淺談事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理

王玲

[摘 要]本文從分析事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)狀出發(fā)，闡述了事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的必要性，并針對事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理工作中存在的不足，在提高事業(yè)單位對文書檔案規(guī)范化管理的意識、創(chuàng)新文書檔案管理的模式以及完善文書檔案管理的制度等方面提出了加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的策略。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；文書檔案；規(guī)范管理；自動(dòng)化

1.引言

隨著我國對事業(yè)單位改革工作越來越重視，在文書檔案管理工作中對事業(yè)單位也有了越來越高的要求。文書檔案記載著事業(yè)單位工作開展的過程和單位的發(fā)展歷程，同時(shí)可以為事業(yè)單位的重要決策提供參考信息。要想最大程度的發(fā)揮文書檔案的作用，首先就要對文書檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，這樣才能更好的對事業(yè)單位的工作進(jìn)行更好的管理，并對事業(yè)單位的工作進(jìn)行監(jiān)督，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

2.事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)狀

事業(yè)單位落實(shí)對文書檔案規(guī)范化管理的工作，制訂了文書檔案的管理制度，并按照管理制度的內(nèi)容落實(shí)實(shí)施對文書檔案的管理。但是當(dāng)前事業(yè)單位對文書檔案管理工作的重視依然不夠，而且文書檔案管理制度不夠規(guī)范，管理模式相對比較落后。

2.1缺乏對文書檔案規(guī)范管理的重視

事業(yè)單位沒有意識到對文書檔案規(guī)范管理的意義，認(rèn)為文書檔案管理工作僅僅是對一些檔案進(jìn)行保存，與事業(yè)單位的發(fā)展沒有必要的聯(lián)系，因此，缺乏對文書檔案規(guī)范管理的重視，雖然實(shí)施對文書檔案的管理，但是在管理的過程中僅僅是將文書檔案進(jìn)行收集、分類和保存等，并沒有發(fā)揮文書檔案管理工作的作用，導(dǎo)致在文書檔案規(guī)范化管理的工作中人力和物力投入的不足，不能實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化和合理化，不能保證事業(yè)單位文書檔案的完整性。

2.2文書檔案管理制度不夠規(guī)范

雖然部分事業(yè)單位已經(jīng)建立文書檔案管理制度，并且將文書檔案管理制度落實(shí)實(shí)施，按照管理制度的內(nèi)容對文書檔案進(jìn)行分類和管理。但是現(xiàn)有的文書檔案管理制度還缺乏一定的規(guī)范性。譬如：文書檔案的分類不夠明確，沒有將不同工作性質(zhì)和不同時(shí)間的文書檔案分開管理和存放，而是將所有的文書檔案放在一起進(jìn)行統(tǒng)一的管理，這樣為后期文書檔案的查找?guī)硪欢ǖ睦щy；沒有為文書檔案生成相應(yīng)的目錄，不能為文書檔案的查找提供便利。

2.3文書檔案管理模式落后

目前，事業(yè)單位對文書檔案管理的管理模式還比較落后，近幾年隨著科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域和各個(gè)行業(yè)，但是針對于事業(yè)單位的文書檔案管理工作并沒有完全的實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和科學(xué)化。部分事業(yè)單位還用已經(jīng)淘汰的技術(shù)設(shè)計(jì)的文書檔案管理軟件對文書檔案進(jìn)行管理，而且所使用的文書檔案管理軟件并不適合相應(yīng)的事業(yè)單位實(shí)際情況，甚至還存在一部分事業(yè)單位對文書檔案的管理模式依然是人工管理的模式，這樣文書檔案具有一定的封閉性，不能夠?qū)崿F(xiàn)文檔數(shù)據(jù)的共享，而且不能夠保證檔案信息的準(zhǔn)確性和保存的持久性，制約著事業(yè)單位工作的開展和事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

3.事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的必要性

文書檔案規(guī)范化管理對事業(yè)單位有著重要的影響，可以記錄事業(yè)單位的發(fā)展歷程，同時(shí)通過文書檔案的管理可以提高事業(yè)單位的工作效率，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

3.1有助于提高事業(yè)單位的工作效率

事業(yè)單位文書檔案可以記載事業(yè)單位一切工作與活動(dòng)，通過查閱文書檔案可以了解事業(yè)單位各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人員以及工作情況等內(nèi)容，這也為事業(yè)單位中工作人員的晉升和評優(yōu)提供有效的憑證，這樣各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人員就會(huì)重視分配的每一項(xiàng)任務(wù)，并且會(huì)努力、負(fù)責(zé)的去完成，雖然對文書檔案進(jìn)行規(guī)范管理增加了一定的工作任務(wù)，但是文書檔案規(guī)范化管理實(shí)施長久以來會(huì)大大的提高工作效率。

3.2有利于促進(jìn)事業(yè)單位穩(wěn)定的發(fā)展

隨著市場經(jīng)濟(jì)體系的一體化和多樣化，事業(yè)單位的發(fā)展也倍受關(guān)注，為了保證事業(yè)單位更好的發(fā)展，就要實(shí)踐對文書檔案的管理，記錄事業(yè)單位的發(fā)展歷程。為事業(yè)單位的工作項(xiàng)目提供查詢的途徑，可以根據(jù)需要查詢歷史的文書檔案信息。

4.加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的策略

為了發(fā)揮文書檔案管理對事業(yè)單位的重要作用，就要對當(dāng)前事業(yè)單位文書檔案管理工作中存在的不足進(jìn)行完善和創(chuàng)新，開辟新的文書檔案管理的制度與模式，促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

4.1提高事業(yè)單位對文書檔案規(guī)范化管理的意識

首先要提高各個(gè)事業(yè)單位對文書檔案管理規(guī)范化的意識，使得文書檔案管理得到事業(yè)單位工作人員的重視，事業(yè)單位可以通過多種途徑讓工作人員了解到文書檔案規(guī)范化管理對事業(yè)單位發(fā)展的影響。從而將事業(yè)單位中各個(gè)部門的文書檔案管理工作進(jìn)行落實(shí)實(shí)施，實(shí)現(xiàn)對事業(yè)單位的發(fā)展歷程進(jìn)行完整的記錄，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

4.2創(chuàng)新文書檔案管理的模式

對傳統(tǒng)的人工管理文書檔案的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，充分的利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，將計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)引入到文書檔案管理的工作中，提高文書檔案的管理效率，加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理的建設(shè)，推進(jìn)事業(yè)單位文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，通過文書檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)對文書檔案的存儲，并提供歷史檔案查詢的接口，提高文書檔案信息的準(zhǔn)確性和存儲的持久性，確保文書檔案管理模式符合當(dāng)代科技的發(fā)展方向。

4.3完善文書檔案管理的制度

在加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理建設(shè)的過程中，要進(jìn)一步完善文書檔案管理的制度，根據(jù)事業(yè)單位的具體情況彌補(bǔ)當(dāng)前文書檔案管理制度存在的不足。同時(shí)要提高文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，提升其管理能力，定期的對文書檔案管理人員展開專業(yè)技能培訓(xùn)，加強(qiáng)對文書檔案的保密意識，促使文書檔案管理走向規(guī)范化，確保文書檔案管理工作的順利展開。

參考文獻(xiàn)：

[1]李劍峰.新形勢下如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作的思考[J].赤子（上中旬），2014（17）：103-105.