高校檔案信息化研究綜述

文/池州學(xué)院辦公室　王榮

高校檔案信息化研究綜述

文/池州學(xué)院辦公室王榮

【摘要】通過(guò)對(duì)近十年間的高校檔案信息化方面的文獻(xiàn)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，分析了我國(guó)高校檔案信息化的研究進(jìn)展情況，并對(duì)高校檔案信息化研究?jī)?nèi)容進(jìn)行歸納和總結(jié)，以期對(duì)我國(guó)高校的檔案信息化建設(shè)服務(wù)，為高校信息化建設(shè)的發(fā)展提供理論依據(jù)，從而推進(jìn)我國(guó)高校檔案信息化發(fā)展的進(jìn)程。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案；信息化

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展及教育體制的不斷改革，高校檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題已得到檔案學(xué)者的高度重視。加快高校檔案信息化建設(shè)不僅是適應(yīng)高校管理現(xiàn)代化、規(guī)范化的需要，更是時(shí)代的要求和社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。為人民服務(wù)是每一位檔案工作者的工作目標(biāo)，高校檔案信息化建設(shè)應(yīng)該通過(guò)檔案信息數(shù)字化、管理規(guī)范化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化等多種手段，有效整合學(xué)校檔案信息資源，以滿(mǎn)足校內(nèi)外檔案利用者的需求。

一、論文統(tǒng)計(jì)分析

筆者選擇在中國(guó)知網(wǎng)的總資源庫(kù)進(jìn)行查閱調(diào)研，以提高其查全率，在中國(guó)知網(wǎng)上查找到以“主題”為檢索項(xiàng)，2004年至2013年關(guān)于高校檔案信息化的論文共計(jì)408篇，下面是對(duì)這408篇論文的詳細(xì)統(tǒng)計(jì)分析。

（一）論文發(fā)表時(shí)間與數(shù)量分析。為了更加準(zhǔn)確地了解到高校檔案信息化這一領(lǐng)域的研究狀況和進(jìn)展，筆者根據(jù)本文檢索方法，對(duì)這一領(lǐng)域十年間發(fā)表文獻(xiàn)的年度及其數(shù)量進(jìn)行了比較分析。

從發(fā)文總數(shù)量看，專(zhuān)門(mén)論述高校檔案信息化的論文還是比較多的，從發(fā)文數(shù)量的整體走勢(shì)來(lái)看，由圖1我們可以了解到，2004年至2013年間有關(guān)此研究的論文，在數(shù)量上整體呈逐年上升趨勢(shì)，到2013年達(dá)到頂峰，由此可知，有關(guān)高校檔案信息化的研究在近些年倍受檔案學(xué)者的重視。

國(guó)家積極探索檔案信息化建設(shè)是從1996年開(kāi)始的，電子文件研究項(xiàng)目被列入科技計(jì)劃；1999年是各級(jí)檔案部門(mén)積極開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的研究與實(shí)踐階段，這一階段是在《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規(guī)范》這一文件下發(fā)后開(kāi)始進(jìn)行的，2000年國(guó)家檔案局頒布《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》，隨后，國(guó)家教育部辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)了這份文件，可見(jiàn)，檔案信息化建設(shè)工作已得到了國(guó)家相關(guān)部門(mén)的重視。在2008年，明確提出了全國(guó)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)。依據(jù)國(guó)家檔案局《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的要求，作為推動(dòng)全國(guó)檔案信息化重要力量的高校檔案部門(mén)應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，早日建成“數(shù)字化校園”，為高校信息化建設(shè)的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步做出貢獻(xiàn)。

在各級(jí)政府和檔案學(xué)界對(duì)檔案信息化工作的高度重視下，高校相關(guān)管理部門(mén)著手開(kāi)展檔案信息資源的建設(shè)工作，雖然這個(gè)過(guò)程很艱辛，但在相關(guān)部門(mén)與檔案工作者的共同努力下取得了良好的成果。因此，關(guān)于高校檔案信息化建設(shè)的研究開(kāi)始出現(xiàn)并逐漸增多，可以說(shuō)為我國(guó)各大高校檔案信息資源的管理及建設(shè)提供了一定的理論基礎(chǔ)?？傊跈n案信息化建設(shè)工作的不斷發(fā)展及信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平不斷提高的基礎(chǔ)上，高校檔案信息化的研究會(huì)更加深入，檔案信息化水平也會(huì)不斷提高。

（二）論文的來(lái)源期刊分布。為了探知檔案信息化的學(xué)科領(lǐng)域，為當(dāng)前研究該方向的檔案工作人員提供指導(dǎo)，筆者對(duì)該領(lǐng)域發(fā)表論文來(lái)源期刊的分布及其類(lèi)型進(jìn)行如下分析：通過(guò)檢索2004年至2013年關(guān)于高校檔案信息化的論文，總計(jì)408篇，其中362篇論文被收錄在中國(guó)學(xué)術(shù)期刊網(wǎng)絡(luò)出版總庫(kù)，特色期刊共36篇，3篇被收錄在優(yōu)秀碩士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫(kù)，中國(guó)重要會(huì)議論文全文數(shù)據(jù)庫(kù)有7篇，共有61篇文章來(lái)源于檔案學(xué)的13種核心期刊，《檔案學(xué)通訊》、《檔案管理》、《中國(guó)檔案》、《蘭臺(tái)世界》、《黑龍江檔案》、《檔案與建設(shè)》、《浙江檔案》、《山西檔案》、《四川檔案》這9種核心期刊刊都登過(guò)高校檔案信息化建設(shè)的文章。其中《蘭臺(tái)世界》最多已有32篇，其余的4種核心期刊《檔案學(xué)研究》、《北京檔案》、《上海檔案》、《檔案時(shí)空》近十年還沒(méi)有刊登過(guò)此類(lèi)文章。由此可知，從檔案學(xué)理論研究層次上，關(guān)于高校檔案信息化的研究有待進(jìn)一步加強(qiáng)。

由于主要研究的高校的檔案信息化建設(shè)，所以大部分論文的來(lái)源都是各大高校的學(xué)報(bào)。各大高校的學(xué)報(bào)刊登關(guān)于高校檔案信息化的文章共103篇。其中南方高?？谴搜芯康奈恼聰?shù)目明顯多于北方，可見(jiàn)南方各大高校更加重視檔案的信息化建設(shè)，檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程速度與北方高校相比更快一些。

（三）研究論文的主題分布。目前關(guān)于高校檔案信息化建設(shè)這一主題研究的文章最多，其中高校檔案信息化管理、高校檔案信息化現(xiàn)狀、高校檔案信息化進(jìn)程等方面研究成果較多。當(dāng)今檔案學(xué)者對(duì)這一領(lǐng)域的研究成果，作為理論基礎(chǔ)推進(jìn)了高校檔案信息化建設(shè)的步伐?？偟膩?lái)說(shuō)，雖然從高校檔案信息化研究、信息化服務(wù)和信息安全方面的論文數(shù)量很較少，但隨著檔案信息化的進(jìn)一步發(fā)展，高校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步健全，相信研究這一方面的論文成果會(huì)越來(lái)越多，研究的主題也會(huì)越來(lái)越多樣，主題分布也會(huì)越來(lái)越合理。

二、主要研究?jī)?nèi)容簡(jiǎn)述

從以上對(duì)高校檔案信息化論文的統(tǒng)計(jì)分析中，可知關(guān)于高校檔案信息化的研究主要表現(xiàn)在如下幾方面：

（一）高校檔案信息化建設(shè)研究。檔案信息化建設(shè)是高校信息化發(fā)展的一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)，內(nèi)容涉及范圍極其廣泛，“不僅包括檔案信息資源的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，還包括檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用、人才隊(duì)伍的建設(shè)，還有促進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等等”。從查閱到的論文來(lái)看，高校信息化建設(shè)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，可以說(shuō)檔案信息化建設(shè)的實(shí)施是對(duì)傳統(tǒng)檔案工作理念及其模式的一次嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。高校檔案學(xué)者越來(lái)越關(guān)注檔案信息化建設(shè)這一研究課題，多位學(xué)者對(duì)高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀進(jìn)行了深入的分析，能夠指出信息化建設(shè)中存在的一些問(wèn)題，并對(duì)這些問(wèn)題提出了相應(yīng)的解決辦法。

任鳳仙、張志軍提出了高校檔案信息化的實(shí)施步驟，“首先，要調(diào)查現(xiàn)有檔案資源情況，了解業(yè)務(wù)部門(mén)實(shí)際需要，尋求學(xué)校主管部門(mén)支持。在確定上信息化的項(xiàng)目后，確定信息化建設(shè)的目標(biāo)，構(gòu)建檔案信息化的團(tuán)隊(duì)，制定信息化的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其次，整合信息資源體系，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，開(kāi)發(fā)應(yīng)用平臺(tái)，建設(shè)檔案門(mén)戶(hù)網(wǎng)站，構(gòu)建以ISCSI為核心的IP SAN作為信息資源的存儲(chǔ)系統(tǒng)，最后，要建立信息安全的策略，確保檔案信息資源的安全”。高校檔案信息化實(shí)施步驟的提出，讓高校檔案管理人員開(kāi)啟了信息化建設(shè)之門(mén)，了解了信息化建設(shè)的具體任務(wù)，明確了今后工作的方向，具有借鑒意義。

任贊峰認(rèn)為檔案信息資源開(kāi)發(fā)是高校檔案信息化建設(shè)的中心環(huán)節(jié)，強(qiáng)調(diào)“加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)，加快館藏檔案資源的數(shù)字化建設(shè)，改進(jìn)數(shù)字化技術(shù)，通過(guò)利用校園網(wǎng)，使電子文件隨時(shí)歸檔?！睓n案網(wǎng)站是檔案部門(mén)面向網(wǎng)絡(luò)世界的窗口，是向全校師生提供檔案信息查詢(xún)服務(wù)的電子文檔集合，利用校園網(wǎng)，能夠做到紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)歸檔，加快了高校檔案信息化的建設(shè)。

通過(guò)分析有關(guān)檔案信息化建設(shè)這一主題的文章可知，我國(guó)已經(jīng)有很多高校初步開(kāi)始實(shí)施檔案信息化建設(shè)，為師生獲取檔案信息帶來(lái)了便利，檔案信息化建設(shè)取得了豐碩成果。但喜中有憂(yōu)，在未來(lái)的檔案信息化建設(shè)中會(huì)遇到一些問(wèn)題，如：網(wǎng)絡(luò)安全、信息資源保密的問(wèn)題。為此，學(xué)者們?cè)诮窈蟮难芯抗ぷ髦幸獙?duì)這些問(wèn)題加以重視，并予以解決。

（二）高校檔案信息化管理研究。檔案信息化管理已經(jīng)成為高校檔案管理工作的主流方向，這是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，目前雖然大部分高校相關(guān)工作已經(jīng)展開(kāi)，但還存在一些問(wèn)題，如：管理人員素質(zhì)較低，不能適應(yīng)信息化發(fā)展的要求；基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，沒(méi)有配套的信息化系統(tǒng)，系統(tǒng)更新?lián)Q代較慢；檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后等等問(wèn)題。面對(duì)這些問(wèn)題，學(xué)者們提出了各種解決這些問(wèn)題的有效措施，為高校檔案的信息化建設(shè)添磚加瓦。

我國(guó)各個(gè)高校檔案館都應(yīng)建立自己的Web服務(wù)器，通過(guò)專(zhuān)線直接連到公共信息服務(wù)網(wǎng)上，實(shí)現(xiàn)檔案館（室）的Web服務(wù)器連接上網(wǎng)，這樣便于向校內(nèi)外檔案利用者提供多種形式的檔案信息資源服務(wù)。

（三）高校檔案信息化現(xiàn)狀研究。時(shí)至今日，各大高校檔案部門(mén)在檔案信息化工作上取得了一定的成績(jī)，在文檔的網(wǎng)絡(luò)管理方面，據(jù)筆者調(diào)研，高校一般會(huì)采用南大之星、清華紫光、科怡等檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，通過(guò)各自的校園網(wǎng)整合檔案信息資源，建立專(zhuān)門(mén)的檔案網(wǎng)站，從而提高了檔案工作的效率。但從總體上看，由于各大高校的規(guī)模，管理水平的不同，高校檔案信息化建設(shè)還處于初級(jí)階段，與機(jī)關(guān)、銀行等其他部門(mén)的檔案信息化建設(shè)水平相比存在一定差距。

制約高校信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢的原因是多方面的，許多學(xué)者在文章中對(duì)這一問(wèn)題進(jìn)行了探討。現(xiàn)代化高校檔案管理隊(duì)伍建設(shè)力度不夠，對(duì)檔案管理人員繼續(xù)教育的措施乏力；缺乏協(xié)調(diào)統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)，標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平低；檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對(duì)落后；檔案信息化建設(shè)意識(shí)淡薄；檔案信息安全難以得到保障等問(wèn)題，這些問(wèn)題都是高校檔案信息化建設(shè)亟待解決的問(wèn)題。

（四）高校檔案信息化服務(wù)研究。2008年8月20日，教育部、國(guó)家檔案局聯(lián)合簽署了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，此項(xiàng)辦法的出臺(tái)讓高校檔案信息化建設(shè)工作受到各部門(mén)的重視，開(kāi)放式服務(wù)已經(jīng)成為高校檔案信息化的主流。為了提高檔案信息利用的效果，高校檔案管理部門(mén)應(yīng)將檔案信息資源納入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，并根據(jù)權(quán)限向單位或社會(huì)開(kāi)放，從而提高高校檔案的利用服務(wù)水平，為社會(huì)提供數(shù)量更多，內(nèi)容更加豐富的檔案信息資源。

高校檔案信息化的建設(shè)促進(jìn)了高校檔案服務(wù)水平的提高，而檔案服務(wù)水平的提高又實(shí)現(xiàn)了檔案價(jià)值的最大化。因此，必須提高高校檔案的服務(wù)水平，規(guī)范高校檔案信息化管理，更好地為學(xué)校教學(xué)、科研、人才培養(yǎng)等工作提供檔案信息服務(wù)。

（五）高校檔案信息化安全研究。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和高校教育的發(fā)展，高校檔案工作面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)——信息化建設(shè)與信息安全。檔案具有機(jī)密性，有些檔案是不可以對(duì)外公開(kāi)的，那么如何保護(hù)檔案信息資源的安全，已成為做好高校檔案信息化工作的重中之重。

三、小結(jié)

從以上的分析中我們可以看出，學(xué)者們研究高校檔案信息化的主流方向是檔案信息化的建設(shè)及管理問(wèn)題，高校檔案信息化的安全、服務(wù)等問(wèn)題的研究，將隨著信息化的發(fā)展會(huì)受到越來(lái)越多的重視。近些年來(lái)，檔案學(xué)者對(duì)高校檔案信息化的研究既有理論層面的，也有實(shí)踐層面的，我們應(yīng)針這一領(lǐng)域研究的不完善之處，進(jìn)行深入研究，努力建立高校檔案信息化建設(shè)的理論體系，以指導(dǎo)高校檔案信息化建設(shè)工作，從而推進(jìn)高校檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，為國(guó)家的信息化建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

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