會計(jì)信息化背景下企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化研究——以JY公司為例

東華大學(xué)旭日工商管理學(xué)院 甘昌盛 上海海事大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院 顧曉敏

在科技日新月異的今天，會計(jì)信息化逐漸成為各個(gè)企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)管理，提升財(cái)務(wù)管理效率的關(guān)鍵。會計(jì)信息化在企業(yè)決策中的運(yùn)用越來越廣泛，而內(nèi)部控制離不開會計(jì)信息的支撐，會計(jì)信息化對企業(yè)獲取相關(guān)營運(yùn)信息、利潤信息、管理信息等有很大作用。政府報(bào)告中，也指出必須加大高新信息技術(shù)的運(yùn)用，提升我國經(jīng)濟(jì)增長能力，使我國產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)更加合理。大量案例證明，企業(yè)內(nèi)部控制缺乏或體系建設(shè)滯后，在很大程度上會影響企業(yè)對待信息的態(tài)度。在國內(nèi)企業(yè)內(nèi)部控制弱化，導(dǎo)致投資損失的問題也相對比較普遍，如何進(jìn)一步強(qiáng)化其內(nèi)部控制就成為關(guān)鍵。特別在會計(jì)信息化管理背景下，如何實(shí)現(xiàn)會計(jì)信息化與企業(yè)內(nèi)部控制的有機(jī)結(jié)合，從實(shí)踐中對企業(yè)內(nèi)部控制體系進(jìn)行優(yōu)化，營造良好的內(nèi)部控制氛圍成為關(guān)鍵。JY公司是高新技術(shù)企業(yè)，在國內(nèi)具有較大影響力，本文將對JY公司會計(jì)信息化運(yùn)用現(xiàn)狀及其對內(nèi)部控制的影響展開探討，并提出JY公司內(nèi)部控制體系優(yōu)化方案。

一、會計(jì)信息化與內(nèi)部控制關(guān)系

會計(jì)信息化是以會計(jì)基礎(chǔ)理論、現(xiàn)代信息技術(shù)為一體的綜合性科學(xué)，集中企業(yè)財(cái)務(wù)信息、物流信息、人力資源信息等，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段對這些技術(shù)進(jìn)行收集、匯總、加工，形成對企業(yè)控制經(jīng)營決策、把握市場經(jīng)營機(jī)會等都有一定指導(dǎo)與借鑒作用的及時(shí)性、動態(tài)性信息集群，是一種新的企業(yè)管理思想，不僅強(qiáng)化了傳統(tǒng)會計(jì)的控制、計(jì)劃、決策職能，還推動傳統(tǒng)會計(jì)管理成為推動企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的一種管理工具。內(nèi)部控制主要包括內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評估、控制措施、信息溝通、監(jiān)督檢查等五個(gè)方面的內(nèi)容，各個(gè)因素都是圍繞實(shí)現(xiàn)企業(yè)市場運(yùn)營目標(biāo)而存在的，是通過一系列自我調(diào)整、規(guī)劃、控制、評價(jià)方法，保障企業(yè)運(yùn)營效率、效果的自我控制手段與方法的總和。

會計(jì)信息化與內(nèi)部控制的關(guān)系主要表現(xiàn)在如下兩個(gè)方面：

第一，會計(jì)信息化對內(nèi)部控制的影響。會計(jì)信息化同樣是企業(yè)信息化流程重構(gòu)的有機(jī)組成部分，內(nèi)部控制也將受到會計(jì)信息化實(shí)施的影響，一是會計(jì)信息化對企業(yè)內(nèi)部環(huán)境產(chǎn)生影響，會計(jì)信息化實(shí)施將促使企業(yè)實(shí)施扁平化組織管理形式，隨著管理環(huán)境、管理目標(biāo)的不斷變化，企業(yè)將呈現(xiàn)出扁平化管理方式。在會計(jì)信息化管理模式下，企業(yè)進(jìn)行相關(guān)決策均會對會計(jì)信息進(jìn)行把握。二是會計(jì)信息化使企業(yè)內(nèi)部控制范圍擴(kuò)大，會計(jì)信息化的運(yùn)用將覆蓋企業(yè)計(jì)劃、生產(chǎn)、采購、財(cái)務(wù)、人力資源、營銷等各個(gè)方面，同時(shí)會計(jì)信息化使傳統(tǒng)會計(jì)部門人員轉(zhuǎn)變?yōu)橛刹僮魅藛T、會計(jì)人員在內(nèi)的兩個(gè)部門。三是會計(jì)信息化引起企業(yè)內(nèi)部控制方法、形式的變化，會計(jì)信息化使企業(yè)內(nèi)部控制方法逐漸多樣化，從傳統(tǒng)以人為重點(diǎn)的控制方式向以現(xiàn)代信息系統(tǒng)為重點(diǎn)的控制形式轉(zhuǎn)變，內(nèi)部控制的著力點(diǎn)也發(fā)生變化。同時(shí)會計(jì)信息化引起企業(yè)內(nèi)部控制步驟被信息技術(shù)替代。

第二，內(nèi)部控制對會計(jì)信息化的影響。會計(jì)信息化與內(nèi)部控制影響是相互的，內(nèi)部控制對企業(yè)會計(jì)信息化影響表現(xiàn)在如下兩個(gè)方面：一是內(nèi)部控制對企業(yè)會計(jì)信息化的推廣運(yùn)用產(chǎn)生影響。會計(jì)信息化運(yùn)用對企業(yè)內(nèi)部控制的敏感度較高，企業(yè)內(nèi)部控制的暢通性決定了企業(yè)會計(jì)信息化利用程度，只有內(nèi)部控制相對完善的企業(yè)才能清楚各個(gè)崗位、部門權(quán)責(zé)、管理目標(biāo)，才能保證會計(jì)信息順暢流動，以避免企業(yè)矛盾。二是內(nèi)部控制對會計(jì)信息化質(zhì)量產(chǎn)生影響，在企業(yè)會計(jì)信息化中，一方面內(nèi)部控制影響會計(jì)信息的收集、整理與運(yùn)用工作，直接影響會計(jì)信息準(zhǔn)確性；一方面內(nèi)部控制影響會計(jì)信息的安全性、可靠性，對會計(jì)信息化系統(tǒng)維護(hù)、發(fā)展也具有直接影響，如果內(nèi)部控制失效，可能會出現(xiàn)職業(yè)道德風(fēng)險(xiǎn)，直接影響企業(yè)會計(jì)信息化質(zhì)量。

二、會計(jì)信息化背景下JY公司內(nèi)部控制現(xiàn)狀

（一）JY公司內(nèi)部控制現(xiàn)狀 JY公司在國內(nèi)高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)中具有重要地位，該公司設(shè)有董事會、經(jīng)理層、監(jiān)事會等經(jīng)營管理層級，運(yùn)用集權(quán)管理方式，董事長、總經(jīng)理均由創(chuàng)始人擔(dān)任，JY公司內(nèi)部決策對董事長管理經(jīng)驗(yàn)密切相關(guān)。在新的市場環(huán)境下，JY公司不斷強(qiáng)化管理，制定了諸多完善JY公司管理的規(guī)章制度，但是董事長集權(quán)管理下，諸多部門、崗位決策被干預(yù)，引起JY公司管理職能重疊，制度執(zhí)行不力的問題也廣泛存在，導(dǎo)致JY公司內(nèi)部管理目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)。當(dāng)然，JY公司董事長嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度、踏實(shí)的工作方法等為內(nèi)部控制帶來了積極影響，同時(shí)JY公司還設(shè)計(jì)了相對權(quán)責(zé)明確的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，明確了各個(gè)部門、崗位分工，在一定程度上提升了公司內(nèi)部控制的效果，具體結(jié)構(gòu)如圖1所示。

圖1 JY公司組織結(jié)構(gòu)

從JY公司組織結(jié)構(gòu)圖可以看出當(dāng)前公司各個(gè)部門劃分相對清晰，但是各個(gè)部門工作職責(zé)的劃分還不明確，設(shè)立了相應(yīng)的人力資源部，但是該部門依然歸屬于行政部管理，實(shí)質(zhì)上是以二級部門存在的，并沒有實(shí)現(xiàn)職能分工。信息化技術(shù)部門依然屬于二級部門，在JY公司所處層級較低，缺乏自主進(jìn)行相關(guān)信息系統(tǒng)管理、維護(hù)的自主性，造成信息系統(tǒng)維護(hù)滯后。此外，JY公司授權(quán)管理程序也存在一定缺陷，雖然JY公司在發(fā)展過中不斷進(jìn)行權(quán)責(zé)明確，但依然存在一人身兼多職的問題，導(dǎo)致崗位權(quán)責(zé)交叉，多個(gè)不相容崗位職能相互分離。

（二）JY公司風(fēng)險(xiǎn)評估現(xiàn)狀 從企業(yè)內(nèi)部控制框架圖可以看出，風(fēng)險(xiǎn)評估在企業(yè)內(nèi)部控制中占重要地位，而企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)評估必然以會計(jì)信息為基礎(chǔ)，會計(jì)信息化對于提升風(fēng)險(xiǎn)評估的及時(shí)性、合理性與科學(xué)性有重要作用。從會計(jì)信息化的實(shí)質(zhì)可以看出，會計(jì)信息化將對JY公司相關(guān)業(yè)務(wù)信息進(jìn)行全面整理，形成系統(tǒng)的會計(jì)信息，內(nèi)部控制部門可以通過對這些會計(jì)信息的分析，及時(shí)作出風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告，為JY公司提供準(zhǔn)確的風(fēng)險(xiǎn)控制依據(jù)，提出應(yīng)對措施，保障JY公司市場經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。但是，JY公司風(fēng)險(xiǎn)評估依然存在一些缺陷，在JY公司業(yè)務(wù)操作過程中，還未設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)管理具體目標(biāo)，導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)評估的目標(biāo)性較弱，風(fēng)險(xiǎn)評估過程缺乏針對性；同時(shí)JY公司實(shí)施了會計(jì)信息化舉措，但是會計(jì)信息化系統(tǒng)中會計(jì)信息傳遞的科學(xué)機(jī)制并未形成，會計(jì)信息傳遞不暢，在風(fēng)險(xiǎn)評估中的作用并未得到全面發(fā)揮。此外，各個(gè)部門對會計(jì)信息運(yùn)用程度較低，對企業(yè)內(nèi)部控制中的風(fēng)險(xiǎn)評估運(yùn)用較少，風(fēng)險(xiǎn)評估大多依賴經(jīng)驗(yàn)積累，無法對JY公司所面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行準(zhǔn)確評估。

（三）JY公司風(fēng)險(xiǎn)控制現(xiàn)狀 從JY公司內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)來看，設(shè)立了審計(jì)部、財(cái)務(wù)部、戰(zhàn)略管理部等內(nèi)部控制部門，這些部門在JY公司內(nèi)部控制活動中扮演重要角色。從前文分析可以看出，JY公司部門、崗位職能交叉問題相對突出，導(dǎo)致內(nèi)部控制活動難以有效開展。在當(dāng)前內(nèi)部管理活動下，企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)控制中的行為存在很大差異，各個(gè)管理環(huán)節(jié)控制流暢性不足。與此同時(shí)，JY公司業(yè)務(wù)控制相對嚴(yán)格，如市場營銷費(fèi)用報(bào)銷流程復(fù)雜（如圖2），不論報(bào)銷費(fèi)用金額大小，均需要總經(jīng)理簽字認(rèn)可，手續(xù)繁瑣，效率低下。但是信息系統(tǒng)控制與維護(hù)中卻沒有嚴(yán)格的流程，會計(jì)信息化在控制活動中的作用較低。

圖2 JY公司市場營銷費(fèi)用報(bào)銷審核流程

（四）JY公司內(nèi)部信息溝通及監(jiān)督現(xiàn)狀 為了提升JY公司內(nèi)部控制效率，增強(qiáng)內(nèi)部控制力度，提升內(nèi)部控制在JY公司戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)中的作用。JY公司不斷強(qiáng)化內(nèi)部信息溝通及監(jiān)督力度，在一定程度上實(shí)現(xiàn)了JY公司內(nèi)部溝通流程、信息傳遞及時(shí)、監(jiān)督效果較高的目標(biāo)。但是JY公司依然還存在信息溝通不暢的問題，如JY公司財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)與倉儲部門管理系統(tǒng)分屬兩套系統(tǒng)，兩套系統(tǒng)信息難以通過信息化匯集，導(dǎo)致信息處理過程延滯，以致信息在公司內(nèi)部傳遞不暢。與此同時(shí)，JY公司內(nèi)部審計(jì)的職能還未完全發(fā)揮，忽視對JY公司整體市場風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督，JY公司當(dāng)前雖然設(shè)立了獨(dú)立內(nèi)部審計(jì)部門，但存在內(nèi)部審計(jì)人員綜合素質(zhì)較低，審計(jì)職能難以實(shí)現(xiàn)的問題。

三、會計(jì)信息化背景下JY企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化策略

從前文對JY企業(yè)內(nèi)部控制相關(guān)要素分析可以看出，JY公司內(nèi)部控制雖然有一定程度的改善，與會計(jì)信息化之間形成一定合力，但是依然存在諸多問題，因此有必要對JY公司內(nèi)部控制進(jìn)行優(yōu)化。

（一）JY公司內(nèi)部控制制度優(yōu)化策略 實(shí)踐表明，內(nèi)部控制對企業(yè)發(fā)展具有重要作用，特別是對企業(yè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)活動的進(jìn)行控制。在企業(yè)內(nèi)部控制中，必然通過優(yōu)化各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動內(nèi)部控制，完善各個(gè)業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程循環(huán)。從JY公司內(nèi)部控制現(xiàn)狀及業(yè)務(wù)活動來看，會計(jì)信息系統(tǒng)與倉儲管理信息系統(tǒng)之間的融合是影響JY公司內(nèi)部控制的關(guān)鍵，那么進(jìn)一步進(jìn)行信息系統(tǒng)融合，在JY公司形成系統(tǒng)的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)，使JY公司會計(jì)控制目標(biāo)可以順利實(shí)現(xiàn)，會計(jì)信息控制是JY公司內(nèi)部控制的核心，因此可以將JY公司內(nèi)部控制形成制度性文件，將其融入到內(nèi)部控制各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，形成更加科學(xué)合理的內(nèi)部控制體系，具體如圖3所示。

圖3 JY公司業(yè)務(wù)流程

會計(jì)信息化背景下JY公司內(nèi)部控制體系優(yōu)化，第一步是從總體層面進(jìn)行優(yōu)化，結(jié)合JY公司業(yè)務(wù)流程開展，制定相應(yīng)的總體內(nèi)部控制體系。首先，在JY公司傳統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)模式下，會計(jì)信息化系統(tǒng)屬于行政部管理，信息系統(tǒng)管理的獨(dú)立性不足，為實(shí)現(xiàn)會計(jì)信息化流暢性、及時(shí)性的目標(biāo)，必須進(jìn)一步提升信息部層級，設(shè)立二級管理部門。其次，進(jìn)一步明確JY公司人力資源部門職責(zé)，從傳統(tǒng)的人力資源管理中擺脫出來，形成新的人力資源管理目標(biāo)，包括人力資源崗位需求分析、崗位設(shè)計(jì)、崗位職責(zé)、績效考核制度、薪酬體系等的明確，嚴(yán)格相關(guān)崗位、部門人員管理制度，形成系統(tǒng)的人力資源管理體系，為內(nèi)部控制效率的提升奠定基礎(chǔ)。最后，進(jìn)一步增強(qiáng)審計(jì)部門獨(dú)立性，從JY公司內(nèi)部管理角度來看，審計(jì)部門屬于副總經(jīng)理1管理，結(jié)合JY公司內(nèi)部控制的需要，將其劃為由董事會直接管理的部門，降低其與會計(jì)部門職責(zé)的交叉，進(jìn)一步保持審計(jì)部門獨(dú)立性。

（二）JY公司業(yè)務(wù)流程內(nèi)部控制優(yōu)化策略 在傳統(tǒng)會計(jì)信息的審核流程下，JY公司各個(gè)部門都需要處理大量賬務(wù)不符的問題，各個(gè)部門信息傳遞延遲性、信息不對稱導(dǎo)致這種問題廣泛存在，但是實(shí)際上JY公司會計(jì)信息并不存在問題，該過程給JY公司帶來大量人力物力浪費(fèi)，也造成相關(guān)工作效率較低，因此必須進(jìn)一步加大信息技術(shù)系統(tǒng)運(yùn)用（如圖4），加快JY公司會計(jì)信息化進(jìn)程，進(jìn)一步提升工作效率。

圖4 JY公司信息共享優(yōu)化策略

JY公司為了實(shí)施會計(jì)信息共享策略，必須做好相應(yīng)的實(shí)施準(zhǔn)備，一是必須進(jìn)一步優(yōu)化JY公司財(cái)務(wù)部工作流程，在會計(jì)信息化進(jìn)程中，以會計(jì)業(yè)務(wù)部門流程優(yōu)化，使JY公司管理者及時(shí)掌握各個(gè)部門運(yùn)營信息，并做出科學(xué)決策，提升內(nèi)部控制效率。二是制定科學(xué)合理的實(shí)施策略，要從會計(jì)信息化傳遞效率較低、會計(jì)信息化相關(guān)賬務(wù)核對與匯總、管理流程改造等方面入手，提升會計(jì)信息系統(tǒng)各個(gè)環(huán)節(jié)的銜接效率。鑒于此，可以根據(jù)JY公司會計(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)流程進(jìn)一步展開優(yōu)化，在新的會計(jì)流程中，采購部在采購活動中不進(jìn)行票據(jù)傳遞及匯總，僅僅將這些數(shù)據(jù)錄入信息庫，采購部門根據(jù)信息庫自動生成相應(yīng)單據(jù)。同時(shí)JY公司各個(gè)生產(chǎn)部門票據(jù)由票據(jù)中心統(tǒng)一管理，對各個(gè)部門票據(jù)首付零延遲審核，提升票據(jù)工作效率，如圖5所示。

圖5 JY公司業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

（三）JY公司內(nèi)部監(jiān)督優(yōu)化策略 目前，JY公司會計(jì)信息化背景下的內(nèi)部監(jiān)督還存在諸多缺陷，在一定程度上影響了JY公司內(nèi)部控制的有效性，因此可以從如下幾個(gè)方面入手：一是完善會計(jì)信息化在JY公司內(nèi)部控制的規(guī)定，將會計(jì)信息系統(tǒng)在內(nèi)部控制中的運(yùn)用作為JY公司一項(xiàng)常規(guī)制度，形成系統(tǒng)性指導(dǎo)文件，以制度明確內(nèi)部控制中會計(jì)信息系統(tǒng)的使用、分析及反饋流程，以解決當(dāng)前內(nèi)部控制中會計(jì)信息系統(tǒng)運(yùn)用程度較低的問題。二是引入外部審計(jì)機(jī)構(gòu)，通過外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對內(nèi)部會計(jì)信息化系統(tǒng)的運(yùn)用機(jī)制進(jìn)行完善，逐漸形成JY公司內(nèi)部運(yùn)用機(jī)制，提升會計(jì)信息化在JY公司內(nèi)部控制使用的地位，發(fā)揮其在內(nèi)部監(jiān)督過程中的效率提升、科學(xué)性作用。三是借鑒國內(nèi)外企業(yè)內(nèi)部控制中會計(jì)信息系統(tǒng)的運(yùn)用經(jīng)驗(yàn)，建立統(tǒng)一的信息化管理系統(tǒng)，降低會計(jì)信息傳遞延滯問題，為JY公司內(nèi)部控制中的會計(jì)信息運(yùn)用奠定基礎(chǔ)。

［1］韓雪：《試論會計(jì)電算化教學(xué)的實(shí)際情況以及改善的策略》，《學(xué)周刊》2014年第10期。

［2］董麗芳：《會計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制探討》，《山西廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)》2009年第5期。