淺談機(jī)關(guān)檔案管理工作

文/福建省寧德市經(jīng)濟(jì)和信息化委員會(huì)　焦建虹

淺談機(jī)關(guān)檔案管理工作

文/福建省寧德市經(jīng)濟(jì)和信息化委員會(huì)焦建虹

【摘要】提升機(jī)關(guān)檔案管理工作水平，對(duì)提高機(jī)關(guān)單位的工作效率和質(zhì)量都有著至關(guān)重要的作用。在本文中，筆者簡(jiǎn)單分析了目前機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題，并針對(duì)性地提出了改善和優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理工作的對(duì)策建議。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)；檔案；管理；對(duì)策

機(jī)關(guān)檔案是機(jī)關(guān)開(kāi)展各項(xiàng)日常工作的重要依據(jù)和可靠憑證。機(jī)關(guān)檔案管理工作的好壞，直接影響機(jī)關(guān)工作的實(shí)際效果。因此，檔案管理是機(jī)關(guān)管理工作中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。但是，目前在機(jī)關(guān)檔案管理工作中仍然存在許多急需解決的問(wèn)題，比如機(jī)關(guān)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、管理方法落后及信息組織程度低等，這些問(wèn)題嚴(yán)重影響了機(jī)關(guān)檔案管理工作的開(kāi)展與發(fā)展，亟須在今后的工作過(guò)程中予以解決。

一、機(jī)關(guān)檔案管理中存在的主要問(wèn)題

（一）機(jī)關(guān)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。長(zhǎng)期以來(lái)，在機(jī)關(guān)單位，無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)干部，還是檔案管理工作人員，對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作意識(shí)不強(qiáng)，缺乏重視，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到機(jī)關(guān)檔案管理工作在檔案建設(shè)及日常工作中的必要性和重要性，在經(jīng)費(fèi)、人力、設(shè)備方面的投入不足，在一定程度上制約了機(jī)關(guān)檔案管理工作水平的提高。

（二）機(jī)關(guān)檔案的管理方法比較落后。目前大部分單位的檔案管理仍沿用傳統(tǒng)管理模式，以陳舊而厚重的紙質(zhì)版本為主，檔案管理的信息化、數(shù)字化水平較低。雖然紙質(zhì)檔案有其自身優(yōu)勢(shì)，但其歸檔工作量大，保管條件要求及保管成本高，查找利用困難，重復(fù)利用率低，容易丟失損毀。因此，利用現(xiàn)代化技術(shù)優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案的管理方法迫在眉睫，才能適應(yīng)現(xiàn)代化的辦公需求。

（三）機(jī)關(guān)檔案信息組織程度低。機(jī)關(guān)檔案管理主要包含檔案實(shí)體管理和檔案信息組織兩個(gè)方面的內(nèi)容，前者是對(duì)機(jī)關(guān)檔案資源的管理，后者是對(duì)機(jī)關(guān)檔案中所包含的信息的管理。但目前機(jī)關(guān)單位的檔案管理大多停留在檔案實(shí)體管理層面，忽略了檔案中所包含的信息，導(dǎo)致檔案信息組織程度偏低，影響了檔案信息的有效利用。

二、加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理工作的對(duì)策

（一）提高對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作的重視程度。隨著機(jī)關(guān)各類(lèi)檔案的不斷增多，機(jī)關(guān)檔案管理的任務(wù)日益繁重，因此機(jī)關(guān)單位全體上下都要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度。一是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識(shí)，重視檔案工作，積極創(chuàng)造條件，適當(dāng)增加人員和經(jīng)費(fèi)；二是要加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，更新和拓寬檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，改變其以往“守?cái)偪袋c(diǎn)”的倉(cāng)庫(kù)保管員形象，以適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的需要；三是要提高機(jī)關(guān)干部的檔案意識(shí)，積極配合檔案管理人員做好檔案整理工作。

（二）創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案管理模式。信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求，但同時(shí)也為檔案管理提供了更為有效和便捷的手段。一是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的歸檔保存，提倡檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，減少重復(fù)性勞動(dòng)，提高檔案管理質(zhì)量和效率；二是機(jī)關(guān)單位要建立安全保存系統(tǒng)，以規(guī)避電子檔案方便復(fù)制、易于泄密的缺點(diǎn)，增加檔案管理工作的保密性；三是提高數(shù)字化設(shè)備的日常檔案存儲(chǔ)能力，加強(qiáng)對(duì)照片、音頻、影像等數(shù)字檔案的存檔工作，獨(dú)立成分，輔以文字標(biāo)記，確保能夠長(zhǎng)久保存；四是提高機(jī)關(guān)單位內(nèi)設(shè)業(yè)務(wù)科室在檔案管理工作中的參與度，主動(dòng)提供檔案資料給檔案管理人員，并鼓勵(lì)業(yè)務(wù)科室將零散但有價(jià)值的文獻(xiàn)素材等資料加入檔案管理序列，作為傳統(tǒng)檔案管理體系的一個(gè)有益補(bǔ)充，豐富機(jī)關(guān)檔案資料信息。

（三）提高機(jī)關(guān)檔案信息組織程度。提高檔案的信息組織程度，對(duì)充分及方便地利用檔案資料具有重要意義。建議主要從以下兩個(gè)方面提高機(jī)關(guān)檔案的信息組織程度：一是檔案管理人員要立足本單位工作實(shí)際，對(duì)檔案資料按照內(nèi)容及來(lái)源等進(jìn)行科學(xué)有效的分類(lèi)歸檔，對(duì)紙質(zhì)版本的檔案要進(jìn)行數(shù)字化處理，使其變成電子文檔，并予以適當(dāng)?shù)淖⑨尰蚪⑺饕夸?，方便查閱及利用；二是要建立機(jī)關(guān)檔案借閱、檢索、統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)，步入聯(lián)網(wǎng)管理，提供檔案借閱和檢索服務(wù)，除提高檔案信息利用率的功能外，對(duì)被查詢(xún)引用頻率較高的檔案資料由系統(tǒng)自動(dòng)予以標(biāo)注，利用系統(tǒng)的大數(shù)據(jù)處理功能自動(dòng)甄別使用價(jià)值較高的檔案，方便檔案資料使用者的查詢(xún)閱讀，并提醒檔案管理人員今后注意該類(lèi)檔案資料的收集和存儲(chǔ)。

三、結(jié)束語(yǔ)

提升機(jī)關(guān)檔案管理工作水平，對(duì)提高機(jī)關(guān)單位的工作效率和質(zhì)量有著至關(guān)重要的作用，也是機(jī)關(guān)單位檔案建設(shè)工作的永恒主題。要解決目前機(jī)關(guān)檔案管理工作中管理意識(shí)不強(qiáng)、管理方法落后及信息組織程度低等問(wèn)題，就必須從提高機(jī)關(guān)全體領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作的重視程度，在人員、經(jīng)費(fèi)等方面予以全力支持，并充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案管理模式和提高機(jī)關(guān)檔案信息組織程度等方面入手方能有效，才能為檔案信息的充分利用打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)和做好充分準(zhǔn)備。

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