對基層檔案管理工作的認識

文/成都市新都區(qū)人民醫(yī)院檔案室　馬春榮

對基層檔案管理工作的認識

文/成都市新都區(qū)人民醫(yī)院檔案室馬春榮

【摘要】本文結合檔案工作實際，論述了對基層檔案管理工作的認識和體會。

【關鍵詞】基層；檔案工作；認識

檔案是單位各項工作的真實記錄,是各項事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據,既能指導現實工作又能為查考歷史提供重要的憑據。如何搞好檔案管理工作,實現檔案管理的規(guī)范化、科學化,是新時期檔案管理人員的歷史責任。本人從事檔案管理工作多年,結合實際工作談談對做好檔案工作的認識和體會。

一、爭取領導重視是做好檔案管理工作的前提

（一）愛崗敬業(yè),爭取領導的重視。領導是否重視檔案管理工作,在很大程度上取決于對檔案管理人員工作的滿意度。因此,要想使單位的檔案管理工作有起色,首先要爭取領導重視,檔案管理人員還要注重完善自我,熱愛本職工作,忠于職守,忠實肯干,發(fā)揮主觀能動性,干出業(yè)績,干出水平,讓領導滿意,更好地為單位的發(fā)展服務。

（二）加強宣傳,增強領導的檔案意識。單位領導對檔案管理工作不夠重視,大多都是因為缺乏檔案意識,認為檔案管理工作不是主要的部門,總認為檔案管理可有可無、把檔案隨意放在一個地方就行了，不需要專門管理。所以在這種情況下就需要檔案管理人員經常向領導宣傳檔案管理工作的重要性。首先,要勤向領導匯報檔案管理工作情況,使領導受觸動、受啟發(fā);其次,要努力做好檔案服務工作,及時為領導提供上級機關和檔案部門下發(fā)的相關文件材料,為領導提供檔案利用信息,使領導逐漸認識到檔案管理工作的重要性。

二、實施檔案管理現代化是加強檔案管理工作必由之路

隨著改革的深入發(fā)展,檔案管理面臨著許多亟待解決的問題,諸如檔案數量越來越多,給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了檔案質量利用等,只有實現檔案管理現代化,才能有效地加以解決。

（一）掌握現代化管理技能,提高綜合素質。電子計算機技術在檔案管理中的運用,使檔案形成的運行、積累、轉換、統(tǒng)計、利用等工作,體現出現代化管理技術,迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的必然要求,也是檔案工作者的努力方向。所以,檔案管理人員要結合本崗位工作,邊學習邊操作,在提高業(yè)務素質,特別要注重計算機知識、信息技術的學習,努力使自己成為綜合型檔案管理人才。

（二）利用現代化技術整理檔案。紙質檔案的整理工作繁瑣,勞動強度大。而利用計算機整理檔案,則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時,立卷人根據自己的理解對文件進行分類,雖然都按照統(tǒng)一的標準,但因每個人的理解不一樣,對同一個文件的分類不盡相同,就不可避免地產生分類不準確的現象,影響案卷的質量,給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》,不需要擬定案卷標題,以件為單位,不僅省時省力,而且利用計算機檢索達到方便快捷,既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響,又可發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢,提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。

三、加強在職教育,提高檔案管理人員的整體素質

檔案管理人員的業(yè)務能力直接影響檔案管理工作的質量,為了使檔案工作人員能夠適應工作的需要,要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性,努力提高檔案管理人員的知識水平和管理能力。由于檔案種類和載體的多樣化,管理方法要不斷更新,因此,對檔案工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務知識與工作方法,已不能適應新的形勢,所以,必須對檔案管理人員進行在職教育培訓,盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術,又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才。

（一）進一步提高檔案管理人員對檔案工作的認識。檔案管理工作人員只有具備扎實的專業(yè)知識,開拓視野、優(yōu)化籍貫結構、提高綜合素質,才能做好新時期的檔案管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》《檔案人員職業(yè)道德》《檔案管理辦法》和國家有關檔案管理規(guī)定,使檔案管理人員充分認識到搞好檔案管理工作是自己應盡的法律責任和義務;二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計和開發(fā)利用作為檔案人員的職責范圍,建立一個檔案管理組織的領導體系,加強對檔案工作的領導、檢查和考核,不斷提檔案管理工作水平。

（二）加強制度建設,建立長效培訓機制。首先,要建立健全在職教育的長效管理制度,如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓班;其次,要建立在職教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作人員產生緊迫感和危機感,積極主動地參加在職教育學習,努力更新知識,提高業(yè)務能力水平。比如,將在職教育與檔案人員專業(yè)技術職稱評定掛鉤,對不參加檔案專業(yè)知識培訓的取消評聘資格,激勵檔案管理工作者增強參加在職教育的主動性和積極性。

（三）明確在職教育的原則,選擇課程內容。相對于正規(guī)教育培訓而言,在職教育具有更直接的目的性、現實性和時效性。在職教育應從實際出發(fā),按崗位、分層次、多形式地進行。堅持“學用結合、注重實效”的方針,切實遵守學有所用、用有所長的原則。第一,學習檔案專業(yè)知識。為檔案專業(yè)人員提供系統(tǒng)學習檔案專業(yè)知識的新理論、新方法、新觀念的機會,彌補一次性教育的不足;第二,相關學科知識。檔案工作融會了許多相關學科知識,在職教育應注重對相關科學知識的補充和更新;第三,現代科技知識?，F代科學技術的廣泛應用是檔案工作的特征之一,也是檔案現代化管理的標志之一,檔案管理工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習，總之檔案管理工作是一項永久學習的課程。