有關(guān)監(jiān)獄檔案信息化管理的問(wèn)題及其措施探究

文/新疆福海監(jiān)獄　王慧

有關(guān)監(jiān)獄檔案信息化管理的問(wèn)題及其措施探究

文/新疆福海監(jiān)獄王慧

【摘要】隨著監(jiān)獄信息化工作的快速發(fā)展，信息化管理手段和方式也逐漸進(jìn)入監(jiān)獄管理的各個(gè)方面。監(jiān)獄檔案作為信息的主要載體之一，其管理工作也會(huì)逐漸被信息技術(shù)滲透，開(kāi)始朝著現(xiàn)代信息管理化方面發(fā)展，并將檔案管理并入監(jiān)獄管理的整體規(guī)劃之中，加強(qiáng)監(jiān)獄系統(tǒng)的檔案信息化建設(shè)，具有十分重大的現(xiàn)實(shí)意義。筆者結(jié)合多年從事監(jiān)獄檔案工作的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)監(jiān)獄檔案的信息化管理中存在的問(wèn)題及其措施，談?wù)勛约旱恼J(rèn)識(shí)和建議。

【關(guān)鍵詞】檔案；監(jiān)獄；信息化管理；問(wèn)題；措施

監(jiān)獄檔案是對(duì)國(guó)家執(zhí)法過(guò)程的一個(gè)詳細(xì)記錄，它能很細(xì)致的反映出國(guó)家執(zhí)法機(jī)關(guān)在人員配置、發(fā)展經(jīng)濟(jì)、調(diào)整布局、教育改造等等方面的工作過(guò)程，這些信息資料非常具有保存價(jià)值。目前我國(guó)的檔案信息化管理，在國(guó)內(nèi)各種信息技術(shù)的催生之下取得了良好的成績(jī)，但是在促進(jìn)我國(guó)檔案發(fā)展的同時(shí)，也存在不少的漏洞與問(wèn)題，本文擬從目前存在的這些漏洞以及問(wèn)題出發(fā)，探討在當(dāng)前條件下的幾個(gè)主要的解決措施。

一、當(dāng)前監(jiān)獄檔案信息化管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案信息化管理理念有待提升。檔案信息化管理需要依托現(xiàn)在信息技術(shù)，以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，對(duì)傳統(tǒng)檔案信息文件進(jìn)行管理，但由于現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)管理方式與傳統(tǒng)的檔案信息管理存在的差異性，導(dǎo)致這兩種管理方式也存在很大的差別，監(jiān)獄從事檔案管理的工作人員，大多數(shù)都是兼職人員，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專職的培訓(xùn)，導(dǎo)致很多的檔案管理人員在初開(kāi)始著手此項(xiàng)工作時(shí)，無(wú)法快速的適應(yīng)以及應(yīng)用，或多或少給工作造成了一定的麻煩。再加之傳統(tǒng)檔案管理工作的束縛，對(duì)信息管理存在一定的抵觸心理，便無(wú)法真正地認(rèn)識(shí)到信息管理系統(tǒng)對(duì)于檔案管理的重要性，一定程度上阻礙了檔案信息化管理工作的順利展開(kāi)。

（二）檔案信息化管理安全性和規(guī)范性有待完善。首先是安全性。檔案信息資料在管理時(shí)安全性是第一首先需要保障的，但利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)保存檔案資料，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、硬盤安全問(wèn)題，以及網(wǎng)絡(luò)存在的各種風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，一定程度上都對(duì)檔案信息的安全問(wèn)題帶來(lái)了風(fēng)險(xiǎn)。再加上檔案信息管理工作人員安全意識(shí)匱乏，更是讓檔案信息安全岌岌可危。

其次是規(guī)范性。檔案種類的紛雜多變給檔案的管理工作帶來(lái)了很多的困難，我國(guó)目前在這一方面并沒(méi)有做出統(tǒng)一的規(guī)定，檔案形式多種多樣，而監(jiān)獄系統(tǒng)各單位都有自己一套的資料歸檔方法，管理標(biāo)準(zhǔn)以及形式等都不一致，這便給管理工作帶來(lái)了極大的困難，嚴(yán)重影響了檔案信息化的管理效率。

（三）檔案信息化管理技術(shù)有待提高。檔案信息一直都是資料信息的第一手來(lái)源，確保其長(zhǎng)期有效性是檔案管理工作的首要前提。在檔案管理工作逐漸信息化之后，這一要求便對(duì)計(jì)算機(jī)以及檔案存在主體提出了新的挑戰(zhàn)，檔案存儲(chǔ)載體的穩(wěn)定性，硬件平臺(tái)運(yùn)作的長(zhǎng)效性等，都是目前我們面臨的技術(shù)性問(wèn)題。

三、檔案信息化管理水平提升措施

（一）管理者管理理念的升級(jí)。檔案管理無(wú)論是傳統(tǒng)的管理方法還是現(xiàn)在逐漸推進(jìn)的信息技術(shù)化管理，操作運(yùn)行主體都是人，因此加強(qiáng)管理人員的網(wǎng)絡(luò)意識(shí)，幫助檔案管理人員重塑信息化管理理念，提高監(jiān)獄檔案人員的整體素質(zhì)，是我們推進(jìn)檔案信息管理工作的首要前提，否則，無(wú)論多么科學(xué)的信息化管理機(jī)制都無(wú)法有效地運(yùn)行開(kāi)來(lái)。具體來(lái)說(shuō)主要有以下幾點(diǎn)的操作方法，組織管理人員赴外學(xué)習(xí)；開(kāi)展監(jiān)獄系統(tǒng)的監(jiān)獄工作交流會(huì)；聘請(qǐng)專家前來(lái)講座；組織檔案信息化管理相關(guān)活動(dòng)或者競(jìng)賽等等，從這些方面入手，從根本上提高檔案管理人員的管理理念。

（二）安全性和規(guī)范性的完善。安全性對(duì)于監(jiān)獄檔案管理來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，因此，監(jiān)獄檔案管理人員更應(yīng)該樹(shù)立起牢固的檔案安全意識(shí)，在這里我們需要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)一下網(wǎng)絡(luò)完全意識(shí)。網(wǎng)絡(luò)完全是保障檔案信息化管理的基本條件，除了基本的意識(shí)建立，還有就是技術(shù)層面的突破。同時(shí)為了確保文件安全，還應(yīng)該根據(jù)檔案性質(zhì)建立文件安全管理機(jī)制，以對(duì)文件的流轉(zhuǎn)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督跟蹤，準(zhǔn)確把握文件的形成，確保文件安全。要按照信息安全、管理職責(zé)以及設(shè)備管理等因素，對(duì)電子信息管理系統(tǒng)的操作件功能上進(jìn)行科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑O(shè)計(jì)，并結(jié)合口令管理等新興的技術(shù)手段提高認(rèn)定的精確度，確保檔案信息的安全性能。

（三）加強(qiáng)檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)性。檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)性主要包括兩個(gè)方面，一是檔案管理規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化，另一個(gè)則主要是指具體操作工作的規(guī)范化。管理規(guī)范可以進(jìn)一步完善檔案管理，使檔案管理工作有條例可以依，使整個(gè)工作可以有條理，有順序地進(jìn)行。管理操作流程的規(guī)范，可以使工作不至于因?yàn)榻唤印⑷藛T流動(dòng)等外部原因出現(xiàn)斷層，從而保證檔案的信息管理的安全性與可靠性，確保檔案信息化管理的有效性與質(zhì)量性。因此，在實(shí)際工作中務(wù)必要建立并完善工作機(jī)制，根據(jù)工作機(jī)制進(jìn)行管理工作，務(wù)求檔案信息化管理工作的高效高量。

（四）軟硬件技術(shù)水平提高。檔案信息化管理離不開(kāi)優(yōu)良的信息技術(shù)的支撐。首先是最基本的硬件設(shè)備。穩(wěn)定、安全、可靠的機(jī)器硬件設(shè)備可以從源頭上幫助我們?yōu)闄n案信息管理提供一層基本保障。其次是軟件操作系統(tǒng)，根據(jù)檔案的類型與式樣，建立科學(xué)規(guī)范的軟件操作系統(tǒng)。當(dāng)然在建立這一操作系統(tǒng)時(shí)我們需要適時(shí)考慮一下硬件設(shè)備與軟件程序的契合度，以保證整個(gè)操作系統(tǒng)可以效率運(yùn)行。最后是機(jī)器與軟件的維護(hù)與更新。檔案系統(tǒng)并非固態(tài)形式，其跟隨外部環(huán)境的變化一直處于一種動(dòng)態(tài)之中，因此需要定期對(duì)其進(jìn)行必要的維護(hù)與更新，使檔案信息管理系統(tǒng)可以處于最佳狀態(tài)，從而發(fā)揮最大運(yùn)行效率。

檔案的信息化管理是現(xiàn)代信息技術(shù)時(shí)代的必然趨勢(shì)，在檔案管理由傳統(tǒng)向現(xiàn)代過(guò)渡的過(guò)程中，問(wèn)題與缺陷必可避免，但只要謹(jǐn)慎對(duì)待便可以即日突破，借助現(xiàn)代技術(shù)手段加快監(jiān)獄檔案管理工作的信息化步伐，充分發(fā)揮好監(jiān)獄的自身優(yōu)勢(shì)，確保監(jiān)獄檔案信息化發(fā)展。

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