水利工程檔案資料的收集與整理

程曉霞

摘 要：水利工程檔案產(chǎn)生于整個(gè)水利基本建設(shè)全過程，是水利工程建設(shè)全過程的真實(shí)反映和記錄，是工程驗(yàn)收、結(jié)算、運(yùn)行、管理、維護(hù)、改造、擴(kuò)建的依據(jù)。管理并利用好水利工程檔案，使其在水利建設(shè)和灌溉管理中充分發(fā)揮作用，更好地為水利事業(yè)服務(wù)，是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門的重要職責(zé)。近年來(lái)，水利工程建設(shè)蓬勃發(fā)展，投入的水利建設(shè)資金大幅增加，水利檔案資料的收集、整理和信息化、規(guī)范化工作意義更加重大，因此，做好水利工程檔案的收集與整理勢(shì)在必行。

關(guān)鍵詞：水利工程；檔案；建設(shè)管理；收集；整理

水利工程資料檔案的收集、整理具有時(shí)間跨度長(zhǎng)、資料量大、整理復(fù)雜等特點(diǎn)，就我局的水利工程建設(shè)而言，工程施工、監(jiān)理分標(biāo)段較多，檔案收集、整理難度較大。監(jiān)管單位部門檔案管理人員對(duì)工程的建設(shè)環(huán)節(jié)、技術(shù)規(guī)范不太了解，僅按上級(jí)部門要求的歸檔范圍進(jìn)行操作，對(duì)資料內(nèi)容要求不甚嚴(yán)格，往往滿足不了完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性的規(guī)范要求，現(xiàn)就檔案收集整理工作中的一些問題及對(duì)策進(jìn)行探討。

1 水利工程檔案建設(shè)管理的重要意義

水利工程檔案包括水利工程施工和維護(hù)期間的各項(xiàng)資料，以文字、圖紙、圖表和聲像等多種形式存在，并且保存在相應(yīng)的檔案資料室中，記錄所有前期水利工程的建設(shè)工程，為管理和監(jiān)管人員提供水利工程建設(shè)期間的一切資料，檔案管理工作要求水利工程建設(shè)資料必須完備而且井然有序，包括一項(xiàng)水利工程整個(gè)建設(shè)周期和之后相關(guān)的維護(hù)管理工作的記錄資料。這些資料有前期的建設(shè)準(zhǔn)備，如前期水利工程勘察和可行性研究報(bào)告，有建設(shè)前的招投標(biāo)工作和上級(jí)部門的批文等；也有建設(shè)過程中的工程施工記錄、材料驗(yàn)收和耗用記錄以及工程建設(shè)完成過后的相關(guān)的質(zhì)量鑒定和維修、維護(hù)工作的記錄信息。水利工程檔案管理工作對(duì)于監(jiān)督和管理水利工程建設(shè)有非常重要的使用價(jià)值，它不僅能夠幫助管理人員了解歷史建設(shè)工程的詳細(xì)情況，還可以為新建水利工程提供建設(shè)前期準(zhǔn)備、中期施工管理以及后期維護(hù)管理等全程、多環(huán)節(jié)的歷史經(jīng)驗(yàn)借鑒，在指導(dǎo)建設(shè)新的水利工程設(shè)施方面有著重要的指導(dǎo)意義。

2 如何做到工程檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)

2.1 建立健全的項(xiàng)目工程驗(yàn)收資料管理規(guī)章建設(shè)

要設(shè)立專門的檔案管理部門、配備具有較高專業(yè)能力的工作人員對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，并為檔案管理工作人員提供良好的工作條件。要參照水利建設(shè)項(xiàng)目的指標(biāo)來(lái)訂立一套健全完備的驗(yàn)收檔案管理?xiàng)l例，通過高效的管理方式監(jiān)督檔案管理工作的執(zhí)行情況。項(xiàng)目工程管理人員要給驗(yàn)收檔案的整理、歸納過程提供指導(dǎo)意見，并定期檢查檔案整理情況，檢查重要檔案是否完整真實(shí)。

2.2 加強(qiáng)繼續(xù)教育，提高檔案人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，水利工程檔案管理人員不僅需要有豐富的檔案管理水平，還要熟悉水利業(yè)務(wù)知識(shí)，對(duì)水利工程基本概況了解，才能從被動(dòng)“接”檔案到主動(dòng)“要”檔案，不斷“管”好檔案；檔案管理人員首先要了解水利工程建設(shè)工作的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排，掌握每一階段工作中需要形成哪些檔案資料、對(duì)每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。 水管單位應(yīng)定期組織專職和兼職檔案人員參加檔案局組織的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)；采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)，走出去”的方式，請(qǐng)檔案局專業(yè)人員現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)或到好的單位實(shí)地學(xué)習(xí)；再次，檔案人員更要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，既要不斷學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)，又要熟悉水利業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握水庫(kù)、渠道工程及管理方面對(duì)檔案管理的要求。

2.3 領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)重視力度，把握關(guān)鍵環(huán)節(jié)

要實(shí)現(xiàn)工程檔案工作與工程建設(shè)進(jìn)程同步管理，關(guān)鍵是建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)的重視及有關(guān)業(yè)務(wù)部門的密切配合。同時(shí)必須堅(jiān)持檔案人員的“三參加”、“四同步”的管理原則?！叭齾⒓印?、“四同步”的根本目的就是加強(qiáng)檔案的收集工作，把住各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，確保工程檔案能夠完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地收集到檔案部門，以便日后為工程各項(xiàng)工作提供更好的服務(wù)。

3 檔案收集、整理工作存在的問題

3.1 工程檔案管理機(jī)制方面的問題

現(xiàn)行的工程檔案管理體制與當(dāng)前社會(huì)體制要求不相適應(yīng)

大多數(shù)建設(shè)單位的工程檔案管理缺乏機(jī)制上的開拓創(chuàng)新，不能及時(shí)建立適應(yīng)新的體制運(yùn)行要求的檔案工作機(jī)構(gòu)和檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系；沒有主動(dòng)將項(xiàng)目檔案的管理納入項(xiàng)目建設(shè)管理的程序，并作為工程管理的重要內(nèi)容，貫穿于工程建設(shè)的全過程；不能做到工程檔案資料的收集、整理、歸檔與工程建設(shè)同步進(jìn)行；沒有將工程檔案工作納入依法監(jiān)管的軌道，缺乏約束機(jī)制。

工程檔案管理制度不健全，職責(zé)落實(shí)不到位

在項(xiàng)目檔案管理工作上遠(yuǎn)沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化管理。從近幾年實(shí)施的重點(diǎn)水利工程項(xiàng)目的施工單位檔案管理情況來(lái)看，大多數(shù)參建單位不注重新形勢(shì)下工程檔案制度的改革，現(xiàn)行的檔案管理制度不健全、不符合時(shí)代的要求，領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任、崗位職責(zé)制度不落實(shí)。另外，檔案行政管理部門介入工程檔案管理較少，對(duì)貫徹執(zhí)行和制定工程檔案方面的規(guī)章制度工作推進(jìn)不夠，缺乏應(yīng)有的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，沒有按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定開展重點(diǎn)工程檔案專項(xiàng)執(zhí)法檢查、竣工驗(yàn)收和接收工作。

3.2 工程檔案質(zhì)量方面的問題

建設(shè)各方不能按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定及時(shí)收集、整理檔案資料，造成資料不齊全。從系統(tǒng)來(lái)看，建設(shè)管理單位資料不全的問題比較突出。

4 加強(qiáng)檔案收集、整理工作的建議措施

4.1 加強(qiáng)全員檔案管理意識(shí)

梳理全員檔案意識(shí)、認(rèn)真抓好檔案的“收集、保管、利用”三個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，重點(diǎn)建設(shè)醒目檔案設(shè)計(jì)工程的方方面面，貫穿工程全過程，工程的管理、設(shè)計(jì)、技術(shù)和施工人員對(duì)工程醒目的情況最了解，大量的檔案都產(chǎn)生于他們手中，他們也是今后利用當(dāng)那的主體。因此，形成一組完整、準(zhǔn)確、系的檔案。必須發(fā)揮全體工作人員的檔案意識(shí)，一起參與檔案收集與整理、特別是在項(xiàng)目建設(shè)初期，必須遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的規(guī)律，對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，盡早收集。

4.2 加大檔案人才的培養(yǎng)力度

面對(duì)經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，檔案人員必須提高素質(zhì)，以業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高為重點(diǎn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識(shí)?，F(xiàn)有的檔案人員可以通過進(jìn)修、培訓(xùn)，不斷拓寬知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握管理項(xiàng)目檔案所需要的相關(guān)知識(shí)和計(jì)算機(jī)管理檔案的技能，同時(shí)要大力引進(jìn)檔案專業(yè)畢業(yè)的人才和有經(jīng)驗(yàn)的管理人員，為水利建設(shè)項(xiàng)目服務(wù)。

4.3 各部門間的協(xié)作與制約措施，建立檢查、約束機(jī)制

各部門間加強(qiáng)技術(shù)協(xié)作的同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)相互間的監(jiān)督與檢查力度，制定相關(guān)制度，以求達(dá)到最佳效果。如施工辦完成某個(gè)施工項(xiàng)目應(yīng)及時(shí)報(bào)質(zhì)檢辦進(jìn)行驗(yàn)收，質(zhì)檢辦要根據(jù)施工規(guī)范認(rèn)真嚴(yán)格檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并提出整改措施。從強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核入手，將竣工文件工作納入基建工程目標(biāo)管理，并將其納入工程技術(shù)部門的職責(zé)范圍和總工程師、技術(shù)人員的崗位責(zé)任制，作為技術(shù)管理工作的重要組成部分，明確責(zé)任指標(biāo)，嚴(yán)格考核，并將竣工文件編制工作列為先進(jìn)評(píng)比的條件，不斷強(qiáng)化技術(shù)人員收集原始資料的意識(shí)。引進(jìn)激勵(lì)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)；對(duì)劣質(zhì)資料進(jìn)行嚴(yán)厲的經(jīng)濟(jì)處罰。同時(shí)強(qiáng)化日常資料管理工作日常的資料管理工作好壞，對(duì)資料的最后管理和歸檔有著非常大的影響。做好平時(shí)的工作，保證基礎(chǔ)資料規(guī)范、系統(tǒng)、完整，歸檔時(shí)可以減少很多工作量。

5 結(jié)語(yǔ)

水利工程建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)決定了水利工程檔案的成套性、專業(yè)性、動(dòng)態(tài)性。而且，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案形成于工程項(xiàng)目建設(shè)的全過程，檔案一旦形成。就很難更改。這就要求在工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中，必須從工程項(xiàng)目立項(xiàng)開始，采取行之有效的運(yùn)作機(jī)制，加強(qiáng)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集和整理，確保檔案材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)

[1]黃小敏.論水利工程的檔案管理工作[J].科技與企業(yè)，2014，10：29.

[2]馬進(jìn)江.淺談我國(guó)水利工程檔案管理存在的問題與解決措施[J].無(wú)線互聯(lián)科技，2014，04：198.

[3]陳群.對(duì)于水利工程檔案管理工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J].中國(guó)管理信息化，2014，13：101-102.