存到只需在系統(tǒng)中輕點(diǎn)鼠標(biāo)即可完成歸檔，并規(guī)定設(shè)計(jì)部門的所有圖紙最后必須有檔案部門控制輸出，實(shí)現(xiàn)集中出圖。

（二）集中快速出圖。設(shè)計(jì)在PDM系統(tǒng)中繪制生成圖紙后，檔案人員按照職能部門的出圖指令，快速選圖并提交打印申請(qǐng)，出圖人員在PDM系統(tǒng)中看到檔案人員要求打印的圖紙數(shù)據(jù)項(xiàng)后立即出圖。

（三）圖紙下發(fā)的高效性。打印出的圖紙經(jīng)蓋章并通知設(shè)計(jì)確認(rèn)后立即進(jìn)行下發(fā)，從接到指令到圖紙下發(fā)到現(xiàn)場(chǎng)的周期最多不超過(guò)3天。就更改下發(fā)而言，接到更改單后，檔案人員根據(jù)檔案管理系統(tǒng)的追發(fā)記錄進(jìn)行追發(fā)，更改單更改資料追蹤下發(fā)周期通常也不超過(guò)4天，大大提高了圖紙到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)的工作效率。

（四）圖紙下發(fā)的準(zhǔn)確性、有效性。由于PDM系統(tǒng)中實(shí)施的是版本管理，系統(tǒng)中同一數(shù)據(jù)有不同版本，檔案管理系統(tǒng)實(shí)行的是版本、版次的追蹤下發(fā)。因此，結(jié)合檔案管理系統(tǒng)，檔案人員根據(jù)追發(fā)卡記錄，每一批次都可以進(jìn)行準(zhǔn)確的追發(fā)，保證現(xiàn)場(chǎng)使用最正確的版本。

（五）紙質(zhì)文檔與電子文檔的一致性?，F(xiàn)價(jià)段某重點(diǎn)型號(hào)產(chǎn)品圖紙、技術(shù)文件、更改單統(tǒng)一都從PDM系統(tǒng)輸出，蓋“PDM”章進(jìn)行受控，沒有此受控標(biāo)識(shí)的圖紙不能下發(fā)，確保了設(shè)計(jì)人員的電子文檔與紙質(zhì)的一致性。

四、產(chǎn)品檔案電子化管理存在的問(wèn)題

但隨著企業(yè)檔案信息化建設(shè)的不斷深入，電子檔案管理也出現(xiàn)了許多新問(wèn)題，其中基于PDM系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的產(chǎn)品檔案電子化管理問(wèn)題最為顯著，無(wú)論從電子文件歸檔、業(yè)務(wù)系統(tǒng)功能設(shè)置、管理職能及利用方面都存在困境。

（一）業(yè)務(wù)系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)不合理，電子文件歸檔效率低。PDM系統(tǒng)電子文件歸檔流程設(shè)計(jì)不合理，導(dǎo)致檔案部門參與到PDM系統(tǒng)中進(jìn)行電子文件的歸檔審批存在諸多問(wèn)題，本單位PDM系統(tǒng)流程審批將檔案部門設(shè)置在電子數(shù)據(jù)審批的最后一環(huán)，但又設(shè)定專家、用戶批準(zhǔn)后檔案人員審批前數(shù)據(jù)一律不需修改，如檔案人員發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，直接將歸檔數(shù)據(jù)退回到審批流程起點(diǎn)，重新進(jìn)行審簽流程，以往紙質(zhì)文件歸檔審查，不符合檔案歸檔要求只是將資料退回將不符合歸檔要求處修改，大多都是資料頁(yè)數(shù)，模板、格式、文件號(hào)、圖號(hào)、更改標(biāo)記等問(wèn)題，歸檔者不需要重新進(jìn)行多級(jí)簽署，不影響歸檔效率，但電子審簽雖從流程上提高了審簽的效率，省去了設(shè)計(jì)人員因跑腿簽字浪費(fèi)的時(shí)間，但就是由于檔案在最后一個(gè)審批環(huán)節(jié)，不符合檔案歸檔要求卻不存在技術(shù)指標(biāo)問(wèn)題的文件被退回審批原點(diǎn)，讓設(shè)計(jì)人員多次重新審批，不僅降低了歸檔效率，同時(shí)也使設(shè)計(jì)人員整天忙于走流程而無(wú)法專業(yè)于本職業(yè)務(wù)。

（二）系統(tǒng)接口不完善，歸檔電子數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。由于信息技術(shù)部門在提前規(guī)劃電子文件的元數(shù)據(jù)項(xiàng)及其捕獲節(jié)點(diǎn)和電子文件歸檔過(guò)程、歸檔存儲(chǔ)格式，信息系統(tǒng)所形成電子文件的歸檔范圍、歸檔方式、歸檔周期等事項(xiàng)方面沒有充分考慮檔案部門的需求，導(dǎo)致兩系統(tǒng)間接口不完善，歸檔的電子數(shù)據(jù)經(jīng)常出現(xiàn)推送不進(jìn)檔案系統(tǒng)，部分?jǐn)?shù)據(jù)不能實(shí)時(shí)進(jìn)行推送，部分?jǐn)?shù)據(jù)推送進(jìn)檔案系統(tǒng)所對(duì)應(yīng)的屬性和實(shí)際數(shù)據(jù)不符，或是推送來(lái)的電子數(shù)據(jù)本身內(nèi)容缺項(xiàng)等現(xiàn)象，造成的后果就是歸檔的電子數(shù)據(jù)不全，數(shù)據(jù)屬性不準(zhǔn)確，內(nèi)容不完整，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性、有效性以及作為檔案的真實(shí)性和可用性。

（三）系統(tǒng)關(guān)系不明確，側(cè)重點(diǎn)不清。產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（product data management）簡(jiǎn)稱PDM，用來(lái)管理所有產(chǎn)品相關(guān)信息（包括零件信息、構(gòu)型、文檔、CAD設(shè)計(jì)文件、結(jié)構(gòu)、權(quán)限信息等）和所有與產(chǎn)品相關(guān)過(guò)程（包括過(guò)程定義和管理）的技術(shù)。產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是用于產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理的軟件系統(tǒng)稱為產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，又稱為PDM系統(tǒng)。而檔案管理系統(tǒng)主要功能表現(xiàn)為產(chǎn)品信息的記錄、整合、分類、整理以及信息的檢索和資源開發(fā)利用，是對(duì)包括來(lái)自PDM系統(tǒng)中產(chǎn)品數(shù)據(jù)的信息以及所有具有保存價(jià)值信息的管理系統(tǒng)。

因此，從功能和業(yè)務(wù)上看，PDM系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)都是對(duì)產(chǎn)品數(shù)據(jù)進(jìn)行管理的系統(tǒng)，兩者有相似之處，導(dǎo)致在檔案信息化建設(shè)的前期規(guī)劃，需求調(diào)研及建設(shè)過(guò)程中始終沒有明確兩者間的關(guān)系及各自的職責(zé)和業(yè)務(wù)，目前檔案部門在進(jìn)行電子文件管理時(shí)需要在兩個(gè)系統(tǒng)間進(jìn)行，業(yè)務(wù)穿插于兩個(gè)系統(tǒng)，即數(shù)據(jù)歸檔流程審批在PDM系統(tǒng)中，檔案人員參與到PDM系統(tǒng)中對(duì)產(chǎn)品電子數(shù)據(jù)的歸檔進(jìn)行審批，整理、發(fā)放、利用在檔案管理系統(tǒng)，打印輸出又在PDM系統(tǒng)中。這樣產(chǎn)生的管理問(wèn)題，檔案人員在PDM系統(tǒng)中審核批準(zhǔn)后的電子文件到底屬于檔案還是現(xiàn)行文件，如是檔案，運(yùn)用PDM系統(tǒng)完全可以單獨(dú)勝任電子文件歸檔、發(fā)放、利用等工作，而無(wú)需再轉(zhuǎn)到檔案部門的檔案系統(tǒng)中進(jìn)行，畢竟在一個(gè)系統(tǒng)中進(jìn)行數(shù)據(jù)的管理更加能保證數(shù)據(jù)的唯一性和有效性。如是現(xiàn)行文件，認(rèn)為推送到檔案系統(tǒng)經(jīng)過(guò)整理、屬性維護(hù)后的電子文件才是檔案，那檔案人員是否可以不參與到PDM系統(tǒng)中的進(jìn)行審批管理，認(rèn)為只要是實(shí)時(shí)推送到檔案系統(tǒng)的就是有效可利用的電子數(shù)據(jù)，經(jīng)過(guò)屬性維護(hù)、整理分類后才定義為檔案，所有利用者都應(yīng)以檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)為最終有效數(shù)據(jù)，而PDM系統(tǒng)僅僅被用于企業(yè)產(chǎn)品研發(fā)設(shè)計(jì)、審批、版本控制?？傊?，正是在信息建設(shè)初期沒有理清二者關(guān)系，導(dǎo)致目前各系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程設(shè)置不合理，優(yōu)勢(shì)功能弱化，發(fā)揮不了系統(tǒng)專長(zhǎng)，檔案人員的工作職責(zé)不明確，管理中困難、阻力重重，電子文件管理制度的編寫也存在困境。

五、產(chǎn)品檔案電子化管理建議及發(fā)展方向

（一）產(chǎn)品檔案電子化管理建議。一是在業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)讓檔案部門參與信息系統(tǒng)的需求分析、設(shè)計(jì)、實(shí)施等工作，研究確定業(yè)務(wù)系統(tǒng)所形成電子文件的歸檔范圍、歸檔方式、歸檔周期等，確保電子文件可歸檔。二是開發(fā)電子文件歸檔接口時(shí)要充分調(diào)研并考慮檔案部門的建議和需求，提前規(guī)劃好電子文件的元數(shù)據(jù)項(xiàng)及其捕獲節(jié)點(diǎn)和電子文件歸檔過(guò)程、歸檔存儲(chǔ)格式等事項(xiàng)。加大對(duì)電子文件歸檔工作的檢查與考核力度，不管是檔案行政管理部門開展的檔案執(zhí)法檢查，還是企業(yè)總部對(duì)下屬單位的檔案業(yè)務(wù)檢查與考核，均應(yīng)把電子文件歸檔作為重點(diǎn)內(nèi)容。三是在信息化建設(shè)規(guī)劃過(guò)程中，應(yīng)充分調(diào)研，借鑒和學(xué)習(xí)其他同行業(yè)對(duì)于電子文件管理的經(jīng)驗(yàn)，定位好各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)功能，盡量合并簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)系統(tǒng)和流程，減少業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的集成，并要考慮系統(tǒng)的可升級(jí)、可優(yōu)化性，使檔案管理業(yè)務(wù)能在獨(dú)立的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中完成整個(gè)電子檔案的管理工作。

（二）產(chǎn)品檔案電子化管理發(fā)展方向。事實(shí)上，PDM系統(tǒng)側(cè)重于產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)管理，電子文件的流程審批，更加關(guān)注現(xiàn)行文件的更改及版本標(biāo)識(shí)，檔案系統(tǒng)側(cè)重電子檔案的靜態(tài)化管理，因此，檔案人員不應(yīng)參與在其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行現(xiàn)行文件的管控，而應(yīng)專注于收集企業(yè)內(nèi)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中批準(zhǔn)后固化有效的電子文件到檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行產(chǎn)品檔案的管理、利用及信息資源開發(fā)。檔案部門將各系統(tǒng)收集來(lái)的產(chǎn)品數(shù)據(jù)進(jìn)行屬性維護(hù)并整理分類，根據(jù)業(yè)務(wù)需要將有效電子檔案快速傳遞給利用者，同時(shí)將各類相關(guān)信息資源進(jìn)行提煉、挖掘、整合并使之具有關(guān)聯(lián)性，使得檔案系統(tǒng)的搜索功能更加優(yōu)化強(qiáng)大，以吸引更多用戶主動(dòng)進(jìn)行產(chǎn)品相關(guān)信息的搜索和利用。此外，檔案部門可組織專業(yè)人員根據(jù)企業(yè)需要進(jìn)行電子檔案編研，建立多種專題數(shù)據(jù)庫(kù)，將系統(tǒng)中所有資源被充分利用，而不僅僅是資料的保存。只有這樣，才能更好地發(fā)揮檔案部門作用，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)功能才能發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，檔案管理職責(zé)更加明確，更加有利用電子數(shù)據(jù)的有效利用，也更能發(fā)揮檔案系統(tǒng)作為信息資源中心的功能優(yōu)勢(shì)。