淺析企業(yè)檔案信息化建設(shè)

徐行有

摘 要：新形勢是指事物發(fā)展新的態(tài)勢，在新形勢下，無論從哪個層面考量，檔案信息化的推進都勢在必行。檔案工作者如何從被動服務(wù)者轉(zhuǎn)為直接參與者，如何做好檔案信息化的推進工作，是新形勢下企業(yè)檔案工作面臨的重要課題。本文從企業(yè)檔案信息化的必要性檔案信息化建設(shè)的實施要點兩方面進行了分析，對企業(yè)檔案信息化建設(shè)具有積極意義。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案；信息化；建設(shè)

企業(yè)信息化是目前企業(yè)建設(shè)與發(fā)展的一個重要內(nèi)容，而企業(yè)檔案信息化正是企業(yè)信息化建設(shè)的一個重要組成部分。所謂企業(yè)檔案信息化，是指企業(yè)在檔案管理活動中，利用計算機技術(shù)，對企業(yè)所有檔案信息資源進行有效采集、直至提供利用的全程管理，其覆蓋了企業(yè)信息流管理的全部內(nèi)容。檔案部門作為企業(yè)信息收集、整理、保管和傳遞的中心，在大力實施信息化建設(shè)的今天，必須抓住機遇，加快檔案信息化建設(shè)步伐，這是企業(yè)檔案工作發(fā)展的方向。

1 企業(yè)檔案信息化的必要性

1.1 企業(yè)檔案信息化是企業(yè)全局信息化發(fā)展的需要

現(xiàn)代企業(yè)的科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理都完全依賴于各應用信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換，企業(yè)信息化為企業(yè)各項決策提供了可靠的信息和數(shù)據(jù)支持，使企業(yè)資源得到合理配置。目前企業(yè)信息化的主要應用系統(tǒng)有：MES 執(zhí)行制造管理系統(tǒng)，項目管理系統(tǒng)，人才資源管理系統(tǒng)，ERP 應用系統(tǒng)等，企業(yè)的研發(fā)、采購、生產(chǎn)、加工、銷售等各環(huán)節(jié)都依賴于各種數(shù)據(jù)的提取和使用，其中檔案信息是企業(yè)科研開發(fā)、生產(chǎn)運營中最可靠、最直接的數(shù)據(jù)信息。因此，檔案信息化的推進對企業(yè)的科研生產(chǎn)和運營發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

1.2 企業(yè)檔案信息化是企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)交互的需要

隨著企業(yè)信息化的發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)的運營基本上是建立在應用系統(tǒng)之上，各應用系統(tǒng)會產(chǎn)生不同的數(shù)據(jù)，如工藝CAPP 數(shù)據(jù)、PDM 數(shù)據(jù)、檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)、公文管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)、ERP 系統(tǒng)數(shù)據(jù)、門戶系統(tǒng)數(shù)據(jù)、保密管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)等，這些數(shù)據(jù)及其數(shù)據(jù)交換成為現(xiàn)代企業(yè)運營的重要支撐。在科學技術(shù)日新月異的今天，信息技術(shù)飛速發(fā)展，企業(yè)信息化也隨著科技和企業(yè)科研生產(chǎn)的需求不斷推進。檔案信息化也應緊跟企業(yè)信息化的浪潮，否則，檔案管理系統(tǒng)將會因為無法與企業(yè)其他信息系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)信息的交換而變成信息孤島[1]。

1.3 企業(yè)檔案信息化是企業(yè)科研生產(chǎn)對于數(shù)據(jù)的需求

1.數(shù)據(jù)量發(fā)生質(zhì)變。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和企業(yè)自身業(yè)務(wù)流程的擴展，企業(yè)產(chǎn)生的檔案數(shù)量極速增加；同時，隨著企業(yè)科研、生產(chǎn)等各環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)的加快，各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案數(shù)量也在極速增加。2.數(shù)據(jù)形式發(fā)生變化。隨著三維仿真設(shè)計在各行業(yè)中的廣泛應用，大量的三維數(shù)據(jù)成為企業(yè)歸檔文件的重要組成部分。三維數(shù)據(jù)的存儲方式和利用形式都不同于傳統(tǒng)的二維數(shù)據(jù)的管理方式。3.載體形式發(fā)生變化。隨著信息技術(shù)的普及，檔案載體由傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式向各種磁介質(zhì)、光介質(zhì)等新型載體轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式已經(jīng)無法適應現(xiàn)代信息技術(shù)產(chǎn)生的各種新載體檔案的管理需求。

2 檔案信息化建設(shè)的實施要點

2.1 統(tǒng)一目標，明確而行

企業(yè)檔案信息化工作任重而道遠，這就要求從領(lǐng)導層、管理層開始，將其納入到企業(yè)信息化的整體規(guī)劃之中，堅持技術(shù)與管理并重、檔案信息化與企業(yè)信息化建設(shè)同步實施的原則。檔案信息系統(tǒng)建設(shè)目標為：以信息化規(guī)劃為指導，結(jié)合檔案專業(yè)特點，立足于規(guī)范管理和提高效率，依托先進的信息技術(shù)，注重信息、業(yè)務(wù)和系統(tǒng)的集成，建立檔案目錄中心，實現(xiàn)檔案信息資源的優(yōu)化配置及信息共享，提高檔案管理的工作效率和服務(wù)水平。這一目標也可形象地概括為：檔案資源數(shù)字化、檔案信息結(jié)構(gòu)化、數(shù)據(jù)傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動化、信息利用全員化[2]。

2.2 統(tǒng)籌規(guī)劃，分步推進

企業(yè)檔案信息化建設(shè)既然是一項系統(tǒng)工程，那就應該在目標明確后做好統(tǒng)籌規(guī)劃，而總體規(guī)劃的制定，必須服從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，要根據(jù)本企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和檔案信息化建設(shè)的客觀規(guī)律，制定出符合企業(yè)自身實際又切實可行的檔案信息化建設(shè)的總體規(guī)劃，繼而制定統(tǒng)一的標準、措施、要求，突出重點，分層推進，分步實施，確保企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的有序進行。這種規(guī)劃方式在檔案信息化建設(shè)過程中體現(xiàn)出了一定的優(yōu)勢，有了統(tǒng)一的實施規(guī)劃，統(tǒng)一的制度保障，統(tǒng)一的技術(shù)支持，檔案信息化建設(shè)開展起來就比較順利。同時這種集中分級的管理模式也避免了資源的重復開發(fā)和浪費，節(jié)省了投資，提高了效率[3]。因此，企業(yè)在規(guī)劃檔案信息化建設(shè)時應從全公司角度通盤考慮，根據(jù)全公司的整體情況，做好系統(tǒng)需求及軟硬件配置的設(shè)計和有關(guān)制度標準的制定，具體實施時則可根據(jù)自身實際，采取合理適用、經(jīng)濟可行的實施方案。

2.3 基于技術(shù)，創(chuàng)新管理

從表層看，企業(yè)檔案信息化是計算機技術(shù)的應用實施過程，然而究其實質(zhì)，則是一種復雜的融合了現(xiàn)代管理學思想的管理實施過程，其驗證的唯一標準就是其實施后的成效。要保證企業(yè)檔案信息化實施后的成效，就要在實施過程中讓信息技術(shù)和信息管理“比翼雙飛”，技術(shù)是手段，管理創(chuàng)新是關(guān)鍵。企業(yè)檔案信息化建設(shè)要雙管齊下，一方面利用先進的信息技術(shù)手段，減少工作量，提高工作效率；另一方面，不斷創(chuàng)新思路，接受新事物，將有效的檔案管理方式與先進的信息相結(jié)合，使其發(fā)揮最大效用。

2.4 注重管理，完善制度

凡事有法可依則通，有章可循則達。企業(yè)檔案信息化建設(shè)也應遵循這個準則，以此建立一套完善的企業(yè)信息化建設(shè)標準規(guī)范體系。在遵循國家相關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上，結(jié)合工作實際，總結(jié)經(jīng)驗，著力開展檔案信息化標準、規(guī)范的研究制定工作。堅持從管理性標準、業(yè)務(wù)性標準、技術(shù)性標準三個層面上系統(tǒng)規(guī)劃檔案信息化標準體系，先后在公司層面制訂多個制度體系文件，建立一套行之有效的檔案管理制度和規(guī)范。這些規(guī)章制度和標準規(guī)范體系的建立，優(yōu)化了檔案工作流程，有力地保障了檔案信息化建設(shè)的有序開展[4]。

2.5 正確處理高效利用和安全保密的關(guān)系

檔案信息系統(tǒng)在提供多方位、多角度、快捷、準確的用戶服務(wù)，滿足各類利用需求的同時，決不可忽視安全保密問題，檔案信息對安全保密有嚴格的要求，有相當一部分檔案信息是需要控制使用權(quán)限的。因此，檔案信息化建設(shè)中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全，其中包括檔案實體安全和電子信息安全兩部分。傳統(tǒng)的檔案實體安全可通過加強檔案實體流動過程的監(jiān)控管理予以保證；而電子信息的安全則必須針對電子信息的特點和不安全因素建立信息安全機制，通過加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，使系統(tǒng)及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和破壞。

3 結(jié)束語

大型企業(yè)的檔案信息化建設(shè)是一項復雜的系統(tǒng)工程，其涉及的范圍廣、牽涉的前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)多、數(shù)據(jù)量大并且數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復雜，在開展檔案信息化建設(shè)之前，應針對自身企業(yè)的實際情況、信息化建設(shè)的程度，進行深入的調(diào)查、分析和科學的論證，制定出檔案信息化發(fā)展的總體框架、規(guī)劃、具體措施、技術(shù)支撐、標準規(guī)范以及組織實施，使檔案信息化建設(shè)能夠規(guī)范、有序、快速地發(fā)展。

參考文獻

[1]李敏. 論企業(yè)檔案的信息化建設(shè)[J]. 科學中國人，2015，06：71.

[2]朱小琳. 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對策[J]. 科技與創(chuàng)新，2015，04：71+74.

[3]封愛萍. 加強企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的有效策略研究[J]. 中外企業(yè)家，2015，05：208+213.

[4]楊昊. 企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)[J]. 商場現(xiàn)代化，2015，03：121.endprint