電子文件歸檔工作的思考

邱建娥

摘 要：隨著社會的快速發(fā)展，人們對檔案管理問題的關(guān)注程度逐漸提高。如今，計算機技術(shù)快速發(fā)展，越來越多的學(xué)校開始實行無紙辦公，辦公文件主要通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，電子文件的不斷增多，這在一定程度上增加了電子文件歸檔工作的難度。與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔工作相比，電子文件歸檔工作難度更大，對工作人員的專業(yè)水平要求更高。從電子文件歸檔工作現(xiàn)狀可以看出，電子文件歸檔工作中存在很多問題，工作人員必須詳細(xì)分析歸檔工作存在問題的原因，并針對存在的問題積極采取解決對策。

關(guān)鍵詞：電子文件；歸檔工作；思考

電子文件和紙質(zhì)文件形式的差異性，決定了學(xué)校管理電子文件和紙質(zhì)文件的手段和形式就會有所不同，這對學(xué)校的文件管理提出了新的挑戰(zhàn)。通常情況下，電子文件的管理包括兩方面的內(nèi)容：一是電子文件的整理，二是電子文件的歸檔。學(xué)校要在發(fā)展的過程中，不斷加強電子文件歸檔工作，保證文件的完整性。

1 電子文件歸檔方式和途經(jīng)的選擇

目前，學(xué)校主要應(yīng)用計算機技術(shù)開展文件歸檔工作。相對來說，電子文件的安全性和穩(wěn)定性比較差，文件很容易被破壞。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)版文件歸檔中，很容易出現(xiàn)文件編號錯誤和保管不當(dāng)導(dǎo)致文件丟失的現(xiàn)象。電子文件歸檔，可以讓工作人員隨時掌握文件的情況，對于外借的文件也可以起到監(jiān)督的作用，這樣就提高了文件管理的安全性。紙質(zhì)版的文件管理需要占用很大的儲存空間，查找起來也比較耗時，很多紙張因為年份太久就會出現(xiàn)變質(zhì)的現(xiàn)象，這樣文件就會破損，沒辦法保證文件的安全性，電子文件歸檔完全不存在這個問題。電子文件對于學(xué)校是至關(guān)重要的，如果出現(xiàn)電子文件被盜的現(xiàn)象，那后果是很嚴(yán)重的，雖然電子文件歸檔可以提升文件管理的安全性。但是，電子文件歸檔畢竟是需要使用計算機進行文件管理，這就避免不了會有些不法分子想通過非法手段竊取計算機內(nèi)的電子文件。因此，對于這一情況，電子文件歸檔工作人員應(yīng)該加強防盜措施，避免出現(xiàn)電子文件遺失的情況。

為了更好的管理電子文件，避免電子文件丟失，工作人員要謹(jǐn)慎選擇電子文件歸檔方式。我國電子文件歸檔的方式有兩種：一種是隨著學(xué)校的快速發(fā)展，電子文件的數(shù)量不斷增多，電子文件都需要進行網(wǎng)絡(luò)傳輸，學(xué)?？梢岳糜嬎銠C技術(shù)建立文件傳輸和歸檔專線，保證文件傳輸和歸檔的穩(wěn)定性和安全性。第二種是學(xué)?？梢栽趦?nèi)部建立電子文件數(shù)據(jù)庫，對電子文件進行保存和管理。在條件允許的情況下，學(xué)?？梢栽诟鱾€部門之間設(shè)置文件傳輸專線，提高電子文件傳輸和歸檔工作效率。學(xué)校電子文件的格式必須統(tǒng)一，為電子文件的歸檔提供便利。文件歸檔學(xué)校應(yīng)該及時將通過公文交換系統(tǒng)所發(fā)文件歸檔到電子公文庫中，并合理設(shè)置權(quán)限，實現(xiàn)電子公文可查詢、可利用，這樣就可以有效避免文件被破壞。

2 建立電子文件歸檔制度

在我國，紙質(zhì)版文件歸檔工作已經(jīng)開展了很多年，有比較好的工作和人員基礎(chǔ)，學(xué)校也設(shè)置了紙質(zhì)版文件歸檔工作管理部門，專門負(fù)責(zé)紙質(zhì)版文件的歸檔，對文件歸檔進行監(jiān)督管理。電子文件歸檔工作的開展也離不開專業(yè)人才。但是，很多學(xué)校缺乏專業(yè)的電子文件歸檔人員，各個部門之間也缺乏穩(wěn)定關(guān)系，各部門之間很難達(dá)成共識。由此可以看出，學(xué)校要想開展電子文件歸檔工作，就必須加強人員培訓(xùn)，不斷提高歸檔工作人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)，組建一支高素質(zhì)的隊伍。電子文件歸檔工作要求工作人員必須熟練掌握計算機技術(shù)，肩負(fù)起學(xué)校文件歸檔工作的責(zé)任。電子文件的種類和數(shù)量非常多，要想把眾多的電子文件進行歸檔管理，學(xué)校就必須建立電子文件歸檔制度，為學(xué)校電子文件歸檔工作提供政策保障。學(xué)校也要把電子文件歸檔工作作為工作的重中之重，加強歸檔工作的管理。文件歸檔工作人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)對文件歸檔工作有很大影響。專業(yè)化的文件歸檔人才才能讓電子文件歸檔工作更加的科學(xué)。對于工作人員的專業(yè)化培養(yǎng)是一項必須要進行的工作內(nèi)容。現(xiàn)在很多學(xué)校文件歸檔工作都是非專業(yè)人員在做，這對于文件歸檔工作是很不負(fù)責(zé)的。文件對于學(xué)校是非常重要的，很多有價值的信息都在文件當(dāng)中。所以，必須要加強文件歸檔工作人員的培訓(xùn)，讓文件歸檔工作更加的專業(yè)化。

與紙質(zhì)版文件歸檔管理工作相比，電子文件歸檔管理工作的難度更大，而且很多因素會制約電子文件歸檔工作的開展。要想保證電子文件歸檔工作的順利開展，學(xué)校應(yīng)該把以下幾個部門聯(lián)合起來：一是文件歸檔部門，二是文件傳輸部門，三是計算機部門，四是文件生成部門。只有加強這幾個部門之間的聯(lián)系，共同努力，才能保障電子文件歸檔工作的順利開展。

電子文件具有以下優(yōu)勢：傳輸速度快、文本儲存空間小，電子文件的這些優(yōu)勢都是其他文件所不具備的。電子文件也改變了文件的收發(fā)方法，文件的查找也更加方便。學(xué)校也應(yīng)該不斷規(guī)范電子文件歸檔工作流程，避免出現(xiàn)電子文件歸檔混亂的現(xiàn)象。

3 “兩套制”文件歸檔的必要性

目前，只有具有印章的文件才具有法律效力。因此，具有法律效力的文件不能以電子形式保存，必須保存成紙質(zhì)版文件。相對紙質(zhì)版文件，電子文件的穩(wěn)定性比較差，文件也很容易被破壞，學(xué)校想要保證文件的安全性，有必要把電子文件進行備份，避免文件的丟失。如果學(xué)校重要文件被破壞或丟失，必定會給學(xué)校帶來巨大的經(jīng)濟損失。通常情況下，學(xué)校為了保證文件的安全性，可以采用“兩套制”，也就是說學(xué)?？梢园央娮游募w檔和紙質(zhì)文件歸檔相結(jié)合，這樣也可以保證文件的法律效益。文件歸檔工作人員必須在紙質(zhì)版的文件袋上標(biāo)明文件編號，也需要在電子文件夾上標(biāo)明文件編號，避免文件歸檔混亂。在磁盤盒光盤存儲文件耐久性問題沒有得到解決之前，紙質(zhì)版文件歸檔形式必須和電子文件歸檔形式共存。

但是，隨著科技的快速發(fā)展，學(xué)?？梢試L試把重要的文件存儲到磁盤或光盤中，減少紙質(zhì)版文件的數(shù)量。紙質(zhì)版文件歸檔工作效率低，成本較高，科技含量低，可以作為輔助文件歸檔法。由于我國電子文件還不具備法律效力，電子文件歸檔技術(shù)還存在缺陷，因此單獨開展電子文件歸檔工作還無法保證電子文件的安全性。如今，紙質(zhì)版文件歸檔工作正在向電子文件歸檔工作過渡，紙質(zhì)版文件歸檔工作還需要和電子文件歸檔工作并存一段時間。國家應(yīng)該不斷完善文件歸檔相關(guān)的法律法規(guī)，為電子文件歸檔工作的開展提供政策保障。

4 結(jié)語

隨著學(xué)校的快速發(fā)展，電子文件的數(shù)量逐漸增多，學(xué)校必須加強電子文件歸檔工作，才能保證電子文件的安全性和穩(wěn)定性。學(xué)校應(yīng)該在發(fā)展的過程中不斷建立和完善電子文件歸檔制度，加強學(xué)校各個部門之間的聯(lián)系，加強人員培訓(xùn)，不斷提高歸檔工作人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)，組建一支高素質(zhì)隊伍。目前，為了更好的保證電子文件的安全性，學(xué)校會采用“兩套制”，把紙質(zhì)版文件歸檔方式和電子文件歸檔方式相結(jié)合。但是，隨著科技的快速發(fā)展，學(xué)?？梢試L試把重要的文件歸檔到電子公文庫中，減少紙質(zhì)版文件的數(shù)量，提高電子文件歸檔工作效率。

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