淺談銷售費(fèi)用管控的建議

姜蓉蓉

【摘要】 隨著市場的不斷發(fā)展，市場對產(chǎn)品突顯出個性化的需求更強(qiáng)，對產(chǎn)品的性價(jià)比要求更高，這使得競爭更為激烈殘酷。為了能贏得更大的市場空間，在保證產(chǎn)品質(zhì)量的同時(shí)，銷售模式多元化，強(qiáng)化產(chǎn)品宣傳及推廣，以客戶為中心的銷售理念，也成為企業(yè)生存的必要條件，與此同時(shí)，與之相對應(yīng)的費(fèi)用支出也越來越多，企業(yè)的運(yùn)行成本隨之攀升，針對此項(xiàng)費(fèi)用制定有效、合理的舉措（規(guī)章）對企業(yè)的費(fèi)用管理控制具有重要的意義。根據(jù)歷年的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，剖析銷售費(fèi)用的來源，找出實(shí)際管理中存在的問題，造成超支的原因等相關(guān)問題進(jìn)行探討，提出加強(qiáng)銷售費(fèi)用管控的對策與建議。

【關(guān)鍵詞】 銷售費(fèi)用 超支 措施

現(xiàn)今國內(nèi)的裝備制造業(yè)總體發(fā)展已處于產(chǎn)能過剩的階段，整個市場環(huán)境供大于求，企業(yè)的生產(chǎn)及營銷模式已逐步向客戶導(dǎo)向型轉(zhuǎn)變，這意味著企業(yè)將在營銷環(huán)節(jié)上投入更多，致使費(fèi)用增加。針對目前的市場變化，分析企業(yè)銷售費(fèi)用報(bào)銷的規(guī)章制度及管理理念，揭示實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)的利與弊，提出合理建議顯得日趨重要。

一、現(xiàn)行銷售費(fèi)用報(bào)銷的模式及規(guī)章制度

1、現(xiàn)行銷售費(fèi)用報(bào)銷的模式

企業(yè)現(xiàn)行的費(fèi)用報(bào)銷普遍采用手工填單報(bào)銷模式，業(yè)務(wù)員提供報(bào)銷單和發(fā)票，由銷售費(fèi)用會計(jì)進(jìn)行發(fā)票驗(yàn)證和審核，再由銷售費(fèi)用主管會計(jì)審批，填寫資金審批表，由業(yè)務(wù)員帶表逐級經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批，再由財(cái)務(wù)預(yù)算中心確定預(yù)算內(nèi)外，最后又由財(cái)務(wù)部長簽字同意，出納付款，財(cái)務(wù)記賬。

2、現(xiàn)行的規(guī)章制度

（1）報(bào)銷范圍

適用銷售費(fèi)用分類：涉及營銷部門的費(fèi)用，采取分戶報(bào)銷管理。

（2）銷售業(yè)務(wù)開展費(fèi)用包括個人費(fèi)用、地區(qū)銷售費(fèi)用

個人費(fèi)用主要是指業(yè)務(wù)員的差旅費(fèi)、交通費(fèi)、通訊費(fèi)、郵寄費(fèi)；地區(qū)銷售費(fèi)用是指業(yè)務(wù)員為開展競標(biāo)工作必須發(fā)生的零星花費(fèi)，包括業(yè)務(wù)招待費(fèi)、辦公費(fèi)等。

3、銷售費(fèi)用的預(yù)算

銷售費(fèi)用的預(yù)算由營銷各部門費(fèi)用報(bào)銷負(fù)責(zé)人每月月初根據(jù)銷售任務(wù)進(jìn)行費(fèi)用預(yù)算，并由營銷主管領(lǐng)導(dǎo)審核，報(bào)財(cái)務(wù)部進(jìn)行匯總，用于每月費(fèi)用的控制。

4、費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)公司具體文件執(zhí)行

（1）差旅費(fèi)、交通費(fèi)、住宿費(fèi)、補(bǔ)貼等按員工職位、職稱和地區(qū)給予報(bào)銷。

（2）招待費(fèi)：實(shí)報(bào)實(shí)銷（注：僅限負(fù)責(zé)接待人員報(bào)銷招待費(fèi)）。

（3）車輛使用費(fèi)：營銷各片區(qū)經(jīng)理、業(yè)務(wù)員憑票限額報(bào)銷。

（4）通訊費(fèi)：片區(qū)經(jīng)理每月實(shí)報(bào)實(shí)銷、業(yè)務(wù)員按限額報(bào)銷。

（5）辦公費(fèi)：按各部門需求量做計(jì)劃購買。

（6）廣告、宣傳、會務(wù)等：根據(jù)工程量的大小做預(yù)算及實(shí)施方案來定。

二、實(shí)施過程中的問題

在財(cái)務(wù)工作當(dāng)中，費(fèi)用報(bào)銷經(jīng)常會遇到各種各樣的問題。

1、規(guī)章制度不建全

有些之前未發(fā)生過的費(fèi)用，文件中沒有明確規(guī)定是否給予報(bào)銷并制定相應(yīng)的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)等。例如：采暖費(fèi)、服裝費(fèi)等，需要報(bào)銷時(shí)才能判斷是否能給予報(bào)銷、報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)和審批流程，增加報(bào)銷人員審批手續(xù)，導(dǎo)致報(bào)銷人員情緒不滿。

2、不控制成本

在業(yè)務(wù)招待費(fèi)和車輛管理費(fèi)上尤為明顯，招待費(fèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷，其中有部分業(yè)務(wù)部門審批時(shí)未檢查是否在合理范圍內(nèi)、是否真實(shí)發(fā)生，例如有些公司為控制成本實(shí)行費(fèi)用改革，但改革之后，同期對比費(fèi)用比往年高出許多。

3、報(bào)銷時(shí)段

企業(yè)對報(bào)銷時(shí)段沒有一個明確的規(guī)定，因各種原因致使單據(jù)移交報(bào)送不及時(shí)，往往都是到再次出差前送來并催促報(bào)銷，這樣容易忙中出錯，應(yīng)該對報(bào)銷時(shí)段做出規(guī)定。

4、發(fā)票錯誤較多

發(fā)票開具公司名稱錯誤，經(jīng)常出現(xiàn)簡稱或加上片區(qū)名稱等現(xiàn)象，發(fā)票上蓋的發(fā)票專用章有問題，手工更改發(fā)票信息、增值稅發(fā)票項(xiàng)目填寫不全或錯誤容易導(dǎo)致稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，間接造成公司損失。

5、票據(jù)粘貼不規(guī)范

票據(jù)粘貼應(yīng)該是左邊、正上方都要留有一定的空位留做裝訂，但是大部分都是頂頭粘貼或粘貼不穩(wěn)，造成后續(xù)財(cái)務(wù)憑證裝訂麻煩。

三、問題來源分析

1、成本控制意識不足

業(yè)務(wù)部門成本控制意識淡薄，不重視成本管理，績效考核導(dǎo)向使業(yè)務(wù)部門更注重于追求產(chǎn)值、產(chǎn)量和收入指標(biāo)的完成。部門負(fù)責(zé)人審核報(bào)銷費(fèi)用時(shí)不根據(jù)預(yù)算，不考慮現(xiàn)金流，或者因其他非不可避免性原因，不仔細(xì)審核費(fèi)用的相關(guān)情況，是否存在重復(fù)報(bào)銷，是否在預(yù)算范圍內(nèi)，盲目簽字。

2、銷售費(fèi)用支出膨脹

近年銷售費(fèi)用在逐年增長，主要原因是企業(yè)經(jīng)營者急于搶占市場而被迫采取不切合實(shí)際的營銷策略，主要表現(xiàn)為：差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、車輛使用費(fèi)等費(fèi)用的增加，而且其中包括少部分存在弄虛作假、報(bào)銷不真實(shí)不合理費(fèi)用。此外為積極拓展市場，大量投入建設(shè)銷售渠道，未考慮成本效益原則，廣告參展費(fèi)和銷售收入比偏高，企業(yè)現(xiàn)金凈流量減少，影響資金周轉(zhuǎn)。

3、費(fèi)用的處理流程過于繁瑣

費(fèi)用報(bào)銷需經(jīng)過很多的程序，而且仍然是手工填單報(bào)銷模式，審核單據(jù)很繁瑣，不僅消耗了大量的人力財(cái)力，更是加重了報(bào)銷工作人員的工作量。不論金額大小都要填寫大量的報(bào)銷單據(jù)，且必須經(jīng)過多層部門審核簽字，假設(shè)各個環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)均很順暢，員工可以及時(shí)完成報(bào)銷流程，但是僅僅是理想狀態(tài)下的結(jié)果，在大多數(shù)情況下是員工填好紙質(zhì)的報(bào)銷單據(jù)后，因某個環(huán)節(jié)造成延誤，很可能增加報(bào)銷人員的頻繁催促，同時(shí)存在費(fèi)用報(bào)銷流程長、費(fèi)用管理效率低、財(cái)務(wù)信息滯后等問題。然而這些復(fù)雜的審核流程僅僅是走過場，并沒有真正的起到審核監(jiān)督的作用。

4、規(guī)章制度的執(zhí)行力不強(qiáng)

規(guī)章制度首先是應(yīng)用于標(biāo)準(zhǔn)化管理，將銷售人員業(yè)務(wù)活動予以制度化。全面完善的規(guī)章制度，公司內(nèi)部員工工作積極性可以得到廣泛調(diào)動，工作中能按規(guī)章制度來執(zhí)行，然而現(xiàn)在工作中遇到的種種問題，導(dǎo)致規(guī)章制度沒有發(fā)揮到真正的作用。

四、應(yīng)采取的改善措施

1、完善內(nèi)控體系、預(yù)算體系

公司應(yīng)該對各部門加強(qiáng)成本控制和預(yù)算知識方面的培訓(xùn)，特別是費(fèi)用預(yù)算更為重要，費(fèi)用預(yù)算既是費(fèi)用管理工作的基礎(chǔ)，又是企業(yè)預(yù)算管理工作的重要組成部分，對保障企業(yè)正常經(jīng)營，促進(jìn)企業(yè)高效管理和提升企業(yè)獲利能力發(fā)揮著十分重要的作用。從費(fèi)用預(yù)算的編制、費(fèi)用開支的監(jiān)控和預(yù)算執(zhí)行的考核等方面，完善并不斷強(qiáng)化費(fèi)用預(yù)算管理工作。推行全員參與、全過程管理、全方位監(jiān)控的全面預(yù)算管理體系，將預(yù)算管理的思想納入整個經(jīng)營管理過程中，堅(jiān)持量入為出的原則。

2、提高公司人員素質(zhì)

（1）加強(qiáng)對管理層人員的培訓(xùn)。公司應(yīng)該對領(lǐng)導(dǎo)層加強(qiáng)成本控制和預(yù)算知識方面的培訓(xùn)，使領(lǐng)導(dǎo)人能在職權(quán)范圍內(nèi)盡職盡責(zé)地做好監(jiān)督工作，使公司的費(fèi)用控制與管理的目標(biāo)切實(shí)落到實(shí)處。

（2）加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)。公司還應(yīng)該加強(qiáng)對公司員工的培訓(xùn)，在公司經(jīng)營管理的實(shí)踐過程中實(shí)施目標(biāo)管理，將費(fèi)用控制的全過程納入目標(biāo)管理，讓費(fèi)用控制與管理的目標(biāo)落實(shí)到各個部門與人員，并且采取零基預(yù)算方法對費(fèi)用進(jìn)行管理與控制，費(fèi)用隨著公司和和市場的變化而變化，使公司全體成員控制期間費(fèi)用的意識不斷提高，以達(dá)到控制期間費(fèi)用的目的。

3、建立嚴(yán)格、合理的銷售費(fèi)用審批制度

公司應(yīng)該按照實(shí)際情況整合現(xiàn)有費(fèi)用報(bào)銷文件，完善銷售費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一報(bào)銷單據(jù)和超標(biāo)流程，并采取科學(xué)合理的管理模式來優(yōu)化審批效率。

4、實(shí)施網(wǎng)絡(luò)費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)，提升財(cái)務(wù)管理控制力

針對傳統(tǒng)報(bào)銷費(fèi)用的繁瑣，應(yīng)在信息化建設(shè)中導(dǎo)入網(wǎng)上費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)，實(shí)施卓越的內(nèi)部財(cái)務(wù)控制，將現(xiàn)在內(nèi)控整體提升為企業(yè)管理決策層面的控制。提高工作效率，審批過程不再需要員工拿著單據(jù)在各審批人辦公室、財(cái)務(wù)部門之間來回折返。提升審批效率，即使審批者出差在外，也不影響報(bào)銷流程。

5、制定獎懲制度

為更好地貫徹報(bào)銷制度的實(shí)施，避免違規(guī)現(xiàn)象的出現(xiàn)，使報(bào)銷人自覺的遵守制度，應(yīng)制定條例。對于營私舞弊、弄虛作假的情況不予報(bào)銷。對已經(jīng)報(bào)銷的，除退回違規(guī)報(bào)銷金額外，同時(shí)對報(bào)銷人予以一定的罰款。財(cái)務(wù)部審核人員審核不嚴(yán)使公司造成損失的，對財(cái)務(wù)審核人員按違規(guī)報(bào)銷金額給以一定的罰款，審批人對違規(guī)報(bào)銷或?qū)徍瞬粐?yán)給公司造成的損失承擔(dān)連帶責(zé)任。財(cái)務(wù)人員及報(bào)銷人員能夠按照公司規(guī)章制度來完成，應(yīng)該給予績效獎勵。

五、總結(jié)

在市場競爭日趨激烈的當(dāng)今社會，公司要發(fā)展必定離不開費(fèi)用的管理。針對公司在費(fèi)用的預(yù)算上存在部門包辦、編制與公司實(shí)際相脫離的問題，公司應(yīng)該采取各部門協(xié)同制定公司的費(fèi)用預(yù)算指標(biāo)體系的辦法，以及依據(jù)公司實(shí)際及市場發(fā)展?fàn)顩r制定出合理費(fèi)用指標(biāo)體系并落到實(shí)處。同時(shí)，針對公司在費(fèi)用報(bào)銷管理上存在的問題，公司建立嚴(yán)格的銷售費(fèi)用審批制度、實(shí)施網(wǎng)絡(luò)費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)的管理等。針對公司費(fèi)用管控上存在的問題，包括財(cái)務(wù)人員專業(yè)素養(yǎng)及管理治理層，公司應(yīng)通過采取措施來提高財(cái)務(wù)人員專業(yè)素養(yǎng)并嚴(yán)格落實(shí)內(nèi)控制度。只有健全了費(fèi)用的管理，公司才能形成一個有效的費(fèi)用管理系統(tǒng)，更加高效地控制費(fèi)用，達(dá)到降低費(fèi)用、提高利潤的目的。

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（責(zé)任編輯：陳丹）