淺析高校檔案管理信息化建設(shè)

徐媛

[摘要]檔案管理是高等學(xué)校管理工作中重要的組成部分，對(duì)于高等學(xué)校日常工作的開(kāi)展具有重要的意義。在高校檔案管理工作中，涉及到的內(nèi)容比較繁瑣，所以需要提高管理效率，創(chuàng)新管理模式，為高校各項(xiàng)工作的開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的主要趨勢(shì)，而目前在部分高校的檔案管理工作中還沒(méi)有完全實(shí)行信息化建設(shè)，直接影響到檔案管理的水平。文章對(duì)高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，然后提出了解決的對(duì)策，對(duì)于提高高校檔案管理水平具有重要的意義。

[關(guān)鍵詞]高校；檔案管理；信息化；實(shí)施路徑

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的形勢(shì)下，信息化建設(shè)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)中。高校檔案管理關(guān)系到高校各項(xiàng)工作的開(kāi)展，為高校的日常運(yùn)轉(zhuǎn)提供了重要的信息資源。檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的主要趨勢(shì)，所以要對(duì)檔案管理模式進(jìn)行改革。由于各個(gè)高校的情況不同，所以在開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中還存在一些問(wèn)題，影響到檔案管理改革工作的進(jìn)程，需要對(duì)其進(jìn)行深入的分析，進(jìn)而制定解決的對(duì)策，加快高校檔案管理信息化建設(shè)步伐。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理思想落后，管理意識(shí)淡薄

檔案管理是高校開(kāi)展信息資源管理的重要組成部分，為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，就需要實(shí)行檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率。但是由于部分高校的領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，缺乏全局觀念和戰(zhàn)略眼光，所以不夠重視檔案管理，嚴(yán)重阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的步伐。由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，加之從事檔案管理的工作人員管理意識(shí)淡薄，在管理手段和管理模式方面還比較落后，檔案管理創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)，所以不利于高校開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)。

（二）管理機(jī)制的不協(xié)調(diào)

檔案管理信息化建設(shè)需要對(duì)高校所有檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一管理，制定完善的管理機(jī)制，對(duì)檔案管理進(jìn)行合理規(guī)劃，從而為信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。但是目前部分高校中，對(duì)于檔案管理不夠協(xié)調(diào)和統(tǒng)一，沒(méi)有完善的管理體系，往往都是各自為政，呈現(xiàn)條塊的運(yùn)行模式，并且沒(méi)有資源共享的信息平臺(tái)，影響到信息化建設(shè)的進(jìn)程。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因主要是因?yàn)楦咝](méi)有將檔案管理工作納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃中，在政策、資金以及技術(shù)等方面缺乏必要的支持。

（三）資金不足，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后

檔案管理信息化建設(shè)需要充分的資金作為后盾，在人員與技術(shù)方面給予大力的支持。但是有些高校由于領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，所以在資金方面的扶持力度不夠，沒(méi)有充足的資金去購(gòu)置設(shè)備，并且在技術(shù)以及人員方面不夠完善。有些高校雖然擁有基礎(chǔ)的信息化設(shè)備，但是還沒(méi)有形成網(wǎng)絡(luò)化，缺乏必要的技術(shù)支持，無(wú)法形成完整的信息網(wǎng)絡(luò)。

（四）管理人員綜合素質(zhì)不高

檔案管理人員是開(kāi)展檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，一切工作的運(yùn)行都需要管理人員來(lái)操作。檔案管理信息化建設(shè)需要檔案管理人員要具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)，同時(shí)還能夠熟練操作計(jì)算機(jī)，會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行管理。但是在部分高校中，從事檔案管理的人員綜合素質(zhì)不高，不僅專(zhuān)業(yè)知識(shí)欠缺，并且計(jì)算機(jī)操作不夠熟練，不利于檔案管理信息建設(shè)。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)的途徑

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)

根據(jù)現(xiàn)行檔案法要求，檔案歸檔由以往的檔案管理部門(mén)歸檔立卷轉(zhuǎn)變?yōu)橛筛餍形膯挝环謩e歸檔立卷，然后按規(guī)定時(shí)間向檔案館移交歸檔文件。在移交上，要紙質(zhì)文件和電子文件二種同時(shí)歸檔。這就要求高校要制定一整套完整切實(shí)可行的檔案管理規(guī)章制度，在制度中要明確規(guī)范各部門(mén)需要?dú)w檔的文件材料范圍，并要求各部門(mén)均安排一名兼職檔案員，兼職檔案員基本上要保證穩(wěn)定，做好本部門(mén)日常檔案收集保管工作，并由學(xué)校的檔案管理部門(mén)定期開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在檔案管理系統(tǒng)中給每個(gè)部門(mén)授以相應(yīng)的權(quán)限，各部門(mén)只能在規(guī)定的權(quán)限內(nèi)完成本部門(mén)歸檔文件材料的網(wǎng)上著錄、查詢(xún)等。

（二）增加經(jīng)費(fèi)投入，完善檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

學(xué)校要配備相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、圖文影像掃描設(shè)備、數(shù)碼攝像機(jī)、存儲(chǔ)器等硬件建設(shè)和規(guī)范化的檔案信息管理系統(tǒng)軟件設(shè)施。檔案管理軟件要涵蓋對(duì)檔案信息的收集、存儲(chǔ)、歸檔、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能，同時(shí)還要適應(yīng)多種硬件平臺(tái)、多種操作系統(tǒng)的運(yùn)行，具有較強(qiáng)的安全控制能力，并具備同其他數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)進(jìn)行連接和交換數(shù)據(jù)的能力等。如果說(shuō)，僅僅是校園網(wǎng)與檔案館開(kāi)通并相連接，而檔案館沒(méi)有相應(yīng)的檔案信息管理系統(tǒng)軟件作支持。學(xué)校沒(méi)有相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)的軟、硬件設(shè)備的投入，那么校園網(wǎng)對(duì)于檔案信息化管理來(lái)說(shuō)就形同虛設(shè)了。

（三）建立檔案網(wǎng)站，開(kāi)展館藏檔案數(shù)字化工作

館藏檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是信息化條件下有效利用館藏紙質(zhì)檔案信息的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化程度，直接影響著檔案信息資源的可利用性和共享性。館藏檔案數(shù)字化的任務(wù)十分重大，工作量大，技術(shù)要求高。要加大人力、物力、財(cái)力保障，采用先進(jìn)信息技術(shù)和辦公手段，對(duì)館藏的紙制檔案、磁帶檔案、照片檔案等檔案進(jìn)行數(shù)字化，形成電子檔案數(shù)據(jù)存入數(shù)據(jù)庫(kù)，加強(qiáng)各類(lèi)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。通過(guò)檔案網(wǎng)站建設(shè)，館藏檔案的數(shù)字化工作，提高檔案的利用率并實(shí)現(xiàn)檔案館信息化建設(shè)的目標(biāo)。

（四）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)

檔案信息化建設(shè)，管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)是關(guān)鍵，對(duì)管理者的知識(shí)和能力、專(zhuān)業(yè)技能提出了新要求，要求管理人員要對(duì)計(jì)算機(jī)的操作技能掌握熟練，對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)要精通，對(duì)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)要加強(qiáng)，提高綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，使他們成為既具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又熟練掌握現(xiàn)代化信息操作技術(shù)的復(fù)合型人才。

（五）健全檔案信息安全保護(hù)機(jī)制

一方面，高校要制定合理嚴(yán)格的檔案信息安全保密制度，不斷培養(yǎng)和強(qiáng)化從業(yè)人員的安全保密意識(shí)和安全防范技能；另一方面，高校應(yīng)采取成熟的檔案管理系統(tǒng)和邏輯嚴(yán)密的流程化處理機(jī)制，責(zé)任落實(shí)到人，建立嚴(yán)格的監(jiān)控機(jī)制，引入科學(xué)實(shí)用的網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)對(duì)策略。根據(jù)電子化檔案信息數(shù)據(jù)安全性的要求，在數(shù)據(jù)管理和使用上，設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限；在數(shù)據(jù)管理中，要對(duì)數(shù)據(jù)采集、編輯、審核等進(jìn)行權(quán)限規(guī)定；在數(shù)據(jù)查詢(xún)利用上，要考慮查閱者所應(yīng)具備的資格、訪問(wèn)權(quán)限和查詢(xún)范圍。

三、結(jié)束語(yǔ)

高校檔案管理信息化建設(shè)是提高高校信息資源管理水平的重要途徑，對(duì)高校日常工作的開(kāi)展具有重要的作用。為了加快高校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，需要強(qiáng)化高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視，加大資金的支持，制定完善的管理機(jī)制，提高管理人員的綜合素質(zhì)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造有利的條件。

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