電子檔案管理存在的問題及對策研究

張瑜

[摘 要]現(xiàn)代信息技術(shù)給檔案管理方式帶來了創(chuàng)新，電子檔案管理彌補(bǔ)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的不足，具有極大的優(yōu)點(diǎn)和廣闊的發(fā)展?jié)摿?。但是電子檔案管理是新興事物，在發(fā)展過程中存在許多問題，本文就此展開分析，同時研究相應(yīng)的對策。

[關(guān)鍵詞]電子檔案管理；存在問題；對策研究；信息安全

今天檔案管理已經(jīng)進(jìn)入電子化和網(wǎng)絡(luò)化時代，檔案改變了紙質(zhì)形態(tài)，轉(zhuǎn)變?yōu)橐源?、電、光等介質(zhì)為載體的方式。電子檔案的優(yōu)點(diǎn)有：快速接收、歸檔信息，存儲密度大、實(shí)現(xiàn)多種信息媒體一體化、方便統(tǒng)一管理、資源共享等。但同時電子檔案管理信息容易被更改，數(shù)據(jù)容易丟失，存儲介質(zhì)材料易損，對計算機(jī)依賴較大。電子檔案管理是未來檔案管理的發(fā)展趨勢，因此必須及時解決存在的問題，找出有效解決對策，提高電子檔案管理的水平。

一、電子檔案管理中存在的問題

與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案出現(xiàn)的時間并不長，雖然其在儲存空間占用相關(guān)信息處理效率等方面有很大優(yōu)勢，但在對其認(rèn)識、利用中仍存在一些突出問題。

1.檔案管理觀念陳舊落后

很多單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度不夠，將檔案工作與保管性工作混同，認(rèn)為檔案管理不會影響單位實(shí)質(zhì)性發(fā)展。因此，他們對檔案工作不能及時關(guān)注和更新，對新出現(xiàn)的電子檔案管理方式缺乏正確認(rèn)識。部分檔案管理工作者的觀念陳舊，沒有及時調(diào)整管理思維，檔案管理理念比較封閉，制約了電子檔案的發(fā)展進(jìn)程。

2.檔案管理不規(guī)范

電子檔案對計算機(jī)系統(tǒng)依賴性強(qiáng)，電子檔案管理工作中規(guī)定了對重要系統(tǒng)、文件、數(shù)據(jù)信息進(jìn)行定期備份，但是缺乏具體操作性規(guī)范。電子檔案保存工作缺乏連續(xù)性和完整性，管理工作存在很多紕漏。目前的電子檔案存儲介質(zhì)主要是光盤、移動硬盤和U盤等，沒有進(jìn)行備份數(shù)據(jù)檔案登記管理，缺乏規(guī)范的放置措施，另外，計算機(jī)數(shù)據(jù)檔案沒有配套的避免拷貝技術(shù)，缺乏相應(yīng)的檢查機(jī)制。

3.忽視電子檔案管理安全

檔案管理工作者普遍忽視電子檔案安全性，沒有采取有效的安全防范措施。電子檔案依賴于計算機(jī)系統(tǒng)，因此電子信息在收發(fā)、保存、歸檔的過程中存在病毒入侵、被盜、泄密、被偽造和篡改等風(fēng)險。利用電子檔案的過程也存在安全隱患，因?yàn)殡娮訖n案和紙質(zhì)檔案比，更容易被修改和覆蓋，破壞電子檔案的原稿。

二、電子檔案管理改進(jìn)對策

1.制定電子檔案管理規(guī)范

電子檔案的每一個環(huán)節(jié)：建立、處理、歸檔、利用、保管、更新等，都存在信息的丟失或更改的隱患，為提高電子檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)電子文件管理的科學(xué)性，應(yīng)該制定相關(guān)的法律法規(guī)和管理規(guī)范，對單位、檔案員進(jìn)行約束，還要制定相關(guān)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保密驗(yàn)收的規(guī)范、計算機(jī)和軟件兼容性要求、密級電子文件的特殊管理規(guī)定等，更好地保障電子文件的原始性和真實(shí)度。

2.統(tǒng)一電子檔案管理軟件

建立規(guī)范的電子檔案接收數(shù)據(jù)格式，將檔案整理軟件進(jìn)行推廣和統(tǒng)一。首先由地方的檔案管理部門規(guī)定統(tǒng)一的電子文件模板，對電子文件和信息類型、格式進(jìn)行規(guī)范化處理，然后發(fā)放到各單位進(jìn)行參照。定期開展電子檔案培訓(xùn)工作，對檔案管理工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)和技術(shù)的繼續(xù)性教育，幫助他們進(jìn)行軟件更新，格式統(tǒng)一，使其熟練操作和管理。檔案管理部門也可以定期對各單位檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，委派專業(yè)技術(shù)人員幫助檔案管理人員發(fā)現(xiàn)工作的不足，找出解決措施，促進(jìn)統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案體系形成。

3.提高電子檔案的保存質(zhì)量

電子文件的生命包括“物理生命”和“信息生命”。電子檔案的存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性，存儲介質(zhì)易受磁場、溫度、濕度、細(xì)菌等因素影響，對電子文件“物理生命”的保護(hù)一是防磁，二是控制調(diào)節(jié)環(huán)境的溫濕度，三是防止機(jī)械損傷，四是注意環(huán)境衛(wèi)生。電子文件本身還易受到計算機(jī)病毒、電腦黑客的破壞，必須建造專用庫房、檔案柜存放電子檔案，配備專業(yè)電子檔案機(jī)房和較高的安全性的電腦設(shè)備，及時更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)電子檔案的保管，確保電子檔案的長期可讀性應(yīng)用。對電子文件“信息生命”的保護(hù)主要有防電腦病毒，控制網(wǎng)絡(luò)中電子文件系統(tǒng)的安全，備份處理，異處保存，及時更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實(shí)性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，以適用新的“生存環(huán)境”。

4.加強(qiáng)電子檔案的安全

（1）建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)。備份技術(shù)是針對電子檔案管理安全性隱患的重要技術(shù)手段，是必不可少的安全性措施。面對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全隱患，應(yīng)完善數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)，使計算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)發(fā)生安全性事故時，關(guān)鍵、重要的信息數(shù)據(jù)能有效恢復(fù)。

（2）要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理。通過驗(yàn)證用戶信息、輸入調(diào)閱口令和限制訪問、權(quán)限，安裝先進(jìn)的防毒殺毒軟件、建立防火墻來防止病毒和黑客對電子檔案的惡意破壞和篡改。

（3）對重要文件采用?！半p重“歸檔法。由于文件生效的主要標(biāo)志是簽署和印章，在現(xiàn)代技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性及易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。

5.提高檔案工作人員素質(zhì)

信息化進(jìn)程推進(jìn)了檔案管理的現(xiàn)代化，為檔案管理人員提出新的課題。工作人員必須提高自己的計算機(jī)技術(shù)水平，增強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理專業(yè)修養(yǎng)，熟練操作多媒體文件，掌握電子文件歸檔方法。能有效識別網(wǎng)絡(luò)電子文件操作者，對其進(jìn)行權(quán)限控制。單位應(yīng)引進(jìn)高端檔案管理人才，讓他們兼具檔案管理業(yè)務(wù)和計算機(jī)技術(shù)。

綜上所述，檔案管理工作者應(yīng)準(zhǔn)確把握時代脈搏，積極尋找電子檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，提高自身管理水平，學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，針對性的解決本單位電子檔案管理中存在的問題，尋找積極有效的對策，促進(jìn)電子檔案管理走上一個新臺階，適應(yīng)不斷變化發(fā)展的社會需要。

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