如何提高檔案管理人員的工作水平

[摘 要]從改革開(kāi)放到現(xiàn)在，國(guó)民經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，科技的更新，檔案成為傳承歷史的載體，檔案的管理工作越來(lái)越重要。21世紀(jì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展沖擊著各種傳統(tǒng)行業(yè)，全球掀起了信息化的浪潮，社會(huì)各個(gè)行業(yè)發(fā)生了天翻地覆的變化，檔案管理工作正走向電子化、數(shù)字化。陳舊的檔案管理方法已經(jīng)不在適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理也引用了電腦化的管理。檔案管理由傳統(tǒng)的手工操作編輯管理過(guò)渡到了現(xiàn)代化管理，這對(duì)于檔案管理人員提出了更高要求。因此，本文將淺析提高檔案管理人員水平的重要性，以及如何提高檔案管理人員的工作水平。

[關(guān)鍵詞]檔案管理人員；工作水平；素質(zhì)；檔案管理工作

引言

檔案有傳承歷史和各種只是的作用，它是社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)記錄，是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是社會(huì)的財(cái)富。檔案管理工作是國(guó)家的一項(xiàng)重要工作。檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的歷史記錄，檔案以其記錄性和原始性集于一體的特點(diǎn)區(qū)別于一般的歷史遺物。使用科學(xué)的方法管理檔案，保護(hù)檔案的歷史性和安全性，為以后開(kāi)展工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，同時(shí)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策也會(huì)起到不可磨滅的作用。隨著社會(huì)的進(jìn)步和科技的發(fā)展，對(duì)于檔案的工作內(nèi)容和管理方式發(fā)生著極大變化。新形勢(shì)下，對(duì)于檔案管理人員提出了更高要求。檔案管理人員的工作水平對(duì)于檔案管理工作起著重要作用，也是檔案事業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定、健康發(fā)展的重要保證。如何提高檔案管理人員的素質(zhì)和工作水平，在檔案管理中是非常重要的問(wèn)題，也關(guān)系到人們的檔案意識(shí)。筆者認(rèn)為在檔案管理中起著決定作用的是人的管理思想和管理水平，有什么樣的管理思想就決定有什么樣的管理水平，檔案保管條件的改善，只是檔案管理工作的物質(zhì)改善，但不起決定性困素。因此為了提高檔案管理水平，首先我們要提高檔案管理人員的思想。下面，筆者就簡(jiǎn)單提出提高檔案管理人員工作水平的幾點(diǎn)方法。

一、檔案管理人員應(yīng)具備的基本素養(yǎng)

（一）檔案管理人員的政治素養(yǎng)

（1）檔案管理工作是一樣政治性很強(qiáng)的工作，這就要求檔案管理人員檔案管理人員除了應(yīng)具備一般管理干部的素質(zhì)之外，還必須具備與檔案管理工作的性質(zhì)、任務(wù)相對(duì)應(yīng)的更高、更嚴(yán)的要求的政治素養(yǎng)。檔案管理人員的政治素養(yǎng)是檔案管理人員應(yīng)具備的基本素養(yǎng)，政治素養(yǎng)是社會(huì)各類工作人員所應(yīng)共同具備的基本素養(yǎng)。即堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則熱愛(ài)中國(guó)共產(chǎn)黨，熱愛(ài)社會(huì)主義，熱愛(ài)祖國(guó)和人民，堅(jiān)決執(zhí)行黨和國(guó)家的各項(xiàng)法律和各項(xiàng)方針政策，講道德，守紀(jì)律，不為名，不為利，不計(jì)較個(gè)人利益，有獻(xiàn)身精神。由于檔案工作具有一定的機(jī)密性和較強(qiáng)的政治性，為了保護(hù)國(guó)家檔案的安全性，檔案管理人員尤應(yīng)具備守口如瓶、嚴(yán)守國(guó)家秘密的政治素質(zhì)。由于檔案管理工作是一項(xiàng)以服務(wù)為主的工作，檔案管理人員還應(yīng)具備良好的為人民服務(wù)的精神。

（2）檔案管理人員的基本素養(yǎng)是政治素養(yǎng)，檔案管理人員在具備基本素養(yǎng)的同時(shí)還應(yīng)該安心本職工作，熱愛(ài)檔案事業(yè)，有較強(qiáng)的事業(yè)心，熟悉黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)法規(guī)和方針政策，熟悉上級(jí)檔案行政管理部門(mén)的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，熟悉自己所從事的業(yè)務(wù)工作；能把檔案專業(yè)法規(guī)、政策和檔案專業(yè)基本知識(shí)以及其他專業(yè)知識(shí)靈活運(yùn)用于自己的工作實(shí)際，熟練完成自己的業(yè)務(wù)工作。由于現(xiàn)在傳統(tǒng)的手工管理檔案正被先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)管理所取代，檔案管理人員還應(yīng)熟悉使用計(jì)算機(jī)技術(shù)。

（二）檔案管理人員的敬業(yè)精神

作為一名檔案管理人員同時(shí)應(yīng)具備高度的敬業(yè)精神，以高度的責(zé)任感和強(qiáng)烈的事業(yè)心來(lái)對(duì)待自己的工作，做到干一行愛(ài)一行，遵守職業(yè)道德規(guī)范，兢兢業(yè)業(yè)、恪盡職守，全神貫注地投入到自己的檔案整理工作當(dāng)中去。在工作過(guò)程中，要時(shí)刻牢記自己的使命感，既要保證速度，同時(shí)要注重任務(wù)完成的質(zhì)量和效益，謹(jǐn)慎、完整地、按部就班地完成每一項(xiàng)工作，真正做到有條不紊。

從檔案管理工作本身的性質(zhì)特點(diǎn)考慮，其具有單調(diào)、枯燥的特性，作為檔案管理人員要擁有常人所沒(méi)有的耐心和毅力，才能堅(jiān)持工作。不能因工作平凡、普通而失去努力的動(dòng)力，不能因工作收入微薄而經(jīng)受不住清苦放棄現(xiàn)有職業(yè)，我們要做的是一直堅(jiān)守在自己的崗位上，默默無(wú)聞地奉獻(xiàn)著自己的力量，只有時(shí)常保持樂(lè)觀、積極心態(tài)的人，才能在平凡中創(chuàng)造出驚人的不平凡。

（三）檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理人員不同于一般工作人員，擁有本行業(yè)內(nèi)部特有的專業(yè)要求，需要管理人員擁有從事業(yè)務(wù)檔案所要求的基本業(yè)務(wù)素質(zhì)，它是保證完成檔案管理工作最基本的要求。沒(méi)有這項(xiàng)素質(zhì)的工作人員好比沒(méi)有金剛鉆，就不要攬那個(gè)瓷器活。

因此，作為檔案管理工作人員，首先應(yīng)該熟悉黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作下發(fā)的各項(xiàng)法律法規(guī)和方針政策，了解當(dāng)今國(guó)家對(duì)于檔案管理的方向和背景，才能有的放矢。其次，員工要熟悉自己所從事的檔案管理業(yè)務(wù)工作，熟悉各項(xiàng)工作流程，掌握工作要求和具體注意事項(xiàng)等相關(guān)細(xì)節(jié)；掌握與檔案有關(guān)的基礎(chǔ)理論知識(shí)，包括檔案管理技術(shù)、檔案管理方法、檔案信息資源利用、檔案信息資源開(kāi)發(fā)、檔案管理基礎(chǔ)原理等。

（四）檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)守機(jī)密

檔案工作從性質(zhì)上具有政治性，其中資料信息記載著黨和國(guó)家在內(nèi)的各種機(jī)密，這就內(nèi)在地要求檔案管理人員必須保守秘密，嚴(yán)格遵守國(guó)家規(guī)定的《檔案法》、《保密法》等，認(rèn)真執(zhí)行其中的法律條文規(guī)定，以防止檔案內(nèi)容泄露，被不法分子利用篡改、傳播等不法手段，對(duì)國(guó)家信息安全造成嚴(yán)重威脅。

這就要求相關(guān)部門(mén)盡量完善各種規(guī)章制度，結(jié)合檔案所的實(shí)際情況和員工個(gè)人特點(diǎn)，從檔案資料的收集、檔案資料的整理、檔案資料的分析、檔案資料的審核、檔案資料的傳送、檔案資料的借閱等環(huán)節(jié)上嚴(yán)格分工，確保每個(gè)環(huán)節(jié)有專人負(fù)責(zé)，使個(gè)人各司其職、各盡其責(zé)；一旦發(fā)生安全事故將有責(zé)任人可以追究查詢。同時(shí)加強(qiáng)了檔案管理工作的保密安全性，提高了工作人員的工作責(zé)任意識(shí)，提高了警惕。

二、領(lǐng)導(dǎo)重視是提高檔案管理人員水平的關(guān)鍵

檔案管理工作是我們黨和國(guó)家非常重要的一項(xiàng)工作，當(dāng)今社會(huì)大部分人認(rèn)為檔案工作只是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、保管的事務(wù)性工作，輕視檔案工作。，忽視檔案工作已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在管理方面的需求。這種思想對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生了消極影響。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展工作離不開(kāi)檔案管理，而檔案管理工作的好壞也離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的重視，會(huì)從計(jì)算機(jī)技術(shù)、檔案管理人員培訓(xùn)、購(gòu)置空調(diào)、除濕機(jī)，消毒柜、防磁柜、溫濕度自動(dòng)調(diào)控儀、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、刻錄機(jī)全套設(shè)備，安裝防火、防光窗簾，防盜、防鼠、軟硬件設(shè)備等各個(gè)方面提供便利的條件，由于領(lǐng)導(dǎo)的重視，檔案管理人員的工作也會(huì)好開(kāi)展，與其他部門(mén)同事之間的交流會(huì)增多，便于與其他部門(mén)開(kāi)展合作，會(huì)形成良好的重視檔案管理之風(fēng)。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視，會(huì)提高檔案管理人員的工作水平，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。對(duì)于檔案管理人員，領(lǐng)導(dǎo)的重視會(huì)通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方式提高檔案管理人員的素質(zhì)，通過(guò)學(xué)生分配、社會(huì)招聘等多種渠道積極吸引高層次檔案專業(yè)管理人才，為檔案管理工作補(bǔ)充高素質(zhì)人才；領(lǐng)導(dǎo)的重視會(huì)三是穩(wěn)從維護(hù)檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益考慮，關(guān)心愛(ài)護(hù)檔案管理人員，切實(shí)解決他們的實(shí)際在政策方面，把檔案管理工作納入本單位的工作規(guī)劃，不斷建立健全和完善各項(xiàng)規(guī)章制度。

三、完善檔案人員考試制度，完善管理人員考核制度

公務(wù)員考試是我國(guó)第一大考，也是進(jìn)入政府機(jī)構(gòu)的唯一途徑，公開(kāi)招考的檔案管理人員是我國(guó)人事制度的重大改革，也是提高檔案管理人員水平的有效途徑。我們要把好入口關(guān)，公開(kāi)招考檔案管理人員要貫徹公平、公正、公開(kāi)、平等競(jìng)爭(zhēng)的原則，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員招考的科學(xué)性和公正性。要擴(kuò)大考試錄用范圍設(shè)立科學(xué)的考試內(nèi)容。完善檔案管理人員考核制度，建立健全各項(xiàng)考試錄用規(guī)章制度。要制定科學(xué)有效的檔案管理人員考核制度，量化考核標(biāo)準(zhǔn)，定時(shí)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核測(cè)評(píng)。根據(jù)檔案管理人員職位等級(jí)的不同，進(jìn)行不同層次的考核，實(shí)行定量測(cè)評(píng)不經(jīng)能提高考核科學(xué)性，考核效率也能得到提高。其次還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)考核隊(duì)伍的監(jiān)督。1996年《檔案法》頒布，任何單位都應(yīng)加強(qiáng)對(duì)《檔案法》的學(xué)習(xí)，并根據(jù)檔案法管理檔案，檔案管理人員必須遵守檔案法，嚴(yán)格執(zhí)法，依法治檔。檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)于國(guó)家企業(yè)的重要性，檔案從建立之初就凝聚著檔案管理人員心血和汗水。在職檔案人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，結(jié)合實(shí)踐來(lái)管理檔案。

任何機(jī)構(gòu)都要由完善的考核制度，才能得到規(guī)范化管理，適當(dāng)引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制才能有效激勵(lì)員工，使他們?yōu)榱颂岣咦约旱乃胶退刭|(zhì)而堅(jiān)持不懈的學(xué)習(xí)，才能加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè)。

四、開(kāi)拓視野，加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)培養(yǎng)

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都在發(fā)生著深刻的變革，需要我們時(shí)刻用發(fā)展的眼光去看待周圍的一切，而不能局限在過(guò)去而停滯不前。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，他們的視野需要不斷拓寬，不能只關(guān)注本單位的事件和現(xiàn)象，會(huì)變成井底之蛙。而應(yīng)該將目光放長(zhǎng)遠(yuǎn)，縱觀當(dāng)今世界和社會(huì)上發(fā)生的熱點(diǎn)新聞事件，分析國(guó)內(nèi)外形勢(shì)，把自身融入這個(gè)日新月異的大潮流中，隨著時(shí)代的發(fā)展而進(jìn)步。

盡管檔案管理的內(nèi)容是硬性規(guī)定、不可變更的，但是工作人員對(duì)檔案管理工作的組織方式是應(yīng)該隨著時(shí)代的變遷和社會(huì)的進(jìn)步而不斷創(chuàng)新的。努力引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)的檔案管理藝術(shù)和技藝，幫助員工樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)和理念；提高員工的文字表達(dá)能力，熟練掌握調(diào)查研究、理論總結(jié)、等相關(guān)內(nèi)容；提高員工的組織協(xié)調(diào)能力，學(xué)會(huì)協(xié)調(diào)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)之間的關(guān)系，妥善處理同事之間的相處人際，及時(shí)得到各部門(mén)的檔案資料信息；提高員工的現(xiàn)代管理領(lǐng)導(dǎo)能力，熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)編程、復(fù)印縮印技術(shù)等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)知識(shí)和技術(shù)操作流程，能夠把網(wǎng)上的檔案資源合理整理利用、編纂，為讀者提供更加方便、快捷的服務(wù)。

五、總結(jié)

隨著我國(guó)改革開(kāi)放的深入發(fā)展，科技的進(jìn)步，國(guó)家對(duì)于檔案的重視，檔案管理越來(lái)越現(xiàn)代化，同時(shí)對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的要求，水平的要求都越來(lái)越高。因?yàn)闄n案管理工作的優(yōu)劣是有檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力以及水平?jīng)Q定的，檔案管理人員不應(yīng)固步自封，要隨著時(shí)代的發(fā)展，不斷提高自身的知識(shí)儲(chǔ)備。黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人也應(yīng)該更加關(guān)注檔案管理對(duì)于國(guó)家的重要意義，建立健全檔案管理法。使檔案管理工作有法可依，要用規(guī)章制度來(lái)約束檔案管理人員行為，依法治檔，要及時(shí)查找檔案管理相關(guān)制度中的問(wèn)題與漏洞，不斷加以完善，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的深入學(xué)習(xí)與深刻理解，從而保證檔案信息的妥善管理與正確使用。檔案管理工作對(duì)于社會(huì)有著重要的作用，我們黨和國(guó)家關(guān)注和重視檔案管理工作是十分必要的，檔案是一個(gè)國(guó)家的另一種財(cái)富，我們要守住這種財(cái)富，就要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，培養(yǎng)檔案管理人員素質(zhì)的提高，工作方法的進(jìn)步。

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項(xiàng)目支持：楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院院級(jí)項(xiàng)目“陜西省農(nóng)民專業(yè)合作社檔案規(guī)范化管理模式研究”（編號(hào)：A2014037）的研究成果

作者簡(jiǎn)介：甘秋歌（1979-），女，陜西武功人，館員，現(xiàn)主要從事人事檔案管理。