淺談高校學(xué)籍檔案管理新思路

文/吉林師范大學(xué)　趙海榮

淺談高校學(xué)籍檔案管理新思路

文/吉林師范大學(xué)趙海榮

【摘要】高校學(xué)籍檔案是高校檔案管理工作的一個重要組成部分，對學(xué)籍檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的管理，一方面有利于改進(jìn)教學(xué)、提高教學(xué)質(zhì)理和管理水平，另一方面對于杜絕學(xué)歷造假及維護學(xué)歷、文憑的嚴(yán)肅性和權(quán)威性起了不可忽視的作用。本文就高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀以及存在的問題，提出一些想法和解決的措施。

【關(guān)鍵詞】高校學(xué)籍檔案；存在問題；管理措施

高校學(xué)籍檔案是高等學(xué)校培養(yǎng)人才的真實記錄和學(xué)校辦學(xué)成就的歷史證明，學(xué)籍檔案管理工作的目的是為教學(xué)管理、教學(xué)研究和用人單位審察人才提供最翔實可靠的第一手材料。國家招生規(guī)模擴大給高校各方面工作都帶來了前所未有的壓力，特別是學(xué)籍檔案的管理工作更是錯綜復(fù)雜。高校學(xué)籍檔案以數(shù)量之多、涉及面廣、利用率高而得到了社會廣泛的重視和關(guān)注，學(xué)籍檔案不僅為高校教學(xué)服務(wù)，同時也是在為學(xué)生本人和社會服務(wù)，具有原始性、真實性、動態(tài)性、綜合性、周期性等基本特點，高校學(xué)籍檔案主要包括入學(xué)記登記表、錄取審批名冊、學(xué)習(xí)成績考核單、學(xué)位授予審批單、升級留級、休學(xué)復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)退學(xué)、學(xué)生獎懲材料、學(xué)生黨團材料、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書號碼單、畢業(yè)生派遣名冊等。學(xué)籍檔案管理是高校檔案管理工作的重要組成部分，對學(xué)籍檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的管理，一方面有利于改進(jìn)教學(xué)、提高教學(xué)質(zhì)理和管理水平，另一方面對于杜絕學(xué)歷造假及維護學(xué)歷、文憑的嚴(yán)肅性和權(quán)威性起了不可忽視的作用。

一、高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)存問題分析

（一）多頭管理造成檔案材料的不統(tǒng)一。高校學(xué)生檔案由多個部門提供材料而匯總形成，如教務(wù)處提供錄取審批名冊、學(xué)習(xí)成績考核單、畢業(yè)證書號碼單、學(xué)位授予審批單、學(xué)生補考記錄單；學(xué)生處提供學(xué)生入學(xué)登記表、升級留級、休學(xué)復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)退學(xué)、學(xué)生獎懲材料、畢業(yè)生登記表；組織部提供黨團籍材料；就業(yè)處提供畢業(yè)生派遣名冊，校醫(yī)院提供體檢表。這種多頭管理互不兼容，造成了學(xué)籍檔案材料收集時間與格式雜亂無章，無形中增加了學(xué)籍檔案管理人員繁重而重復(fù)的勞動。

（二）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)籍檔案管理不重視。學(xué)籍檔案的重要作用主要是潛在的、隱性的、滯后的，做多少工作也不能馬上看出成績，容易被校領(lǐng)導(dǎo)忽略，以至于許多高校的學(xué)籍檔案從未歸口于檔案館而是隸屬于學(xué)生工作處或者教務(wù)處，特別是一些民辦高校為了降低辦學(xué)成本，沒有專人管理甚至于還用流動人員臨時監(jiān)管，造成大量檔案材料的丟失或者工作的銜接不當(dāng)，這樣的后果也不能馬上就體現(xiàn)而是長期而久遠(yuǎn)后才出問題。

（三）學(xué)籍檔案管理方式陳舊模式不規(guī)范。高校在學(xué)籍檔案管理方式五花八門，雜亂無章，其原因歸根到底就是沒有明確的法律法規(guī)約束，國家雖然出臺了不少的檔案管理辦法，但是沒有一個提及高校學(xué)籍檔案管理的內(nèi)容，學(xué)籍檔案的管理還是停留在收集、整理、歸檔、派發(fā)的手工操作，重復(fù)勞動，效率低下，大量材料發(fā)揮不到應(yīng)有的利用價值。

（四）學(xué)籍檔案出口不暢開發(fā)使用率低。隨著高校畢業(yè)就業(yè)模式的轉(zhuǎn)變，靈活就業(yè)已成為大局，用人單位已由原有的控制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榉珊贤瑏砑s控人才的流動，因此許多學(xué)生畢業(yè)后對個人檔案在無需求的情況下置之不管，留檔和檔案丟失現(xiàn)象日漸增多，同時由于學(xué)籍檔案屬于人事檔案受保密性的制約，查詢?nèi)藛T特定、手續(xù)煩瑣、查詢方法落后，嚴(yán)重影響了高校學(xué)籍檔案利用率和使用率。

二、高校學(xué)籍檔案管理解決措施

（一）建立檔案管理規(guī)章制度做好前期檔案材料收集與備案工作。高?？梢愿鶕?jù)學(xué)籍檔案的動態(tài)性、綜合性、周期性基本特點，聯(lián)合各有關(guān)部門，做好學(xué)籍檔案的前期收集工作，把重要材料做好分類整理，確保每一份材料的原始性、真實性和完整性，分類編序。同時加快檔案數(shù)字化建設(shè)，實施“存量數(shù)字化，增量電子化”的方針，推進(jìn)檔案信息資源共享，健全人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全防范體系。

（二）做好宣傳工作提高學(xué)校重視程度。鼓勵學(xué)籍檔案管理人員在管理工作中做出自己的特點，制定出相應(yīng)的學(xué)籍檔案管理一條龍工作系統(tǒng)，確保工作不出紕漏，為學(xué)生本人、社會及教學(xué)工作保駕護航，學(xué)校要在政策上給予傾斜，經(jīng)費上給予支持，配齊檔案數(shù)字化設(shè)備，更應(yīng)在管理人員待遇和職稱評聘給予重視，防止人員跳槽。調(diào)動人員的工作積極性、主動性，建立管理人員在平凡的崗位上創(chuàng)造不平凡工作業(yè)績的決心。

（三）改變學(xué)籍檔案管理方式方法，制定規(guī)章制度，明確檔案管理人員職責(zé)，建立合理工作流程。高校檔案管理應(yīng)建立合理的規(guī)章制度，管理人員有章可循，有法可依，按章辦事，調(diào)動檔案人員的工作熱情。主動掌握相關(guān)檔案法律法規(guī)，為學(xué)生普及人事檔案知識，了解就業(yè)派遣及檔案存放地相關(guān)政策，做好檔案派發(fā)指導(dǎo)，也可以把學(xué)生辦理檔案手續(xù)和流程制成動畫板掛在墻上，學(xué)生能在辦理檔案過程中一目了然、清晰明了。建立學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)，通過互聯(lián)網(wǎng)提高各高校之間與用人單位的查詢力度，簡化查詢手續(xù)，使學(xué)籍檔案真正發(fā)揮出應(yīng)有的利用率和使用率。

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