關(guān)于做好檔案保密工作的幾點(diǎn)思考

孫桂芝

[摘 要]檔案工作涉及到檔案的多方面管理，其中檔案保密是檔案工作的一項重要內(nèi)容。做好檔案的保密工作需要對檔案進(jìn)行分類，明確不同類別檔案的保密期限，從強(qiáng)化檔案工作人員責(zé)任意識、加強(qiáng)庫房管理、優(yōu)化檔案分類等方面來保障檔案保密工作。

[關(guān)鍵詞]檔案工作；保密管理；責(zé)任意識

1.引言

在檔案工作中，相關(guān)工作人員往往側(cè)重于檔案資料的整理和分類，對于檔案保密有時不太注重。由于管理的松懈，導(dǎo)致失泄密事件發(fā)生的例子并不在少數(shù)。為此，如何加強(qiáng)檔案工作的保密管理成為相關(guān)從業(yè)人員需要重視的問題。本文結(jié)合自身工作實踐經(jīng)驗，粗淺的談?wù)剻n案工作的保密，以期為該領(lǐng)域相關(guān)人員的實際工作提供一定的參考借鑒。

2.做好檔案保密工作的幾點(diǎn)意見

2.1提高認(rèn)識，明確檔案保管期限與保密期限的不同

檔案管理工作中，明確保密期限是做好檔案保密的重要基礎(chǔ)，明確保密期限才能確保檔案在保密期限內(nèi)得到很好的保管。然而，在檔案工作中，對檔案保管期限與保密期限的區(qū)別認(rèn)識不夠明確，往往導(dǎo)致保密期與保管期限的混同，以至于保密期限內(nèi)檔案保密的松懈，從而發(fā)生泄密事件。為此，檔案工作中，必須提高認(rèn)識，明確檔案保管期限與保密期限的不同。確定保管期限，就是要根據(jù)檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，對檔案進(jìn)行正確的分析和鑒別，在此基礎(chǔ)上，結(jié)合本單位的實際情況和對檔案資料的需求，本著為社會、為國家積累歷史文化財富的思想，對檔案的保存價值進(jìn)行合理分析與科學(xué)評價，從而確定檔案的保管期限，以供所需。

檔案保密期限是根據(jù)國家秘密事項在一定時間內(nèi)，一旦出現(xiàn)泄密問題，會給國家?guī)戆踩矫婊蛘呃娣矫娴奈：?，由此來確定的時限。確定檔案保密期限的主要目的是對檔案資料，檔案秘密的保護(hù)。這就是說，國家秘密事項在其確定的期限內(nèi)，受到國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護(hù)。從法律角度來說，保密期限主要就是其產(chǎn)生法律效力的時限。根據(jù)《國家秘密保密期限的規(guī)定》，其中對保密期限的確定是進(jìn)行清楚的劃分。中央、國家機(jī)關(guān)可以規(guī)定有關(guān)保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。如果某些國家秘密事項被規(guī)定為“長期”保密，那么，其他機(jī)關(guān)、單位就有責(zé)任和義務(wù)對該事項采取長期的保密措施，不允許擅自解密。通過以上分析，我們明確了什么是保密期限，也明白了保密期限與保管期限之間的區(qū)別，在檔案工作中，正確認(rèn)識保密期限的概念和意義，充分認(rèn)識保密期限與保管期限的區(qū)別，這將有助于增強(qiáng)做好檔案工作的保密。

2.2分門別類，明確不同類別檔案的不同要求實施分類管理

檔案管理中，不同類型的檔案有不同的管理要求，更有不同的保密要求。為了做不同類型檔案的保密管理，在檔案工作中非常有必要對檔案進(jìn)行分類，根據(jù)檔案的不同類別、不同保密要求，進(jìn)行分類管理。因此，庫房管理是檔案保密的重點(diǎn)。之所以說庫房管理是檔案保密的重點(diǎn)，主要原因在于兩個方面，一是庫房的選擇是有一定要求的，并不是所有房間都能夠作為檔案庫房的，比如底層的房間就不適宜用于作為庫房，因為底層容易被觀察到，容易出入，特別是容易被破窗而入。為了防止檔案資料被盜，不能將檔案庫房設(shè)在底層，并應(yīng)對庫房的門窗進(jìn)行加固，應(yīng)當(dāng)將檔案庫房與辦公室隔離，將檔案庫房與閱覽室隔離，這樣分開可以更好地避免非檔案工作人員出入庫房。二是庫房的人員管理必須嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)管理制度，既要指定專門的負(fù)責(zé)人來管理檔案，又要增強(qiáng)檔案管理負(fù)責(zé)人的責(zé)任心，也不能讓與檔案管理無關(guān)的人員進(jìn)出庫房?？偟膩碚f，只有對檔案做好分類管理，才能使其管理更加有序，利用更加高效，同時又可以更好地維護(hù)好檔案的安全，有效避免檔案資料泄密。

2.3突出重點(diǎn)，明確絕密檔案的保密要求和管理要求

不同類型的檔案有著不同的保密要求，在管理上也應(yīng)該有所區(qū)別。如前文所述，國家對檔案的分類分為絕密、機(jī)密和秘密，那么，絕密檔案就是非常重要的檔案，對于絕密檔案的管理和保密相應(yīng)地也必須作為重點(diǎn)。為了加強(qiáng)絕密檔案的管理工作，我們必須明確哪些檔案資料屬于絕密檔案，才能在檔案工作中將其作為管理重點(diǎn)，根據(jù)絕密檔案的管理要求去強(qiáng)化措施，對這些檔案進(jìn)行更加嚴(yán)格和有效的管理。為了突出重點(diǎn)，對絕密檔案進(jìn)行更好的保護(hù)，通常情況下，要將絕密檔案與非絕密檔案進(jìn)行分開，保存的位置和條件應(yīng)有所不同，比如，絕密檔案應(yīng)該有具有較強(qiáng)保密功能的位置，一般應(yīng)設(shè)保險柜、保險鎖、防盜器，為絕密檔案建立安全性較高的保管條件，從而實現(xiàn)絕密檔案的安全管理。

2.4強(qiáng)化責(zé)任，明確檔案管理人員自身職責(zé)并努力提升素質(zhì)

檔案管理中，強(qiáng)化檔案保密，物理條件只是其中的一個重要方面，檔案管理人員的職責(zé)、責(zé)任心也是非常重要的一個方面。強(qiáng)化責(zé)任，明確檔案管理人員自身職責(zé)并努力提升素質(zhì)，維護(hù)檔案的完整與安全，這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，既要增強(qiáng)其責(zé)任意識和責(zé)任心，又要強(qiáng)化日常檔案管理工作行為的改善，比如，在檔案借閱、使用的過程中，對于檔案的調(diào)閱、移出、銷毀應(yīng)該按照相關(guān)要求辦理手續(xù)，嚴(yán)格履行規(guī)定程序，經(jīng)過指定的領(lǐng)導(dǎo)人審批通過之后，做好登記，完成簽字等手續(xù)，然后才能調(diào)閱。并且，檔案使用完畢后，應(yīng)該按時、及時收回，進(jìn)行檢查、清理、核對，看是否有失密、泄密問題，如果發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)該及時查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。真正做到對檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止失密、泄密。

3.結(jié)束語

檔案保密是檔案保管工作的重要內(nèi)容，檔案工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎(chǔ)工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

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