高校評估中教學(xué)檔案管理的重要性及工作創(chuàng)新

田紹敏

[摘 要]以高校評估為切入點(diǎn)，論述了教學(xué)檔案在高校評估中的作用，高校評估與高校檔案管理是一種相輔相成、互為基礎(chǔ)、相互促進(jìn)的關(guān)系，高校檔案是高校評估的基礎(chǔ)和支撐，高校評估促進(jìn)高校檔案建設(shè)。搞好教學(xué)檔案管理首先要重視教學(xué)檔案管理工作；其次要完善教學(xué)檔案管理工作.只有對傳統(tǒng)檔案工作從觀念和管理方式方法方面進(jìn)行創(chuàng)新，才能適應(yīng)高校評估的需要。

[關(guān)鍵詞]高校評估；教學(xué)檔案；創(chuàng)新

針對檔案在服務(wù)高校評估中呈現(xiàn)的一些問題，從分析教學(xué)檔案與“評估”之間的相互作用入手，論述了做好高校檔案管理工作的重要性，提出了加強(qiáng)高校檔案管理工作的新思路。

一、高校評估中教學(xué)檔案的重要性

高校教學(xué)評估是國家行政部門對高校實(shí)行監(jiān)督和考核的主要形式，是國家判定一所高校是否合格以及選定重點(diǎn)高校重點(diǎn)學(xué)科的重要依據(jù)，也是高校完善教學(xué)設(shè)施，提高教學(xué)質(zhì)量，提升辦學(xué)水平和管理水平的巨大動力。可以說，收集齊全完整、整理科學(xué)規(guī)范的檔案材料在評估中起著舉足輕重的作用。

1.高校教學(xué)檔案是高校評估的基礎(chǔ)和支撐。

評估專家獲取受評高校信息的途徑有兩條。一是獲取按評估指標(biāo)體系整理、匯編的背景材料和支撐材料。這些材料大多來自系部教學(xué)部門檔案。二是通過調(diào)查訪問、現(xiàn)場聽課、聽取匯報(bào)、民意測評等形式直接收集評估信息，但由于受時(shí)間、人為因素的影響，此種途徑獲得的信息可能只是反映局部、暫時(shí)的表面現(xiàn)象。有些內(nèi)容的評價(jià)單憑直觀的現(xiàn)場考察、座談、走訪是無法了解高校全貌的，最終都要以高校各級檔案部門提供的原始材料為依據(jù)。高校檔案是評估專家對受評高校作出符合實(shí)際評價(jià)的原始依據(jù)，評估專家進(jìn)?？疾煸u估，除了看到聽到的現(xiàn)實(shí)情況外，大部分時(shí)間都是通過審閱自評報(bào)告和查閱各種檔案資料來了解受評高校的情況，如果檔案材料充實(shí)而完善達(dá)到真實(shí)性和完整性的統(tǒng)一，再輔之以調(diào)查、走訪、民意測驗(yàn)等就可以對教學(xué)管理水平作出準(zhǔn)確的評價(jià)，反之一些單位不注意平時(shí)檔案材料的積累，檔案材料不完整、不齊全、那么就會影響評估結(jié)果。

2.高校評估促進(jìn)高校教學(xué)檔案建設(shè)

高校評估極大地提高了人們的檔案意識，增強(qiáng)了檔案工作的責(zé)任感，高校評估的結(jié)果直接關(guān)系到高校的前途和命運(yùn)，關(guān)系到高校的社會聲譽(yù)和社會地位，關(guān)系到高校未來的發(fā)展，關(guān)系到廣大師生員工的切身利益，而影響高校評估結(jié)果的直接因素是高校檔案。高校評估推動了高校檔案工作的科學(xué)化、制度化和規(guī)范化，高校檔案在評估中的全面亮相既有助于檢閱高校檔案工作的成就，更便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案工作的不足，從而制訂相應(yīng)的規(guī)章制度、規(guī)范，促進(jìn)檔案工作不斷向科學(xué)化、制度化和規(guī)范化的目標(biāo)邁進(jìn)。其中，高校評估更加快了高校檔案工作信息化進(jìn)程，各校需要在較短的時(shí)間內(nèi)向評估專家提供大量的關(guān)于教學(xué)、科研、黨政管理等方面的支撐材料，受評高校如果還是使用傳統(tǒng)的管理和服務(wù)模式就不能進(jìn)行快捷高效的檢索和及時(shí)調(diào)用各種檔案資料，影響評估專家的正常工作，也會給受評高校的評估結(jié)果帶來不利影響。因此，只有加快高校檔案工作信息化建設(shè)的步伐，才能適應(yīng)高校評估工作的需要。

二、高校檔案工作創(chuàng)新首先必須是的創(chuàng)新。

1.檔案工作創(chuàng)新務(wù)必是工作方式、方法上創(chuàng)新。工作方式、方法創(chuàng)新就是檔案工作要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，由原來單純的檔案實(shí)體管理模式轉(zhuǎn)為以信息管理為主的信息化管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理以及檔案工作的信息化。具體就是實(shí)現(xiàn)檔案工作的“三化”。即檔案工作的現(xiàn)代化、檔案資源的數(shù)字化、以及檔案服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化。只有這樣，才能提高檔案工作的效率，才能提高檔案工作的水平與質(zhì)量，才能體現(xiàn)檔案工作的價(jià)值，從而提高全員檔案工作意識和責(zé)任心，為檔案工作的科學(xué)發(fā)展創(chuàng)造基礎(chǔ)。

2.檔案工作的現(xiàn)代化：檔案工作的現(xiàn)代化，就是實(shí)現(xiàn)檔案辦公的自動化、程序化。在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的過程中，一要確保信息系統(tǒng)功能的完善強(qiáng)大，將檔案工作全部管理環(huán)節(jié)都考慮進(jìn)去，實(shí)現(xiàn)辦公的自動化、程序化，提高工作效率，將檔案管理人員從原先檔案實(shí)體管理中繁瑣的重復(fù)體力勞動中解放出來，專心做好檔案信息管理和開發(fā)。二要重視和加強(qiáng)對文書管理工作實(shí)行前端控制，在其形成之初就介入檔案管理，實(shí)施對其全程跟蹤管理，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。

3.檔案資源的數(shù)字化：檔案資源數(shù)字化是檔案工作現(xiàn)代化的前提、基礎(chǔ)。在高校檔案資源數(shù)字化過程中會遇到一個(gè)問題：原先歸檔的紙質(zhì)檔案怎么實(shí)現(xiàn)數(shù)字化？比較便捷的方法就是委托專業(yè)的掃描公司，集中力量把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字文件。這需要花費(fèi)一定的資金，但相對于檔案的數(shù)字化利用而言，付出是值得的。此外，在檔案數(shù)字資源的建設(shè)中，尤其要重視和加強(qiáng)對諸如OA等各業(yè)務(wù)辦公系統(tǒng)產(chǎn)生的現(xiàn)行電子文件的捕獲、轉(zhuǎn)化、轉(zhuǎn)換方面的研究，使這些數(shù)字文件直接轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，避免重蹈再從紙質(zhì)檔案掃描為數(shù)字檔案的覆轍，解決“增量”檔案的數(shù)字化問題，進(jìn)一步豐富、完善檔案數(shù)字資源。

4.檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化：檔案服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化，能最大限度方便利用者，使利用者能不分時(shí)間、地點(diǎn)最大限度獲取所需服務(wù)，是當(dāng)前檔案工作服務(wù)方式的發(fā)展方向，可采取下列三種方式進(jìn)行服務(wù)。

網(wǎng)上閱覽。對已公開無限制要求的檔案信息，檔案信息系統(tǒng)應(yīng)建立外部檔案利用平臺，用戶可以通過互聯(lián)網(wǎng)訪問檔案信息系統(tǒng)獲取檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程利用。

內(nèi)部主頁。對于設(shè)置了查詢限制的檔案信息，師生可根據(jù)各自的查詢權(quán)限，通過學(xué)校的內(nèi)部主頁登陸檔案信息系統(tǒng)獲得權(quán)限范圍內(nèi)檔案的全文信息。

現(xiàn)行電子文件自助閱覽室。對于現(xiàn)行電子文件，可根據(jù)辦公區(qū)域分布和服務(wù)半徑設(shè)立相應(yīng)的自助電子閱覽室，用戶可根據(jù)自己的授權(quán)通過電子閱覽專用計(jì)算機(jī)自助獲得相關(guān)領(lǐng)域的最新現(xiàn)行電子文件查閱。

參考文獻(xiàn)：

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