會計電算化下的檔案工作出現(xiàn)的新特點及管理

馬永利

【摘 要】本文通過總結(jié)出了電算化下會計檔案管理新特點，并提出了提高檔案管理水平的相關(guān)措施。

【關(guān)鍵詞】會計電算化；會計檔案管理；新特點

隨著電子計算機的普及和發(fā)展，其在各行各業(yè)中的作用尤為明顯，尤其是其在會計領(lǐng)域中的應(yīng)用。會計電算化的出現(xiàn)，使得會計檔案管理工作人員減輕了其工作強度，節(jié)約了其工作時間，降低了勞動成本。會計電算化已成為了會計檔案工作的主要發(fā)展方向，是實現(xiàn)會計檔案工作現(xiàn)代化的一種重要手段，并促進了會計檔案工作的規(guī)范化。會計電算化與傳統(tǒng)會計檔案工作的緊密結(jié)合成為了會計檔案工作發(fā)展的一個新的研究課題，并出現(xiàn)了一些會計電算化檔案管理的新特點及變化。

既然會計電算化檔案管理出現(xiàn)了新特點及變化，要了解這些新特點及變化，首先要了解什么是會計電算化。電算化的定義可以表述為：以電子計算機為主體，將現(xiàn)代電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、信息技術(shù)應(yīng)用于會計實務(wù)，是用電子計算機代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工記賬、算賬、報賬，以及部分代替人腦完成對信息分析、預(yù)測與決策的過程[1]。根據(jù)會計電算化的定義，通過筆者對會計檔案管理工作的實踐和認(rèn)識，總結(jié)出了電算化下會計檔案管理工作出現(xiàn)的新特點及變化，并針對這些新特點及變化提出了一些如何提高會計電算化檔案管理水平上的一些措施。

1.會計檔案管理出現(xiàn)的新特點

1.1會計檔案的載體本身發(fā)生了變化

傳統(tǒng)的會計檔案管理不需要電子計算機、不需要會計軟件，檔案材料比較直觀，可直接查看會計信息。但會計電算化檔案管理后，使傳統(tǒng)的會計檔案資料的記錄方式發(fā)生了變化，會計檔案的存儲信息所載的載體也發(fā)生了改變，電算化檔案只能利用計算機在相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支持下才可閱讀、管理?！稌嫏n案管理辦法》中規(guī)定，使用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要保存電子會計數(shù)據(jù)，而且應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。這意味著，會計電算化下的檔案管理不僅要管理傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案材料，還要管理存儲在電子計算機內(nèi)的、光盤內(nèi)的、優(yōu)盤內(nèi)的或其他載體內(nèi)的電子會計檔案材料。

1.2會計檔案存儲條件要求更高

由于電算化會計檔案所用的載體是磁盤或光盤，因而電算化會計檔案具有易遭破壞，惡意人為修改后不易察覺的缺點。另外，載體材料的多樣化、載體質(zhì)量的好壞、存放環(huán)境的優(yōu)劣、存儲信息的有效期等因素都對電算化會計檔案影響較大，為了保證電算化會計檔案的安全和完整，對其存儲條件要求更高[2]。

1.3會計檔案的管理范圍增大

傳統(tǒng)的會計檔案管理只保管那些反映經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)活動的材料，如會計憑證、帳薄及報表等重要的會計核算材料，而且會計核算材料都是通過手工操作完成。實行會計電算化檔案管理以后，所有的會計核算業(yè)務(wù)都是通過電子計算機來完成的。為了便于進行查詢和在電算化會計系統(tǒng)出現(xiàn)故障時進行數(shù)據(jù)恢復(fù)，往往把存有會計信息的磁性介質(zhì)、會計電算化系統(tǒng)開發(fā)的全套文檔資料視為會計檔案保管。在實行會計電算化檔案管理之后，與傳統(tǒng)的會計檔案管理相比較，電算化檔案管理的范圍更大、要求更高、管理的程度更深更細。

1.4會計信息規(guī)范而又快捷地提供

原手工制作、登記在紙質(zhì)介質(zhì)的會計憑證、會計賬簿和會計報表等傳統(tǒng)意義上的會計檔案，只能是手工方式提供，調(diào)閱信息速度慢，費時費力。實行會計電算化后，會計信息處理、查詢更加快捷。會計檔案信息則由計算機會計系統(tǒng)通過打印機規(guī)范、快速地打印輸出，使會計檔案信息提供更加規(guī)范、快捷。

1.5管理人員的素質(zhì)與系統(tǒng)安全操作適應(yīng)新的需要

電算化會計檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉專業(yè)的會計檔案管理水平，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識。而對系統(tǒng)的安全性，則更因為網(wǎng)絡(luò)與計算機本身的原因而提高，同時也對個人安全操作使用提出了新的要求。

2.提高電算化背景下的會計檔案管理水平的幾點措施

2.1與時俱進，轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識

（1）克服畏難情緒，積極樂觀的面對會計電算化的挑戰(zhàn)?？朔鹘y(tǒng)會計檔案管理過程中的一些不合時宜的、錯誤的理念，糾正以往不符合規(guī)章制度規(guī)定的做法。例如，有的單位的財會人員和領(lǐng)導(dǎo)對電算化會計檔案管理內(nèi)容不清楚，只將打印出來的紙質(zhì)會計檔案存檔，而忽略了存在電子計算機里的、光盤內(nèi)的或優(yōu)盤內(nèi)的電子檔案材料。有的單位則是重視會計核算工作而輕視會計檔案管理，更不要說是重視會計電算化的電子檔案的管理了。

（2）理論與實踐相結(jié)合。將先進的檔案管理理念應(yīng)用于會計檔案實踐當(dāng)中，以理念指導(dǎo)實踐，以實踐來完善理念，不斷提高會計檔案管理人員的操作能力，從而有效提高會計電算化檔案管理的管理水平。

2.2建立健全并不斷完善會計電算化檔案管理制度

不斷加強制度建設(shè)，形成統(tǒng)一的會計電算化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。各單位可在遵循《會計檔案管理辦法》的基礎(chǔ)上，建立健全會計檔案入庫前的審查制度，加強前臺會計工作的檔案管理，確保入庫會計檔案的質(zhì)量；要建立健全會計檔案查詢、對外借閱、復(fù)印等內(nèi)部控制制度，防止檔案資料的遺失與泄密，確保會計檔案的安全；要加強對有保存價值與利用價值的輔證材料以及磁性介質(zhì)會計資料的管理，防止磁性介質(zhì)檔案信息的失效，確保會計檔案的完整[3]。

2.3提高檔案管理人員檔案管理水平，增強檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

由于會計檔案資料本身具有廣泛性、專業(yè)性、保密性，因而需要進行專業(yè)化管理。因此，會計資料檔案管理者本身應(yīng)有會計專業(yè)背景，懂得如何進行科學(xué)的檔案管理，還應(yīng)熟練掌握應(yīng)用計算機和各種軟件，并可進行簡單定期的系統(tǒng)維護。制定防范計算機病毒的措施，每天定時及時升級病毒庫，定期進行系統(tǒng)補丁的維護，防止因計算機病毒或網(wǎng)絡(luò)安全隱患導(dǎo)致電算化信息損壞、泄密或被人惡意修改。

2.4采取安全保密措施，防止電子檔案被泄露或惡意修改

通常采用的安全保密措施有設(shè)置不同權(quán)限訪問制、操作日志自動管理。

（1）設(shè)置不同權(quán)限訪問制在于對不同安全保密程度的數(shù)據(jù)資料，給予不同的工作人員不同的操作訪問權(quán)限，從而防止數(shù)據(jù)的泄露與被惡意修改。

（2）操作日志自動管理在于根據(jù)系統(tǒng)自動生成的操作日志來查找、監(jiān)督系統(tǒng)操作，從而為以后的審計工作或數(shù)據(jù)維護留下線索。

2.5對會計電算化下形成的電子檔案要做好多重備份的工作

在本地電子計算機上首先做本地數(shù)據(jù)備份，隨后在優(yōu)盤、移動硬盤或光盤上進行數(shù)據(jù)再次備份，另外還可實行電子檔案的異地備份，以防止因意外而導(dǎo)致電子檔案發(fā)生永久性丟失。備份所用的載體必須選擇產(chǎn)品質(zhì)量保證過關(guān)的、有良好信譽廠家生產(chǎn)的產(chǎn)品，從而保證電子檔案的數(shù)據(jù)安全。

2.6加大對會計電算化檔案管理的資金投入

（1）各單位在購買財務(wù)軟件時應(yīng)考慮以下環(huán)節(jié)：所購軟件需通過財政部的評審；軟件應(yīng)滿足本單位核算需要，并有一定發(fā)展的空間。軟件能保證數(shù)據(jù)安全，不易被泄密或被破壞；財務(wù)軟件操作簡單，容易上手，售后服務(wù)便捷，并能提供日常的版本升級及功能擴展。

（2）會計電算化檔案管理所使用的計算機必須是能夠?qū)崿F(xiàn)會計軟件的高效運轉(zhuǎn)，存儲空間足夠數(shù)據(jù)的備份。

（3）還應(yīng)配備高清的激光打印機或噴墨打印機，避免使用或禁止使用針式打印機，以保證或延長打印出的紙質(zhì)會計檔案的保存期。 [科]

【參考文獻】

[1]吳琪.電算化會計檔案的管理[J].秘書，2008，9：37.

[2]董瑞芬.地方性高校電算化下會計檔案管理研究[J].蘭臺世界，2009，1：47.

[3]馬滟妮，喻曉曦.電算化環(huán)境下的會計檔案職能及管理[J].黑龍江檔案，2009，3：38.