淺談制造業(yè)企業(yè)采購環(huán)節(jié)內部控制構建

段瓊

【摘要】制造企業(yè)采購環(huán)節(jié)的內部控制存在著很多方面的不足。很多制造業(yè)企業(yè)在采購流程的設計方面就存在著“照搬”的現(xiàn)象，沒能夠在借鑒的基礎上加以創(chuàng)新，這種引入的不適應使其失去了原有的作用，在關鍵時刻可能使企業(yè)深受影響，而采購流程的設計在整個環(huán)節(jié)的控制中有著關鍵性的作用，只有在此基礎上突出重點，控制才更有意義，鑒于此，本文對采購環(huán)節(jié)中受價格影響比較明顯的供應商的選擇、采購合同以及采購成本等方面的內部控制的構建給出建設性方案。

【關鍵詞】供應商；采購合同；采購成本

一、供應商的選擇方面

1.必須建立標準的供應商篩選制度，包括對關鍵材料供應商的選擇標準

在采購制度中，明確供應商篩選程序，通過詢價、比較、議價、實地考察等環(huán)節(jié)確定供應商。重點材料的供應商必須經(jīng)質檢、物料、財務等部門聯(lián)合考核后才能進入，通過嚴格的考核程序和指標，對考核對象進行評分，只有達到或超過評分標準者才有資格成為合作供應商。

2.考慮建立長期合作關系。通過對供應商的篩選與合作，選擇信譽好的供應商并與其簽訂長期合作。與誠實、講信譽的供應商合作不僅能確保供貨的質量、及時的供貨期，還可得到其付款期限的寬限價格的優(yōu)惠，特別是與其簽訂長期的合同，往往能得到更多的優(yōu)惠。

二、采購合同與采購成本管理

1.采購合同的控制措施

（1）對采購合同進行全方位內部審計。在采購合同審計中，應運用簽約審計、結算審計與消耗審計相結合的審計策略應對合同風險。簽約審計重點是針對材料采購合同中盲日采購、虛假采購和擴大消耗、虛增成本等問題。為防止不合理的采購造成庫存積壓和損失浪費現(xiàn)象，按照先平庫、后采購的原則，審查采購計劃的真實性、合理性，提高資金使用效率；另外，貫徹訂貨選廠、產(chǎn)品選型、質量選優(yōu)、價格選廉、運距選近、供貨選快、服務選佳的宗旨，做好合同條款和價格的審計。結算審計是材料采購合同價款支付之前的最后一關，針對經(jīng)常容易出現(xiàn)的高于合同約定結算、不按合同條款履行、結算于續(xù)不完善、結算多付款等問題，應該以合同約定為依據(jù)，做到物資驗收單、運貨單、發(fā)貨票與合同書約定相符，入庫產(chǎn)品的品種、規(guī)格、質量、價格與合同約定相符。消耗審計作為一種跟蹤審計于段，主要日的是監(jiān)督真實消耗，通過核實計劃用量與實際用量之間的差異，防止實物短缺、物資散失及變賣行為，并提出相關的管理建議。

（2）審查采購合同價格。為確保采購合同價格審定的科學、合理與公平.企業(yè)可以根據(jù)實際情況，采取以下價格審查方法。一是價格咨詢法。對于價格變動頻繁且市場用量較大的通用材料，以及價格相對公開的產(chǎn)品，利用上網(wǎng)咨詢、電話咨詢等方式，掌握當期價格的升降幅度以及變動因素，從而提供合理的市場參考價格。二是中標價格法。按照《招投標法》的規(guī)定，對大宗物資、大宗材料，采取貨比三家的招標采購方式，落實中標價格和中標品種。三是最高限價法。對政府定價的產(chǎn)品和價格相對穩(wěn)定且價值較低的物資，根據(jù)歷史資料，直接實行最高限價。四是價格庫應用法。在建立管理信息系統(tǒng)的企業(yè)，凡是已經(jīng)簽約過的價格全部存放在價格數(shù)據(jù)庫中，隨時調閱、修正，實行自動比價。五是成本測算法。對新產(chǎn)品和特殊加工制作產(chǎn)品實施成本測算，依據(jù)產(chǎn)品的科技含量和技術標準，測算人工、材料、機械費用，科學確定產(chǎn)品價格。

2.加強采購成本的分析與控制

第一，健全采購定價機制，采取招標采購、詢比價采購、動態(tài)競價采購等多種方式，科學合理地確定采購價格。

如何以最優(yōu)“性價比”采購到符合需求的物資，是采購部門的永恒主題。通過招標方式，擇優(yōu)選擇供應商，與最有利的投標方簽訂協(xié)議；建立采購材料價格檔案，對每一批采購物品的報價，應首先與歸檔的材料價格進行比較，分析價格差異的原因。如無特殊原因，原則上采購的價格不能超過檔案中的價格水平，否則要做出詳細的說明。對于重點材料的價格，要建立價格評價體系，由公司有關部門組成價格評價組，定期收集有關的采購價格信息，來分析、評價現(xiàn)有的價格水平，并對歸檔的價格檔案進行評價和更新。采購部門根據(jù)采購需要，從符合相應資格的條件的供應商名單中確定不少于三家的供應商向其發(fā)出詢價單讓其報價，詢價單的內容除了價格以外，還應包括所需采購物資的品質、數(shù)量、規(guī)格、交貨時間、交貨方式、售后服務等內容，然后采購部門在報價的基礎上進行比較，并確定最優(yōu)供應商。通過詢比價采購，有助于提高企業(yè)的市場競爭力，保證原材料的產(chǎn)品品質，也有助于防止采購工作中可能出現(xiàn)的腐敗。對各種對標準化程度高、需求計劃性強、價格相對穩(wěn)定的物資，通過招標、聯(lián)合談判等公開、競爭方式簽訂框架協(xié)議。

第二，采購部門應當定期研究大宗通用重要物資的成本構成與市場價格變動趨勢，確定重要物資品種的采購執(zhí)行價格或參考價格。建立采購價格數(shù)據(jù)庫，定期開展重要物資的市場供求形勢及價格走勢商情分析并合理利用。

在多元化經(jīng)營下，企業(yè)采購業(yè)務種類繁多，因此建議企業(yè)對所采購的材料分類管理，建立價格信息管理檔案，選擇數(shù)種主要材料，這些材料應當是價值較高、較為常用或者行情波動較為頻繁的關鍵性物資。對這些材料的價格變動情況建立價格數(shù)據(jù)庫，并設置物資行情記錄卡，將其每日行情及每次采購價格的變動記人記錄卡，同時歸人到價格數(shù)據(jù)庫中，每周或每月作一個行情變動趨勢分析，通過這種方式，可及時了解材料的價格變動情況，以便及時做出決策的凋整。 筆者在參考大量研究結果以及各種資料得基礎上，總結、提煉并有一定的創(chuàng)新，旨在為企業(yè)應對通貨膨脹提供一些控制管理措施，真正要做好采購環(huán)節(jié)的內部控制管理，還需要結合企業(yè)自身情況考慮多方面的因素，本文僅供參考。

參考文獻：

[1]禹東青，如何加強制造企業(yè)內部控制，財經(jīng)界，2014年第08期

[2]周鑫校，企業(yè)采購環(huán)節(jié)內部控制研究，財政監(jiān)督，2013年第05期