基于網(wǎng)絡(luò)普及化高校電子檔案管理研究

文/河南城建學(xué)院　李熙利

基于網(wǎng)絡(luò)普及化高校電子檔案管理研究

文/河南城建學(xué)院李熙利

【摘要】隨著我國進入信息技術(shù)發(fā)展時期，各個行業(yè)和企業(yè)發(fā)展都將信息化作為發(fā)展的基本目標，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)成為行業(yè)的優(yōu)勢競爭力。我國高校同時也進入了政務(wù)電子化時代，對學(xué)生信息和檔案管理工作也是以信息技術(shù)作為支撐，構(gòu)建學(xué)生、教師檔案管理電子化成為當前各大高校檔案管理的重要工作目標。但就當前情況來看，我國高校忽視對電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)，各項工作的進程開展都十分緩慢，而且各大高校之間的電子檔案管理系統(tǒng)發(fā)展不平航。本文根據(jù)高校學(xué)生檔案管理的必要性進行分析，以育人目的和服務(wù)學(xué)生為角度進行分析，重點從高校學(xué)生電子檔務(wù)系統(tǒng)建設(shè)模式方面進行研究，探索高校學(xué)生檔務(wù)工作的新思路。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；高校；措施

信息技術(shù)時代給大眾的生活、工作都帶來巨大的影響，檔案管理的電子化也應(yīng)運而生。具體來看電子檔案主要是網(wǎng)絡(luò)信息化的產(chǎn)物，當前理論學(xué)界對其沒有一個統(tǒng)一的界定，電子檔案主要是以信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為技術(shù)支撐，通過對檔案信息內(nèi)容進行電子處理，對電子信息進行收集、處理、存貯，通過網(wǎng)絡(luò)平臺進行傳輸和共享利用，以實現(xiàn)檔案信息內(nèi)容共享的最大的檔案。本文將對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校電子檔案進行管理必要性進行分析，提出依托當前高校已有的網(wǎng)絡(luò)管理平臺進行電子檔案管理，通過新興網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行高校電子檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建，學(xué)校也需要進行相應(yīng)的制度建設(shè)。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校電子檔案管理的必要性

（一）提高高校電子檔案管理的技術(shù)性。當前信息技術(shù)作為各個行業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵技術(shù)，不僅對企業(yè)生產(chǎn)帶來了巨大影響，而且影響到了大眾生活。正是因為信息技術(shù)的高速發(fā)展，這對高校檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)：第一，因為網(wǎng)絡(luò)時代的普及，信息的傳遞和儲存都發(fā)生了巨大的變化，所以這對傳統(tǒng)的高校檔案管理方式帶來了挑戰(zhàn)。因為校園網(wǎng)絡(luò)平臺的構(gòu)建，校園教師和學(xué)生對檔案管理信息的需求增長了，除此之外，因為對一些文書檔案資料的查找需求增加，書面的檔案材料已經(jīng)有效地實現(xiàn)檔案信息的供銷，這里就需要將校園的檔案信息內(nèi)容進行電子處理和轉(zhuǎn)化，這更要求高校電子檔案管理需要向信息技術(shù)化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。第二，因為高校電子檔案安全保障的需求。電子檔案雖然提高了資源的共享性，方便了大眾進行信息的獲取，但是其中存在的技術(shù)和安全隱患也是不可忽視的，這里需要高校檔案管理機構(gòu)及時的更新技術(shù)，適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展對高校檔案管理提出的新挑戰(zhàn)。

（二）明確高校電子檔案管理的基本目標。高校進行電子檔案管理也是為了適應(yīng)當前高等教育的改革，我國為了推進高等教育的高速發(fā)展，對教育內(nèi)容進行了一定的改革，例如，很多?？圃盒啄甓忌闪吮究聘叩仍盒?，這里進行的升格對咬對各個方面進行全面的評估；因為為了提高當前高等院校的教學(xué)質(zhì)量，教育部分會定時對高校的辦學(xué)情況和辦學(xué)條件進行檢查；當前我國高等教育進入了高速發(fā)展時期，校園的規(guī)模都不斷擴展，學(xué)校的教師人數(shù)和招生人數(shù)都大幅增加，同時這也對學(xué)校的內(nèi)部管理提出了新的要求，管理任務(wù)的難度大大增加了，特別是在檔案管理方面，因為學(xué)生人數(shù)大大增加，根據(jù)電子檔案的特性來看，方便存貯所以能夠解決學(xué)生人數(shù)增多帶來的書面文件保存困難，能夠提高檔案管理效率。從這個角度來看，這檔案管理的電子化能夠讓高校電子檔案適應(yīng)當前高等教育的發(fā)展趨勢。

（三）服務(wù)高校教育教學(xué)?；旧细咝５慕逃?、教學(xué)都是通過對學(xué)生教育實現(xiàn)，廣義上的教育教學(xué)包括了四個方面的內(nèi)容，教育培養(yǎng)、管理培養(yǎng)、服務(wù)培養(yǎng)、環(huán)境培養(yǎng)，從教育培養(yǎng)來看，主要責任主體是高校教師，因為教師需要制定專門的課程目標和學(xué)習(xí)內(nèi)容，同時還要控制學(xué)生的學(xué)習(xí)進度，登陸特定平臺進行成績評估；[5]從管理培養(yǎng)來看，高校需要對大學(xué)生發(fā)展的基本情況有個系統(tǒng)的了解；從服務(wù)培養(yǎng)方面來看，高校要對內(nèi)部服務(wù)設(shè)施進行維護，同時了解學(xué)生基本服務(wù)需要；從環(huán)境培養(yǎng)來看，高校主要是通過學(xué)院的各種活動和獎勵以及文體活動檔案對大學(xué)生全方面發(fā)展進行促進。這幾個方面的培養(yǎng)里面都包含了電子檔案的運用，例如教師的成績登錄會影響到學(xué)生的評優(yōu)，還有文體活動以及學(xué)校榮譽也會記錄到電子檔案中，而且基本信息是教師和學(xué)生共同享有，這能夠一定程度促進高校育人目標的實現(xiàn)。

二、加強網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校電子檔案管理的措施

（一）高校電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與完善。高校電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)主要就是通過計算機網(wǎng)絡(luò)對電子檔案進行體系化的管理，這里需要各大高校根據(jù)本校的檔案管理需求，開發(fā)技術(shù)成熟、平臺穩(wěn)定的電子檔案管理系統(tǒng)。具體來看，電子檔案管理包括了軟件系統(tǒng)、硬件系統(tǒng)，系統(tǒng)開發(fā)與完善也主要是針對這兩個系統(tǒng)，軟件系統(tǒng)主要管理系統(tǒng)建立，這主要是包括了查詢軟件系統(tǒng)的涉及和管理端口；硬件的系統(tǒng)的建立包括了網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、輸入設(shè)備、存儲設(shè)備、輸出設(shè)備、計算機。除了兩個基本系統(tǒng)的構(gòu)建，還需要各大高校根據(jù)電子檔案的類型進行立卷歸檔、查閱等內(nèi)容設(shè)置不同的查閱權(quán)限，根據(jù)這個基本學(xué)校再進行電子檔案的管理、使用和存儲，最終目的都是為了提高高校電子檔案改的管理效率。

（二）提高高校電子檔案的保密性和安全性。電子檔案存在的主要風(fēng)險就是電子檔案的以被轉(zhuǎn)移和泄露，所以電子檔案管理的安全和保密都對高校電子檔案管理工作提出了新的要求，這對電子檔案的真實性、一手性有著重要的影響。所以各大高校都在這兩個方面做出了工作改進：第一，高校需要提高檔案管理人員的安全風(fēng)險意識，強化管理人員的保密責任；第二，因為電子檔案的還是有一定的載體，具體考慮到了磁盤、光盤等物質(zhì)存貯容易受到物理性的損害，所以為了防止丟失和損壞，學(xué)校都要及時備案。

（三）促進高校電子檔案管理與紙質(zhì)和實物檔案。結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理工作的優(yōu)勢管理方法，雖然檔案管理的電子化已經(jīng)成為不可逆的趨勢，但是不能完全摒棄紙質(zhì)檔案以及其他實物檔案。因為比較起電子檔案來看，紙質(zhì)等檔案載體還是有著不可忽視有點，其檔案信息表現(xiàn)直觀，而且實物檔案能夠讓人更加直接的獲得信息，同時有著較長的保存期限，環(huán)境安全性比較能保證。所以，高校在進行檔案管理的時候可以結(jié)合這兩類檔案管理的優(yōu)勢，特別彌補高校電子檔案的存在的功能缺陷，提高電子檔案管理工作的可操作性和安全性。高?？梢詮囊韵聨讉€方面進行優(yōu)勢互補：第一，具完善各類檔案的分類與代碼編制，讓紙質(zhì)檔案編號與電子檔案連接起來，不斷的升級電子檔案的文件版本；第二，將電子檔案信息庫的目錄與紙質(zhì)檔案關(guān)聯(lián)起來，提高用戶的查閱效率；第三，文字內(nèi)容的紙質(zhì)檔案進行電子備份，保證紙質(zhì)檔案的安全；第四，保存好現(xiàn)有的紙質(zhì)和實物檔案，留住珍貴史料，做好檔案編研及利用工作。

高校檔案電子化管理離不開國家到地方以及高校自身的配套制度的完善，從人、財、物、技術(shù)提供基本的供給，全國范圍內(nèi)的高校電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)也是十分必要的，這也是為了提高高校管理的技術(shù)化和現(xiàn)代化。本位針對當前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境普及的情況，分析了高校電子檔案管理的必要性分析，同時提出一些管理對策，以對我國高校電子檔案的管理工作起到借鑒和幫助。

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